De onderwijslogistieke uitdagingen m.b.t. keuzedelen en … · 2018. 2. 11. · Eduarte aan zet! 9...
Transcript of De onderwijslogistieke uitdagingen m.b.t. keuzedelen en … · 2018. 2. 11. · Eduarte aan zet! 9...
De onderwijslogistieke uitdagingen m.b.t.
keuzedelen en examenplanning bij Zadkine
saMBO-ICT conferentie 9 februari 2018
Marcel van Oorschot, informatiemanager.
In samenwerking met Advitrea en Eduarte
Niels Leijssenaar
9 februari 2018
Sprekers
2SaMBO-ICT conferentie
Jolanda Hilgen
Marcel van Oorschot
Onderwijslogistiek uitdaging Zadkine
Het organiseren van keuzedelen en examens blijft een uitdaging
voor veel MBO instellingen. Zadkine heeft ervoor gekozen om
deze uitdaging aan te gaan in samenwerking met Advitrae en
EduArte.
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 3
Krachten bundelen
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie
4
KeuzesAccorderenVerwerken
PlannenArrangeren
RoosterenPubliceren
IndividueelAAR
Eduarte aan zet!
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie
5
KeuzesAccorderenVerwerken
PlannenArrangeren
RoosterenPubliceren
IndividueelAAR
Proces keuzedelen in EduArte
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 6
Opleiding- en logistieke inrichting
Keuzes maken door student
(Pedagogische) accordering team
AARStudievoortgang
en examen
Addendum mailen/
communiceren
Xedule
Basisprincipe rondom onderwijslogistiek
in het keuzedelen proces
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 7
• Vraaggestuurd:
– Student krijgt de keuze uit een set keuzedelen.
– Student kiest op basis van vooraf ingestelde restricties.
– Vraaggestuurde keuzedelen zijn niet vooraf ingeroosterd.
• Aanbod gestuurd:
– Vooraf worden de keuzedelen ingeroosterd, inclusief
logistieke restricties. Hierop wordt de vraag afgestemd.
Voorbereidingen Eduarte
• Op basis van de ingerichte opleidingen en de
onderwijscatalogus, richt de onderwijsbeheerder de
keuzeregels in, die bepalen en sturen wat studenten mogen
kiezen.
• Zadkine heeft een onderwijscatalogus waar onderwijsproducten
en geroosterde vakken gelijk zijn. Hierin is Zadkine uniek.
Dit maakt de wereld een heel stuk begrijpelijker voor studenten,
ouders en bedrijven.
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 8
Keuzeproces in Eduarte
Student en onderwijsteam
• De student kiest binnen een vastgestelde periode en wordt
hierover genotificeerd.
• De mentor of een andere geautoriseerde bevoegde uit het team
accordeert op basis van de pedagogische voorwaarden.
Hiervoor heeft deze ook een periode toebedeeld gekregen.
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 9
Keuzeproces in Eduarte
Administratieve verwerking
• De administratie zorgt via e-mailtemplates in Eduarte voor het
collectief versturen van de actuele addenda.
• Dit gebeurt op basis van de statussen van de keuzes en
workflow.
De vastgelegde keuzes gaan mee in het diplomeringsproces.
De terugkoppeling van Xedule levert individuele roosters op,
voor onderwijs en AAR op maat (optioneel).
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 10
9 februari 2018 SaMBO-ICT conferentie 11
9 februari 2018 SaMBO-ICT conferentie 12
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 13
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 14
Xedule aan zet!
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie
15
KeuzesAccorderenVerwerken
PlannenArrangeren
RoosterenPubliceren
IndividueelAAR
Vraaggestuurde keuzes plannen
• Jaarplanning wordt vormgegeven door teams.
– Vraaggestuurd plannen.
• Keuzes studenten worden opgehaald.
– Werkelijke keuzes.
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 16
Vraaggestuurd proces Xedule
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 17
Vraaggestuurd plannen
Specificeren onderwijs
Werkverdeling
Clusteren Roosteren Publiceren
DaadwerkelijkeStudentkeuzes
Aanbod gestuurde keuzes plannen
• Jaarplanning wordt vormgegeven door teams:
– Prognose van de keuzes.
– Werkverdeling op basis van geprognosticeerde keuzes.
– Studentkeuzes worden opgehaald.
– Analyse gemaakte keuze t.o.v. geplande keuzes.
– Bijstellen.
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 18
Aanbod gestuurd proces Xedule
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 19
PrognosticerenSpecificeren
onderwijsWerkverdeling
Clusteren Roosteren Publiceren
Studentkeuzes
Analyse studentkeuzes
geplande keuzes
Geplande keuzes voldoen vraag
Bijstellen
Keuzedelen gepland & gekozen
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 20
Clustermodel in bedrijf
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 21
• Dezelfde groepsamenstelling per vak.
• Houdt rekening met de klasindeling.
• Groepsgrootte per onderwijsproduct.
Groepsamenstelling
• Beschikbaarheid student.
• Beschikbaarheid medewerker.
• Beschikbaarheid onderwijsproduct.Roostervoorwaarden
• Indelen studenten uit meerdere opleidingen per onderwijsproduct.Opleidingsoverstijgend
• Achteraf mogelijk om studenten opnieuw in te delen.
• Tussentijdse instroom indelen op bestaande lessen.Indeling aanpasbaar
Roosterautomaat in bedrijf
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 22
• Op basis van expertise toedelen medewerker.
• Tussenuren minimaliseren.
• Minimale lokaalwisseling.
• Reistijd beperken.
• Min./ Max. aantal lessen ingeroosterd per dag.
Medewerkers
• Randlessen.
• Lessen gelijktijdig starten.
• Lessen niet gelijktijdig inroosteren.
• Volgordelijkeheid lessen.
• Flexibele pauze.
Roostervoorwaarden
• Tussenuren studenten minimaliseren.
• Max. Dagspanne.
• Reistijd.
• Min. aantal ingeroosterde lessen per dag.
Studenten
• Min./max. tussenruimte binnen set van vakken.
• Vak standaard één keer per dag in roosteren.
Voorwaarden Leeractiviteiten
Rooster op studentniveau
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 23
Vraaggestuurd proces
Voordelen
• Alleen gevraagde keuzes worden gepland.
• Optimale verdeling van het beschikbare budget.
• Sturen op gevraagde expertise medewerkers.
• Klantgericht plannen.
Uitdagingen
• Inschrijvingen dienen eerder in het proces bekend te zijn.
• Belangstelling voor bepaalde keuzedelen te groot.
• Tijdlijn interne processen opnieuw bepalen.
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 24
Aanbod gestuurd proces
Voordelen
• Planningsproces loopt parallel aan inschrijfproces.
• Team bepaalt per periode de keuzes.
• Keuzes worden gepland op basis van beschikbare expertises.
• Keuzes worden ingepland op basis van beschikbaar budget.
Risico’s
• Geplande keuze heeft geen inschrijving.
– Medewerker heeft geen lessen
– Externe faciliteiten onnodig gereserveerd.
• Geplande keuze heeft te veel inschrijvingen.
– Student moet opnieuw kiezen.
• Onnodige tussenuren voor studenten.
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 25
Wist u dat……
Eduarte en Xedule een gezamenlijke oplossing hebben voor toets-
en examenplanning?
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 26
Hoe het werkt
Eduarte zorgt voor de juiste intekeningen op het examen met
behulp van voorwaarden en afhankelijkheden.
Xedule haalt deze gegevens op en draagt zorgt voor de logistieke
informatie. Xedule zorgt ook voor een optimale verdeling over de
faciliteiten door de examenmomenten te splitsen.
Xedule koppelt dit terug. In EduArte is hierdoor een correcte
planning zichtbaar voor student, surveillant en ouder. En een
sluitende afhandeling voor wat betreft AAR en procesverbaal.
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 27
Krachten gebundeld in het
examenplanningsproces
Inventarisatie
Intekeningen op
Toetsmomenten
Logistiek
Planning Clustering Roostering
Afname
Communicatie AAR
Procesverbaal
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 28
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 29
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 30
9 februari 2018
SaMBO-ICT conferentie 31
Marcel van Oorschot [email protected]
Jolanda Hilgen [email protected]
Niels Leijssenaar [email protected]