Contractmanagement

Middelweg 636584 AG Molenhoek (Lb)The Netherlands

T +31 (0)6 2183 8278E bartm@probuylogic.nlI www.probuylogic.nl

Wat is contract management (CM)?Contract management:CM is het beheren van de verplichtingenadministratie van alle termijnafspraken welke middels een contract zijn vastgelegd met als doel risico’s te vermijden, kosten te bewaken en te reduceren en ondersteuning te bieden aan het tactische en strategische inkoopbeleid.

Contractbeheer:Contractbeheer is het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is, ter ondersteuning van het gehele CM-proces.

Contractbewaking:Het bewaken van de naleving van de vastgelegde afspraken in een contract. Hierbij wordt zowel de prestatie van de leverancier bewaakt als de prestatie van de eigen organisatie.

Management

Beheer

Be

wa

kin

g

CM en het inkoopprocesContractmanagement gaat hand in hand met de inkoop van goederen en diensten en dus met het inkoopproces. CM kan het beste toegepast worden vanaf de inkoopzijde. Het CM-proces verloopt parallel aan het inkoopproces.

Hoe werkt CM nu eigenlijk?Indeling CM proces:1. Specificeren behoeften

2. Selecteren leverancier(s)

3. Opstellen & tekenen contract

4. Registreren in (creatie)register

5. Beoordelen en autoriseren

6. Registreren in contractregister

7. Archiveren

8. Genereren en distribueren van informatie

9. Bewaking en uitvoering en beëindiging

10. Beëindigen, volledigheidscontroles en evaluaties

11. Inrichten en opschonen van archieven en registers

3 subprocessen:1. Het initiële inkoopproces (fase 1 t/m 3)

2. Het contractbeheer (fase 4 t/m 11)

3. Het bestellen binnen een contract (afroepen)

Links CMDocumentbeheer:Een contract is een speciaal soort document, waardoor contractbeheer veel overeenkomsten heeft met documentbeheer.

Kwaliteitsmanagement:Kwaliteitsmanagement is er op gericht de kwaliteit van processen te waarborgen en te verbeteren. CM waarborgt de kwaliteit van het inkoopproces, door het documenteren van dit proces en ervoor te zorgen dat aan de gemaakte contractuele afspraken voldaan wordt.

Proces verloop

Analyse

Registreren &beheren

Meten

Management

Inzicht – Overzicht - V

erandermanagem

ent

Doelstellingen CMOndersteuning strategische en tactische inkoopbesluitvorming

Risicobeheersing contracten

• Analysemogelijkheden binnen- en over contracten

• Beschikbaarheid relevante managementinformatie

• Advisering op basis van verkregen inzicht en overzicht

• Identificeren van risico’s• Naleving wet- en regelgeving• Autorisatieproces onderdeel van intern

systeem• Standaardisatie inkoopproces en

procedures• Contractstandaarden

Effectiviteit en (kosten) efficiëntie van het inkoopproces verbeteren

Beheersing van leveranciersprestatie

• Centrale vastlegging van contract (informatie)

• Standaardisatie proces + kortere DLT• Besparing personeel door

standaardisatie en automatisering• Voorkoming van Maverick buying

• Actieve bewaking van mijlpalen (bv looptijd en opzegtermijn)

• Analyseren van actuele kosten ten opzichte van geplande kosten

• Systematische factuurcontrole

Kosten contractmanagement

• Personeelskosten:– Contractbeheerder(s)– Contractmanager(s)– Third party contractmanager(s)

• Automatiseringskosten:– Kosten op basis van SAAS

• Initiële kosten:– Implementatie-– Aanschaf- / SAAS-– Communicatie-– Dataverzamelingskosten

• Structurele kosten:– Borging procedures– Uitvoeren contractbeheerproces– Licenties / SAAS– Onderhoud en ondersteuning

Kosten en opbrengsten CMPotentiele opbrengsten contractmanagement

Compliance management 55 % beter

Kortingen en bonussen 25% - 30% beter

Inkoopkosten 2% - 7% lager

Vernieuwen contracten 25% beter

Evergreen contracten Niet meer van toepassing

Doorlooptijden 50% korter

Voorwaarden en condities Risico,autorisatie,procedures

Management informatie Nooit meer wachten

Analyseren contracten Maximale uitnutting

Administratieve kosten 25% - 30% lager

Toegevoegde waarde Probuylogic

• Professioneel Contract Management uitgevoerd door Probuylogic voor al uw contracten met klanten, leveranciers, partners en personeel;

• Gebruik van online Contract Management Systeem (SAAS);• Onbeperkt contracten aanmaken;• Onbeperkt contract gerelateerde documenten opslaan;• Eenvoudig KPI’s invoeren en managen;• Geautomatiseerde reminders naar leveranciers voor kortingen, bonussen en KPI’s;• Geautomatiseerde reminders naar contractverantwoordelijken binnen uw organisatie;• Gratis onbeperkt viewers aanmaken;• Eenmalige inrichting Contract Management systeem door Probuylogic;• Wekelijkse controle & maandelijkse rapportage;• Mogelijkheid voor benchmarking;• Eén aanspreekpunt voor uw organisatie;

Contractmanagement

€ 4,95 per contract per maand

Opties contract management

• Contract Management Proces opzetten/optimaliseren• Achterhalen van alle contracten binnen uw organisatie• Contractscan (beoordeling en advies inzake inhoud contract)• (Her)onderhandeling van contracten• Training Contract Management systeem voor uw medewerkers

Opties Probuylogic Contract Management

€ uurtarief