Applicatie-integratie bij Leeuwenborgh Opleidingen

1

Dienst ICTDienst ICT

ROC-i-partnersROC-i-partners

Versie 1.2Versie 1.2

2Mondriaan16-1-2009

Mondriaan16-1-2009

Onderzoek in een willekeurige klasOnderzoek in een willekeurige klas

Ludo Cuijpers, dienst ICT Leeuwenborgh Ludo Cuijpers, dienst ICT Leeuwenborgh

• 100% bezit een computer met internet

• 105% bezit een X-box, Playstation of WII

• 82% bezit een GSM

• 81% presenteert in powerpoint

• 64% bezit een eigen notebook of PC


3Mondriaan16-1-2009

Mondriaan16-1-2009

Voorwaarden notebook deelnemersVoorwaarden notebook deelnemers

Ludo Cuijpers, dienst ICT Leeuwenborgh Ludo Cuijpers, dienst ICT Leeuwenborgh

1. Communicatie

2. Juridisch (Job en OOK)

3. Functioneel (welke applicaties)

4. Economisch (€ 350.000)

5. Technisch (infra en applicatielandschap)

6. Beheer (centraal en scholing docenten)


4

Randvoorwaarden onderwijsvernieuwingRandvoorwaarden onderwijsvernieuwing

De opbouw van de begroting 2009 is ook de richting van de begrotingen in 2010 tot en met 2012.

De opbouw van de begroting 2009 is ook de richting van de begrotingen in 2010 tot en met 2012.

Loonkosten

Licentiekosten

Contracten

Afschrijvingen

2009 2008

Loonkosten € 933.200 23% (45%)

Licentiekosten € 953.900 23% (11%)

Contracten € 718.800 18% (8%)

Afschrijvingen € 1.440.200 36% (36%)

€ 4.046.100 100% (100%)

2009 2008

Mondriaan16-1-2009

Mondriaan16-1-2009


5Mondriaan16-1-2009

Mondriaan16-1-2009

Toekomstig landschap LeeuwenborghToekomstig landschap Leeuwenborgh

Aanbesteding en AO kunt u opvragen bij LO. Aanbesteding en AO kunt u opvragen bij LO.

SAP(DVS, HRM, Fin, CRM)

Portal

SAP(DVS, HRM, Fin, CRM)

Portal

UM

RA

/AD

UM

RA

/AD

FronterFronter

GoogleApps

GoogleApps

GronosGronos

GP untisGP untis

Educatievewebbased applicaties

Educatievewebbased applicaties

Surffederatie

Surffederatie


6

Applicatie integratie LeeuwenborghApplicatie integratie Leeuwenborgh

Dit document is vastgesteld tijdens de 4e Stuurgroepver-gadering Herinrichting Leeuwenborgh (21-4-2008)


CGO geïmplementeerdCGO geïmplementeerd

SAP HRM en CRMSAP HRM en CRM

Inkoopproces digitaalInkoopproces digitaal

85% post digitaal85% post digitaal

Verzuim gedaaldVerzuim gedaald

SAP FiCo (financieel)SAP FiCo (financieel)

Volledige digitale intakeVolledige digitale intakeFunctiehuis gereedFunctiehuis gereed

SAP Edictus (DVS)SAP Edictus (DVS)

Volledige digitale aanmeldingVolledige digitale aanmeldingDienst ICT ingericht Dienst ICT ingericht

Loopbaanportaal ingerichtLoopbaanportaal ingerichtAanbesteding ERP gereed Aanbesteding ERP gereed

Kaders en richtlijnen informatievoorziening op orde

Kaders en richtlijnen informatievoorziening op orde

Mondriaan16-1-2009

Mondriaan16-1-2009


7Dit document is vastgesteld tijdens de 4e Stuurgroepver-

gadering Herinrichting Leeuwenborgh (21-4-2008)


Mondriaan16-1-2009

Mondriaan16-1-2009

Applicatie integratie LeeuwenborghApplicatie integratie LeeuwenborghDienst ICTDienst ICT

8

Ontvangenaanvraag

Ontvangenaanvraag

Beoordelenaanvraag

Beoordelenaanvraag BeslissenBeslissen

ICT beheer

ICT assets

Informatie-planning

Beheer en onderhoud

Implementatie

vernieuwing

Opleidingen

Procesbesturing

Balie

Post & fax

Internet

Telefoon

E-mail

Procesmanagement

Ontvangenaanvraag

Ontvangenaanvraag

Beoordelenaanvraag

Beoordelenaanvraag BeslissenBeslissen InformerenInformeren

Beleid en Planning

Strategie en Inrichting

Klanten-service

Portaal (in)Klant

Strategie en taakstelling

Jaarplanning & Productie-

afspraken

Beleids-onder-

steuning

Ontvangenaanvraag

Ontvangenaanvraag

Beoordelenaanvraag


Roosters en Planning

Planning en Logistiek

Faciliteiten Planning

Leeractiviteit Planning

Resource Planning

Toets Planning

Beoordelenaanvraag

Beoordelenaanvraag

Kwaliteit

Kwaliteits-monitoring

Doorvoeren verbeteringe

n

Ontvangenaanvraag

Ontvangenaanvraag

Beoordelenaanvraag


Klachtafhandeling

Klachten

Klacht-afhandeling

Afhandeling misstanden

Ontvangenaanvraag

Ontvangenaanvraag

Beoordelenaanvraag


Communicatie en voorlichting

Activiteiten

Voorlichting

Informatie-verschaffing

Ontvangenaanvraag

Ontvangenaanvraag

Beoordelenaanvraag


Managementinformatie

Gegevens-pakhuis

Standaard-rapportages

Ad-hoc rapportages

Analyses

Beoordelenaanvraag

Beoordelenaanvraag BeslissenBeslissen

Opleidingen

Leer-activiteiten ontwikkelen

Leermiddelen

ontwikkelen

Opstellen opleidings-

plan

Ontvangenaanvraag

Ontvangenaanvraag

Beoordelenaanvraag


Begeleiding

Opstellen persoonlijk actieplan

Opstellen persoonlijk ontwikkel-

plan

Adviseren

Begeleiden

Ontvangenaanvraag

Ontvangenaanvraag

Beoordelenaanvraag


Toetsen en beoordelen

Opstellen toets

Opstellen Assessment

Afnemen toets

Afnemen assessment

Beoordelen Resultaten

Diplomeren

Diplomeren

Beheer onderwijs aanbod

Onderwijs aanbod

Werving

Werving

Informatie-verstrekking

Deelnemer beheer

Selectie

Inschrijven

Vastleggen resultaten

Presentie/ absentie

Aan-/afwezigheid registratie

Leren

Vergaren kennis en

vaardigheden

Beroeps-praktijk vorming

Beheer deelnemer-

administratie

Deelnemer administrati

e

Gegevens-uitwisseling

derden

Registreren elektronisch

bericht

On

derw

ijs

Deeln

em

er

Ontvangenaanvraag

Ontvangenaanvraag

Beoordelenaanvraag


HRM

Personeels- en salaris-

administratie

Personeels-planning

Werving en selectie

Organisatie en formatie

beheer

Beheer personeel

Salaris verwerking

Functioneren en belonen

Ontvangenaanvraag

Ontvangenaanvraag

Beoordelenaanvraag


Financiën

Financiële administrati

e

Begroting en verant-

woording

Crediteuren

Beheer liquiditeiten

Debiteuren

Activa beheer

Ontvangenaanvraag

Ontvangenaanvraag

Beoordelenaanvraag


Huisvesting & Faciliteiten

Faciliteiten

Beheer huisvesting

Schoonmaak/catering

Beheer faciliteiten

Beveiliging

Ontvangenaanvraag

Ontvangenaanvraag

Beoordelenaanvraag


Inkoop

Contracten

Inkoop strategie

Bestellen/ leveren

Aanbesteden

Beheren contracten

en catalogus

Leveranciers managemen

t Gegevens beheer

Beheren gegevens definities

Verstrekken gegevens

aan derden

Verstrekken voorlichtingsmateriaal

Verstrekken informatie

Attenderen

Adviseren

Account- en relatiebeheer

(Externe) relaties

Bepalen behoefte dienst-

verlening

Beheren relaties

Post & fax

Internet

Telefoon

E-mail

Informeren

126Verschillendetoepassingen

QMP

Fronter

Fronter

RaboTel GiroTel CleopatraOdacco Pardon

GP-Untis

Internet

Leeuwnet

Nedap Planon

Planon

Ben

tis

NpPlanon

Onderlegger

Top

desk

SAP-CRMSAP-CRM

SAP-CRM

SAP-CRM

SAP-DVS SAP-DVS SAP-DVS

SAP-DVS SAP-DVS

SAP-DVS SAP-DVS

SAP-FINSAP-HRM SAP-SRM

VDL

Dienst ICTDienst ICT Applicatie integratie LeeuwenborghApplicatie integratie Leeuwenborgh

9

Functioneel ontwerp notebooks deelnemers

1. Alleen toegang tot webbased applicaties

2. G-mail account ([email protected])

3. Toegang tot Fronter

4. Middels AD is Leeuwenborgh een veredelde internet provider

Europese Aanbesteding Leeuwenborgh voor Shared Service Center (bron: Simac)

Europese Aanbesteding Leeuwenborgh voor Shared Service Center (bron: Simac)

Applicatie integratie LeeuwenborghApplicatie integratie Leeuwenborgh

Mondriaan16-1-2009

Mondriaan16-1-2009


10Info: SAP, Fronter, OWA, UMRA en Gmail

Infra: notebooks, VoIP, Internet en netwerk

Info: SAP, Fronter, OWA, UMRA en GmailInfra: notebooks, VoIP, Internet en netwerk

AAAA

DeelnemersDeelnemers

WKWK

EBEBMHMH

Externen Externen

PJPJ

HJHJ

SectorenDienstenPortalen

SectorenDienstenPortalen

InfraInfra

JPJP

LCLC

PBPB

AMAM

IT StuurgroepKey User GroepIT Stuurgroep

Key User Groep

InfoInfo

RHRH

WSWSGWGW

RMRM

PDPD

ÖYÖYAAAA

Mondriaan16-1-2009

Mondriaan16-1-2009

Randvoorwaarden onderwijsvernieuwingRandvoorwaarden onderwijsvernieuwingDienst ICTDienst ICT

11

Risico’s bezien vanuit de dienst ICT:

• De dienst ICT verliest de binding met de werkvloer.Gestructureerd overleg staat hoog op de agenda van de dienst.Voorbeelden: IT-Stuurgroep, Key User Overleg, Panelgesprekken met deelnemers en medewerkers, ERP-groep en Overleg scholing.

• Een deel van de medewerkers vindt dat de ICT ontwikkelingen te snel gaan. De dienst ICT maakt in 2009 pas op de plaats (LO-medewerkers).

• Een deel van de medewerkers in onvoldoende geschoold in ICT.Samen met de sectoren, Key User Groep, Stuurgroep IT en HRM wordt een “Masterplan Leeuwenborgh Scholing ICT” gemaakt.

• Sectoren, portalen en diensten maken ongelukkige ICT- keuzes.De dienst ICT gaat medewerkers helpen om de juiste vragen te stellen (vraag articulatie) en het management helpen om ICT keuzes financieel inzichtelijk te maken.

Risico’s gerelateerd aan de afspraken.Risico’s gerelateerd aan de afspraken. Mondriaan16-1-2009

Mondriaan16-1-2009


12

Key user groepOpleidingsmanager (vzt)

4 Opleidingsmanagers

Medewerker FB en C

Manager Bedrijfsdienst

3 medewerkers dienst ICT

College van Bestuur Directieberaad

IT stuurgroepSectordirecteur (vzt)

Directeur Financiën

Directeur HRM

Directeur Bedrijfsdienst

Directeur dienst ICT

2 medewerkers dienst ICT

Deze overlegstructuur is gebaseerd op:De sectordirecteuren verdelen een aantal generieke dwars doorsnijdende taken.

Binnen ieder domein worden de volgende – meer generieke – ‘portefeuilles’onderling verdeeld over de onderwijsmanagers: ICT (o.a.)

Deze overlegstructuur is gebaseerd op:De sectordirecteuren verdelen een aantal generieke dwars doorsnijdende taken.

Binnen ieder domein worden de volgende – meer generieke – ‘portefeuilles’onderling verdeeld over de onderwijsmanagers: ICT (o.a.)

Verankering beleidVerankering beleid Verankering draagvlakVerankering draagvlak

ICT & Onderwijs groep

Panelgroep deelnemers

Panelgroep medewerkers

ERP GroepAlle directeuren van

diensten en portalen

1 medewerker dienst ICT

Scholing medewerkers

Mondriaan16-1-2009

Mondriaan16-1-2009


13 Product: Afspraken met sectoren, diensten en portalen 2009 Product: Afspraken met sectoren, diensten en portalen 2009

Blauwe groep Kern: Overleg met College van Bestuur en directeuren

Rode groep Kern: Overleg met sectoren, diensten en portalen (midden kader)

Oranje groep Kern: Overleg met gebruikers (werkvloer) en leveranciers

Gele groep Kern: Overleg met medewerkers van de dienst ICT

Paarse groep Kern: Overleg met belangengroeperingen en derden

Groene groep Kern: Niet inzetbare dagen

Operationeel niveau Leeuwenborgh(ranking door dienst ICT)

1 Gebruikergroep Fronter 10 RFC's Fronter2 Gebruikergroep Simac 9 RFC's Simac3 Stuurgroep SAP (Gebr. Edictus) 8 RFC's Edictus4 ERP groep (Gebruikersgroep SAP) 7 Scholing management en projectleiders5 MIS groep (Gebr. Business Objects) 6 RFC's Business Intelligence6 Gebruikergroep Cisco/Microsoft 5 RFC's Windows en Office (o.a OWA)7 Gebruikergroep Gronos 4 RFC's Aanwezigheidregistratie8 Gebruikergroep Informatievoorziening 3 Onderhouden informatiebeleid9 Gebruikergroep HCM 2 RFC's HCM10 Gebruikergroep Kennisnet/Surfnet 1 Voorstellen Productcatalogus

Oranje groep

Mondriaan16-1-2009

Mondriaan16-1-2009


14

Missie, Visie en strategische doelen (zie 1A)

Organigram en procesbeschrij-ving (zie 1B/2C)

Dienst ICTArchitectuur

(zie 2B)

Nieuwe IT Mogelijkheden

(zie 2A)

Ondersteuning Key user groep

Invloed Key user groep

Alignment IT Stuurgroep

College van Bestuur

Directieberaad

ICT & Onderwijs groep en panelgroepen

Innovatie IT stuurgroep

Thema-bijeenkomsten

De verankering vindt op strategisch, tactisch en operationeel niveau plaats.

De verankering vindt op strategisch, tactisch en operationeel niveau plaats.

Mondriaan16-1-2009

Mondriaan16-1-2009


15 Product: Jaarplan Dienst ICT 2009

(zie ook bijgevoegde KPI’s) Product: Jaarplan Dienst ICT 2009

(zie ook bijgevoegde KPI’s)

Blauwe groep Kern: Overleg met College van Bestuur en directeuren

Rode groep Kern: Overleg met sectoren, diensten en portalen (midden kader)

Oranje groep Kern: Overleg met gebruikers (werkvloer) en leveranciers

Gele groep Kern: Overleg met medewerkers van de dienst ICT

Paarse groep Kern: Overleg met belangengroeperingen en derden

Groene groep Kern: Niet inzetbare dagen

Tactische/ operationeel niveau(weging door dienst ICT)

1 IT Stuurgroep 5 Product Catalogus, RFC's en scholing2 Key User groep 4 Product Catalogus, RFC's en scholing3 Deelnemerpanel 3 Evaluatie Productcatalogus en RFC's4 Medewerkerpanel 2 Evaluatie Productcatalogus en RFC's5 Onderwijs en ICT (CGO projectgroep) 1 Voorstellen Productcatalogus

Rode groep

Mondriaan16-1-2009

Mondriaan16-1-2009


16Digitaal Portfolio medewerkers dienst ICTDigitaal Portfolio medewerkers dienst ICT

Code Project Taak HL & IT Herinrichting

Leeuwenborgh en I CT Functiebouwwerk en -rollen bepalen

Opstellen Productcatalogus 2010 en Mantelovereenkomst 2010 Operationele ICT projecten van CvB, sectoren, diensten en portalen

Operationele Fronter projecten NVD Notebooks voor

deelnemers Op 1-9-2009 kunnen alle nieuwe deelnemers niveau 3 en 4 gebruik maken van hun notebook binnen Leeuwenborgh.

ARD Aanwezigheid Registratie Deelnemers

Vóór 1-5-2009 moet er ROC-breed een sluitende aanwezigheid registratie operationeel zijn.

SAP Opvolger nOISe Implementatie van een deelnemervolgsysteem (vóór 1-8-2009) en vervolgens het HRM, SRM, CRM en Financieel systeem.

ELO Fronter Zie projectplan (PID Fronter) LBI Leeuwenborgh

Business Intelligence I n het kader van de herinrichting Leeuwenborgh zal er een nieuw BI worden ontwikkeld. Zowel nOISe, ERP, kwaliteitszorg zijn partners in dit project. Dealine afhankelijk van ERP.

LI M Leeuwenborgh I dentity Management

Vóór 1 maart 2009 is er een projectplan Leeuwenborgh Identity Management beschikbaar

LCP Leeuwenborgh Continuïteit Planning

Vóór 1 maart 2009 is er een projectplan Leeuwenborgh Continüiteit planning beschikbaar

LLC Leeuwenborgh Leermiddelen Catalogus

Vóór 1 juni 2009 is de Leeuwenborgh Leermiddelen Catalogus (incl applicaties) beschikbaar.

LOC Leeuwenborgh Onderwijs Catalogus

Vóór 1 juni 2009 is er een haalbaarheidsonderzoek naar een Leeuwenborgh Onderwijs Catalogus beschikbaar.

Mondriaan16-1-2009

Mondriaan16-1-2009


17

The learning experts

Hoe gebruik ik Fronter nu?

Mondriaan16-1-2009

Mondriaan16-1-2009



18


Achtergrond:Leeuwenborgh Opleidingen heeft gedurende de laatste jaren fors geïnvestereerd in ICT middelen vanuit een visionair model: SAP / Fronter / Nedap / etc.Nu is de fase aangebroken van ingebruikname, implementatie en oogsten van bovenstaande investeringen

Risico:

Eerste ervaringen geven aan dat er situaties en aspecten zijn die (kunnen) leiden tot

onvoldoenende rendement (onderwijskundig, bedrijfseconomisch, etc, …)

Paradigma shift ICT afdeling:

De ICT afdeling van leeuwenborgh Opleidingen maakt een duidelijke shift van een pure ICT

Afdeling naar een business partner die meedenkt en een vertaling maakt vanuit de business naar de juiste ICT middelen, tools en aanpak ter ondersteuning van de business

Doelstelling: Hoe kunnen “we” ervoor zorgen dat de investering wel maximaal kan renderen?

Mondriaan16-1-2009

Mondriaan16-1-2009


19


Volgens het onderzoek:

• Medewerkers zien de laatste jaren constant veel veranderingen op zich afkomen op onderwijskundig, didactisch, maatschappelijk en ICT gebied en hebben moeite om deze veranderingen een juiste plaats te geven.

• De constante veranderlijke situatie begint ervoor te zorgen dat medewerkers gedemotiveerd geraken. Om dit vertalen naar de specifieke situatie van het onderzoek naar het gebruik van Fronter merkt men dat de docenten kritisch, cynisch maar tegelijkertijd echt vragende partij zijn om goede oplossingen te krijgen die aansluiten op hun professionele situatie.

• Het docententeam wil graag informeren en ondersteunen maar verwachten dan ook een totaaloplossing en geen gedeeltelijk lapmiddel. Ze hebben al genoeg aan hun hoofd met de veranderingen ze hebben graag dat de omkadering degelijk en toegespitst is op hun situatie.

Mondriaan16-1-2009

Mondriaan16-1-2009


201e fase: voltallig management en voorlopers2e fase: alle medewerkers vóór 1 mei 2009

1e fase: voltallig management en voorlopers2e fase: alle medewerkers vóór 1 mei 2009

Traject-begeleiding

Traject-begeleiding

Basis:Word, OWAen internet

Basis:Word, OWAen internet

Document-beheer

Document-beheer

Fronter, OWA, printen,

VoIP en internet

Fronter, OWA, printen,

VoIP en internet

PDA en Agenda-beheer

PDA en Agenda-beheer

PortfolioHRM

PortfolioHRM

ManagementManagement

DocentenDocenten

Allemedewerkers

Allemedewerkers

SAP vanaf1-8-2009

SAP vanaf1-8-2009

Mondriaan16-1-2009

Mondriaan16-1-2009

Notebooks voor deelnemersNotebooks voor deelnemersDienst ICTDienst ICT

21


Bedankt!Bedankt!

Versie 1.2Versie 1.2

Applicatie-integratie bij Leeuwenborgh Opleidingen

Education

Transcript of Applicatie-integratie bij Leeuwenborgh Opleidingen