De organisatorische (trein)reis naar
een Shared Service Center bij de
Nederlandse Spoorwegen
Van decentraal naar centraal
Van fysiek naar digitaal
Van handmatig naar automatisch
& change management…..
Rotterdam, 13 april 2017Carlo Zwinkels
Opdracht
2
Realiseren van een Shared Services Center bij de Nederlandse
Spoorwegen voor alle financiële transactionele processen, waarbij
eenvoud, eenheid eigenaarschap de uitgangspunten zijn.
Uitdaging
• Complex systeemlandschap
• Decentrale factuurverwerking (met meerdere crediteurenadministraties)
• Fysieke ontvangst en verwerking van facturen
• Diversiteit in goedkeuringsproces van facturen
• Diverse processen en werkafspraken
Opdracht voor Flincq:
Realiseren van een uniform factuurverwerkingsproces (P2P) binnen het SCF
1
2
3
4
5
Hoe te
organiseren?
Welke verander
aanpak?
Welke mensen?Welke systemen?
Hoé het nieuwe proces? Welke locatie? Wat is de ambitie?
De wens tot optimaliseren P2P voor NS, vraagt om
diverse aspecten
3
Top 0,7%*
1,5%*Gemiddeld
Nederlandse Spoorwegen ? %*
*Totale finance kosten als percentage van de omzet
Project aanpak
4
Management & Organisatie1. Actief sponsorship door het senior management;
2. Heldere definities van taken, rollen en
verantwoordelijkheden binnen het gehele project;
3. Actieve sturing van het proces op basis van de
beschikbare rapportages.
Processen1. In kaart brengen van knelpunten en doorvoeren
van procesverbeteringen;
2. Aandacht voor alle processtappen binnen het
volledige operationeel proces;
3. Aansluiting van de operationele processen op de
IT requirements.
IT Infrastructuur1. Implementatie van een operationeel systeem en
bijbehorende applicaties en noodzakelijke
interfaces;
2. Ondersteuning van de nieuwe processen en
systemen binnen de huidige IT infrastructuur;
3. Inrichting van zowel functioneel beheer als
applicatie beheer organisaties.
Mensen & Cultuur1. Betrokkenheid en acceptatie vergroten door
intensieve communicatie;
2. Medewerkers vroegtijdig betrekken bij ontwerp
van de nieuwe processen;
3. Training van medewerkers om het benodigde
kennisniveau te verankeren.
…is onze integrale benadering van alle bedrijfsaspecten
Centrale ontvangst alle facturen
5
• Procesontwerp
• Informeren en communicatie leveranciers
• Begeleiding centralisatie
Ce
ntr
aal
on
tvan
gst
Aanpak
1. Procesontwerp en processen vastleggen
Communicatiesjablonen leveranciers
2. Instructies / handleidingen
3. Inrichten van Basware Cloudscan oplossing
4. Actieve ondersteuning op de werkvloer
5. Locatiebepaling
6. Opleidingen na live-gang
7. Monitoren live gang
Digitalisering
6
• E-invoice activeren
• 250 grootste leveranciers (> 200 facturen)
• Actief benaderen en aansluiten
• Overige leveranciers aanleveren via PDFDig
ital
ise
rin
g
Aanpak
1. Procesontwerp
2. Analyse leveranciersbestand en aantal facturen per leverancier
3. Actief benaderen leveranciers – Bel team
4. Aansluiten leveranciers incl. testen
5. E-invoice specialisten handleidingen (t.b.v. aansluiten e.d.)
6. Communicatie aangesloten leveranciers
7. Brochure digitaal factureren
Realisatie Basware Alusta (Centralisatie)
7
• Procesontwerp
• Implementatie nieuw factuursysteem, Basware
Alusta – schakelfunctie IT & Business
• Opleidingen
• Ondersteuning en begeleiding centralisatieCe
ntr
alis
atie
&
1 s
yste
em
Aanpak
1. Locatiebepaling
2. Procesontwerp en processen vastleggen
instructies / handleidingen / QRC’s
3. 1 systeem – keuze voor Basware Alusta - SAAS
4. Opstellen werknemersprofielen
5. Opleidingen na live-gang systeem
6. Monitoren live gang
7. Automatisch boeken en automatisch matchen verhogen
8. Actieve ondersteuning op de werkvloer
Resultaten
✓Meerdere systemen
✓Decentrale ontvangst facturen
✓Meerdere crediteurenadministraties
✓5% digitale facturen
▪ 1% PDF facturen
▪ 4% E-invoices
✓0% automatisch geboekte facturen
✓2 weken doorlooptijd crediteuren
✓Veel goedkeuringsflows
✓1 systeem
✓Centrale ontvangst facturen
✓1 crediteurenadministratie
✓87% digitale facturen
▪ 54% PDF facturen
▪ 33% E-invoices
✓5% automatisch geboekte facturen
✓3 dagen doorlooptijd crediteuren
✓Enkele goedkeuringsflows
8
Oude situatie Nieuwe situatie
Reden om trots te zijn op de behaalde resultaten!
Inzichten vanuit het project
9
1. Er bestaat geen standaard SAP inrichting
(en dat was wel het uitgangspunt)
2. Betrekken van (sleutel)personen tijdens projectfase en
operationele fase.
3. Standaard rapportages (zowel in Analytics als Alusta) zijn (nog)
onvoldoende om een veranderende organisatie volledig te
kunnen ondersteunen.
4. De organisaties (Basware en NS) moeten nog wennen aan het
beheer van het systeem in een SAAS-omgeving.
Toekomst……
10
Self Billing is het opmaken en versturen van facturen van de afnemer i.p.v. door de
leverancier.
• Regie in eigen handen
• Meer controle op tijdig betalen
• Betrouwbaarheid gegevens hoger
Automatisering & robotisering gaan een steeds grotere rol spelen binnen de financiële
functie. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch matchen van facturen aan inkooporders en
het automatisch boeken van facturen o.b.v. een succesvolle match.
• Tijdsbesparingen en efficiëntie voordelen
• Rol medewerker verandert van invoerend, rapporterend naar controlerend,
analyserend en oplossen van structurele fouten
Factuur portals kunnen worden ingezet om 100% e-invoices te ontvangen.
Keuze van leverancier, of zelf e-invoices versturen of de factuur via een portal te plaatsen
in het systeem van de ontvangende partij, die vervolgens de factuur ontvangt als een
e-invoice.
• Geen postkamer activiteiten meer
• 100% ontvangst van E-invoices
Vragen
11
Bezoek ons bij de Basware stand, daar zijn we aanwezig om alle vragen te beantwoorden!
Contactgegevens Flincq
12
Kantooradres
Koningin Emmaplein 12
3016 AB Rotterdam
Postadres
Postbus 23055
3001 KB Rotterdam
Tel : 010 – 4360563
Web: www.flincq.nl
Carlo Zwinkels 06-14955248
Richard Dobbe 06-14954925
Top Related