Appingedam-Delfzijl-Loppersum...De gemeenten Appingedam, Delfzijl en Loppersum bereiden zich voor op...

Op weg naar Onze Nieuwe GemeenteAppingedam-Delfzijl-Loppersum

Project-Communicatieplan

2

1 Onze Nieuwe Gemeente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1 .1 Communicatie ondersteunt ontwikkeling . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1 .2 Leeswijzer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2 Toekomstvisie en ontwikkelingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2 .1 Drie sporen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2 .2 Strategische agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2 .3 Ontwikkelingen in de samenleving en in communicatie . . . . . 8 2 .4 Project-communicatiestrategie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2 .5 Communicatiedoelstellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 2 .6 Communicatie-uitgangspunten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

3 Communicatietoolkit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 3 .1 Projecthuisstijl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 3 .2 Kernboodschappen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 3 .3 Doelgroepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 3 .4 Communicatiekanalen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 3 .5 Communicatiemiddelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 3 .6 Organisatie van projectcommunicatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

4 Communicatiekalender . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

5 Tot slot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Bijlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Bijlage 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Bijlage 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Inhoud

De gemeenten Appingedam, Delfzijl en Loppersum bereiden zich voor

op Onze Nieuwe Gemeente, een gemeentelijke herindeling die zijn beslag

vindt op 1 januari 2021 .

De Projectgroep die dit proces begeleidt, heeft communicatieadviseurs

van de drie betrokken gemeenten gevraagd te beschrijven hoe de interne

en externe projectcommunicatie in dit proces wordt ingericht .

Dat is in dit project-communicatieplan beschreven .

1 Onze Nieuwe Gemeente

33

4

1 .1 Communicatie ondersteunt ontwikkeling

Dit project-communicatieplan beschrijft op hoofdlijnen het communicatietraject tot aan het moment dat Onze Nieuwe Gemeente een feit is: 1 januari 2021. In dit plan zijn communicatiestrategie, -doelstellingen en -uitgangspunten opgenomen waaraan de projectcommunicatie tijdens het herindelingstraject moet voldoen. Dit plan is een plan-in-progress, dat wil zeggen dat het inspeelt op de ontwikkelingen in het herindelingsproject. Het biedt geen blauwdruk maar is wel een leidraad om steeds de volgende stap in het herindelingsproces te begeleiden. Communicatie ondersteunt het ontwikkelproces naar Onze Nieuwe Gemeente.Daarnaast zal in de werkgroepen aandacht zijn voor de ontwikkeling en inrichting van de functie Communicatie in Onze Nieuwe Gemeente. Op deze functie gaat dit project-communicatieplan niet in.

1 .2 Leeswijzer

In hoofdstuk 2 geven we de ontwikkelingen aan die we zien in de samenleving en in communicatie, met daaraan gekoppeld de communicatiestrategie die voor het project herindeling geldt. Een toolkit van in te zetten communicatiemiddelen staat in het derde hoofdstuk, inclusief een eerste aanzet voor de wijze waarop de communicatie in de projectorganisatie is opgezet. Het laatste hoofdstuk bevat de communicatiekalender op hoofdlijnen; specifi eke uitwerking van onderdelen in de kalender komen in aparte communicatiedeelplannen te staan. Deze deelplannen sluiten naadloos aan op de strategie zoals hier is beschreven.

1 Onze Nieuwe Gemeente

44

5

2 Toekomstvisie en ontwikkelingen

55

Dit project-communicatieplan bevat de communicatiestrategie die deel uitmaakt van de visie op het herindelingsproces naar Onze Nieuwe Gemeente, de fusie van de gemeenten Appingedam, Delfzijl en Loppersum .Deze visie zal nog in de komende periode worden ontwikkeld . De uitkomst ervan is bepalend voor hoe de communicatie verder vorm krijgt . De communicatiestrategie wordt nauw op deze visie afgestemd .De kernbegrippen uit de visie krijgen een doorvertaling naar de communicatiestrategie . In het volgende hoofdstuk staan de contouren voor de strategie, verdere uitwerking volgt later .

6

2 .1 Drie sporen

Het herindelingsproces is opgedeeld in drie sporen: het wettelijk spoor, het fusiespoor en het veranderspoor. Het wettelijk spoor beschrijft de te volgen wettelijke procedures, van herindelingsadvies tot de start vanOnze Nieuwe Gemeente. Het fusiespoor schetst de contouren van het totale fusietraject en de noodzakelijke voorbereidingen daarvoor, de bouwstenen voor Onze Nieuwe Gemeente en de onderliggende resultaten. Het veranderspoor gaat in op de impact van de herindeling op de personen, de onderlinge verhoudingen en de betrokkenheid in het herindelingsproces. In het veranderspoor zal aandacht zijn voor met name de menskant van de veranderingen die een gemeentelijke herindeling met zich meebrengt. Dat geldt zowel voor inwoners als in sterke mate voor medewerkers in de ambtelijke orgnisatie. Centraal in dit spoor staat de cultuur van de organisatie. Communicatie speelt in al deze drie sporen een belangrijke rol, maar zal in vorm steeds verschillen.

2 Toekomstvisie en ontwikkelingen

Afb eelding 2.1.a Totaaloverzicht herindelingsproces

7

2 .2 Strategische agenda

In het ‘Verbindend document’ (oktober 2017) is de strategische agenda voor de herindeling aangegeven. Daarin staan drie perspectieven genoemd:

• Landschap.• Zelfredzaamheid.• Leefbaarheid.

Hierin komen vijf maatschappelijke uitdagingen naar voren:

• Aardbevingen de baas.• Meer mensen aan het werk.• Voorbereid op minder mensen en het binden van jongeren.• Toekomstbestendige zorg en ondersteuning.• Verduurzaming en energietransitie.

Participatie

Landschap

ZelfredzaamheidLeefbaarheid

Aardbevingendebaas

Meermensenaanhetwerk

Voorbereidopmindermensenenhetbindenvanjongeren

Toekomstbestendige zorgenondersteuning

Verduurzamingenenergietransitie

Nabijheid Overheidsparticipatie

Kleinschaligheid

Afbeelding 2.2.a Aandachtspunten voor Onze Nieuwe Gemeente

8

2 .3 Ontwikkelingen in de samenleving en in communicatie

In dit project-communicatieplan beschrijven we met welk oogmerk en op welke manier communicatie kan plaatsvinden in het herindelingsproces. Een goed plan is een plan dat wordt gedragen door inwoners en organisaties. Daarom is input nodig, in dialoog en door met elkaar in gesprek te zijn. Dat komt in dit communicatieplan naar voren. Daarom maken we geen statisch plan, maar zetten we met dit plan een denkrichting neer die op de verschillende onderdelen in de drie sporen nader wordt uitgewerkt in deel-communicatieplannen. Zo kunnen we in de diverse fasen in de aanloop naar de herindeling inspelen op actualiteiten en communicatiebehoeften van de diverse doelgroepen. Gaandeweg ontwikkelen we de plannen verder.

De ontwikkeling van Onze Nieuwe Gemeente biedt de kans inwoners te betrekken bij de ruimte die ontstaat om mee te denken over de vorming van een gemeente met kwaliteiten en eigenschappen die zij van belang achten en waaraan zij zelf kunnen en willen meewerken. Burgerparticipatie en overheidsparticipatie wisselen elkaar daarin af. Politiek en bestuur hebben de belangrijke taak in het sturing geven aan het proces en de omslag bij de overheid die meer ruimte en verantwoordelijkheid geeft aan de vitale samenleving. Communicatie en nieuwe vormen van samenwerking kunnen instrumenten zijn om dat vorm te geven.

Logeion, de Nederlandse beroepsorganisatie voor communicatieprofessionals, onderscheidt voor 2018/2019 vier trends, die ook in dit project-communicatieplan te herkennen zijn:

• Creëren van gemeenschappelijke waarde.• Open en gesloten netwerken• Inspelen op individuele behoeften en gedrag.• Toename verbeelding en beleving.

In bijlage 1 zijn deze trends verder uitgewerkt. In de tweede bijlage zijn verschillende communicatietrends verdeeld over zes thema’s weergegeven zoals de Dienst Publiek en Communicatie van het Ministerie van Algemene Zaken die aangeeft in het rapport ‘Iedereen aan zet, relevante trends voor overheidscommunicatie’ (Den Haag 2017). Met de ontwikkelingen zoals die in beide bijlagen zijn geschetst, houdt dit project-communicatieplan rekening.

9

2 .4 Project-communicatiestrategie

Het opheffen van een gemeente en de overgang naar Onze Nieuwe Gemeente maakt veel los bij inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisatie, en bij de betrokken gemeentelijke organisaties. Alle partijen hebben behoefte aan uitleg en in meer of mindere mate betrokkenheid bij de ontwikkeling van Onze Nieuwe Gemeente. De communicatiestrategie is de leidraad waarlangs we de communicatie zowel intern als extern vormgeven naar Onze Nieuwe Gemeente. Dit doen wij stapsgewijs en volgende de pijlers: informeren, erbij betrekken, samenwerken en enthousiasmeren.

2.4.1 InformerenIn de eerste plaats is het noodzakelijk betrokkenen voldoende te informeren over relevante aspecten van het herindelingsproces. Kernwoorden zijn hier ‘pro-actief en open’: we laten weten wat er gebeurt en wachten niet altijd tot alle informatie volledig is. Dus ook informeren als er geen nieuwe informatie beschikbaar is, of als er over bepaalde onderwerpen nog geen inhoudelijke berichtgeving kan plaatsvinden. In het begin van het herindelingsproces ligt het accent op het eerst informeren van de interne doelgroepen, in mindere mate op externe doelgroepen. We nemen de medewerkers in het proces mee.

2.4.2 Erbij betrekkenDoor te communiceren over het herindelingsproces dragen we ook bij aan het creëren van draagvlak voor de fusie, zodat betrokkenen zo positief mogelijk de overgang naar Onze Nieuwe Gemeente ingaan. Het is daarom van belang de diverse doelgroepen zoveel mogelijk bij het proces te betrekken. Communicatie draagt zo bij aan het zich eigen maken van Onze Nieuwe Gemeente in de hoofden en harten van inwoners, organisaties, bestuurders en medewerkers. We kiezen in de communicatie daarom ook voor vormen van ontmoeten, waarin mensen met elkaar in contact komen en beelden en wensen uitwisselen.

2.4.3 SamenwerkenMedewerkers gaan tijdens het herindelingsproces al samenwerken in ambtelijke werkgroepen. Het is belangrijk dat de deelnemers in de werkgroepen bij de start de juiste verwachtingen hebben over wat hun taak is, wat zij kunnen inbrengen en wat er van hen wordt verwacht. Een goede terugkoppeling naar de werkgroepen is zeer belangrijk. Om medewerkers gemotiveerd te houden krijgen zij een terugkoppeling over hoe hun bijdrage wordt meegenomen, verwerkt en wat erover besloten is en waarop. Met andere woorden: we laten zien wat er met hun bijdrage wordt gedaan.

2.4.4 EnthousiasmerenDe kans is groot dat medewerkers die in werkgroepen meedoen, beter op de hoogte zijn van ontwikkelingen dan zij die daarin niet meedoen. Zij kunnen ambassadeurs zijn voor Onze Nieuwe Gemeente en hun collega’s enthousiasmeren en hen op weg helpen in de veranderingen die uit de herindeling volgen. Belangrijk is dat alle medewerkers continu aangesloten blijven bij het proces. Ook inwoners kunnen meedoen in het ontwikkelen van Onze Nieuwe Gemeente en daarmee bijdragen aan een positieve beeldvorming.

2.4.5 Verschuiving van focusIn het herindelingsproject verschuift de communicatie van eerst alleen intern naar het meer en meer betrekken van zowel de interne doelgroepen als ook de externe doelgroepen bij het herindelingsproces. Nog weer later in het proces verschuift de focus intern naar het duidelijk maken van de consequenties van de overgang naar Onze Nieuwe Gemeente (rechten en plichten) en bouwen we Onze Nieuwe Gemeente op met een eigen cultuur en identiteit. Extern verschuift de focus naar het positioneren van Onze Nieuwe Gemeente in de regio met een eigen imago en een goede voorbereiding van onze inwoners, ondernemers en instellingen op Onze Nieuwe Gemeente en de eventuele consequenties voor hen. Voor de diverse deelprocessen stellen we aparte, praktische communicatiedeelplannen op. Deze plannen zijn volledig afgestemd op dit overkoepelde communicatieplan en -strategie.

10

2 .5 Communicatiedoelstellingen

Het succes van het herindelingsproces wordt voor een belangrijk deel bepaald door de projectorganisatie, de inhoud en de uitvoering van het proces met daaraan gekoppeld de communicatie over die projectorganisatie, -inhoud en -uitvoering. Feitelijk gaat het om één groot proces van interactie en dialoog, gericht op het vormgeven van Onze Nieuwe Gemeente. Communicatie kan ervoor zorgen dat er sprake is van positieve beeldvorming, vertrouwen, participatie, begrip en creativiteit. In zo’n proces zijn fasen van schok, ontkenning en boosheid te herkennen. Communicatie is erop gericht betrokkenen mee te nemen naar Onze Nieuwe Gemeente, een perspectief dat onontkoombaar is en uitdaagt. In de herindeling is communicatie erop gericht betrokkenen te informeren, erbij te betrekken, aan te spreken, te enthousiasmeren en waar mogelijk uit te dagen mee te doen. Onze Nieuwe Gemeente moet een plek krijgen in de hoofden en harten van inwoners, organisaties, medewerkers en bestuurders.

2.5.1 InternMedewerkers krijgen te maken met een nieuwe organisatie, andere collega’s, een nieuwe manier van werken, mogelijk een andere omgeving. Voor hen betekent dit een grote omschakeling dat het nodige kan losmaken. Veranderingen brengen vaak onzekerheden en spanningen met zich mee. Het effect van alle veranderingen op het functioneren van medewerkers wordt nogal eens onderschat. Ook voor het bestuur en leidinggevenden is het herindelingsproces ingrijpend. Zij moeten gaan staan voor het herindelingsproces en daarmee voor een grootschalig verandertraject. Ze hebben de rol van boegbeeld, luisterend oor, antenne voor gevoelens en emoties; het is aan hen om duidelijkheid te verschaffen en waar het kan onzekerheden weg te nemen. Tegelijkertijd blijft sturing op voortgang en resultaat nodig. Sturen indit verandertraject waarbij ratio en emotie elkaar afwisselen vraagt van bestuur en leidinggevenden continue alertheid, commitment en een open houding.

2.5.2 ExternHet opheffen van de oude gemeente en de overgang naar een nieuwe gemeente maakt ook veel los onder de bevolking. Inwoners vrezen vaak dat voorzieningen afnemen, de gemeentelijke belastingen omhoog gaan, de afstand tot het bestuur groter wordt en de eigen identiteit verdwijnt. Zij hebben behoefte aan uitleg en verantwoording.Ondernemers vragen om duidelijkheid over regelingen en procedures. Samenwerkingspartners zoeken houvast in de nieuwe vormen van samenwerking die nodig zijn. 2.5.3 GedragsveranderingOf je nu kiest voor het klassieke model voor gedragsverandering kennis-houding-gedrag of AIDA(S) (Attention, Interest, Desire, Action, (Satisfaction)), of andere modellen: bij de herindeling betrokken doelgroepen doorlopen een proces van verandering waarin veel emoties spelen. Dat maakt een herindelingstraject complex. In dit traject willen we de doelgroepen bekend maken met de plannen en ontwikkelingen rondom het herindelingsproces. Voldoende kennis is een basisvoorwaarde voor begrip en medewerking. Daarnaast werken we aan de ontwikkeling van een positieve houding betreffende de herindeling bij de diverse doelgroepen. We organiseren de herindeling zodanig en communiceren er ook zo over dat zij zich betrokken voelen en vertrouwen hebben in het proces. We beogen dat betrokkenen het gevoel hebben dat de gemeenten samen en gelijkwaardig optrekken. Uiteindelijk hopen we dat de doelgroepen actief meewerken en/of denken over de plannen voor de herindeling en zichtbaar betrokken zijn. Belangrijk is tussentijds te monitoren of de doelstellingen worden behaald en waar bijsturing noodzakelijk is. Maatwerk is nodig, zowel in organisatievorm als wijze van communiceren. Ook is dit geen lineair proces dat voor iedere doelgroep of individu vergelijkbaar verloopt. Vandaar dat monitoring en vinger aan de pols houden tijdens het hele project aandacht vraagt en inzicht geeft in het verloopt van het proces.

11

2 .6 Communicatie-uitgangspunten

De communicatie in het herindelingsproject naar Onze Nieuwe Gemeente heeft de volgende randvoorwaarden.

2.6.1 Gelijkwaardigheid, gelijkheid, gelijktijdigheidAppingedam, Delfzijl en Loppersum fuseren op basis van gelijkwaardigheid. Dit betekent voor de communicatie dat de inhoud van de informatie in de drie gemeenten hetzelfde moet zijn. Bovendien moet gelijktijdig en gelijkvormig aan de betrokken doelgroepen in de drie gemeenten worden gecommuniceerd. Dat betekent dat dezelfde doelgroep in de drie gemeenten gelijktijdig en gelijkvormig dezelfde inhoud krijgt.

2.6.2 Intern voor externInterne communicatie heeft hoge prioriteit. Een sterk ambtelijk draagvlak is belangrijk voor het welslagen van de herindeling en een succesvolle start van Onze Nieuwe Gemeente. Wij informeren eerst onze raden, OR/BOR/BGO en medewerkers voordat wij extern communiceren, zodat zij nieuws over de herindeling niet via de media of andere kanalen moeten vernemen.

2.6.3 Betrokkenheid bestuurDe drie gemeenteraden hebben een cruciale rol in de besluitvorming over de herindeling. De raden hebben een kaderstellende en controlerende rol. Ook staan de raadsleden als vertegenwoordigers van de inwoners midden in de samenleving. Zij vormen een belangrijke schakel tussen inwoners en colleges. Daarom moeten de raden voortdurend op de hoogte zijn van het verloop van het herindelingsproces. Dit wordt gerealiseerd door de raadsklankbordgroep. Daarnaast kunnen de raadsleden zich ontwikkelen tot de ambassadeurs van Onze Nieuwe Gemeente.

2.6.4 HerkenbaarheidWe communiceren eenduidig en herkenbaar over de herindeling. Dat betekent dat de communicatiemiddelen die wij inzetten qua uitstraling, uiterlijk en indeling logisch bij elkaar horen. We maken dit visueel door Appingedam-Delfzijl-Loppersum als Onze Nieuwe Gemeente in één beeld te plaatsen. Zie pagina 14 project-logo. Wij voeren dit door voor alle communicatiemiddelen die wij inzetten voor de herindeling, zodat in één oogopslag duidelijk is dat de inhoud over Onze Nieuwe Gemeente gaat.

2.6.5 WoordvoeringDe afzender van alle officiële informatie over het herindelingsproces is de projectorganisatie (zowel Stuurgroep als Projectgroep). De voorzitter van de Stuurgroep is de woordvoerder van alle externe communicatie, waaronder persvragen. Het is van belang de woordvoering door één persoon te laten doen zodat de projectorganisatie consequent met dezelfde boodschap naar buiten treedt. Intern is de gemeentesecretaris het boegbeeld en voorbeeld voor de organisatie. Tussen nu en 1 januari 2021 zal deze voorbeeldfunctie verschuiven van de drie huidige gemeentesecretarissen naar Onze Nieuwe Gemeentesecretaris. Zowel de voorzitter van de Stuurgroep als de gemeentesecretarissen worden bijgestaan door de communicatieadviseur die bij de herindeling is betrokken.

2.6.6 Identiteit en imagoIn de communicatieactiviteiten tijdens het herindelingsproces besteden we intensief aandacht aan de identiteit en het imago van Onze Nieuwe Gemeente. Doel is om bij de diverse doelgroepen een beeld te doen ontstaan dat overeenkomt met de identiteit van Onze Nieuwe Gemeente en het gewenste imago. De identiteit en het imago worden in de loop van het proces nader bepaald op basis van de strategische visie voor Onze Nieuwe Gemeente. De opdracht aan de raadsklankbordgroep voor de ontwikkeling van een nieuwe naam en logo voor Onze Nieuwe Gemeente maakt hier deel van uit. Dat vraagt nauwe afstemming tussen de raadsklankbordgroep en de communicatie van de projectorganisatie.

12

2.6.7 ParticipatieTijdens het herindelingsproces betrekken we inwoners, vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven daar waar het mogelijk en zinvol is, actief bij het proces. Waar mensen met ons meedenken, zorgen wij ervoor dat we ook duidelijk laten zien wat we met hun bijdrage hebben gedaan. Ook participatie van medewerkers in diverse werkgroepen is wenselijk want op die manier geven zij mee vorm aan hun nieuwe organisatie.

2.6.8.DialoogHet is uitdrukkelijk de bedoeling in de ontwikkeling van Onze Nieuwe Gemeente met elkaar in gesprek te zijn. De wijze waarop betrokkenen hierin samenwerken, gaat uit van wisselwerking en dialoog. De gekozen communicatiemiddelen zijn niet alleen gericht op het zenden van boodschappen, maar juist op het uitwisselen van meningen en gedachten, zodat we in dialoog aan Onze Nieuwe Gemeente werken.

2.6.9 Lijnorganisatie en projectorganisatieDe ontwikkeling van Onze Nieuwe Gemeente vindt plaats in een projectorganisatie die naast de staande lijnorganisatie is en wordt opgebouwd, en die op 1 januari 2021 weer overgaat in de nieuw ontwikkelde lijnorganisatie. Dit vraagt van zowel medewerkers als leidinggevenden inspanning om in de verschillende organisatievormen te functioneren. Soms kan dit aanleiding geven tot vragen om verheldering en prioritering.

2.6.10 OpenbaarheidOp grond van de Wet Openbaarheid Bestuur (WOB) zijn verschillende voorstellen en besluiten van dedrie gemeenten openbaar. Het is zaak bij de planning van communicatie daar voortdurend rekening mee te houden. We moeten voorkomen dat de ene gemeente stukken nog niet openbaar maakt, terwijl de pers deze via de andere gemeente wel krijgt. Continue afstemming van het moment van openbaarmaking, maar ook van bijvoorbeeld toezending van stukken aan raad en pers, is daarom noodzakelijk.

1212

13

In dit hoofdstuk stellen we voor een projecthuisstijl in te voeren, onderscheiden we diverse doelgroepen en formuleren we kernboodschappen . Ook doen we een eerste voorzet voor de invulling van de toolkit van communicatiemiddelen die we kunnen inzetten in de projectcommunicatie voor Onze Nieuwe Gemeente .

3 Communicatie-toolkit

1313

14

3 .1 Projecthuisstijl

Voor de herkenbaarheid van alle communicatieuitingen rondom de herindeling gaan we werken met een projecthuisstijl. Het logo en het hiervan af te leiden stramien kan tijdens de gehele weg naar de herindeling een herkenbare leidraad vormen. Een duidelijke herkenning, waardoor alle doelgroepen (intern en extern) de communicatieuitingen meteen zullen zien en herkennen ‘Dit gaat over de gemeentelijke herindeling van Appingedam, Delfzijl en Loppersum’. Vanaf nu noemen we de gemeenten in alfabetische volgorde: Appingedam, Delfzijl en Loppersum. Deze drie namen blijven we in het proces gebruiken. Daarmee houden we vast aan het gevoel van eigenheid en vertrouwdheid. Want we willen iedereen meenemen in en onderdeel laten zijn van dit proces.In het ontwerp voor het projectlogo is de eigenheid van iedere gemeente terug te zien in de icoontjes (Cultuurhistorisch, Havenstad en Weids). Het gekozen lettertype (Streetvertising) is open, rond en staat voor ons symbool voor ‘nog niet af ’. Ook is het een lettertype dat gratis beschikbaar is en downloadbaar voor gebruik in Word. Ook in het kleurgebruik werken we met kleurverlopen; symbolisch voor overgang, voortgang. Het open en ronde voeren we door in de vormgeving, zoals te zien is in de open vormgeving en de ronde hoeken bij foto’s.In deze stijl zitten dus veel vormgevingselementen waarmee we verder kunnen werken. Na goedkeuring van het projectlogo zullen we dan ook een huisstijlwijzer uitwerken zodat ook alle werkgroepen hun verslagen, rapporten en documenten in deze projectstijl kunnen gaan maken en publiceren. Zo krijgen we een sterke, eenduidige en saamhorige uitstraling. Zowel intern als extern.Kortom het fundament van het herindelingsproces.

3 Communicatie-toolkit

op weg naar onze nieuwe gemeente

We hebben bewust eerst één versie uitgewerkt. Ook laten we hieronder alvast een voorbeeld zien van de doorvertaling van deze stijl.

Dit projectlogo en deze projectstijl kunnen we gebruiken tot de lancering van het nieuwe logo en staat dus los van de nieuwe naam en het nieuwe logo van Onze Nieuwe Gemeente.Op dit moment heeft de raadsklankbordgroep en de griffi es de opdracht om te komen tot een nieuwe naam voor Onze Nieuwe Gemeente. Over het proces rondom de nieuwe naam zeggen we hierna ook nog het een en ander.

Hoe vaak krijg je de kans om je eigen naam te bedenken?

Cestia ditaqui ut alitiur, quam illiquati omnient, nihiciliquis aria se aliat labo. Uptaquia ipsande eos exerite num reptatus ut duntus.At harci nemqui blab ipienti onseque pel is etur sim liquam, unt.

Aximagnatem. Dolorem. Gendi nonsequi odis mole-cepellut rem exeri architatur resequae nonet oditet aspelestem quiaerum es sandestrum ad et am rem quisti andaectur.

Ocdicti conet fugiti ipis rempor aut verorem harchit a suntionet, is et mi, eum fugit aboriatur?

Illut et volluptati accus sumenist, sunt lacearum ipsa dunt, commos et faciaspic tem is corro con repudiscipsa dolupta venitibus, offi cipis maior as que reiusam suntiatur, eos et persper roressi aute nis venderi bea volorehenis moditaque dolenecatu.Abore veratia dollent otatem quibea qui rest, ut volor siment, qui bla pelit, quaepedi ulpa.

Meer informatie en meedoen:www.onzenieuwegemeente.nl

AppingedamAppingedam

o p we g n a a r e e n n i e u we g e m e e n te

15

16

3 .2 Kernboodschappen

Gedurende het hele herindelingsproces dragen we een heldere, eenduidige kernboodschap uit. De kernboodschap bevat in ieder geval:

De gemeenten Appingedam, Delfzijl en Loppersum gaan per 1 januari 2021 samen verder als één gemeente: Onze Nieuwe Gemeente. Voor u betekent dit ....We houden u tussen nu en 1 januari 2021 steeds op de hoogte van de plannen, mijlpalen, consequenties die dit voor u heeft en welke invloed u erop kunt uitoefenen.Heeft u vragen, opmerkingen, suggesties, dan kunt u contact opnemen met ...

In deze kernboodschap zijn verder de volgende elementen terug te vinden:

3.2.1 Intern• Samen werken we aan Onze Nieuwe Gemeente/we gaan samen op weg.• Herindeling is een interessant proces, dat een nieuwe uitdaging en kansen biedt.• Medewerkers kunnen actief bijdragen aan de groei en bloei van Onze Nieuwe Gemeente die een toekomstbestendige organisatie is.

3.2.2 Extern• Appingedam, Delfzijl en Loppersum bouwen samen aan één nieuwe gemeente, die een sterke partner is in de regio.• Onze Nieuwe Gemeente is van belang om aan de toekomstige opgaven te kunnen blijven voldoen (sociaal domein, energietransitie, werkgelegenheid, versterking).• Onze Nieuwe Gemeente kan haar dienstverlening verder optimaliseren.• De identiteit van de verschillende dorps- en wijkkernen blijft behouden.

3.2.3 KernwoordenDe volgende woorden komen regelmatig voor of krijgen een omschrijving:• positie, enthousiast, energiek.• toekomstgericht, ambitieus, professioneel.• bloei, ontwikkeling.• persoonlijk, interactief.• betrokken, maatwerk.

3.2.4 SloganDe kernboodschap vertalen we door naar een nog op te stellen, pakkende slogan. Deze moet:• aansluiten bij het gebied.• aanduiden dat we in een proces zitten dat iets nieuws en iets moois gaat opleveren.• persoonlijk aanspreken.• aansporen tot gedrag (aandacht geven, lezen, kijken, meedoen).

De interne en externe consultatie levert de bouwstenen voor de slogan.

17

3 .3 Doelgroepen

Hieronder geven we aan welke communicatie-doelgroepen we onderscheiden en waarop de projectorganisatie zich in haar communicatie richt.

3.3.1 Intern - bestuurlijk

Rollen Taken Wat heeft de doelgroep nodig?

Colleges B&W • Open staan voor signalen uit de ambtelijke organisatie

• Proactief en positief zijn over het herindelingsproces

• Vragen/opmerkingen uit de raad doorspelen naar de Stuurgroep

• Voortgangsinformatie

Gemeenteraden • Volksvertegenwoordigende en controlerende rol• Besluiten nemen over o.a. griffie, begroting,

inrichten griffie, huisvesting

• Voortgangsinformatie• Raadscyclus voor formele

besluiten

Raadsklankbordgroep • Adviseren Stuurgroep• Voorbereiden gezamenlijke raadsvoorstellen• Betrokkenheid bij harmonisatie en

ontwikkeling van nieuw beleid• Bijdrage leveren aan ontwikkeling van visie

op Onze Nieuwe Gemeente• Betrokken bij het opstellen van nieuwe

begroting• Voorbereiden informatiebijeenkomsten

raadsleden• Informeren raadsleden

• Voortgangsinformatie• Raadscyclus voor formele

besluiten• Tijdig relevante stukken

Stuurgroep • Geeft sturing aan het project• Openstaan voor informatie uit de (project)

organisatie• Zichtbaar zijn voor interne en externe

doelgroepen (boegbeeld)

• Voortgangsinformatie, adviezen en stukken over herindelingsproces

18

3.3.2 Intern - niet bestuurlijk


Projectgroep • Dagelijkse regie op uitvoering• Proactief en positief zijn over het

herindelingsproces• Verschaffen van tijdige, accurate informatie• Openstaan voor vragen en input vanuit

organisaties• Verwachtingen duidelijk maken naar

interne doelgroepen

• Informatie en stukken uit de Stuurgroep, werkgroepen, BOR en BGO

Projectleider • Voortgang bewaken project• Projectgroep en Stuurgroep voeden met

informatie over de voortgang• Tijdige, accurate en duidelijke

communicatie naar medewerkers, inwoners en andere relevante doelgroepen

• Tijdige verspreiding van stukken• Fungeren als vraagbaak• Signalen vanuit het hele spectrum opvangen

• Informatie vanuit de Stuurgroep, Projectgroep, werkgroepen, BOT en BGO.

Ambtelijke werkgroepen

• Opstellen en uitvoeren plannen van aanpak• Verbinding leggen met andere relevante

werkgroepen• Projectgroep/linking pin informeren over

voortgang

• Actuele informatie stand van zaken herindelingsproces

• Informatie vanuit andere werkgroepen

• Handige formats voor opstellen van stukken

Leidinggevenden (afdelingshoofden, teamleiders, coördinatoren)

• Proactief en positief zijn over herindelingsproces naar medewerkers

• Signalen opvangen van medewerkers over eventuele knelpunten in de workload: afweging tussen ‘wat doen we voor de eigen gemeenten en wat doen we voor de herindeling’


Bijzondere Ondernemingsraad (BOR)

• Behartigt belangen personeel• Positief kritische houding• Heeft eigen communicatielijn met medewerkers


Bijzonder georganiseerd overleg (BGO)



Ondernemingsraden ‘eigen’ gemeenten (OR)



Medewerkers • Betrokkenheid• Actieve deelname aan werkgroepen• Feedback geven aan projectorganisatie en/of

leidinggevende


19

3.5.3 Extern


Inwoners • Bereidheid kennis te nemen van het herindelingsproces

• Waar mogelijk actief meedenken over Onze Nieuwe Gemeente


• Toegang tot relevante stukken

Bedrijven/ondernemers

• Bereidheid kennis te nemen van het herindelingsproces




(Maatschappelijke)instellingen en verenigingen





Gemeenschappelijke regelingen





Belangenorganisaties (waaronder wijkraden en verenigingen van dorpsbelangen)

• Behartigt belangen personeel• Positief kritische houding• Heeft eigen communicatielijn met

medewerkers



Politie/brandweer/ambulance/VRG




Waterschappen • Bereidheid kennis te nemen van het herindelingsproces



Mede-overheden (omliggende gemeenten, provincie, rijk)




Pers • Bereidheid kennis te nemen van het herindelingsproces

• Aandacht schenken aan de herindeling• Bijdragen aan beeldvorming



20

3 .4 Communicatiekanalen

We zorgen dat voor zowel interne als externe doelgroepen communicatiekanalen beschikbaar zijn die bij hen bekend zijn.

intern externNieuwsbrief Gemeentelijke informatiepaginaIntranet HerindelingswebsiteBijeenkomsten Inloopbijeenkomst/-spreekuur oid

Deze communicatie voldoet aan de volgende vereisten:

• In een vaste frequentie.• In herkenbare huisstijl.• Met mogelijkheid te ontmoeten/reageren/participeren (dialoog).• Volgens communicatie-uitgangspunten.

Bovengenoemde kanalen zijn geschikt om boodschappen te zenden (nieuwsbrief, informatiepagina en website) en bieden daarnaast de mogelijkheid in gesprek te komen (bijeenkomsten). We sluiten aan bij het bekende en voegen in de communicatie geleidelijkaan nieuwe vormen toe. Waar wenselijk en mogelijk worden oude vormen door nieuwe, meer geschikte communicatiemiddelen vervangen.

2020

21

3 .5 Communicatiemiddelen

Niet ieder mens heeft dezelfde manier van informatie tot zich nemen en informatie verwerken. Daarom kiezen we voor verschillende communicatiemiddelen die naast elkaar kunnen worden gebruikt. Door het effect van communicatieacties te volgen ontstaat inzicht in wat succesvol is en waar bijsturing nodig is. Hieronder geven we een overzicht van uiteenlopende, in te zetten communicatiemiddelen. Per projectdoelstelling zetten we die middelen in die het doel zo goed mogelijk benaderen.Hieronder geven we per doelgroep aan welke communicatiemiddelen we kunnen inzetten. Vaak is verdere segmentering van de doelgroep wenselijk, afhankelijk van het nagestreefde doel.

3.5.1 Intern: medewerkers

Intranet voor medewerkers alle drie gemeentenIn eerdere plannen wordt gesproken over een intranet voor medewerkers. Ons voorstel is dat we voorlopig de drie intranetten behouden en een landingspagina gaan creëren. Dit werkt efficiënt en eenduidig. Zo kunnen we alle informatie voor medewerkers omtrent de herindeling tegelijkertijd op alle drie de intranetten publiceren. Op de landingspagina gaan we ook aftellen hoeveel dagen het nog duurt voordat de herindeling echt van start gaat.

Startbijeenkomst personeelWe trappen de communicatie allereerst intern af. We gaan het herindelingsproces toelichten en ‘voelbaar’maken hoe het proces gaat lopen en wat de belangrijke uitgangspunten zijn voor het hele traject. Het mooist zou het zijn om deze aftrap met alle medewerkers van de drie gemeenten op één locatie te doen. Organisatorisch is dit natuurlijk best lastig. Maar ook een soort live-show is een goed idee. Op een locatie is een afvaardiging van de drie gemeenten en een presentator. In ieder gemeentehuis zijn live verbindingen via een tv scherm. Hierop kan iedereen de live-show volgen. Dit nemen we ook op en zal dan later op de dag op het intranet te zien zijn. In de live-show gaan we onder andere in op het herindelingsproces, stellen een aantal mensen zich voor en introduceren we het projectlogo en de herindelingswebsite. Ook spelen we met de aanwezigen en kijkers de fotoquiz die al eerder met de raden is gespeeld. Alle medewerkers krijgen een mail met daarin een link naar de live-show om dit terug te kijken als ze het niet live hebben kunnen meekijken. Zo worden ze meteen uitgenodigd om zelf de nieuwe site te gaan bezoeken.

In gesprek blijven met elkaarDraagvlak, betrokkenheid en aangesloten blijven zijn centrale begrippen in het interne communicatieproces. Regelmatig zullen we de interne doelgroepen informeren over de diverse onderwerpen van de weg die we samen gaan afleggen naar de uiteindelijke herindeling en natuurlijk ook nog voor de periode na de herindeling. Dit zal op verschillende manieren gedaan worden. Van informatie via leidinggevenden, de intranetsite, onderlinge gesprekken, de verschillende Projectgroepen enzovoort.

22

NieuwsbrievenEén keer per kwartaal (of vaker indien er een extra nieuwsbrief nodig is voor een belangrijke mededeling/ nieuwsfeit) sturen we alle medewerkers een update. Daarin komen allerlei wetenswaardigheden omtrent het herindelingsproces. Deze nieuwsbrief zal in gedrukte vorm uitgegeven gaan worden. Zo kun je de nieuwsbrief op je gemak doorlezen en krijgt het meer attentiewaarde. Tevens zal de nieuwsbrief in pdf-formaat op de intranetsite terug te vinden zijn. In deze nieuwsbrieven gaan we werken met vaste rubrieken. Bijvoorbeeld:

• Inleiding van de projectleider.• Nieuws uit de Projectgroepen.• Een collega aan het woord: hoe beleef jij het herindelingsproces, waar kijk je naar uit en waar loop je tegen aan. Wat wil je meenemen naar de nieuwe organisatie en wat wil je juist achterlaten.• Kort verslag van bijeenkomsten.• Tijdspad, waar staan we nu.• Enzovoort.

LunchbijeenkomstenRegelmatig houden we lunchbijeenkomsten waarbij iedereen in het kort wordt bijgepraat.

AanspreekpuntPer gemeente is de gemeentesecretaris het aanspreekpunt betreff ende gemeentelijke herindeling. Ook is het van belang dat iedereen weet wie de projectleider is van het herindelingstraject. Op de intranetsite staat dan ook een foto van de betreff ende projectleider met de contactgegevens. Zodat je met vragen en zorgen bij deze personen terecht kunt. Persoonlijk, bereikbaar en laagdrempelig.

Meepraten onder het genot van een kopje koffi e (of thee)! We nodigen alle medewerkers uit mee te komen praten onder het genot van een kop koffi e (of thee). Op diverse momenten gaan we in gesprek met de medewerkers. We hebben thermoskannen mee in de projectstijl, de bekertjes met het projectlogo staan op de statafels klaar. Roll up banners en/of beachvlaggen markeren herkenbaar de plek waar we staan. Op tafel liggen verder fl yers met daarom de gespreksonderwerpen/vragen. Deze onderwerpen zijn voor de medewerkers leidraad voor de te voeren gesprekken. Medewerkers wordt gevraagd deze vragen in de fl yer te beantwoorden. Dit mag ter plekke, maar kan ook later. Invullen kan online via de intranetsite. Maar ook via de fl yer. Die kun je dus ter plaatse invullen en inleveren.Gespreksonderwerpen zijn onder andere:

• Wat zijn je verwachtingen en of angsten?• Wat vind je belangrijk voor je werkomgeving?• Wat verwacht je van Onze Nieuwe Gemeente?• Wat wil je meenemen uit je huidige organisatie en wat wil je juist achter laten?• Heb je tips voor Onze Nieuwe Gemeente, wat moeten we zeker niet vergeten?• Is er een plek of onderwerp waarover je je zorgen maakt als de drie gemeenten gaan fuseren?• Wat moet de nieuwe naam van de gemeente worden?

Uitkomsten van deze enquête/gesprekken kunnen ook de basis vormen voor een verdere uitwerking vanhoe te communiceren. Ook kunnen we dit verslag meenemen in een te vormen briefi ng/visiedocument voor het nieuw te ontwerpen logo of de nieuwe huisstijl. We maken deze bijeenkomsten bekend via de nieuwsbrieven en intranet. Ook hangen we op de diverse afdelingen posters op om op de koffi e te komen!

23

In beeld brengen ‘Schiere ploatjes’We roepen alle medewerkers op om foto’s op te sturen van wat zij ‘Schiere ploatjes’ in hun (werk)omgeving vinden. Deze foto’s en filmpjes gebruiken we voor de diverse uitingen (website, kaarten, advertenties enzovoort) en hiermee creëren we een mooi totaalbeeld van wat de medewerkers zo ‘Schier’ vinden in de drie gemeenten. Een perfecte manier om te weten wat er leeft en hoe iedereen zijn/haar gemeente of Onze Nieuwe Gemeente ziet. Vanzelfsprekend zijn er behalve de eer ook nog leuke prijzen te winnen!

Terugkoppeling en aangesloten houdenWat erg belangrijk is om met alle betrokkenen, met wie in gesprek gegaan wordt, steeds terug te blijven koppelen. Om iedereen aan boord te houden en het gevoel te geven dat hun informatie belangrijk is geweest, is het belangrijk om regelmatig een update te geven van de status en vorderingen. Dit doen we natuurlijk via de nieuwsbrieven, maar ook door bijvoorbeeld een week na een gesprek/interview een bedankkaartje te sturen.Op de kaart kun je een (handgeschreven) stukje tekst schrijven om bijvoorbeeld te bedanken voor de input. Een eenvoudig middel voor verbinding en borging van de betrokkenheid. Even een kaartje sturen naar een collega in één van de andere gemeenten (Fijn om met jou samen te werken!). Want hoe leuk is het niet om nog gewoon een kaartje per post te krijgen. We maken verschillende kaartjes: met foto’s van ‘Schiere ploaties’. Ook gebruiken we de foto’s van de foto-quiz hiervoor.

Nieuwe naamBij de ‘Meepraten onder het genot van een kopje koffie’ bijeenkomsten hebben we de medewerkers al gevraag om na te denken over de nieuwe naam. Maar dit onderwerp gaan we ook nog apart communiceren. Hierin werken we nauw samen met de raadsklankbordgroep en de griffies. Zij hebben de opdracht gekregen de nieuwe naam voor te bereiden.

Andere communicatiemiddelen waaraan we denken zijn: • Interne bijeenkomsten per afdeling/team.• Ambassadeurs.• Lijncommunicatie/werkoverleg.• Infodesk bij projectbureau.• Fusieblad/magazine.• Online samenwerken.

3.5.2 Intern: projectorganisatie

Vanuit de projectorganisatie zal veel formele communicatie plaatsvinden. Ook deze uitingen zullen in lijn dienen te zijn met de uitgangspunten zoals in dit plan beschreven.

Onder deze middelen vallen onder andere: • Agenda’s, verslagen, besluiten, plannen.• B&W-agenda’s.• Ambassadeurs.• Formats en sjablonen.• Medezeggenschap.• Raadsklankbordgroep.

24

3.5.3 ExternHieronder een opsomming van zowel middelen waarlangs we zenden als waarlangs dialoog kan plaatsvinden

HerindelingswebsiteTijdens het hele proces is het van groot belang dat alle informatie voor de externe doelgroep goed bereikbaar is en dat er één plek is, waar alle informatie te vinden is. Versnippering geeft onrust, gevaar van niet eenduidig en tegelijkertijd communiceren en dat kunnen we zo voorkomen. Ook voorkomen we op deze manier dat iedere werkgroep zelfstandig naar buiten gaat communiceren. Ons voorstel is dus om één nieuwe website hiervoor te maken. Gemaakt vanuit het huidige platform maar wel met een eigen url die aan de campagne gekoppeld is. Dus bijvoorbeeld (op basis van het voorgestelde logo) www.opwegnaaronzenieuwegemeente.nl of www.onzenieuwegemeente.nl.Zo sturen we op een toegankelijke site, waarop we in heldere taal communiceren. Op de landingspagina gaan we ook aft ellen hoeveel dagen het nog duurt voordat de herindeling echt van start gaat.Op de website kunnen we openbare verslagen, tijdslijnen, algemene informatie omtrent de herindeling enzovoort kwijt. Ook kunnen mensen zich op de website aanmelden om op de hoogte gehouden te worden met regelmatig (één keer per kwartaal of vaker indien de actualiteit dat vereist) te verschijnen nieuwsbrieven.

Maar de herindelingswebsite is ook een plek waar we alle activiteiten richting de inwoners, ondernemers, enzovoort communiceren. Dus behalve feitelijke informatie bevat de site ook een ‘populair’ element, zoals bijvoorbeeld de ‘Schiere Ploatjes’ actie.Ook komen er social media accounts. De berichten op deze platforms worden dan ook gedeeld door de accounts van de drie gemeenten.De informatie uit de nieuwsbrief kunnen we ook plaatsen als advertentie in diverse huis-aan-huiskranten.

Externe aft rapWe trappen extern af met dezelfde opzet als voor de interne live-show. Van te voren kondigen we aan (via advertenties, socials en persberichten) dat we live gaan op Facebook. Vanzelfsprekend zal de inhoud van de live- show gericht zijn op de externe doelgroep (inwoners, ondernemers enzovoort).Inwoners en ondernemers roepen we op om zich via de website aan te melden voor de nieuwsbrieven om op de hoogte te blijven. Tevens (als dit klopt in het nader te bepalen tijdpad) nodigen we iedereen uit om ‘Op de koffi e te komen’.

25

Meepraten onder het genot van een kopje koffi e (of thee)!We nodigen alle inwoners, ondernemers, enzovoort uit om op de koffi e te komen. We sluiten aan bij bestaande momenten (markten, tijdens drukke winkeldagen zoals op zaterdag), evenementen enzovoort en zijn daarbij aanwezig om met inwoners in gesprek te gaan.Op diverse locaties binnen de gemeenten Appingedam, Delfzijl en Loppersum gaan we in gesprek met de inwoners. De opzet hiervoor sluit aan bij de opzet zoals we eerder omschreven hebben voor de medewerkers intern (3.5.1).

Gespreksonderwerpen zijn onder andere:• Wat weet u van de gemeentelijke herindeling van Delfzijl, Appingedam en Loppersum?• Wat zijn uw verwachtingen en of angsten?• Wat vindt u belangrijk voor uw leefomgeving?• Wat verwacht u van uw gemeente?• Heeft u tips voor de gemeente waardoor het leven in uw gemeente mooier en beter wordt?• Is er een plek of onderwerp waarover u zorgen heeft als de drie gemeenten gaan fuseren?• Wat moet de nieuwe naam van de gemeente worden?

Uitkomsten van deze enquête/gesprekken kunnen ook de basis vormen voor een verdere uitwerking van hoe te communiceren richting de externe doelgroep.Ook kan dit verslag meegenomen worden in een te vormen briefi ng/visiedocument voor het nieuw te ontwerpen logo of de nieuwe huisstijl.We maken deze bijeenkomsten bekend via de herindelingswebsite, socials, krantenadvertenties en wellicht in combinatie met buitenreclame (borden rond de lantaarnpalen). Ook zorgen we voor posters die in de gemeentehuizen, bibliotheken, dorpshuizen enzovoort kunnen komen te hangen. Ook vragen we onze ambassadeurs (klankbordgroepen, burgertop, enzovoort) om onze boodschap te verspreiden.Na afl oop koppelen we een kort verslag van deze bijeenkomsten terug en kon je er niet bij zijn, dan mag je de antwoorden ook via de website invullen.

Nieuwe naamDit onderwerp gaan we ook nog apart communiceren. Hierin werken we nauw samen met de raadsklankbordgroep en de griffi es. Zij hebben de opdracht gekregen de nieuwe naam voor te bereiden.

In beeld brengen ‘Schiere ploatjes’We roepen iedereen in de drie gemeenten op om foto’s op te sturen van wat zij ‘Schiere ploatjes’ in hun omgeving vinden. Hier gaan we ook specifi ek de jongeren bij betrekken en hun oproepen om vlogs te maken. Deze foto’s en fi lmpjes gebruiken we voor de diverse uitingen (website, kaarten, advertenties enzovoort) en hiermee kunnen we een mooi totaalbeeld creëren van wat de inwoners zo ‘Schier’ vinden in de drie gemeenten. Een perfecte manier om te weten wat er leeft en hoe iedereen zijn/haar gemeente of Onze Nieuwe Gemeente ziet. Vanzelfsprekend zijn er behalve de eer ook nog leuke prijzen te winnen!

Terugkopppeling en aangesloten houdenOok voor de externe doelgroep is het belangrijk om met wie we in gesprek gaan, steeds terug te blijven koppelen. Bijvoorbeeld door een week na een gesprek/interview een bedank-kaartje te sturen. Op de kaartkun je een (handgeschreven) stukje tekst schrijven om bijvoorbeeld te bedanken voor de input (Fijn dat u met ons meegedacht heeft !). Want hoe leuk is het niet om nog gewoon een kaartje per post te krijgen. We maken verschillende kaartjes: met foto’s van ‘Schiere ploaties’. Ook gebruiken we de foto’s van de foto-quiz hiervoor.

26

Andere communicatiemiddelen• Huis-aan-huis-krant.• Speciale gemeentefusiepagina.• Inloopbijeenkomsten.• Infopunten/roadshow.• Verkiezingscampagne.• Briefpapier, enveloppen.• Folder.• Filmpje/YouTube.• Videozuil.• Fusieblad/magazine.• Persbijeenkomsten en persberichten.• Sociale media.• Ambassadeurs.• Gluren bij de buren.• Nieuwjaarsreceptie 2021

3 .6 Organisatie van de projectcommunicatie

Communicatie maakt deel uit van de projectorganisatie: de procesbegeleider informeert vanuit de Projectgroep de communicatieadviseur van Appingedam over communicatie-vraagstellingen. Deze betrekt op haar beurt de communicatieadviseurs van de gemeenten Delfzijl en Loppersum. Samen vormen zij de Werkgroep Communicatie die naast de Werkgroep Herindeling de Projectgroep adviseert. De betrokken communicatie-adviseurs zorgen dat hun communicatie-collega’s in de eigen organisatie aangehaakt zijn.

Hoe communicatie in personele zin in het projectbureau wordt vertegenwoordigd, zal de komende weken duidelijk worden. Dan wordt ook in kaart gebracht op welke manier de lijnorganisatie aan de projectorganisatie wordt gekoppeld. De Stuurgroep is verantwoordelijk voor de communicatie met partijen buiten het project.

27

4 Communicatiekalender

In de kalender op de volgende pagina staat aangegeven hoe de planning verloopt van het proces van herindelen tot Onze Nieuwe Gemeente .Daarin volgen de communicatieacties . Deze communicatieplanning is globaalen dynamisch . Er zijn veel actoren in het herindelingsproces actief waardoorcontinu inspelen op nieuwe inzichten en ontwikkelingen nodig is .

2727

Voorbereiden Communiceren en concretiseren Organiseren en opstarten Starten Evalueren Stroomlijnen

2018 2019 2020 2021 2022 2023

Preventief financieel toezicht Start nieuwe gemeente

Wettelijke spoor

Principe besluitHerindelingsontwerpTer inzage legging

HerindelingsadviesZienswijze provincieHerindelingsadvies en zienswijze naar minister

Toetsing aan beleidskaderVoorstel herindelingswetBesluit ministerraadAdvies raad van StateBehandeling in Tweede kamerBehandeling in Eerste kamerPublicatie StaatsbladHerindelingsverkiezingenGrensbeschrijving

Fusie- spoor

Strategische visie Vijf maatschappelijke opgaven:Aardbevingen de baasMeer mensen aan het werkVoorbereid op minder mensen en het binden van jongeren Toekomstbestendige zorg en ondersteuningVerduurzaming en energietransitie

Diverse Werkgroepen:Afhankelijk van visie op organisatie

Doorontwikkeling

Verander- spoor Ambitie Draagvlak Leiderschap

Belangen Vertrouwen Energie Emotie Relatie Ontwikkeling

Communicatie Momenten wettelijk spoor

Plan van aanpakProjectorganisatieCommunicatie

(in- en extern)

Vijf maatschappelijke opgaven:Aardbevingen de baasMeer mensen aan het werkVoorbereid op minder mensen en het binden van jongeren Toekomstbestendige zorg en ondersteuningVerduurzaming en energietransitie

Diverse Werkgroepen: Afhankelijk van visie op organisatie

Naamgeving Onze Nieuwe Gemeente

Afscheid nemen

Betekenisgeving

Nieuwsbrieven

Gemeentelijke informatiepagina

Bijeenkomsten

(in- en extern) Apart plan per opgave

(intern) Apart plan per werkgroep

(in- en extern)

(in- en extern) Verwelkomen

(in- en extern) Nieuwe visie + dienstverleningsconcept

(in- en extern) 4 x per jaar

(extern) 4 x per jaar

(in- en extern)

2018 2019 2020 2021 2022 2023

Voorbereiden Communiceren en concretiseren Organiseren en opstarten Starten Evalueren Stroomlijnen

28

29

Vaststellen herindelingsontwerp Gemeenteraden

Vaststellen projectlogo en stijl

Ter inzage legging herindelingsontwerp

Opstellen herindelingsadvies

Voorleggen herindelingsadvies in SG

Voorleggen herindelingsadvies in colleges BenW

Vaststellen herindelingsadvies in gemeenteraden

Uitzetten omnibus enquete

Verwerken uitkomsten omnibus enquete

Voorbereiden focus avonden met inwoners, bedrijven en instellingen

Vaststellen focus avonden

Begeleiden focusavonden 1, 2 en 3

Verwerken uitkomsten focusbijeenkomsten en enquete

Voeren gesprekken Klankbordgroep over uitkomsten bijeenkomsten

Gesprekken medewerkers over uitkomsten bijeenkomsten

Voorlopig vaststellen uitkomsten focusbijeenkomsten en enquete

Opstellen visie, uitgangspunten dienstverleningsconcept en uitgangspunten besturingsfilosofie

Organiseren werkconferentie met Klankbordgroep over visie en uitgangspunten dienstverleningsconcept en besturingsfilosofie

Organiseren werkconferentie met medewerkers visie en uitgangspunten dienstverleningsconcept en besturingsfilosofie

Verwerken uitkomsten bijeenkomsten in definitief concept

Voorleggen visie, uitgangspunten dienstverleningsconcept en besturingsfilosofie aan PG

Voorleggen visie, uitgangspunten dienstverleningsconcept en besturingsfilosofie aan SG

Advies OR-en visie en uitgangspunten dienstverleningsconcept en besturingsfilosofie

Bespreken eindresultaat met KBG

Vaststellen visie en uitgangspunten voor besturingsfilosofie, dienstverleningsconcept en werkwijze overheidsparticipatie

okt nov dec jan feb mrt

30

5 Tot slot

Deze communicatiestrategie is een stap in de tijd en helpt de organisatie bij het maken van de gewenste ontwikkeling zoals die in de nog te maken toekomstvisie omschreven zal worden . Stap voor stap kunnen we deze strategie realiseren door de communicatie zoveel mogelijk daar te laten plaatsvinden waar die het meest betekenisvol is: dichtbij de inwoners door medewerker die een open en nieuwsgierige houding hebben; virtueel en in de fysieke werkelijkheid . Daarbij leren bestuurders en medewerkers (inclusief de communicatie-professionals) los te laten en te vertrouwen op de eigen communicatiekracht . Die alleen maar sterker en waardevoller wordt in persoonlijke en directe interacties met betrokkenen .

3030

Bijlagen

3131

32

7 Bijlage 1Logeion, de Nederlandse beroepsorganisatie voor communicatieprofessionals, onderscheidt vier trends voor 2018/2019. Hieronder geven wij deze weer, samen met de specifieke betekenis voor communicatie.

Specifieke betekenis voor communicatie• het blootleggen van drijfveren en tot de kern van de organisatie komen.• het zichtbaar maken van de waarde van de organisatie en kunnen identificeren van potentiële

gedeelde waarden bij anderen.• het zoeken naar gedeelde economische waarde, naar allianties, het bij elkaar brengen van groepen,

bouwen aan bruggen, onder andere door het faciliteren van de dialoog en de co-creatie• het gaat erom dat organisaties economische waarde creëren op zo’n manier dat dit ook voordelen

voor anderen oplevert; in gezamenlijkheid, gekenmerkt door wederkerigheid en als ‘licence to operate’.

Specifieke betekenis voor communicatie• de organisatie leren luisteren.• het zoeken naar aansluiting op zoek naar onderliggende drijfveren.• het faciliteren van dialoog, in gesprek over verwachtingen over en weer en het bieden van houvast: de verbindende rol.

Creating Shared ValueVoor het voortbestaan van organisaties is het creëren van gemeenschappelijke waarde met en voor anderen in toenemende mate van belang. Het gaat erom dat organisaties economische waarde creëren op zo’n manier dat dit ook voordelen voor anderen oplevert. In gezamenlijkheid en gekenmerkt door wederkerigheid; als ‘licence to operate’.

Van netwerk naar ‘bubble’Netwerken worden steeds meer gesloten en gestoeld op gelijkgestemden. Netwerken ontwikkelen zich steeds vaker door tot ‘bubbles’. Het verschil tussen vluchtige groepen en verankerde groepen. Vooral ingegeven door overtuiging en vaak met een onzichtbare groepsdynamiek voor de buitenwereld. Uitdaging om hoe aansluiting te blijven zoeken bij deze ‘bubbles’.

33

Specifieke betekenis voor communicatie• meer samenwerking zoeken met marketing en data-analisten.• voortdurend alert zijn op nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden.• verschillende vormen van analyse nodig.• meer scenario denken om te kunnen voorzien in de noodzakelijke wendbaarheid.• omgaan met onzekerheid en snelheid. Verandering als constante.• zowel een aanjagende rol voor verandering als specialistische rol op data-analyse.

Specifieke betekenis voor communicatie• meer samenwerking en inspiratie zoeken met andere vakgebieden als industrial design, ‘gaming’

industrie, neurologie en gedragswetenschappen.• oog voor mogelijkheden van communicatie op verschillende zintuigen, bijvoorbeeld met de inzet van ‘nudging’.• specialistische rol in het zoeken naar nieuwe vormen van communicatie.

Always spot onDe ontwikkeling van technologie biedt exponentieel veel manieren voor organisaties om in te spelen op individuele behoeftes en gedrag. Steeds meer organisaties laten zien dat dit ook kan. Dat zet de verwachtingen op scherp(er): continu on the spot/close by.

Verbeelden en belevenEr is sprake van een doorontwikkeling van tekst naar beeld naar beleving. Met name dit laatste is een nieuwe dimensie in het communicatievak. De impact van communicatie is in toenemende mate afhankelijk van verbeelding en beleving. Met als nieuwe toepassingsmogelijkheden ‘Virtual- en Augmented Reality’. In de enorme hoeveelheden van informatie is het steeds belangrijker te bekijken hoe je nog impact kan hebben. Technologie en het oog hebben voor communicatie gericht op andere zintuigen, bieden nieuwe mogelijkheden.

34

17 trends verdeeld over zes thema’s

’Iedereen aan zet, relevante trends voor overheidscommunicatie’Dienst Publiek en CommunicatieMinisterie van Algemene ZakenDen Haag, december 2017

1 Coping - Vertrouwen zoeken, omgaan met onzekerheid Waarop kun je bouwen? Het vertrouwen in instituties neemt af. Mensen zoeken het vertrouwen daarom meer bij elkaar. Dit uit zich bijvoorbeeld in meer beoordelingssystemen: ratings en reviews van producten en diensten, al is de vraag of die allemaal echt zijn. De bestaansonzekerheid neemt toe: mensen hebben minder vaak een (vaste) baan, robotisering en digitalisering nemen steeds meer banen over, en bovendien moeten mensen steeds vaker werk en zorgtaken combineren.• Trend 1 Vertrouwen in instituties neemt af, mensen zoeken vertrouwen bij elkaar.• Trend 2 Onzekerheid neemt toe & nieuwe manieren van coping.

2 DIY-maatschappij - Meer initiatieven van burgers en bedrijven Do It Yourself - Inwoners en bedrijven ontplooien steeds meer eigen initiatief in de doet-het-zelfeconomie. Dit blijkt bijvoorbeeld uit de vele crowdfundingacties. Er worden deelplatforms opgericht die soms publieke waarden onder druk zetten. Deze initiatieven ontstaan vanuit verschillende behoeftes, zoals sociaal ondernemerschap en zingeving. Veel mensen willen iets goeds doen voor de maatschappij. Aan de andere kant wordt deze ontwikkeling afgedwongen, doordat de overheid taken afstoot. Mensen kunnen veel zelf, maar de grenzen van de zelfredzaamheid worden zichtbaar.• Trend 3 Doe-het-zelfeconomie & crowdfunding. • Trend 4 Deeleconomie: van bezit naar gebruik.• Trend 5 Sociaal ondernemerschap en zingeving.

3 Samenleven - Van segmenten naar mensen De verschillen in leefstijlen nemen toe en daardoor zijn mensen minder gemakkelijk in groepen in te delen. Denk aan ‘de ouderen’ die steeds minder homogeen zijn. Mensen verschillen op heel veel kenmerken, zoals opleidingsniveau, inkomen of religie. Soms kunnen verschillen problematisch worden, bijvoorbeeld wanneer er ongelijkheid optreedt. Dan worden het scheidslijnen. Dit wordt versterkt als media de scheidslijnen expliciet benoemen; dit werkt gevoelens van uitsluiting en onbehagen in de hand. Het maatschappelijk onbehagen neemt licht toe. Mensen maken zich zorgen over bijvoorbeeld de manier van samenleven en ervaren een gevoel van onmacht.• Trend 6 Er zijn meer verschillen. • Trend 7 Scheidslijnen en gevoelens van uitsluiting. • Trend 8 Maatschappelijk onbehagen neemt toe.

7 Bijlage 2

35

4 Techdriven - Van mens naar machine, van fysiek naar virtueel Nieuwe technologieën, zoals bots, blockchain en augmented reality, hebben steeds meer impact op de manier waarop wij met elkaar samenleven en communiceren. De omvang daarvan is nog lang niet zichtbaar omdat er veel achter de schermen gebeurt. Bovendien versterkt de ene ontwikkeling de andere. Er is een verschuiving gaande van mens naar machine en van fysieke wereld naar virtuele wereld. Deze nieuwe technologie maakt ons kwetsbaarder voor cyberaanvallen.• Trend 9 Hyperpersonalisatie & the rise of bots. • Trend 10 Blockchainrevolutie.• Trend 11 AR, VR en MR – beleef de nieuwe ‘echte’ wereld.

5 Meer dan privacy - Zeggenschap over je gegevens, je leven Het gebruik van persoongegevens raakt de privacy van mensen. De voordelen van datatoepassingen staan nog vaak op de voorgrond, maar de aandacht voor de schaduwzijden groeit. Het debat gaat daardoor steeds meer over fundamentele kwesties: macht, marktordening en autonomie. Wie is de eigenaar van data? Wijn er nieuwe mensenrechten nodig? Het bewustzijn over privacy risico’s neemt toe. Meer mensen hebben behoefte aan controle en zeggenschap over hun gegevens. Bedrijven spelen hier op in, mede ingegeven door de nieuwe privacywet (mei 2018).• Trend 12 Discussie over dataeigenaarschap en macht: nieuwe mensenrechten.• Trend 13 Toenemend bewustzijn privacy risico’s.

6 24/7 online - Continu content maken en volgen Iedereen is hyperconnected. Mensen posten en liken voortdurend op platforms als Facebook en Instagram. Slimme algoritmes bepalen op grond van gedrag op sociale media wie wat voorgeschoteld krijgt. Daardoor ontstaan filterbubbels: je ziet vooral (nieuws)updates van gelijkgestemden. Nepnieuws krijgt meer kans. Nieuwsplatforms zijn nog steeds belangrijk, maar veranderen door de online interactie met het publiek. Er zijn al wel tegenbewegingen: mensen zijn vaker bewust offline, bubbels worden doorgeprikt en feiten worden gecheckt.• Trend 14 Hyperconnected & bewust offline.• Trend 15 Filterbubbels & doorprikken ervan. • Trend 16 Fake news & factchecking. • Trend 17 Journalistiek verandert mee; ook meer ‘on demand’.

Colofon

november 2018

Redactie: communicatieadviseurs gemeenten Appingedam, Delfzijl, Loppersum

Ideevorming middelen en vormgeving: Unicom communicatieadviesbureau

Fotografi e: Pjotr Wiese

Appingedam-Delfzijl-Loppersum...De gemeenten Appingedam, Delfzijl en Loppersum bereiden zich voor op...

Documents

Transcript of Appingedam-Delfzijl-Loppersum...De gemeenten Appingedam, Delfzijl en Loppersum bereiden zich voor op...