Beschutte werkplaats Zonnehoeve beheert voorraden efficiënter dankzij automatiseringZonnehoeve is actief als toeleverancier van bedrijven in de houtsector. Het is een beschutte werkplaats, maar dat betekent niet dat de klanten lagere eisen stellen. Om efficiënter te kunnen werken, had Zonnehoeve een ERP-systeem nodig met een geïntegreerde softwaremodule voor materiaalbehoefteplanning (MRP).

Zonnehoeve koos voor een samenwerking met Ad Ultima, dat UltimAX Wood installeerde, een zelf ontwikkelde add-on voor Microsoft Dynamics AX specifiek voor de houtverwerkende industrie. Door de kant-en-klare basis kon Zonnehoeve de nieuwe software snel in gebruik nemen. De MRP-module in UltimAX Wood berekent welke materialen Zonnehoeve moeten aankopen of produceren om aan de vraag van de klanten te voldoen.

De processen van Zonnehoeve werden verder geautomatiseerd met de barcode-etikettering en –scanningsoftware van Ad Ultima. Daardoor volgen de opeenvolgende productbewerkingen correcter en sneller op elkaar. De organisatie kan nu veel efficiënter werken dan vroeger en de klanten krijgen een snelle en correcte dienstverlening. ADULTIMA

IMPROVING BUSINESS PRODUCTIVITY

Profiel

Beschutte werkplaats Zonnehoeve is actief als onderaannemer in

de houtsector. In de loop der jaren groeide de organisatie uit tot

een van de grootste producenten van tuinartikelen, bedden en

lattenbodems in België. In de productie werken ongeveer 120

medewerkers.

Uitdaging

Als onderaannemer in de houtsector moet Zonnehoeve snel

en tegen lage winstmarges kunnen inspelen op de vragen

van klanten. De opslagruimte is beperkt, zodat een efficiënt

voorraadbeheer met zo weinig mogelijk stockbreuken

noodzakelijk is voor een goede interne werking en een optimale

klantenservice. De opvolging van de voorraad gebeurde

vroeger met Excel-sheets, waardoor de informatie niet altijd

correct en snel beschikbaar was.

Oplossing

IT-specialist Ad Ultima hielp Zonnehoeve bij de configuratie

en installatie van UltimAX Wood, een ERP-systeem op basis

van Microsoft Dynamics AX dat Ad Ultima ontwikkelde

voor de houtverwerkende sector. Dankzij die kant-en-

klare basis kon Zonnehoeve het nieuwe systeem snel in

gebruik nemen. UltimAX Wood omvat ook een module voor

materiaalbehoefteplanning en werd gecombineerd met Ad

Ultima’s barcode-etikettering en –scanningsoftware.

Voordelen

Voordelen• Efficiënt voorraadbeheer• Hogere productiviteit• Snelle klantenservice• Gestroomlijnde procedures• Gebruiksvriendelijk• Commerciële troef• Barcodes voor automatische gegeneerde werkopdrachten•

•

“Onze opslagruimte is beperkt, maar door onze voorraad efficiënter te beheren, kunnen we toch blijven werken met zo weinig mogelijk stockbreuken.”

Pieter-Jan Vanfleteren

Zonnehoeve

KLANTENGETUIGENIS - BW ZONNEHOEVE

“Een beschutte werkplaats moet het niet hebben van liefdadigheid”, zegt Pieter-Jan Vanfleteren van beschutte werkplaats Zonnehoeve. “Net als alle bedrijven moeten ook wij kwaliteit leveren en hard werken om onze concurrentiepositie te behouden. We zijn een toeleverancier van commerciële bedrijven en als er iets niet goed loopt, zullen die niet milder reageren omdat we een beschutte werkplaats zijn. Ook onze procedures zijn even complex als die van andere bedrijven.”

Zonnehoeve schakelde daarom de diensten van Ad Ultima in voor de installatie van Microsoft Dynamics AX als Enterprise Resource Planning (ERP) oplossing. De aanwerving van Pieter-Jan gebeurde ook in functie van het automatiseringsproject.

“We wilden een beter en correcter overzicht krijgen van onze voorraden op elk moment”, legt Pieter-Jan Vanfleteren uit. “Als toeleverancier maken we deel uit van een ingewikkeld technisch productieproces. Efficiëntie en een betrouwbare, stipte service zijn dan ook noodzakelijk als we onze klanten willen behouden.”

Zo weinig mogelijk stockbreuken met beperkte voorraad

Het voorraadbeheer gebeurde vroeger nog met Excel-tabellen. “Die manuele werkwijze veroorzaakte soms problemen”, zegt Pieter-Jan Vanfleteren. “Als bijvoorbeeld een magazijnier per ongeluk iets wiste uit een Excel-tabel, dan was die informatie gewoon verdwenen. Nu blijft er in ons ERP-systeem altijd een historiek bewaard. Je kan dus ook altijd nagaan wie wat heeft gedaan. Daardoor kunnen we onze voorraden beter beheren en dus ook de productie efficiënter opvolgen. Bovendien is onze opslagruimte beperkt. Door onze voorraad efficiënter te beheren kunnen we toch blijven werken met zo weinig mogelijk stockbreuken. De klanten kunnen dus rekenen op een goede dienstverlening.”

De keuze voor Dynamics AX en Ad Ultima verliep vrij vlot. “Na een aantal gesprekken met Ad Ultima hebben we beslist om met hen in zee te gaan”, verklaart Geert Van Hecke, die verantwoordelijk is voor de boekhouding bij Zonnehoeve. “Ze overtuigden ons met hun expertise en hun software op maat van onze activiteiten.”

Specifieke software voor de houtsector

“Onze UltimAX Wood Suite is een add-on op Dynamics AX die we specifiek ontwikkelden voor bedrijven in de houtverwerkende industrie”, zegt Thierry De Bock van Ad Ultima. “We hebben al een twintigtal klanten in de houtsector, zowel houthandelaars als productiebedrijven.”

Dankzij UltimAX Wood kon het project bij Zonnehoeve vertrekken van een kant-en-klare basis. Daarnaast moesten de specialisten van Ad Ultima, in overleg met de mensen van Zonnehoeve, de administratieve processen en interne procedures verder verfijnen. Men integreerde de technologie ook met een systeem voor scanning. Op basis van de barcodes kunnen de gebruikers de voorraden nu perfect opvolgen.

“Alles begint bij de bestelling van de klant”, legt Geert Van Hecke uit. “Ons ERP-systeem controleert dan of we voor het verkooporder nog materiaal nodig hebben dat niet in voorraad is. Het checkt ook hoeveel medewerkers we moeten inzetten om de bestelling af te werken binnen de termijn van de klant. Het systeem genereert de bestelvoorstellen van de grondstoffen en wanneer we de levering ontvangen, registreren we dat ook in het systeem. Vervolgens kunnen we etiketten met barcodes afdrukken die we op het materiaal kleven. De barcode geeft aan wat er met het materiaal moet gebeuren – bijvoorbeeld verzagen naar een bepaalde lengte. Door de barcode te scannen, krijgt de monitor van de werkplaats een opdrachtje te zien op zijn computerscherm. Wanneer hij daarmee klaar is, klikt hij op de knop ‘gereed melden’, zodat we direct de volgende stap in de bewerking kunnen zetten. We drukken telkens een nieuw barcode-etiket af bij elke nieuwe bewerking.”

Uniforme benamingen en processen

“Zo ontstaan er geen bottlenecks meer in de productie. De opdrachten die de software genereert, zijn meteen duidelijk voor de monitor”, zegt Pieter-Jan Vanfleteren. “Door de automatisering kunnen we ook slechte procedures schrappen. We zijn immers wel verplicht om over alle processen na te denken en ons af te vragen waarom we iets op een bepaalde manier doen. De uitvoering van het project startte op 1 november 2011 en in april 2012 hebben we de nieuwe toepassing in gebruik genomen. Het is dus behoorlijk snel gegaan. We kunnen nu autonoom verdergaan met het stroomlijnen van de processen.”

“Zonnehoeve doet zelf de eerstelijns support. Het is de strategie van Ad Ultima om onze klanten zo veel mogelijk autonoom te laten werken maar we zorgen natuurlijk voor ondersteuning wanneer dat nodig is.”

Thierry De Bock

Ad Ultima

Intussen werken de 20 gebruikers bij Zonnehoeve wel al vlot met het nieuwe systeem. Kleine probleempjes kunnen ze zelf oplossen. “We hebben de key users een opleiding gegeven zodat ze daarna hun kennis konden doorgeven aan hun collega’s”, zegt Thierry De Bock. “Het is de strategie van Ad Ultima om onze klanten zo veel mogelijk autonoom te laten werken, maar indien nodig kunnen we natuurlijk extra opleidingen geven of helpen om problemen op te lossen of aanpassingen door te voeren.”

Altijd correcte voorraadinformatie

De overschakeling naar de nieuwe werkwijze bij Zonnehoeve was niet voor iedereen gemakkelijk. “Niet alleen omdat niet alle medewerkers even goed konden werken met een computer, maar ook omdat er door de automatisering meer interne controle is dan vroeger”, verklaart Geert Van Hecke. “We begrijpen wel dat niet iedereen dat aangenaam vindt, maar we kunnen het ons nu eenmaal niet veroorloven om met te veel voorraad te zitten of om minder productief te zijn. Als klanten ons nu bellen om te weten wat we in voorraad hebben, hoeven we niet meer te gaan tellen of opzoeken in Excel-tabellen, maar kunnen we hen meteen een correct antwoord geven. We hebben zelfs een nieuwe klant voor wie het gebruik van Dynamics AX een voorwaarde was om met ons samen te werken. In die zin betekende het systeem een directe commerciële troef.”

AD ULTIMA

Beneluxpark 7

8500 Kortrijk

Tel: +32 (0)56 740 740

Fax: +32 (0)56 740 700

eMail: info@adultima.be

URL: www.adultima.beADULTIMAIMPROVING BUSINESS PRODUCTIVITY