WWW.CLUBIEMES.NL

BELEIDSPLAN2012 / 2013

#CLUBIEMESACI STUDENTS’ ASSOCIATION

Beste lezer,

De plannen van #CLUBIEMES voor het studiejaar 2012/2013 zijn beschreven in het beleidsplan wat nu voor je ligt. Sinds december 2011 gaat #CLUBIEMES door het leven als Fontys ACI Students’ Association, de officiële studievereniging van Fontys Academy for Creative Industries. Voor deze tijd bestond #CLUBIEMES uit een groep enthousiaste studenten die het initiatief namen voor feesten, borrels, excursies en diners.

#CLUBIEMES was slechts een aantal maanden officieel een studievereniging en werd toen al genomineerd voor het Tilburg Studenten Festival. Samen met een aantal andere studieverenigingen van de Universiteit Tilburg, Avans en Fontys Hogescholen ging #CLUBIEMES de online competitie aan. Op 15 juni 2012 werd #CLUBIEMES uitgeroepen tot leukste studievereniging van Tilburg.

Het binnenslepen van deze prijs schept hoge verwachtingen voor het komende bestuursjaar. Daarnaast biedt het ook een goede basis voor het nieuwe bestuur om vanuit verder te werken. Naast de bestaande activiteiten en evenementen waar #CLUBIEMES om bekend staat, gaat het nieuwe bestuur zorgen voor een gepaste invulling van studie gerelateerde activiteiten. We gaan voor onze leden op zoek naar gepaste (meerdaagse)excursies om op deze manier nog dieper in te gaan op de creatieve industrie. In samenwerking met derde- en vierdejaars studenten gaan we de kennis en ervaring delen die tijdens minors, advanced courses en stageperiodes wordt opgedaan. #CLUBIEMES houdt de behoeften van de Fontys ACI studenten in de gaten en speelt hier op in.

In de verschillende commissies hebben onze leden de mogelijkheid zich verder te ontwikkelen, een netwerk op te bouwen en mooie ervaringen op te doen. Hopelijk zien we elkaar komend jaar op een van de #CLUBIEMES activiteiten.

Voorzitter #CLUBIEMESGijs Matthee

VOORWOORD

3

Dit beleidsplan is opgezet om richting te geven aan het bestuursjaar 2012/2013. #CLUBIEMES ACI Students’ Association speelt in op de behoeften van de studenten. Om deze reden wordt er gebruik gemaakt van een ‘flexibel beleidsplan’. Er worden nieuwe commissies opgezet en bestaande commissies worden verder door ontwik-keld. Het bestuur van #CLUBIEMES staat altijd open voor advies, tips en feedback om zo de studievereniging te verbeteren.

Via verschillende wegen is het mogelijk om contact met het bestuur op te nemen. Hoewel de voorkeur uit gaat naar commu-nicatie per mail, zijn wij ook te bereiken via de gewone post.

#CLUBIEMES (Fontys ACI)Postbus 909095000 GL Tilburginfo@clubiemes.nl

RUIMTE VOOR VERBETERING

4

INHOUD

5

Missie en visieMissie 6Visie 6

DoelstellingenHoofddoel #CLUBIEMES 7Hoofddoel bestuursjaar 2012/2013 7Algemeen 7Leden 7Activiteiten 8Sociaal 8Studie gerelateerd 8

Externe omgevingStudenten Fontys ACI 10Bedrijven 10Sponsoren 10Fontys ACI 10Alumni van Fontys ACI 10

OrganisatiestructuurOrganogram 11

InternbeleidVoorzitter 13Secretaris & vicevoorzitter 14Penningmeester 15Commissaris studie gerelateerde zaken 16Commissaris sociale zaken 17

Raad van AdviesRaad van Advies 18

CommissiesKascommissie 18Commissie interne evenementen 19Commissie externe evenementen 19Commissie Promnight 19Introcommissie 19Commissie studie gerelateerde zaken 19Commissie beeld en geluid 20Excursies commissie 20Verantwoordelijkheden 20Communicatie 21

Extern beleidExtern beleid 22

Missie#CLUBIEMES staat voor een vereniging waar samen met de student wordt gebouwd aan een netwerk waar zij zelfs tot na afstuderen (als alumni) op kunnen rekenen. De student wordt in samenwerking met Fontys ACI in vier jaar startbekwaam en kan zo beginnen in het werkveld van de creatieve industrie. #CLUBIEMES speelt in op de behoefte van de Fontys ACI student en legt een verbinding tussen ILS, DPS en IEMES. Om deze verbinding tussen studenten te versterken neemt #CLUBIEMES initiatief voor evenementen. Het aanbod wordt verbreed met excursies en studie gerelateerde zaken. #CLUBIEMES zorgt voor de perfecte combinatie en maakt de studententijd van een Fontys ACI student compleet.

VisieVoor de student anno 2012 is alleen colleges volgen niet genoeg om een complete studententijd te beleven. Studenten van Fontys ACI verlangen naar een totaalbeleving tijdens hun studie: groot netwerk, veel sociale contacten en diepgang. Door middel van deze factoren kan de student meer uit zichzelf halen en zichzelf ontplooien.

MISSIE EN VISIE

6

Als leidraad voor het beleid van het komende jaar zijn er doelen geformuleerd. Deze doelen sluiten aan bij de hoofddoelstelling van #CLUBIEMES en vormen de basis van het beleid voor het jaar 2012/2013.

Hoofddoel #CLUBIEMES#CLUBIEMES heeft als doel een plek te bieden aan studenten die op zoek zijn naar een duidelijker beeld van de creatieve industrie, zowel sociaal als studie gerelateerd.

Hoofddoel bestuursjaar 2012/2013Binnen het bestuursjaar 2012/2013 wordt het aanbod van #CLUBIEMES verbreed. Naast de bestaande commissies worden er nieuwe commissies opgezet. Deze commissies gaan zich richten op excursies, studie gerelateerde zaken en externe evenementen.

Algemeen• #CLUBIEMES richt de communicatie voornamelijk op de Fontys ACI studenten. • #CLUBIEMES gebruikt social media actief en zal als een van de communicatiekanalen naar de leden worden gebruikt. • Binnen het bestuursjaar 2012/2013 behoudt #CLUBIEMES de huidige sponsoren ennetwerken, en gaat de banden versterken. • Binnen het bestuursjaar 2012/2013 gaat #CLUBIEMES actief op zoek naar nieuwe sponsoren waarmee een stabiele en toekomstgerichte relatie opgebouwd wordt. • #CLUBIEMES breidt het huidige netwerk uit, met als doel het aangaan van een langdurige relatie. • #CLUBIEMES streeft ernaar om de titel studievereniging van het jaar dit jaar te behouden.

Leden• Binnen het bestuursjaar 2012/2013 zijn 25% van de eerstejaars studenten lid van #CLUBIEMES.• #CLUBIEMES houdt de database van de ledenadministratie up to date, zowel digitaal als hardcopy.• #CLUBIEMES organiseert twee keer per schooljaar een algemene leden vergadering. • #CLUBIEMES leden worden gemotiveerd om lid te worden van de door het bestuur opgestelde commissies. • #CLUBIEMES biedt kortingen aan voor de leden.

DOELSTELLINGEN

7

8

Activiteiten• #CLUBIEMES peilt wat de behoefte is naar studiereizen en/of excursies. Na deze peiling wordt er ingespeeld op de behoefte van de studenten.• #CLUBIEMES biedt de mogelijkheid aan om samen gezellig een biertje te drinken. • #CLUBIEMES geeft vier keer per schooljaar een feest dat plaats vindt in de IEMES- week. Deze feesten worden georganiseerd door de evenementencommissie. • In samenwerking met Fontys ACI organiseert #CLUBIEMES een keer per schooljaar een Promnight. Dit wordt gedaan door de Promnightcomissie. • #CLUBIEMES organiseert samen met Fontys ACI de introductie voor de nieuwe eerste jaars studenten die plaats zal vinden aan het begin van het schooljaar. • #CLUBIEMES zal zich betrekken bij festivals die in Tilburg en omgeving plaatsvinden.

Sociaal• Eén keer per week zullen één a twee van de bestuursleden van #CLUBIEMES aanspreekpunt zijn voor de leden en niet leden. Dit gaat het #CLUBIEMES-inloopuur worden.• #CLUBIEMES houdt zich dit jaar meer bezig met Study Hacking. Dit om de tools waar veel mee gewerkt wordt duidelijk te laten worden voor de studenten.• In september 2012 is er een #CLUBIEMES Raad van Advies opgesteld. De RvA wordt goed op de hoog te gehouden door het bestuur en staat klaar om advies te geven wanneer hier behoefte aan is vanuit het bestuur.• #CLUBIEMES houdt zich in het schooljaar 2012-2013 actief bezig met het creëren van een beter imago.• #CLUBIEMES zal via de website hun bezoekers goed op de hoogte houden over de actualiteiten.

Studie gerelateerd#CLUBIEMES houdt zich in het schooljaar 2012/2013 ook met studie gerelateerde zaken bezig. #CLUBIEMES wilt er voor alle studenten van Fontys ACI zijn. Denk hierbij aan de behoeften die de student heeft qua studie en de eventuele hulp die zij daarbij nodig hebben. Omdat deze zaken nieuw zijn voor #CLUBIEMES, staat er nog niets concreets op de planning.

DOELSTELLINGEN

9

De externe omgeving van #CLUBIEMES bestaat uit de vijf organen die hieronder te zien zijn. Onder de afbeelding is een beschrijving te vinden.

EXTERNE OMGEVING

Studenten Fontys ACIStudenten vormen de doelgroep waar #CLUBIEMES haar leden uit werft. Deze studenten studeren aan de Fontys ACI. Alle activiteiten die #CLUBIEMES organiseert zijn voor hen bedoeld. De student staat centraal bij #CLUBIEMES.

Bedrijven#CLUBIEMES heeft veel contact met bedrijven. Bedrijven zijn contacten die #CLUBIEMES gebruikt voor sponsoring en samenwerking. Bedrijven zijn belangrijk voor #CLUBIEMES omdat zij #CLUBIEMES kunnen laten groeien.

SponsorenSponsoren hebben grote invloed op het bestaan van #CLUBIEMES. Zonder sponsoren kan een studievereniging niet bestaan. Goed contact onderhouden met de sponsoren is dan ook erg belangrijk.

Fontys ACIFontys ACI is de instelling waar de leden de opleiding naar keuze volgen. Fontys ACI werkt regelmatig samen met #CLUBIEMES bij activiteiten. Zij dragen activiteiten ook aan waardoor #CLUBIEMES voor Fontys ACI werkt. Het contact met Fontys ACI is belangrijk omdat zij veel invloed hebben op de leden en mogelijke leden van #CLUBIEMES.

Alumni van Fontys ACIAlumni zijn de afgestudeerde studenten die al aan het werk zijn. Zij kunnen ervaringen delen met de studenten over het werkveld. Contact met alumni onderhouden is belangrijk omdat zij een duidelijk beeld kunnen geven voor de studenten. Tevens zullen er ook activiteiten georganiseerd worden waar alumni bij aanwezig mogen zijn.

10

Komend jaar zal de organisatiestructuur van #CLUBIEMES er uit zien zoals is weergegeven in het organogram. De leden vertegenwoordigen de hoogste macht binnen de vereniging. Tijdens de algemene ledenvergaderingen kunnen zij hun stem laten horen, het bestuur en de commissies verantwoorden zich door middel van hun gevoerde beleid. Er zijn echter maar twee algemene ledenvergaderingen per jaar. Het bestuur is daarom verantwoordelijk voor de dagelijkse stand van zaken.

ORGANISATIESTRUCTUUR

ORGANISATIESTRUCTUUR

11

Organogram

In het interne beleid worden de diverse functies binnen het bestuur en de verschillende commissies binnen de vereniging toegelicht.

Het dagelijks bestuur van #CLUBIEMES bestaat uit vijf bestuursleden die vijf verschillende functies binnen het bestuur uitoefenen. De taken die per functie het aankomende jaar verdeeld zijn, worden hiernaast weergegeven.

Gijs Matthee (voorzitter), Miranda van Engelshoven (secretaris en vice-voorzitter), Yara Pelzer (penningmeester), Daniëlle van Nispen (studie gerelateerde zaken) en Dasja Groeneveld (sociale zaken).

De e-mailadressen van alle bestuursleden zijn te vinden om de contactpagina op www.clubiemes.nl.

HET BESTUUR 2012/2013

INTERN BELEID

12

De voorzitter is verantwoordelijk voor de algemene coördinatie van de vereniging. De taken van de voorzitter van studievereniging #CLUBIEMES zijn:

• Overzicht houden over de gehele vereniging en het bestuur;• Op de hoogte zijn van de dagelijkse gang van zaken betreffende de vereniging;• Voorzitten van bestuurs- en algemene ledenvergaderingen;• Samenstellen van de agenda van de bestuursvergadering;• Samenstelling van de agenda van algemene ledenvergaderingen, in samenwerking met de secretaris;• Aanspreekpunt zijn voor de gehele vereniging;• Toezien op de uitvoering van de in het beleidsplan gestelde doelstellingen;• Onderhouden van het contact met andere verenigingen in Tilburg;• Onderhouden van het contact met de Raad van Advies van studievereniging #CLUBIEMES;• Plaatsnemen in een commissie van studievereniging #CLUBIEMES;• Onderhouden van het contact met oud-besturen; • Bijhouden van de social media; • Representatief zijn voor de vereniging;• Openstaan voor ideeën en suggesties van leden en andere betrokkenen;• Aanwezigheid, voor zover mogelijk, bij activiteiten georganiseerd door studievereniging #CLUBIEMES;• Promotie van activiteiten georganiseerd door studievereniging #CLUBIEMES;• Werven van nieuwe leden;• Zorgen voor tijdige werving van kandidaat-bestuursleden voor verenigingsjaar 2013/2014;• Zorgen voor overdracht aan haar opvolgend bestuur;• Inwerken van haar opvolgend bestuur;• Verzorgen externe communiqués; zoals - Geschreven stukken als een voorwoord of almanakbijdrage; - Speeches; - Dankwoorden.

VOORZITTER

13

De secretaris is verantwoordelijk voor de administratieve taken van de vereniging.

De taken van de secretaris van studievereniging #CLUBIEMES zijn:• Notuleren van de bestuursvergaderingen en Algemene Ledenvergaderingen, het uitwerken van deze notulen en het beschikbaar stellen aan alle leden van de vereniging;• Onderhouden van het ledenbestand;• Onderhouden van het contact met de leden en als eerste aanspreekpunt dienen voor de leden van studievereniging #CLUBIEMES;• Aanspreekpunt zijn voor studenten die zij actief willen worden bij #CLUBIEMES of actief zijn; • Uitleg geven aan leden, hoe procedures verlopen om in bepaalde commissies te komen en wat eventuele vereisten zijn;• Samenstellen van de commissies binnen studievereniging #CLUBIEMES met de bijbehorende commissaris;• Samenstellen van de agenda voor Algemene Ledenvergaderingen, in samenwerking met de voorzitter;• Waarnemen van de functie van de voorzitter, indien deze niet in staat is tot het uitvoeren van zijn functie;• Zorg dragen voor de inkomende en uitgaande (elektronische) post;• Verantwoordelijk voor alle formele communicatie naar externe partijen; • Bijhouden van de social media; • Informeren van de leden via een nieuwsbrief per mail in samenwerking met de commissarissen;• Plaatsnemen in een commissie van studievereniging #CLUBIEMES;• Representatief zijn voor de vereniging;• Openstaan voor ideeën en suggesties van leden en andere betrokkenen;• Aanwezigheid, voor zover mogelijk, bij activiteiten georganiseerd door studievereniging #CLUBIEMES;• Promotie van activiteiten georganiseerd door studievereniging #CLUBIEMES;• Werven van nieuwe leden;• Zorgen voor tijdige werving van kandidaat-bestuursleden voor verenigingsjaar 2013/2014;• Zorgen voor overdracht aan haar opvolgend bestuur;• Inwerken van haar opvolgend bestuur.

SECRETARIS &VICEVOORZITTER

14

De penningmeester is verantwoordelijk voor het financiële beleid van de vereniging.

De taken van de penningmeester van studievereniging #CLUBIEMES zijn:• Bijhouden van de boekhouding;• Opstellen van de begroting aan het begin van het bestuursjaar en het presenteren hiervan op de eerste Algemene Ledenvergadering;• Tussentijdse evaluatie maken van de aan het begin van het bestuursjaar gemaakte begroting;• Begeleiden en controleren van de boekhouding van de verschillende commissies;• Opstellen van de realisatie aan het einde van het bestuursjaar en het presenteren van deze realisatie op de algemene ledenvergadering;• Onderhouden van het contact met de Kascontrole commissie van studievereniging #CLUBIEMES;• Onderhouden van het contact met de penningmeesters van de commissies;• Begrotingen goedkeuren of laten corrigeren;• Verantwoordelijk zijn voor alle correspondentie wat te maken heeft met financiële zaken, zoals facturen; • Verantwoordelijk zijn voor de algemene verenigingskas; • Het contact onderhouden met de bank; • Plaatsnemen in een commissie van studievereniging #CLUBIEMES;• Representatief zijn voor de vereniging;• Openstaan voor ideeën en suggesties van leden en andere betrokkenen;• Aanwezigheid, voor zover mogelijk, bij activiteiten georganiseerd door studievereniging #CLUBIEMES;• Promotie van activiteiten georganiseerd door studievereniging #CLUBIEMES;• Werven van nieuwe leden;• Zorgen voor tijdige werving van kandidaat-bestuursleden voor verenigingsjaar 2013/2014;• Zorgen voor overdracht aan haar opvolgend bestuur;• Inwerken van haar opvolgend bestuur.

PENNINGMEESTER

15

De commissaris studie gerelateerde zaken is verantwoordelijk voor de studie gerelateerde activiteiten georganiseerd door de vereniging.

De taken van de commissaris studie gerelateerde zaken van studievereniging #CLUBIEMES zijn:• Onderzoek doen onder de leden welke studie gerelateerde activiteiten ze graag aangeboden zien door studievereniging #CLUBIEMES;• Opzetten van studie gerelateerd activiteiten;• Verantwoordelijk zijn voor de promotie van de activiteiten via posters, flyers, mails; • Korte handleidingen op de #CLUBIEMES site plaatsen over makkelijke hulpmiddelen tijdens je studie;• Geeft uitleg aan leden, hoe procedures verlopen om in bepaalde commissies te komen en wat eventuele vereisten zijn;• Samenstellen van de studie gerelateerde commissies binnen studievereniging #CLUBIEMES met de secretaris;• Onderhouden van contact met de studie gerelateerde commissies;• Begeleiden van de studie gerelateerde commissies;• Informeren van bestuur over de vooruitgang in de studie gerelateerde commissies tijdens de bestuursvergaderingen;• Opstellen van de nieuwsbrief samen met secretaris en de commissaris sociale zaken;• Plaatsnemen in een commissie van studievereniging #CLUBIEMES;• Representatief zijn voor de vereniging;• Openstaan voor ideeën en suggesties van leden en andere betrokkenen;• Aanwezigheid, voor zover mogelijk, bij activiteiten georganiseerd door studievereniging #CLUBIEMES;• Promotie van activiteiten georganiseerd door studievereniging #CLUBIEMES;• Werven van nieuwe leden;• Zorgen voor tijdige werving van kandidaat-bestuursleden voor verenigingsjaar 2013/2014;• Zorgen voor overdracht aan haar opvolgend bestuur;• Inwerken van haar opvolgend bestuur.

COMMISSARIS STUDIE GERELATEERDE ZAKEN

16

De commissaris sociale zaken is verantwoordelijk voor alle evenementen georganiseerd door de vereniging.

De taken van de commissaris sociale zaken van studievereniging #CLUBIEMES zijn:• Opzetten/voorzetten van evenementen georganiseerd door #CLUBIEMES;• Verantwoordelijk zijn voor de promotie van evenementen via posters, flyers, mails; • Verantwoordelijk zijn voor drukwerk en het contact met drukkers en vormgever; • Verantwoordelijk zijn voor de planning van de evenementen zodat niet alles tegelijk plaats vindt;• Uitleg geven aan leden, hoe procedures verlopen om in bepaalde commissies te komen en wat eventuele vereisten zijn;• Samenstellen van de commissies voor evenementen binnen studievereniging #CLUBIEMES met de secretaris;• Onderhouden van contact met de commissies voor evenementen;• Begeleiden van de commissies voor evenementen; • Informeren van bestuur over de vooruitgang in de commissies voor evenementen tijdens de bestuursvergaderingen;• Opstellen van de nieuwsbrief samen met secretaris en de commissaris studie gerelateerde zaken;• Plaatsnemen in een commissie van studievereniging #CLUBIEMES;• Representatief zijn voor de vereniging;• Openstaan voor ideeën en suggesties van leden en andere betrokkenen;• Aanwezigheid, voor zover mogelijk, bij activiteiten georganiseerd door studievereniging #CLUBIEMES;• Promotie van activiteiten georganiseerd door studievereniging #CLUBIEMES;• Werven van nieuwe leden;• Zorgen voor tijdige werving van kandidaat-bestuursleden voor verenigingsjaar 2013/2014;• Zorgen voor overdracht aan haar opvolgend bestuur;• Inwerken van haar opvolgend bestuur.

COMMISSARIS SOCIALE ZAKEN

17

RAAD VAN ADVIES (RvA)De Raad van Advies wordt gevormd door oud bestuursleden van #CLUBIEMES en Fontys ACI docenten. De RvA adviseert het bestuur, stelt haar kennis en netwerk ter beschikking aan de vereniging en fungeert op deze manier als raadgever. De RvA en het bestuur komen tenminste eenmaal per jaar op informele wijze samen.

COMMISSIESBinnen studievereniging #CLUBIEMES zijn een aantal commissies actief:• Kascommissie• Commissie interne evenementen• Commissie externe evenementen• Commissie beeld en geluid• Commissie excursies• Commissie studie gerelateerde zaken

In samenwerking met Fontys ACI:• Commissie Promnight• Intro commissie

De commissies worden gevuld door studenten van de Fontys ACI in Tilburg die lid zijn van #CLUBIEMES. Fontys ACI bestaat uit de studies: CE-IEMES, CO-IEMES, ILS en CE-DPS. Alle studenten van deze opleidingen hebben de mogelijkheid om zich aan te sluiten bij een commissie, op voorwaarde dat zij lid zijn of worden van #CLUBIEMES. Binnen elke commissie worden de volgende functies vervult: voorzitter en penningmeester.

Elk bestuurslid is verantwoordelijk voor één of meerdere commissies. De verantwoordelijke uit het bestuur zal één keer in de twee weken een update geven aan het bestuur over wat er in de commissie gaande is en met welke activiteiten zij bezig zijn.

De selectieprocedure voor commissieleden gaat als volgt: Belangstellende (nieuwe) leden voeren eerst een kennismakingsgesprek met de secretaris en de desbetreffende commissaris. Dit om er voor te zorgen dat de functie die het actieve lid gaat uitvoeren duidelijk is en of deze functie geschikt is. Een ander doel van het gesprek is het motiveren van de student voor de uit te voeren taak. De voorzitter en de andere functies bin-nen de commissie zal dan ook worden gekozen door de secretaris en het bestuurslid in kwestie.

KascommissiesDe kascommissie bestaat uit twee onafhankelijke studenten van Fontys ACI. Zij zullen aan het begin en aan het eind van het schooljaar de kas controleren. De inkomsten en uitgaven zullen worden nagelopen en er wordt gecontroleerd of de penningmeester haar taak heeft uitgevoerd.De kascommissie staat boven het bestuur en moet ingrijpen als de kas niet klopt. De kascommissie zal aan het begin van het schooljaar 2012/2013 opgestart worden.

18

19

Commissie Interne EvenementenDe interne evenementencommissie wordt gezien als de kern van #CLUBIEMES; hiermee is het immers allemaal begonnen. Na het eerste jaar is er nu een tweede lichting aan het werk. De schoolfeesten, borrels en barbecues worden in 2012 verzorgt door een frisse club tweedejaars Fontys ACI studenten. In januari 2013 zal de evenementencommissie worden vervangen door de derde lichting. Deze nieuwe commissie zal bestaan uit eerste- en tweedejaars leden.

Commissie Externe EvenementenFontys ACI heeft veel talent in huis op het gebied van evenementen en muziek. Met deze gedachten wordt in het bestuursjaar 2012/2013 de nieuwe commissie externe evenementen opgezet. In 2012 is er al een begin gemaakt door samen te werken met een extern evenement; het Bevrijdingsfestival in Tilburg. Via deze commissie krijgen leden de mogelijkheid nog meer ervaring op te doen in de creatieve industrie. Samen met creatieve, ondernemende en enthousiaste leden wordt verwacht dat deze commissie een groot succes gaat worden.

Commissie PromnightVorig jaar was Promnight een groot succes. Een gala voor de alumni van Fontys ACI waarbij studenten en medewerkers ook aanwezig mogen zijn. Fontys ACI neemt het initiatief voor het gala en #CLUBIEMES voert het uit. Er wordt een commissie opgericht om alles in goede banen te leiden. Voor Fontys ACI is het dé avond van het jaar. Begin 2013 zal dit gala gaan plaatsvinden. De commissie Promnight zal daarom opgestart worden aan het begin van schooljaar 2012/2013.

Intro CommissieFontys ACI organiseert elk jaar een meerdaagse intro voor de nieuwe eerstejaars studenten. De intro vindt plaats aan het begin van het nieuwe schooljaar. Deze commissie is verantwoordelijk voor de gehele organisatie van de Fontys ACI intro. Binnen de commissie nemen er docenten van Fontys ACI plaats die samenwerken met de studenten. In januari 2013 wordt de commissiesamengestelt.

Commissie Studie Gerelateerde Zaken (SGZ)Naast feestjes zijn bij een studievereniging de studiegerelateerde zaken ook belangrijk. Daardoor zal er dit jaar voor het eerst een SGZ opgericht worden. De SGZ geeft aandacht aan de zaken waar de studenten behoeften aan hebben. Omdat deze commissie nieuw is, nog opgestart moet worden en de behoeftes van de studenten nog niet bekend zijn, zijn er nog geen concrete plannen over wat de commissie precies gaat uitvoeren. Echter, er zijn wel al ideeën. Denk hierbij aan: Assessmentcafés, betrokkenheid van alumni over duidelijkheid van het werkveld en op de hoogte gehouden worden van stages en minors (in het buitenland). De commissie studiegerelateerde zaken zal opgestart worden aan het begin van schooljaar 2012/2013.

Commissie Beeld & GeluidDe beeld en geluid commissie is verantwoordelijk voor de het promotiemateriaal van #CLUBIEMES. Daarnaast zal deze commissie de activiteiten van #CLUBIEMES vastleggen, monteren en verwerken. Dit beeldmateriaal wordt verspreid via de website en social media. Tevens wordt de website van #CLUBIEMES door deze commissie onderhouden. De Beeld en Geluid commissie wordt opgestart aan het begin van schooljaar 2012/2013.

Commissie ExcuriesDe commissie excursies zal zich gaan richten op excursies die zowel studie gerelateerd als sociaal zijn. Deze zullen uitgevoerd worden als dagtrip of als meerdaagse reis. Omdat de commissie dit jaar voor het eerst opgestart zal worden zijn er nog geen concrete plannen. De commissie zal opgestart worden aan het begin van schooljaar 2012/2013.

VerantwoordelijkhedenOnderstaand zijn de algemene verantwoordelijkheden van de diverse commissies binnenStudievereniging #CLUBIEMES geformuleerd:• Alle commissies trachten de specifiek gestelde doelen zo goed mogelijk na te streven, met in achtneming van de door het bestuur 2012/2013 opgestelde doelstellingen;• Om kennis niet verloren te laten gaan en zo de effectiviteit en continuïteit van commissies te waarborgen, dient iedere commissie aan het eind van het verenigingsjaar te zorgen voor een overdrachtsdocument. Deze dient voorzien te zijn van ten minste een globale jaarplanning, begroting, enkele notulen, en een evaluatie;• Het bestuur 2012/2013 verwacht van alle commissieleden een verantwoordelijke en actieve houding in het uitvoeren van haar taken. Bovendien is een open houding ten aanzien van nieuwe ideeën gewenst;• Om alle leden van #CLUBIEMES van de georganiseerde activiteiten op de hoogte te houden, zullen de commissies regelmatig worden verzocht een bijdrage te leveren aan de website. Commissies zullen hier vroegtijdig over worden geïnformeerd;• Graag ziet het bestuur 2012/2013 dat commissieleden, voor zover mogelijk, aanwezig zijn bij elkaars activiteiten en het bestuur steunen in het enthousiasmeren van niet actieve leden en overige studenten van het Fontys ACI.

20

21

CommunicatieCommunicatie vormt het zenuwstelsel van de vereniging, daarom moet er goed en zorgvuldig gecommuniceerd worden. Het bestuur van studievereniging #CLUBIEMES moet helder en duidelijk communiceren, om roddels en miscommunicatie te voorkomen. Roddels kunnen schadelijk zijn voor het imago van de vereniging, richting de leden enandere studieverenigingen. Het bestuur moet dit ten alle tijden in gedachte houden bij wijze van communiceren.

Om de communicatie zo goed mogelijk te laten verlopen zal er in elke commissie een bestuurslid actief zijn. Dit om zo de werkzaamheden van de commissies overzichtelijk te houden. Dit bestuurslid communiceert, in de wekelijkse vergadering van het bestuur, naar het bestuur waar de commissie op dat moment mee bezig is en welke problemen zich voordoen. De commissievergaderingen vinden gemiddeld een à twee keer per twee weken plaats. Het bestuurslid dat in de commissie zit heeft toegang tot alle stukken die in deze commissie gebruikt worden. Dit om het overzicht te houden naar het bestuur, maar ook naar de commissie zelf.

Het bestuur van studievereniging #CLUBIEMES zal gebruik maken van een Facebookpagina, groeps-Whatsapp en e-mail. Deze communicatiekanalen zijn belangrijk voor de snelle communicatie. Wanneer iets meteen gezegd moet worden zal er gebruik gemaakt worden van één van deze kanalen. Zo probeert het bestuur de communicatie optimaal te laten verlopen. De communicatie naar de leden zal via de website en social media verlopen ook zal er een nieuwsbrief verstuurt worden een week voor elke IEMES-week. Daarnaast vind er twee keer per jaar een algemene ledenvergadering (ALV) plaats. Bij de algemene ledenvergadering worden alle leden van de vereniging uitgenodigd. De leden kunnen ten alle tijden een extra ALV aanvragen. Tijdens de eerste ALV sluit het oude bestuur haar jaar af en presenteert het nieuwe bestuur haar beleidsplan. Bij de tweede ALV wordt per commissie gepresenteerd wat zij de afgelopen maanden hebben gedaan en wat er nog komen gaat. Wanneer leden vragen hebben kunnen zij deze altijd stellen aan de bestuursleden. De leden zijn altijd vrij om ideeën in te brengen en feedback over studievereniging #CLUBIEMES te geven.

In het extern beleid wordt het beleid ten opzichte van de externe factoren omschreven. Onder externe factoren wordt verstaan; ACI studenten, Fontys ACI met daarbij ook de docenten, alumni, bedrijven en sponsoren.

Digitaal beleid De website is afgelopen jaar achter de schermen volledig vernieuwd. De website is één van de grootste en belangrijkste informatie uitingen van de vereniging. Naast de verschillende items over de vereniging, zullen tevens studie gerelateerde artikelen op de website worden geplaatst. Het bestuur is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de website. Elke activiteit zal minimaal twee weken van te voren aangekondigd worden op de website, foto’s van evenementen zullen uiterlijk binnen vier werkdagen op de website worden geplaatst. Alle activiteiten die op de website worden geplaatst, worden gedeeld via social media. Zo worden alle leden actief op de hoogte gehouden van het laatste nieuws over de vereniging. Daarnaast zal het bestuur minimaal vier keer per jaar een nieuwsbrief naar alle Fontys ACI studenten versturen.

Fontys Academy for Creative Industries Het contact met de Fontys Academy for Creative Industries is voor #CLUBIEMES belangrijk. Het bestuur zal ervoor zorgen dat er wordt geïnvesteerd in de contacten en dat er sprake blijft van een goede relatie. Dit zal onder andere gebeuren door het bezoeken van instituutsdagen en regelmatig contact met teamleiders. Docenten, directie en overige werknemers worden per nieuwsbrief op de hoogte gehouden van de activiteiten van #CLUBIEMES. Het bestuur van #CLUBIEMES zal docenten benaderen om in de Raad van Advies plaats te nemen.

Naast het goede contact met Fontys ACI organiseert #CLUBIEMES ook activiteiten voor hen. Fontys ACI heeft afgelopen jaar de Promnight en diploma-uitreiking georganiseerd uit naam van Fontys ACI. Fontys ACI financiert deze evenementen. Bij de voorbereiding wordt er nauw contact gehouden tussen #CLUBIEMES en Fontys ACI om zo de communicatie optimaal te laten verlopen.

EXTERN BELEID

22

WWW.CLUBIEMES.NL