Verslag bijeenkomsten Archis3 & stand van zaken, 12-4-2016, Dirk Houtgraaf Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed 1

Archis3: stand van zaken

5-3-2016 / 12-4-2016 Dirk Houtgraaf Het doel van dit schrijven is een verslaglegging van het gesprek met het archeologische veld. Het is een open weergave van de manier waarop de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed probeert de problemen op te lossen en vervolgens – in samenwerking – met Archis3 de belofte waar wil maken waar het om begonnen is.

Doel van Archis Archis3 is een samengestelde applicatie die zowel dient voor het beheren van onderzoeken en hun resultaten, als een raadpleegbare database. Het is:

• één gezamenlijke database van alle archeologische onderzoeken, -terreinen en -rijksmonumenten van Nederland met de bijbehorende vondsten en rapportages

• voor alle professionele organisaties, onderzoekers en gebruikers – met een raadpleegfunctie voor alle geïnteresseerden

• die het gemeenten en bedrijven gemakkelijk maakt om onderzoeken te starten, begeleiden en te rapporteren

• die door vele kenniswerkers gebruikt wordt voor analyses • en binnen de RCE gebruikt wordt voor haar wettelijke taken inzake de registratie van

archeologische onderzoeken. Archis3 is de opvolger van het bestaande Archis2. Deze vervanging was noodzakelijk om verschillende redenen. Archis2 had een technisch update nodig in samenhang met uitfasering van Oracle. Daarnaast werd zaakgericht werken belangrijk en het gebruik van eherkenning verplicht. Tegelijkertijd werd de vernieuwing gezien als een opmaat naar een open data omgeving en bood het de mogelijkheid om met gestructureerde termenlijsten te gaan werken.

Problemen Archis3 draait sinds de zomer van 2015. Het programma kende direct bij de start een fors aantal problemen bij met name het zoeken en vinden op de kaart. Gegevens werden niet gevonden, waren incompleet, konden bijbehorende rapporten niet opgevraagd, enzovoorts. De start in oplossingen was traag. Nieuwe releases bleken geen verbeteringen. Er waren onduidelijkheden binnen de RCE over wat er nu echt aan de hand was – en de werkwijze van verschillende betrokken ontwikkelaars maakte een doorstart lastig. Het programma – en de gegevens in de database – zijn van groot belang voor het werk inde archeologie. Ten tijde van dit schrijven:

• De problemen zijn niet voorbij. Een consortium van archeologiebedrijven heeft bij de minister geklaagd over het gebrek aan kwaliteit en voortgang.

Verslag bijeenkomsten Archis3 & stand van zaken, 12-4-2016, Dirk Houtgraaf Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed 2

• Er is een nieuw Archis3 team samengesteld, dat nu stapsgewijs door de oplossingen werkt. • Er zijn gesprekken geweest en gaande met vertegenwoordigers van het archeologisch veld

waaruit een prioriteitenlijst en een aanpak voortgekomen is. Er is tevens een overzicht gemaakt van alle klachten en meldingen.

Opzet van Archis3 en belangrijkste issues In de gesprekken met vertegenwoordigers van archeologische bedrijven werd aangegeven dat men niet alleen ontevreden was over de voortgang, maar ook dat het programma een ‘black box’ was. Opgezet binnen de RCE, door de RCE, maar niet in samenwerking en zonder dat men inzicht had in de werkingswijze en structuur. Hieronder wordt daarom allereerst weergegeven hoe de principes in elkaar steken – en deze zijn gedeeld in twee gesprekken met vertegenwoordigers. Dat wordt hieronder weergegeven. Er zijn ook vervolgafspraken gemaakt. Daarover later.

Verslag bijeenkomsten Archis3 & stand van zaken, 12-4-2016, Dirk Houtgraaf Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed 3

Invoer van onderzoeken en vondstmeldingen

Via een zaakgericht werkproces melden bedrijven en gemeenten onderzoeken en vondsten aan. De toegang verloopt via eHerkenning. De verschillende componenten van de melding worden opgeslagen in de database en in het document management systeem. De invoer verloopt naar tevredenheid (sneller en makkelijker dan vroeger), maar kent een 4-tal problemen en wensen:

• eHerkenning sluit een gebruiker vrij snel af bij afwezigheid – en daarbij gaat het reeds ingevoerde verloren

• de wens is om raadplegen en invoeren weer in één systeem onder te brengen (achter de eherkenning) i.p.v. twee gescheiden systemen. De ingevoerde gegevens zijn dan weer direct in het systeem zichtbaar na invoeren (realtime net als in Archis2). In de huidige situatie moet ‘Zoeken en Vinden’ elke week geupdate worden.

• het is nog niet mogelijk een gevarieerde set vondstmeldingen aan een aantal locaties binnen één onderzoeksgebied toe te kennen

• een bedrijf ziet zijn onderzoeksmeldingen die nog niet ‘afgemeld’ zijn. Een deel daarvan is niet terecht, maar de beheeromgeving geeft nog niet de mogelijkheid tot correctie.

Zoeken & vinden (raadplegen)

Via een interface kunnen organisaties en burgers de gegevens in Archis3 raadplegen. Voor bedrijven is het verkrijgen van deze informatie noodzakelijk om rapportages en/of offertes op te stellen.

Verslag bijeenkomsten Archis3 & stand van zaken, 12-4-2016, Dirk Houtgraaf Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed 4

De raadpleging levert een groot aantal problemen op, waaronder bijvoorbeeld:

- er kan nog niet gezocht worden via de kaart (geografisch zoeken) - de achterliggende gegevens zijn (vaak) niet aanklikbaar en opvraagbaar, waardoor een

tijdrovende omweg nodig is - een deel van de rapporten is niet opvraagbaar

Beheeromgeving

Voor correcties is het nodig dat de beheerders gegevens kunnen corrigeren en/of de meldingen opnieuw ‘open’ kunnen zetten voor bedrijven. Daarnaast is een aparte beheeromgeving nodig om gericht aan dataverbeteringen te kunnen werken zonder bijvoorbeeld Deze beheeromgeving functioneert nog niet, waardoor correcties nog niet mogelijk zijn.

Opzet van de database

De Archis database is opgezet volgens een nieuw concept. Elke invoercluster (onderzoeksmelding en/of separate vondstmelding) is een zaak – en heeft een set van zaakgegevens. Daarnaast is er een identificerende set aan gegevens (CHOI, cultuurhistorische object index) en is er een set aan kennisgegevens. Deze laatste set – de kennisgegevens – is inherent flexibel van samenstelling en kan uitgebreid worden naar verschillende doeleinden. Deze conceptuele indeling maakt dat de database óók geschikt is voor de opname van andere type erfgoedobjecten (gebouwde rijksmonumenten, kunstcollectie, archiefstukken). De database is ‘genormaliseerd’. Dat betekent onder meer dat gegevens eenmalig opgeslagen worden, gekoppeld aan (gestandaardiseerde) tabellen.

Verslag bijeenkomsten Archis3 & stand van zaken, 12-4-2016, Dirk Houtgraaf Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed 5

Gebruikersgroepen Archis kent een breed scala aan gebruikersgroepen, zoals:

- Archeologische bedrijven - Archeologische diensten binnen gemeenten - Afdeling Wettelijke Taken (RCE; verantwoordelijk voor handhaving meldingsplicht) - Consulenten / Inspectie / Gemeenten (toezicht en handhaving vergunningen) - Kenniswerkers / wetenschappelijke onderzoekers

Daarnaast zijn er nieuwe gebruikersgroepen zodra er nieuwe datasets aan Archis3 toegekend worden (bijvoorbeeld maritiem archeologen). In het vroegere Archis2 was er in principe één toegang waarmee alle gebruikers meer of minder konden werken. Met de nieuwe opzet kunnen er te zijner tijd interfaces op maat komen.

Prioriteiten in verbetering; tijdpad Uit de rondgang langs bedrijven en binnen de RCE is een lijst opgesteld van circa 85 meldingen – variërend in belang, van fouten en ernstige missers tot wensen, en soms samenhangend in één oplossing. Uit deze grote lijst is een top 9 samengesteld die de ernstigste tekortkomingen opheffen dan wel tot een echte verbetering leiden.

Een belangrijk nieuw 10e punt is dat we nu eerst de database op orde maken (zie hieronder). Dat is nodig om Zoeken en Vinden op orde te krijgen en de goede downloadbare bestanden te kunnen geven. Daarin zoeken we nu naar een oplossing. De beheermodule is overigens gereed. De RCE kan nu zaken terugzetten naar bedrijven zodat ze zelf ook aan de gang kunnen om iets aan te passen.

Verslag bijeenkomsten Archis3 & stand van zaken, 12-4-2016, Dirk Houtgraaf Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed 6

Veranderde probleemoplossing (nieuw) In de testfase bleken er zich herhaaldelijk nieuwe, kleine problemen voor te doen. In een zeer recente ‘deep dive’, kwam naar voren dat er een diepere oorzaak is voor de vele steeds opdoemende issues. Eén van de onderliggende problemen in Archis3 was dat ingevoerde waarden vanuit het portal op een andere plaats in de database terechtkwamen dan de bedoeling was. Daardoor ontstond er een discrepantie tussen die invoerwaarden en de waarden die vanuit de datamigratie vanuit Archis2 in Archis3 waren gekomen. Vandaar dat men die waarden vaak niet terug kon vinden via Zoeken en Vinden. We richten ons nu eerst op het orde maken van de database, de invoer en migratiewaarden gelijk te trekken, en het invoersysteem daarop aan te passen.

Tijdpad De komende maanden wordt er gewerkt aan het herstellen van de database en het wegwerken van de belangrijkste issues. Dat doen we tot en met juni. We doen geen concrete beloftes in tijd, die we niet kunnen waarmaken. Vanaf juli werken we met releases.

Verslag bijeenkomsten Archis3 & stand van zaken, 12-4-2016, Dirk Houtgraaf Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed 7

Aansturing De dagelijkse sturing is in handen van een Archisteam – dat wekelijks de voortgang bespreekt. Zij werken aan het wegwerken van de problemen. Een nieuw te vormen Archis-gebruikersoverleg bewaakt de voortgang van de releases, bewaakt een gemeenschappelijk vastgelegde toekomstvisie. Archis kernteam Jan van Dalen Databasespecialist / technisch regisseur van het beheer Arthur Sloos Overzicht en afhandeling; contactpersoon en ondersteuning Frank Driedijk Contactpersoon en ondersteuning Herman de Groot Specialist voor webservices en GIS systemen Frans van der Zande Informatie-architect Milco Wansleeben Archeoloog en IT specialist Henk Alkemade Afdelingshoofd Leon Bok Coördinatie

Verslag bijeenkomsten Archis3 & stand van zaken, 12-4-2016, Dirk Houtgraaf Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed 8

Uitkomst gesprekken Eind februari en begin maart heeft de RCE een tweetal gesprekken gevoerd met betrokkenen van verschillende archeologische signatuur. Dat is gebeurd op initiatief van de gezamenlijke archeologische organisaties (en waard om te vervolgen). De bovenliggende presentatie is daar gedeeld, besproken en van aanvullingen voorzien. De belangrijkste conclusies uit de twee gesprekken zijn:

1. Focus op het beschikbaar stellen van de dataset, de downloadbare bestanden. Dáár ligt de eerste behoefte. In een later stadium zijn webservices een welkome aanvulling. Een deel van de organisaties heeft eigen applicaties en wil alleen de data. Of gemeentes willen de data integreren in eigen systemen.

2. Laat veel meer van de uitwerking van interfaces over aan bedrijven en ‘de markt’. Dat mogen ook gerust meer marktgerichte toepassingen zijn. Daarnaast moet de RCE wel zorgen voor een toegang voor bijvoorbeeld de kleinere bedrijven – en doe dat samen met hen.

3. Geef een uitgewerkt, diep inzicht in de structuur van de database – en laat organisaties meebepalen hoe deze structuur verbeterd kan worden. Daarbij spelen ook aanvullende wensen, zoals bijvoorbeeld de wens tot aanvullingen met vondsten in de binnenwateren.

4. Geef het organisaties ruimte om mee te denken over de verschillende gebruikersgroepen van Archis3, elk met hun wensen. Het is hierbij niet nodig overigens alle wensen op te lossen; de RCE kan veel meer bij de verschillende gebruikersgroepen zelf laten.

5. Onderdeel hiervan is om gezamenlijk te komen tot een gedragen beeld welke kaartlagen van belang zijn voor het veld – en de verschillende manieren waarop men daarmee kan werken. Geef een duidelijke uitleg bij de huidige geavanceerde keuzes – maar laat de mogelijkheid dat naar eigen inzicht in te vullen.

6. Denk samen na over hoe dataverbetering georganiseerd kan worden. Organisaties stuiten op inhoudelijke fouten – en willen die graag van een ‘vlaggetje’ voorzien (maar geen email sturen).

7. Geef ruimte aan vrijwilligers en archeologische pensionado’s om te werken aan dataverbetering.

8. Communiceer meer en beter. Gebruik naast de route via de archeologische organisaties ook Archweb. Zorg voor een vervolgbijeenkomst als deze – in mei bijvoorbeeld.

9. Open de mogelijkheid tot het inbrengen van historische kaartlagen als onderlegger.

10. Zorg voor een bewaking op de invoer. ‘Het systeem’ kan fouten soms al automatisch ondervangen (correcties op coördinaten).

Meer principiële afspraken: 11. De RCE werkt tot nu teveel vanuit zichzelf. Kies uiteindelijk een meer participatieve vorm van

beheer en samenwerking – waarbij de wettelijke taken van de RCE natuurlijk niet in het geding zijn. Maak Archis is iets van ons allen.

Verslag bijeenkomsten Archis3 & stand van zaken, 12-4-2016, Dirk Houtgraaf Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed 9

12. Organiseer ook een ander type gebruikers-overleggen. Dat is bijvoorbeeld een technisch overleg

– speciaal gericht op de database en z’n mogelijkheden en structuur. Er is ook een overleg in gedachten voor kleinere gebruikers – en één voor GIS systemen. We zullen eind mei vervolgsessies organiseren met de stand van zaken.