Serenga - Onderwijscongres - Optimalisatie van secundaire werkprocessen met Document Management

1

Smart Case Management

Lagere kosten en hogere kwaliteit in secundaire processen in het onderwijs

Onderwijs seminar 25-09-2012

WELKOM

2


3


Dilemma

Kan dit?

Realiteit

Fors ingrijpen om hethuishoudboekje

op orde te brengen

Maar

Dit mag niet ten kostegaan van de kwaliteit

van het onderwijs

4


Ja, dat kan door

optimalisatie van werkprocessen

Realiteit

Fors ingrijpen om hethuishoudboekje

op orde te brengen

Maar

Dit mag niet ten kostegaan van de kwaliteit

van het onderwijs

5


Onderzoeksresultaten

23% van de tijd wordt besteed aan het zoeken, achterhalen en sorteren van documenten.

20% van de documenten is niet beschikbaar op het moment dat ze nodig zijn.

15% van alle kantooroppervlakte wordt ingenomen door archiefkasten.

35% van het personeel print belangrijke e-mailberichten en archiveert deze vervolgens in een papieren dossiers

53% van de organisaties hebben problemen met hun e-mailbox opslagcapaciteit.

71% van de mensen bewaart belangrijke e-mails in hun lokale Outlook™ folders.

63% van de mensen heeft er weinig of geen vertrouwen in dat belangrijke e-mails compleet bewaard worden en vervolgens weer makkelijk terug te vinden zijn.

6


Optimalisatie van werkprocessenHoe groot zijn dan de besparingen?

Klantcase Analoog DigitaalMet Serenga

Tijdswinst

Inwinnen van informatie en terugvinden daarvan per proces 165 min. 15 min. 91%

Het ter beschikking stellen van stukken per vraag 50 min. 4 min. 92%

Postrondes en registratie per dag 260 min. 105 min. 60%

7


Voorbeelden van werkprocessenOnderwijs specifiek

• Studentendossiers• Stagedossiers• Studentaanmeldingen• Numerus Fixus• Bekostiging• Accreditatie

Algemeen

• Digitale postdistributie• Vergaderdossiers• Klachtafhandeling• Projecten• Aanbestedingen

Secretariaat• Aanvraag opleiding• Bezoeken seminar• Ter kennisgeving• Opzegging abonnement

Personeel & Organisatie• Personeeldossiers• Werving en selectie• Aanvraag einde loopbaan• Aanvraag overig verlof• Aanvraag loopbaan wensen• Aanvraag werkgeversverklaring• Aanvraag ouderschapsverlof• Aanvraag zwangerschapsverlof • Uitkeringsaanvraag• Herstelmelding medewerker• Adreswijziging

Juridisch• Aanvraag juridisch advies• (Afwijkende) servicevoorwaarden

Finance & Control• Subsidieaanvragen• Belastingoverzicht• Factuuraccordering• Declaraties

Facility Management

• Aanvraag mobiele telefoon• Aanvraag vergunning• Verhuizing domeinnaam • Schademelding• Diefstalmelding• Huur en medegebruik• Gebruikersvergunning• Offerte huisvesting• Inkoop/aanbestedingen• Interne verhuizingen• Fietsplan

8


Enkele praktijkvoorbeelden3 locaties, 2.600 leerlingen• In- en uitgaande post• Factuurverwerking• Personeelsdossiers

• Uitbreiding naar• Studentendossier• Deel van het slapend archief• Substitutie

14 locaties, 42.000 leerlingen• Stagedossiers• Uitbreiding naar studentendossiers

School of Business and Economics• Decentrale selectie• Numerus Fixus

56 basisscholen, 65 locaties, 13.000 leerlingen• Zie volgende slide

9


Personeel & OrganisatieBapo aanvraagFietsplanAttentieregelingFormatieVervangersbankAanvraag einde loopbaanAanvraag overig verlofAanvraag loopbaan wensenSubsidieaanvraagHerstelmelding medewerkerTer kenningevingLio aanmeldingAanvraag werkgeversverklaringAdreswijzigingUitkeringsaanvraagOuderschaps- / Zwangerschapsverlof aanvraagWerving en selectie

Facility ManagementAanvraag mobiele telefoonVerhuizing domeinnaam (I&A)Aanvraag vergunningAanvraag opleiding/bezoeken seminairSchademeldingDiefstalmeldingHuur en medegebruikGebruikersvergunningAdreswijziging

Aanvraag juridisch adviesOfferte huisvestingInkoop/aanbestedingenTer kenningevingVerhuizingen

College van BestuurUitnodigingenTer kennisgevingGemeenten

Finance & ControlDeclaratieformulier dienstreizenAanvraag opleiding/bezoeken seminairSubsidieaanvraagAanvraag bekostigingBelastingoverzichtTer kennisgevingFacturen

OnderwijsPGNPOAanvraag opleiding/bezoeken seminairTer kennisgeving

Raad van ToezichtAanvraag opleiding/bezoeken seminairTer kennisgeving

BestuursbureauZonder begeleidend schrijven

RegiodirecteurenInspectie van het OnderwijsAanvraag opleiding/bezoeken seminairTer kennisgeving

SecretariaatAanvraag opleiding/bezoeken seminairTer kennisgevingOpzegging abonnement

O&OLeerlingenzorgTer kennisgeving

10


Optimalisatie van werkprocessen

Hoe doe je dat met Serenga?

11


Serenga: 5 elementen; 2 kernwaarden

Informatie

Proces

Samen-werkenAnalyse

Integraties

Ease of use

Fastup and running

12


Element 1

Intranet

enz. …

Persoonlijkedirectories

Papierenafdelings-archieven

Papierenpersoonlijke

archieven

SharePoint

Outlook

Shareddirectories

DMSCRM

…

Financieelsysteem

Dropbox

USB-sticks

Informatie

13


Element 2

Ondersteunt maar dwingt niet SmartFlow® geeft advies in de afhandeling op basis van historie

Voorgedefinieerde activiteiten Ad-hoc activiteiten

Doorlooptijdbewaking met rappels Behandelstatussen

Management rapportages en dashboard overzichten

Bewaar- en vernietigingstermijnen

Proces

14


Element 3

Web based Plaats- en tijdonafhankelijk Iedereen weet waar de ander mee bezig is Iedereen heeft dezelfde actuele informatie, mits daartoe gerechtigd Iedereen heeft alleen User management Ad-Hoc users (Email) meldingen en herinneringen

Samen-werken

15


Element 4

Alle data wordt gelogged• Proces/werkdruk analyse• Kritieke pad analyses

Reversed engineering processen Krachtige tool om zwakke plekken in organisatie te ontdekken

Analyse

16


Element 5

Open standaarden• Ldap• Webdav• Webservices• API

Zeer sterke export en import modules

Koppelingen gerealiseerd naar• ERP systemen als SAP, Exact, Metacom etc.• CRM systemen als SalesForce• Microsoft office, outlook, EPM etc.• Bouw informatie systemen als Piramide, Metacom, BIS, • Scanoplossingen: IRIS, S2P, Kofax etc….• Segment specifieke oplossingen; Streamsoft (LIS), onderwijs etc.• Etc.

Integraties

17


Kernwaarden

Ease of use Fastup and running

18


Customer case

19


Customer case

Demonstratie

School of Business and EconomicsBachelor and Master admissions

20


21


Bedankt voor uw aandacht

Serenga - Onderwijscongres - Optimalisatie van secundaire werkprocessen met Document Management

Documents

Transcript of Serenga - Onderwijscongres - Optimalisatie van secundaire werkprocessen met Document Management