De Bouwtooleenvoudig zoeken in bouwdossiers

Regionaal Archief Tilburg- Geen overheidsinstelling- Onderdeel van Stichting

Mommerskwartier- Samen met Textielmuseum en

Stadsmuseum Tilburg- Geen subsidie maar contracten (t/m

2025)

Verzelfstandigde archiefdienst

Werkgebied

Contracten met twaalf gemeenten in Midden- en West-Brabant

12

6

311

54 9

1012

87

1. Alphen-Chaam2. Baarle-Nassau3. Drimmelen4. Dongen5. Geertruidenberg6. Gilze en Rijen7. Goirle8. Hilvarenbeek9. Loon op Zand10.Oisterwijk11.Oosterhout12.Tilburg

AanleidingVerzoek van twee gemeenten:

Gilze en Rijen- Gaan de papieren bouwdossiers

vernietigen- Zoeken een plaats om die online

beschikbaar te stellen

Oosterhout- Ambtenaren willen sneller werken- Service naar het publiek verbeteren

Voor welk probleem is dit een oplossing?

Ons eigen belang- Veel gevraagde bron- Door particulieren en “professionals”- Veelal door werkende mensen- Beperkingen in openingstijden- Verlichting voor medewerkers- Service verlenen aan contractpartners

What is in it for us?

Van idee naar productUitgangspunten:- Het is een presentatietool, GEEN

beheertool- De gemeente onderhoud de eigen

metadata- Vaste dataset als input (CSV of XML)- Raadplegen van de informatie kan

alleen met gebruik van DigiD- Ambtenaren kunnen met inlog bij de

eigen gegevens- Aanleveren van singlepage en

multipage pdf’s is mogelijk- Presentatie van alle documenten

afzonderlijk in een viewer- Downloaden van losse documenten en

het hele dossier is mogelijk

Dromen mag!

Financiering- Regionaal Archief Tilburg financiert de

bouw en ontwikkeling- De bouwtool kost jaarlijks een vast

bedrag- Deelnemende gemeenten betalen een

jaarlijkse vergoeding- Deelnemende gemeente betalen voor

de datahosting en datatraffic- Na vier jaar is de investering

terugverdiend- Daarna kan de gemeentelijk bijdrage

naar beneden / investeren in nieuwe gewenste functionaliteit

Money is what makes the world go round… and round

UitvoeringTegenvallers:- DigiD niet beschikbaar voor Regionaal

Archief Tilburg- Privacy burgers- Copyright architecten- Aanpassing van het concept

noodzakelijk- Minder gebruiksvriendelijk- Levert toch weer extra werk op

Grrmmbl

Aandachtspunten- Markeren van niet openbare dossiers- Privacy gevoelige gegevens (BSN-

nummers met NAW-gegevens)- Leveren van de benodigde dataset uit

DMS - Kennisniveau van de ambtenaar- Updaten van de eigen dataset- Aanwijzen van verantwoordelijken

voor het goedkeuren van aanvragen

Daar kom ik volgende week op terug

Verbeterpunten- Het zoeken werkt zo goed als de data

die is ingelezen- Bouwprojecten met meerdere

adressen- Deel van de bouwdossiers wel direct

online beschikbaar maken- Zoeken in de (getypte) documenten

via OCR

Het kan altijd beter…

Doorontwikkeling- Beschikbaar stellen van andere typen

documenten. O.a. hinderwetvergunningen en de nieuwe omgevingsvergunningen

- Koppeling met de e-depot. Afstemming met het huidige TMLO heeft plaatsgevonden

- ???

Het kan nog groter!

Alleen Tilburg?

Regionaal Archief Alkmaar

Gemeentearchief Breda

Interesse vanuit archieven in België

U vraagt wij draaien

Regionaal Archief Alkmaar

- Dossiers niet digitaal beschikbaar- Alleen fysiek in te zien op locatie

Bedankt voor jullie aandacht!

www.regionaalarchieftilburg.nl

XML en CSV Dossiers (metadata) Verplichte velden: Datum_vergunning (datumopmaak: dd/mm/jjjj)DossiercodeGemeente (gemeentenaam sinds 1997)Plaats (bv. Gilze, Rijen, Dorst e.d.)Locatie (= straatnaam)Locatienummer (= huisnummer)Nummer_vergunningTitel (omschrijving van de bouwaanvraag)Openbaar (kan twee mogelijke waarden bevatten: “ja” of “nee”) Optionele velden: Geocode_latGeocode_lngOpmerkingen Poststukken (objecten/scans/pdf’s) Verplichte velden: ArchFile (=pdf document)Dossier_codes (hier kan maar 1 code staan, geen verdere tekens) (de waarde ingevuld in dit veld verwijst naar de waarde van het attribuut “Dossiercode in de XML/CSV voor dossiers)Stuknummer (=afgeleid van PDF bestandsnaam) Optionele velden: geen