Apeldoorn,de organisatie en shared servicesApeldoorn,de organisatie en shared services

Eerste helft jaren negentig

• beperkt aantal grote diensten• per dienst: alg. directeur, directeuren,

afdelingshoofden, teamleiders en medewerkers

• “diensten konden het wel alleen”• iedere dienst in eigen gebouw met

ondersteunende faciliteiten

1998: Apeldoorn 2000

• samen in één gebouw• groot aantal kleine diensten, één

managementlaag eruit• concernstaf• ondersteuning in één dienst: Middelen

Organisatorische situatie anno 2009

• via een aantal tussenstadia weer terug naar een gering aantal grote diensten

• concernstaf opgeheven en toegevoegd aan Middelen

De “services” - 1

• tot midden jaren negentig centraal enkele stafdiensten (Financiën, P&O)

• Facilitaire Zaken en I&A ondergebracht in de secretarie

• iedere dienst had voor elke facilitaire discipline enkele uitvoerende medewerkers

De “services” - 2

• vanaf 1998 zowel het beleid als de uitvoering centraal

• dit betekende een grote verandering voor zowel de centrale middelendienst als de overige diensten

Ervaringen Facilitaire Zaken

• door gezamenlijke huisvesting staat de centrale organisatie niet ter discussie

• van “toevluchtsoord” naar professionele dienstverlener

• alom waardering (werkplek, verhuizingen, e.d.)

• geen dienstverleningsovereenkomsten

Ervaringen P&O

• de diensten prefereren P&O-er op eigen loonlijst (oude situatie terug)

• wel veel waardering voor faciliteiten als de Apeldoorn Academie

• Momenteel wordt P&O gereorganiseerd; er komt meer duidelijkheid over wat diensten wel en wat niet van P&(O) mogen verwachten

• Klantgerichter werken (loket klantvragen)• wel dienstverleningsovereenkomsten

Ervaringen Communicatie

• enorme groei doorgemaakt• “nooit genoeg”• aanvankelijk kritiek op kwantiteit maar ook

kwaliteit• nieuwe leiding: kwaliteitsslag • dienstverleningsovereenkomsten, waarin• duidelijke afspraken met diensten over het

aantal beschikbare uren• periodieke rapportage over “verbruik”

Ervaringen Financiën

• financiële functie decentraal• norm- en kaderstelling centraal• aantal centrale financiële adviseurs• financiële administratie centraal• Treasury centraal• geen dienstverleningsovereenkomsten

Ervaringen I&A

• wensen overstijgen de capaciteit• Verbinding tussen business en ict-functie

(“IT alignment”) blijft een uitdaging• begrip voor het concernbelang niet groot

(enkele diensten proberen het buiten I&A om)

• Helpdesk zeer gewaardeerd

Middelen antwoordt@

Na een aantal jaren zo gewerkt te hebben wil Middelen een moderniseringsslag maken. Voornaamste elementen:

- klant centraal stellen - gebruikmaken van nieuwe ict-mogelijkheden