Pagina 1 van 7

Alfresco Document Management

Efficiënter (samen)werken, altijd en overal beschikken over de benodigde informatie en geen zorgen hoeven maken over IT en back-up? Lagere kosten en minder hoofdbrekens voor de werkgever en een plezieriger werkomgeving voor de werknemer?

ECM2 levert oplossingen voor het MKB dat geen zin heeft in ‘gedoe’ met hun IT. In onze oplossing voor document management op basis van Alfresco, kan je al je informatie en kennis, de zogenaamde “enterprise content”, opslaan en daaraan op eenvoudige wijze (samen)werken. Alfresco is een professioneel en modern platform dat wij online via internet aanbieden. Alle gebruikers van de oplossing kunnen informatie en kennis aandragen. We maken een vergelijking met “Web 2.0”, waarbij iedereen informatie kan toevoegen (denk aan Facebook, Twitter en Wikipedia) om daarmee het algemene kennisniveau te vergroten. Daarvoor gebruiken wij dan ook de term “Enterprise Content Management 2.0”: het gemak en de toegankelijkheid van een internetapplicatie met de kwaliteit en veiligheid van professionele software en professionele dienstverlening.

Doordat wij Alfresco online aanbieden, is deze software voor het eerst (financieel) bereikbaar voor alle ondernemers in het MKB. Géén hoge initiële investeringen, wél de zekerheid van een goed en veilig systeem. De belangrijkste pluspunten op een rijtje : Moderne en prettige interface Toegang is plaats-, tijd- en

besturingssysteem onafhankelijk Ook via smartphone en tablet te

gebruiken (iPhone, iPad en Android) Toegang kunnen geven aan externe

partijen Lage, vaste maandelijkse kosten,

inclusief beheer en helpdesk Geen kennis van of investeringen in IT

benodigd Goedbeveiligde servers en data

Pagina 2 van 7

Dienstverlening Voor elk bedrijf zijn kennis en informatie belangrijke bedrijfsmiddelen. Zonder deze middelen is het vaak moeilijk of zelfs onmogelijk om de bedrijfsvoering te laten doorgaan. Niet alleen verlies van gegevens levert problemen op, ook het niet (snel of eenvoudig) kunnen vinden van de gewenste informatie omdat deze zich op een ander systeem of andere plek bevindt. Het is dan ook van belang dat deze middelen goed zijn beschermd en beveiligd, maar dat zij toch altijd en overal beschikbaar zijn om de werkzaamheden te ondersteunen. Dit lijken tegenstrijdige eisen. Voor veel bedrijven en de door hun gekozen oplossing is dat ook zo. Door gebruik te maken van Alfresco, combineert ECM2 deze schijnbare tegenstrijdigheid in één oplossing. Met Alfresco bieden wij een goed beveiligde, maar gebruiksvriendelijke samenwerkingsomgeving (ook wel een collaboration environment of team site genoemd) via het internet aan.

Wij richten ons met deze dienst specifiek op het MKB Deze bedrijven vallen in de praktijk vaak buiten de boot bij andere (grote) diensten- en softwareleveranciers, waardoor met de hoogste tarieven wordt gerekend. Veelgebruikte standaardsoftware daarentegen, zoals de standaard e-mail bij website hosting, is betaalbaar, maar voldoet al snel niet meer en biedt niet de mogelijkheden die je zoekt als MKB. De overstap naar professionele software is echter vaak groot. De kosten voor licenties zijn te hoog en de kennis voor installatie, implementatie en beheer ontbreekt. Wij leveren onze oplossing als volledig beheerde dienst. Dat betekent dat je geen kennis van IT hoeft te hebben, geen apparatuur of software hoeft aan te schaffen of te onderhouden en aan het einde van de maand geen financiële verrassingen krijgt voorgeschoteld. Je kunt ons namelijk ook bellen met al je beheervragen. Onze oplossing is daardoor volledig "plug and play".

Sterks basis voor gegevensopslag en -uitwisseling Alfresco biedt als standaarddienst al zeer relevante en nuttige functies die het werken met bestanden en documenten sterk zal verbeteren. Daarnaast zijn er onder de motorkap ruime mogelijkheden om functionaliteiten aan te passen en/of te automatiseren. Daarmee kunnen wij Alfresco helemaal naar wens aanpassen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het definiëren van aparte content modellen om relevante metadata op te kunnen slaan, het aanpassen van work flows op de bedrijfsprocessen, of het automatiseren van bestandsdistributie. Door de ruime aanwezigheid van API’s en het ondersteunen van veel open standaarden, kan Alfresco daarnaast ook dienen als opslagplaats voor andere applicaties. Die applicaties kunnen dan gegevens ophalen uit Alfresco en/of gegevens ophalen. Daardoor krijg je één centrale ‘repository’, oftewel opslagplek, voor bedrijfsgegevens. Neem vooral eens contact met ons op over de mogelijkheden die Alfresco standaard biedt en om te sparren over functionaliteit en andere zaken waarnaar jullie op zoek zijn!

Pagina 3 van 7

Beschikbare modules Om niet altijd van ‘nul’ te hoeven beginnen met het realiseren van extra functionaliteit, hebben wij een aantal modules beschikbaar. Deze bieden tegen een standaardtarief aanvullende functionaliteit en worden door ons of een 3e partij doorontwikkeld. We hebben de volgende modules beschikbaar: Records management

Classificeer documenten en bestanden.

Koppel en handhaaf metadata als vernietigingstermijnen.

Maak records aan vanuit de documentenbibliotheek.

Toon hetzelfde bestand op meerdere plekken in het DMS.

Automatiseer aanmaken van records m.b.v. regels.

Koppel bestanden aan elkaar en aan meerdere locaties.

Beheer zelf de meta data en beschikbare zoekopties.

Projectenbeheer

Uitgebreide module voor beheer van projecten.

Geeft inzicht door o.a. Gantt charts. Houd overzicht op kosten en verloop. Ongelimiteerd aantal projecten. Benut de workflow module en het

DMS optimaal.

Aangepaste weergaves

Maak weergaves op de data o.b.v. regels.

Bijvoorbeeld een eigen 'Inbox' voor nieuwe bestanden.

Weergaves zijn altijd up-to-date. Vereenvoudig de weergave en

verwerking van gegevens. Koppel acties aan bestanden binnen

een weergave. Weergaves zijn dynamisch te maken

per gebruiker. Metadata bij upload

Voeg direct de noodzakelijke metadata toe.

Verrijk de gegevens al tijdens het uploaden.

Maakt bestanden beter vindbaar. Zelf te koppelen aan één of meer

uploadmappen. Goed te combineren met regels en

Records Managment.

Daarnaast hebben we de prijzen voor opslag en prestaties gestandaardiseerd. Je kunt daarmee zelf bepalen hoe veel opslag je hebt en hoe snel de applicatie draait bij een bepaalde hoeveel gebruikers. Deze modules zijn eenvoudig toe te voegen aan de dienst.

Pagina 4 van 7

Welke voordelen biedt onze oplossing voor jouw bedrijf? Gebruiksvriendelijk De gebruiksvriendelijke interface van Alfresco zorgt ervoor dat je snel aan de slag kunt gaan met het delen van informatie, zelfs zonder uitgebreide opleiding. Scheid gegevens van elkaar en maak eenvoudig nieuwe samenwerkingsomgevingen aan, bijvoorbeeld voor een afdeling, team of project. Per omgeving bepaalt de beheerder wie toegang heeft en tot welke informatie. Gebruik verschillende manieren om informatie met elkaar te delen. Bijvoorbeeld via een wiki, discussieforum, Blog en uiteraard een Documentenbibliotheek. De belangrijkste voordelen: Snel en eenvoudig

informatie toevoegen en ophalen

Samenwerkingsomgeving volledig zelf in te delen

Automatiseer standaardhandelingen

Kennis delen via o.a. documenten, discussies en wiki’s

Lage, vaste maandelijkse kosten, inclusief beheer

Voorbeelden van documenten (word, pdf, etc.) worden automatisch gegenereerd en zijn vanuit de browser te bekijken

De toegang is plaats- en tijd- onafhankelijk

Deel bestanden met derden via speciale links

Ook via smartphone en tablet te gebruiken (iPhone, iPad en Android)

Zet taken uit naar personen en groepen (workflow)

Professioneel Alfresco biedt een groot aantal mogelijkheden voor de gebruiker, zonder dat het gebruik wordt gehinderd door de complexiteit van traditionele samenwerkingsomgevingen. Alfresco is sinds 2005 in ontwikkeling, is volledig web gebaseerd en ondersteunt verschillende open standaarden. Dit pakket is, in tegenstelling tot veel concurrerende applicaties, zoals bijvoorbeeld SharePoint, niet gekoppeld aan één besturingssysteem of één merk Office-pakket. Daarnaast kan het pakket worden aangepast om een nauwe aansluiting bij je bedrijfsprocessen en werkwijzen te verkrijgen. De belangrijkste voordelen: Versiebeheer in de

applicatie: alle versies van bestanden en documenten blijven bewaard

Zoekfunctie die de volledige tekst van bestanden doorzoekt

Uitgebreide mogelijkheden voor rechtenbeheer

Toegang kunnen geven aan externe partijen (klanten/leveranciers)

Functionaliteit aanpassen en toevoegen naar wens

Ondersteuning voor alle bestandsformaten

Ondersteuning voor grote bestanden

Door gebruik Alfresco, zeer schaalbare oplossing

Beheerde dienst Wij hebben Alfresco opgezet als volledig beheerde dienst via internet. Dat wil zeggen dat je geen apparatuur hoeft aan te schaffen, je geen omkijken hebt naar het beheer, dat je ons (technische) vragen kunt stellen en dat de omgeving altijd en overal bereikbaar is via het internet. De belangrijkste voordelen: Geen initiële investeringen Beheer van de applicatie

inclusief Helpdesk inclusief Geen kennis van IT

benodigd Geen serverapparatuur

benodigd Omdat van het publieke internet gebruik wordt gemaakt, is een goede beveiliging van belang. ECM2 beveiligt zowel de server als de verbinding naar de server. Daardoor zijn je gegevens te allen tijde beschermd en alleen beschikbaar voor personen die daar daadwerkelijk toegang tot mogen hebben. Veiligheidsmaatregelen: De apparatuur staat in een

goed beveiligd Nederlands datacenter

Je kunt de gegevens op je smartphone op afstand (laten) wissen, bijv. bij verlies

Dagelijks back-up, tot drie maanden bewaard

Per klant een aparte omgeving, dus niet gedeeld met anderen

Mogelijkheid tot installatie op eigen server

Pagina 5 van 7

Schermafbeeldingen

Beelden zeggen vaak meer dan woorden. Daarom onderstaand een aantal schermafbeeldingen van de webomgeving. Persoonlijke pagina Elke gebruiker heeft een persoonlijke pagina. Deze pagina geeft onder andere een overzicht van de eigen activiteiten en de activiteiten van anderen en maakt het mogelijk snelkoppelingen aan te maken naar bestanden, mappen en Sites.

Site Dashboard Naast de persoonlijke pagina, is er voor elke Site een pagina beschikbaar. Deze geeft onder andere weer wie er lid zijn van de Site, wat hun rechten zijn en welke activiteiten er hebben plaatsgevonden.

Pagina 6 van 7

Functionaliteit per Site Elke Site beschikt standaard over een aantal functionaliteiten: Wiki, Blog, Documentenbibliotheek, Kalender, Links, Discussies en Datalijsten. Deze onderdelen kan je gebruiken om samen te werken aan kennis en informatie. In dit voorbeeld wordt de Documentenbibliotheek weergegeven.

Voorbeeldweergave van documenten Van bepaalde bestanden, zoals bijvoorbeeld Word-documenten, Excelbestanden en PDF bestanden, wordt automatische een voorbeeldweergave gegenereerd. Je kunt deze daarom direct bekijken in de browser, zonder dat je deze hoeft te downloaden. Ook kan je deze eenvoudig delen met derden, zonder dat je het bestand hoeft te mailen.

Pagina 7 van 7

Over ECM2 Net als jij, geloven wij in eerlijkheid, samenwerken, openheid en klantvriendelijkheid. Als ondernemer in het MKB of ZZP'er zoek je naar onderscheidende kwaliteiten en laat je je niet graag dwingen zaken op een bepaalde manier te doen. Wij zorgen ervoor dat je die uitgangspunten niet hoeft te verlaten waar het de IT betreft. Sinds onze oprichting in 2010 bieden wij een alternatief voor de gevestigde orde. Onze dienstverlening is gebaseerd op open, flexibele software, een klantvriendelijke aanpak en kortlopende contracten. Op die manier maken we alle mogelijkheden die IT biedt weer toegankelijk voor het MKB, zelfstandigen en consumenten. De software die wij gebruiken komt van bedrijven die wortelen in de open source gemeenschap: Alfresco, Zarafa en SugarCRM. Wij voegen daar onze eigen verbeteringen en uitbreidingen aan toe en draaien deze op een zelfbeheerde, Nederlandse infrastructuur. Op die manier realiseren wij de ideale oplossing voor jouw IT-vraagstukken. Naast beheerde/managed cloud applicaties bieden wij ook consultancy-diensten aan rondom deze applicaties. Daarbij helpen wij met inrichten, meetwerk en advies. Ben je geïnteresseerd in deze pakketten, maar maak je liever gebruik van eigen apparatuur, dan kunnen wij je daarbij ook van dienst zijn. Je kunt ECM2 op de volgende manieren bereiken:

Mail: info@ecm2.nl Telefonisch: 085-0160700 (maandag t/m vrijdag van 8:30 tot 18.00)

Maak via onze website gebruik van de gratis online demo, of lees meer over de

mogelijkheden en kosten van Alfresco document management:

https://ecm2.nl/producten/alfresco-document-management/