HHet moet voor iedereen duidelijk zijn met wie, waarom en welke wederzijdse (contract)afspraken zijn gemaakt. Contractbeheer zorgt voor inzicht in contractgegevens en daarmee de veelal langlopen-de verplichtingen die een organisatie is aangegaan. Door het secuur uitvoeren van contractbeheer is een organisatie beter in staat om risico’s af te dekken, kwaliteit te verhogen en grip te houden op kosten. Hiermee is contractbeheer het fundament voor het uitvoeren van contractmanagement.

UitdagingIn organisaties worden veel inkoopafspraken ge-maakt die opgenomen worden in contracten. Maar omdat het nog vaak voorkomt dat men niet weet waar deze contracten zijn en welke informatie waar te vinden is, is de grip op kwaliteitsafspraken bin-nen deze organisaties gering. Dat maakt het sturen op resultaten lastig. Een uitdaging waar veel orga-nisaties nog voor staan, is het inrichten van de pro-cessen voor het uitvoeren van contractbeheer. De vraag is vaak wie waarvoor verantwoordelijk is. En hoe men deze verantwoordelijkheden bij de juiste personen kan beleggen.

Takenpakket Hoe ziet het takenpakket van een contractbeheer-der eruit? Op hoofdlijnen komt het neer op drie taken: controleren, rapporteren en optimaliseren. De eerste taak is het opbouwen van een compleet contractdossier en het bewaken van de expiratiedata (data waarop contracten aflopen). Daar hoort ook het actualiseren van het dossier bij met contractwij-zigingen, bijlagen en service level agreements. Daar-naast zorgt de contractbeheerder ervoor dat mini-maal de gegevens van de betrokken functionarissen, zoals de contracteigenaar en contractmanager, zijn vastgelegd. Hierdoor is altijd een medewerker daad-

Gino ZwirsFunctie: inkoper

Organisatie: Inkopenvoor

Eline DondersFunctie: inkoper

Organisatie: Inkopenvoor

werkelijk verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op een bepaald con-tract en de afspraken die daaruit voortvloeien.

Compliance to contract Voor de tweede taak, het rapporteren van gegevens, draagt de con-tractbeheerder zorg voor het maken en verstrekken van voortgang- en managementrapportages. Deze worden verzameld zodat te allen tijde inzicht bestaat over de status van contracten. Daarnaast kunnen deze rapportages als historische gegevens dienen voor de start van een nieu-we aanbesteding of input leveren voor een leveranciersoverleg. Ten der-de heeft de contractbeheerder een sleutelrol voor het optimaliseren van contracten. Hij ondersteunt de contractmanager bij de leveranciersge-sprekken. De contractbeheerder is goed op de hoogte van de afspraken die zijn opgenomen in de contracten en geeft de contractmanager aan waar verbetermogelijkheden liggen om het contract beter te benutten. Dit wordt ook wel de compliance to contract genoemd.

Positie binnen de organisatieDe positie van het contractbeheer is per organisatie verschillend. Als contractbeheer door de organisatie zelf wordt uitgevoerd, kan dit cen-traal of decentraal gepositioneerd worden. Beide opties hebben hun voor- en nadelen. Is het aantal contracten per organisatieonderdeel te overzien? Is de overlap tussen de verschillende afnemers van een con-tract beperkt? Bestaan er veel specifieke contracten per afdeling? Wil én kan de lijnorganisatie zelf alles controleren en is ‘de lijn’ voldoende professioneel om die uit te kunnen voeren? Dan is decentraal contract-beheer een interessante optie. Zie tabel 1. Waarom zou je als organisatie kiezen voor centraal contractbeheer? Als je een groot aantal centrale contracten hebt met veel gezamenlijke af-nemers over de hele organisatie, is het verstandig om de contracten centraal te beheren. De verantwoordelijkheden zijn dan duidelijk en het lukt eenvoudiger om grip te houden. Wel is het een uitdaging om

Contractbeheer verdient meer aandacht

Organisaties hebben een groeiende behoefte aan transparantie en up-to-date informatie over gemaakte afspraken, wat nu vaak niet voorhanden is. Inkopers Eline Donders en Gino Zwirs staan stil bij nut, noodzaak, taken en mogelijkheden van contractbeheer.

Geringe grip op kwaliteitsafspraken maakt het

sturen op resultaten lastig

Aut

eurs

DEAL! 5 - 201626

alle decentrale benodigde contractinformatie goed en tijdig te communiceren naar de juiste belang-hebbenden, binnen en buiten de organisatie. Een tweede reden is dat centraal de benodigde capaciteit slimmer en efficiënter is te organiseren. Zie tabel 2.

UitbestedenEen derde optie die spannend lijkt, maar ook voor-delen aan de organisatie kan bieden, is het uitbe-steden van contractbeheer. Ook wel contractbeheer as a service genoemd. Hoewel veel organisaties nog nooit nagedacht hebben over het uitbesteden van contractbeheer durven wij te stellen dat contract-beheer as a service een zorg minder is voor de orga-nisatie. Je kiest hiervoor als contractbeheer als een bijzaak gezien wordt of als medewerkers niet vol-doende tijd kunnen besteden aan contractbeheer. Zie tabel 3.

Ondergeschoven kindjeIn de meeste gevallen ontbreekt het organisa-ties niet aan de wil en intentie om contractbeheer goed te organiseren. We constateren echter dat het vaak een ondergeschoven kindje is. Welke vorm gekozen wordt, decentraal, decentraal of uitbesteed, het is duidelijk dat een optimale contractbeheer-functie grote voordelen biedt en daarom aandacht verdient. £

Tabel 1 Decentraal contractbeheer

Omschrijving: ieder organisatieonderdeel is zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van het contractbeheer.

Voordelen Nadelen

• Contracteigenaren hebben dagelijks te maken met de inhoud van de contracten en kennen die goed.

• Contracteigenaren zijn zelf verantwoordelijk voor ‘pijn’ bij problemen en merken dit in het dagelijks proces. Dit stimuleert een juiste werkwijze.

• Organisaties lopen schaalvoordelen mis door onwetendheid.

• Contracten zijn niet integraal bekend en hierdoor ook niet alle verplichtingen van de organisatie.

• Er is geen eenduidigheid over de uitvoering en omgang binnen de organisatie.

• Contractbeheer wordt er vaak ‘bij’ gedaan, het is geen kerntaak.

• De uitvoering van contractbeheer is afhankelijk van de persoonlijke invulling van de decentrale contracteigenaar.

Bron

tabe

llen:

Inko

penv

oor,

2016

.

Tabel 2 Centraal contractbeheer

Omschrijving: er is één plek waar contractbeheer is belegd voor alle organisatieonderdelen.

Voordelen Nadelen

• Contracten zijn makkelijk toegankelijk, omdat er één verzamelplek in de hele organisatie is voor contractbeheer en één verantwoordelijk contactpersoon.

• Afdelingen zijn vaak niet op de hoogte van het contract dat is afgesloten.

• Contracten onder een bepaalde inkoopwaarde worden niet opgenomen in het centrale beheer, waarmee het contractbeheer incompleet blijft.

• Contractbeheerders moeten ‘leuren’ om alle informatie blijvend te ontvangen vanuit de organisatie.

Tabel 3 Contractbeheer as a service

Omschrijving: een marktpartij voert contractbeheer (deels) op afstand uit. De marktpartij maakt daarbij gebruik van de ICT-infrastructur (contractbeheersysteem) van de eigen organisatie of organiseert deze / helpt deze inrichten. Daardoor zijn er geen problemen bij eventuele overdracht aan een andere partij of bij herinbesteding.

Voordelen Nadelen

• Het uitvoeren van contractbeheer voor een organisatie is de primaire taak van een marktpartij. De marktpartij heeft als taak om alle contracten in het systeem te krijgen.

• Vreemde ogen dwingen: het verbeteren van contractbeheer komt in een stroomversnelling

• Door een optimale administratie kan de organisatie tijdig anticiperen op expiratiedata en beter sturen op resultaat.

• De organisatie wordt ontzorgd en kan zich richten op de echt belangrijke inkooptaken.

• Als organisatie dien je te vertrouwen op de marktpartij voor een juiste uitvoering.

• De organisatie moet meewerken door gegevens te delen met de marktpartij.

• Bij de beëindiging van de inzet van de marktpartij moet een goede en volledige informatieoverdracht geborgd zijn.

DEAL! 5 - 2016 27