De organisatorische (trein)reis naar

een Shared Service Center bij de

Nederlandse Spoorwegen

Van decentraal naar centraal

Van fysiek naar digitaal

Van handmatig naar automatisch

& change management…..

Rotterdam, 13 april 2017Carlo Zwinkels

Opdracht

2

Realiseren van een Shared Services Center bij de Nederlandse

Spoorwegen voor alle financiële transactionele processen, waarbij

eenvoud, eenheid eigenaarschap de uitgangspunten zijn.

Uitdaging

• Complex systeemlandschap

• Decentrale factuurverwerking (met meerdere crediteurenadministraties)

• Fysieke ontvangst en verwerking van facturen

• Diversiteit in goedkeuringsproces van facturen

• Diverse processen en werkafspraken

Opdracht voor Flincq:

Realiseren van een uniform factuurverwerkingsproces (P2P) binnen het SCF

1

2

3

4

5

Hoe te

organiseren?

Welke verander

aanpak?

Welke mensen?Welke systemen?

Hoé het nieuwe proces? Welke locatie? Wat is de ambitie?

De wens tot optimaliseren P2P voor NS, vraagt om

diverse aspecten

3

Top 0,7%*

1,5%*Gemiddeld

Nederlandse Spoorwegen ? %*

*Totale finance kosten als percentage van de omzet

Project aanpak

4

Management & Organisatie1. Actief sponsorship door het senior management;

2. Heldere definities van taken, rollen en

verantwoordelijkheden binnen het gehele project;

3. Actieve sturing van het proces op basis van de

beschikbare rapportages.

Processen1. In kaart brengen van knelpunten en doorvoeren

van procesverbeteringen;

2. Aandacht voor alle processtappen binnen het

volledige operationeel proces;

3. Aansluiting van de operationele processen op de

IT requirements.

IT Infrastructuur1. Implementatie van een operationeel systeem en

bijbehorende applicaties en noodzakelijke

interfaces;

2. Ondersteuning van de nieuwe processen en

systemen binnen de huidige IT infrastructuur;

3. Inrichting van zowel functioneel beheer als

applicatie beheer organisaties.

Mensen & Cultuur1. Betrokkenheid en acceptatie vergroten door

intensieve communicatie;

2. Medewerkers vroegtijdig betrekken bij ontwerp

van de nieuwe processen;

3. Training van medewerkers om het benodigde

kennisniveau te verankeren.

…is onze integrale benadering van alle bedrijfsaspecten

Centrale ontvangst alle facturen

5

• Procesontwerp

• Informeren en communicatie leveranciers

• Begeleiding centralisatie

Ce

ntr

aal

on

tvan

gst

Aanpak

1. Procesontwerp en processen vastleggen

Communicatiesjablonen leveranciers

2. Instructies / handleidingen

3. Inrichten van Basware Cloudscan oplossing

4. Actieve ondersteuning op de werkvloer

5. Locatiebepaling

6. Opleidingen na live-gang

7. Monitoren live gang

Digitalisering

6

• E-invoice activeren

• 250 grootste leveranciers (> 200 facturen)

• Actief benaderen en aansluiten

• Overige leveranciers aanleveren via PDFDig

ital

ise

rin

g

Aanpak

1. Procesontwerp

2. Analyse leveranciersbestand en aantal facturen per leverancier

3. Actief benaderen leveranciers – Bel team

4. Aansluiten leveranciers incl. testen

5. E-invoice specialisten handleidingen (t.b.v. aansluiten e.d.)

6. Communicatie aangesloten leveranciers

7. Brochure digitaal factureren

Realisatie Basware Alusta (Centralisatie)

7

• Procesontwerp

• Implementatie nieuw factuursysteem, Basware

Alusta – schakelfunctie IT & Business

• Opleidingen

• Ondersteuning en begeleiding centralisatieCe

ntr

alis

atie

&

1 s

yste

em

Aanpak

1. Locatiebepaling

2. Procesontwerp en processen vastleggen

instructies / handleidingen / QRC’s

3. 1 systeem – keuze voor Basware Alusta - SAAS

4. Opstellen werknemersprofielen

5. Opleidingen na live-gang systeem

6. Monitoren live gang

7. Automatisch boeken en automatisch matchen verhogen

8. Actieve ondersteuning op de werkvloer

Resultaten

✓Meerdere systemen

✓Decentrale ontvangst facturen

✓Meerdere crediteurenadministraties

✓5% digitale facturen

▪ 1% PDF facturen

▪ 4% E-invoices

✓0% automatisch geboekte facturen

✓2 weken doorlooptijd crediteuren

✓Veel goedkeuringsflows

✓1 systeem

✓Centrale ontvangst facturen

✓1 crediteurenadministratie

✓87% digitale facturen

▪ 54% PDF facturen

▪ 33% E-invoices

✓5% automatisch geboekte facturen

✓3 dagen doorlooptijd crediteuren

✓Enkele goedkeuringsflows

8

Oude situatie Nieuwe situatie

Reden om trots te zijn op de behaalde resultaten!

Inzichten vanuit het project

9

1. Er bestaat geen standaard SAP inrichting

(en dat was wel het uitgangspunt)

2. Betrekken van (sleutel)personen tijdens projectfase en

operationele fase.

3. Standaard rapportages (zowel in Analytics als Alusta) zijn (nog)

onvoldoende om een veranderende organisatie volledig te

kunnen ondersteunen.

4. De organisaties (Basware en NS) moeten nog wennen aan het

beheer van het systeem in een SAAS-omgeving.

Toekomst……

10

Self Billing is het opmaken en versturen van facturen van de afnemer i.p.v. door de

leverancier.

• Regie in eigen handen

• Meer controle op tijdig betalen

• Betrouwbaarheid gegevens hoger

Automatisering & robotisering gaan een steeds grotere rol spelen binnen de financiële

functie. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch matchen van facturen aan inkooporders en

het automatisch boeken van facturen o.b.v. een succesvolle match.

• Tijdsbesparingen en efficiëntie voordelen

• Rol medewerker verandert van invoerend, rapporterend naar controlerend,

analyserend en oplossen van structurele fouten

Factuur portals kunnen worden ingezet om 100% e-invoices te ontvangen.

Keuze van leverancier, of zelf e-invoices versturen of de factuur via een portal te plaatsen

in het systeem van de ontvangende partij, die vervolgens de factuur ontvangt als een

e-invoice.

• Geen postkamer activiteiten meer

• 100% ontvangst van E-invoices

Vragen

11

Bezoek ons bij de Basware stand, daar zijn we aanwezig om alle vragen te beantwoorden!

Contactgegevens Flincq

12

Kantooradres

Koningin Emmaplein 12

3016 AB Rotterdam

Postadres

Postbus 23055

3001 KB Rotterdam

Tel : 010 – 4360563

@: info@flincq.nl

Web: www.flincq.nl

Carlo Zwinkels 06-14955248

Richard Dobbe 06-14954925