BDM310 tips aan jezelf als adviseur

Fabian Hoogvorst, CSV4Astudnr. 325575

op deIn de terugkerende rubriek op de bank bij.. nodigen we elke maand een gast uit om plaats te nemen op de bank van onze vaste psycholoog om tips en tricks te krijgen over zijn of haar studie, leven of toekomst. Deze maand is de 23-jarige student Communicatiesystemen Fabian Hoogvorst uit Groningen de gelukkige; hij wordt eens flink binnenstebuiten gekeerd door onze deskundige zielenknijper.

bank bij..

Welkom Fabian, neem plaats. Voordat we beginnen, stel jezelf eens kort voor aan de lezers.“Dankje, leuk om hier te zijn. Goed, ik zal het kort houden, ik ben student Communicatiesystemen aan de Hanzehogeschool in Groningen en zit op dit moment in mijn laatste jaar. Vanaf februari ga ik voor de laatste keer op stage om vervolgens af te studeren. Wat ik daarna ga doen, daar ben ik nog niet helemaal uit. Maar wat ik ook kies, een belangrijk deel zal bestaan uit het adviseren van klanten of verschillende partijen binnen een organisatie. Als afgestudeerde in Communicatiesystemen vorm je de schakel tussen aan de ene kant de communicatie-experts en aan de andere kant de technische mensen zoals programmeurs en ontwerpers.”

Je zou dus kunnen zeggen dat je voor een groot deel communicatie-adviseur wordt, en het geven van advies een belangrijke plek in gaat nemen in je dagelijkse werkzaamheden. Hoe ga je tijdens het adviseren te werk, heb je een eigen stijl?“Het is lastig om van jezelf te zeggen of je een eigen stijl hebt, heeft niet iedereen dat? Als eerste wil ik graag weten waarover een advies nodig is, anders weet ik niet waar ik aan begin. Daarna is het altijd handig om te weten of er zelf al ideeën bedacht zijn, want dat scheelt mij natuurlijk een hoop werk. Vervolgens gaan we het hebben over de precieze wensen en maken we een afspraak voor een volgend gesprek. Hiervoor ga ik op onderzoek uit zodat ik tijdens dat gesprek een aantal goede adviezen kan geven.”

Goed, na de opening bevind je je midden in het gesprek. Je hebt de eerste informatie gekregen, hoe ga je nu verder?“Na de inleiding vraag ik meer uitleg over het probleem of datgene waar mijn advies voor nodig is. Ik vind het belangrijk om de kern van de zaak te bereiken en vraag de opdrachtgever de oren van het hoofd om zo snel mogelijk alles te weten te komen. Omdat hij door de organisatie aangewezen is als opdrachtgever is bij hem alles bekend en is het de kortste klap tot het bedenken van een passende oplossing.”

TIP 1: Denk buiten de gebaande paden.Een risico van het vragen naar eventuele ideeën is dat je te beperkt naar nieuwe mogelijkheden kijkt. Het is verstandiger om blanco een onderzoeksproces in te gaan en je te laten leiden door wat je daar tegen komt. De meest creatieve ideeën ontstaan wanneer er ongeremd gedacht en geassocieerd kan worden over een bepaald probleem of onderwerp. Natuurlijk is het belangrijk om te weten hoe de opdrachtgever zelf over het probleem denkt, maar jij als adviseur hebt als doel om voor hem een passende oplossing te vinden en niet om zijn ideeën over te nemen.

TIP 2: Kies de juiste stijl.Adviseren kan in verschillende stijlen, deze kies je uit op basis van de situatie en de opdrachtgever. Ten eerste is er het expertmodel, de adviseur speelt hierin de expert op het betreffende gebied en is veel aan het woord. Hij geeft zijn advies en verandert niet meer van mening wanneer de opdrachtgever het ergens niet mee eens is.

Het tweede model is het schaakmodel of participatiemodel. De adviseur is in deze rol meer een partner dan een expert. Net als in een schaakspel is de adviseur hier bewegelijk en schakelt hij voortdurend tussen zijn eigen adviesrichting en de reacties van de opdrachtgever.

Als laatste is er het klankbordmodel of counselingmodel. In dit model kiest de adviseur de rol van coach, dat wil zeggen dat hij er vanuit gaat dat de opdrachtgever in principe zelf met de oplossing van zijn probleem zou kunnen komen, en dat de adviseur er alleen maar is om hem daar uit te laten komen.

TIP 3: Luister naar je gesprekspartner.Natuurlijk is het belangrijk om vragen te stellen, maar het is zeker niet verstandig om je gesprekspartner te overladen met vragen. Vaak werkt het juist beter om hem te laten vertellen en aandachtig te luisteren. Zo komen er dingen aan bod die vanuit de opdrachtgever belangrijk zijn, en niet alleen de dingen waar jij als adviseur aan gedacht hebt om te vragen. Door op de cruciale momenten door te vragen kom je veel dieper in het probleem en ben je zonder veel moeite een stap dichter bij de beste oplossing. TIP 4: Verplaats je in de organisatie.Naast luisteren is kennis van de betreffende organisatie van essentieel belang voor het geven van een goed advies. Je kan als adviseur een briljant advies bedacht hebben, maar wanneer het niet aansluit op de manier van denken of de werkwijze binnen het bedrijf, dan is je advies niks meer waard en kan je opnieuw beginnen.

“Heeft niet iedere adviseur zijn eigen stijl?”

Zoals je nu vertelt lijkt het alsof je zo snel mogelijk van het gesprek af wil zijn voel je je wel op je gemak tijdens een gesprek? Het lijkt alsof je er moeite mee hebt om de leiding op je te nemen.“Vraag je nu of ik een gesprek niet aandurf? Nee, hier heb ik geen enkel probleem mee. Mijn grootste probleem is dat ik soms zoveel bedenk dat ik bang ben de helft te vergeten. Hoe sneller ik de kans krijg een vraag te stellen, hoe minder kans ik heb om te vergeten wat ik wilde zeggen. Natuurlijk kan je wel iets opschrijven tijdens zo’n gesprek, maar ik vind dat je dan ongeïnteresseerd of zelfs onprofessioneel overkomt.”

En hoe denk je dat dit op je gesprekspartner overkomt?“Ja, daar heb je een goed punt te pakken. Als een razende idioot vragen afvuren komt ook niet al te best over. Ik denk dat ik een goede middenweg moet zoeken tussen luisteren, schrijven en vragen zodat ik zo min mogelijk vergeet, en zo professioneel mogelijk overkom.”

Wat een inzicht, het lijkt wel alsof je helemaal geen hulp nodig hebt. Het komt dus nooit voor dat je tegen een gesprek op ziet, heb je dan nooit lastige opdrachtgevers?“Nee, echt lastige opdrachtgevers heb ik nooit gehad. Wel van die hoge heren die toch niet af willen wijken van hun eigen werkwijze, dat vind ik altijd zo’n tijdverspilling. Als je van te voren toch al weet dat je niks aan wil passen, heeft het geen zin om een adviseur in te schakelen. Ook heb je soms opdrachtgevers die op zich wel willen veranderen, maar een punt hebben dat voor hen heilig is en waar je niet bij in de buurt mag komen. Dat maakt het soms wel lastig om met een creatieve oplossing te komen.”

TIP 5: Wees duidelijk en rustig, neem de tijd.Wanneer je als adviseur rustig blijft en de tijd voor het gesprek neemt zal je gesprekspartner zich meer op zijn gemak voelen dan wanneer het lijkt alsof je zo snel mogelijk van hem af wil. Ook ben je zelf rustiger en helderder in je hooft wanneer je het gesprek zonder haast laat verlopen, op deze manier zul je zien dat je minder dingen vergeet.

TIP 6: Neem de juiste houding aan.Naast een rustige houding is positivisme erg belangrijk voor een lekker lopend gesprek. Wanneer je als adviseur met een open en positieve houding met je gesprekspartner omgaat schept dit meer vertrouwen. Dit kan er toe leiden dat je meer te weten komt dan wanneer je met een andere houding het gesprek ingaat. Ook non-verbale communicatie speelt een grote rol in het verloop van een gesprek.

TIP 7: Omgaan met paradigma’s en vooronderstellingen.Een van de grootste valkuilen van een adviseur is het doen van verkeerde vooronderstellingen. Wanneer een adviseur met een hooggeplaatste opdrachtgever praat, gaat hij er soms van uit dat zijn advies toch niet serieus genomen gaat worden. Meestal blijkt echter dat dit helemaal niet het geval is en is het advies gekleurd, het zal dan niet zo goed zijn als wanneer hij met een schone lei het traject in zou gaan. Vaak blijken vooronder-stellingen niet waar te zijn en ziet de tegenpartij de dingen volstrekt anders dan het vertekende beeld van de adviseur.

TIP 8: Omgaan met dilemma’sSoms kan een organisatie kampen met een dilemma, zo kunnen ze een bepaalde verandering wel willen maken maar op een bepaald punt gebonden aan vast te houden. Wanneer je als adviseur een dergelijk dilemma tegen denkt te komen is het belangrijk dat je het bespreekbaar maakt, door er over te praten blijkt er misschien een weg omheen te zijn. Ook is het belangrijk om beide kanten en beide uitersten van het dilemma in kaart te brengen, een goede compromis kan de oplossing zijn en hierbij is het belangrijk dat alles duidelijk is. Als laatste hebben de positieve kanten van een dilemma ook negatieve effecten, net zoals de negatieve kanten ook positieve aspecten hebben. Door ook deze aspecten te belichten kan het makkelijker zijn om een goede keuze te maken.

“Als je bepaalde dingen niet mag veranderen, is het lastig om tot een creatieve oplossing te komen”

Er zijn dus nooit problemen ontstaan met een opdrachtgever? Ik kan me voorstellen dat er ook wel eens iemand het niet eens is met het geleverde advies of de gang van zaken, hoe ga je daar mee om?“Dat zijn inderdaad lastige situaties. Meestal heb ik geen problemen met de algemene acceptatie van een advies, maar soms denk je inderdaad een briljant advies gevormd te hebben en blijkt dat de opdrachtgever ineens tegen gaat stribbelen. Dan denk ik wel eens: ‘Had dan geen advies gevraagd, als je het zelf toch beter weet!’ Maar ach, iedereen denkt natuurlijk het beste voor zijn organisatie te willen en als ze dan niet het gewenste antwoord krijgen kunnen wij weer opnieuw beginnen. Dat soort dingen blijf je denk ik houden, hoe vaak je ook iemand adviseert.”

Een vast onderdeel van deze rubriek is het maken van een Belbin- en Kolbtest, die hebben we voorafgaand aan dit gesprek gemaakt. Kan je vertellen wat de uitkomst was?Ik ben als eerste een bedrijfsman (25,71%), en als tweede een voorzitter (17,14%). Ook waarschuwer staat hoog in de lijst (14,29%). Dat zou betekenen dat ik een rustige en praktische organisator ben die goed onder druk kan werken. Dit gecombineerd met een gevoel voor voorzitten en altijd de kwaliteit en planning in het achterhoofd. Volgens Kolb ben ik duidelijk een doener.

Dat is een divers rijtje, herken je je hier ook in?Voor een groot gedeelte herken ik me wel in de uitkomst van Belbin, ik kan de boel inderdaad goed regelen en heb wanneer ik hier niet mee bezig ben en andere taken op me heb genomen heb ik altijd de kwaliteit in de gaten en zal waarschuwen waar nodig. Met Kolb ben ik het iets minder eens, in de praktijk herken ik me eerder in een denker. Ik denk vaak lang over dingen na en ben op zoek naar alternatieve manieren of oplossingen. Wel hou ik er van om vervolgens met deze ideeën bezig te gaan, dus te doen.

Een duidelijke analyse, je hebt duidelijk veel zelfkennis. Bedankt voor je komst, ik hoop dat we er samen aan hebben kunnen werken om je tot een betere adviseur om te vormen.

TIP 9: Ga goed om met weerstand.Soms kan het voorkomen dat een adviseur op weerstand van de geadviseerde stuit, bijvoorbeeld de onwil tot verandering. Het is van het grootste belang om deze signalen van weerstand niet aan de kant te schuiven maar probeert de achterliggende reden te ontdekken. Het kan voorkomen dat de geadviseerde zich niet begrepen of serieus genomen voelt door een uitgebracht advies. Ook kan het zo zijn dat ze het beter denken te weten omdat zij onderdeel van de organisatie zijn, en jij niet. Door er achter te komen wat de achterliggende reden is kan het probleem vaak snel opgelost worden, de belangrijkste stap daarbij is luisteren. Alleen zo kan achterhaald worden wat het probleem precies is en kan er gezocht worden naar een passende oplossing.

TIP 10: Denk vooruit.Om dit soort problemen te voorkomen is het van het grootste belang om vooruit te denken. Als het goed is heb je een goed beeld van de organisatie weten te krijgen, en kan je je inleven in wat de meest waarschijnlijke reactie ergens op zal zijn. Met deze kennis kan je je alvast bezighouden met een plan van aanpak mocht de situatie zich voordoen. Ook is het mogelijk een geheel plan B op te stellen, wat net een andere richting inslaat dan het originele plan. Met deze middelen sta je nooit met je mond vol tanden wanneer je op tegenslag stuit en zal je betrouwbaar en professioneel overkomen, dit zorgt er weer voor dat de opdrachtgever eerder geneigd is met je advies in zee te gaan.