30

- Bij compleet aangeleverdeadvertenties is het zaak in een vroeg stadium te con-troleren of het aangeleverde materiaal aan de vereistespecificaties voldoet. Digitaal materiaal moet zo snelmogelijk worden gecontroleerd op fonts, illustraties,kleurgebruik en volledigheid. Hierbij kan pre-flightingsoftware uitstekende diensten bewijzen.Door het controleproces in hoge mate te automatise-ren, kan het controlemoment bij de buitendienst offront-officemedewerker worden gelegd. Mochten erproblemen zijn, dan kan de klant ervoor kiezenopnieuw aan te leveren of de reparatiewerkzaamhedendoor de productieafdeling van het blad of de krant telaten uitvoeren. Discussie over de kosten wordtzodoende in belangrijke mate vermeden. Omdat dittype advertenties doorgaans geproduceerd wordt doorprofessionele opmaakstudio’s kunnen er ook zorgvuldiggedefinieerde aanleverinstructies opgesteld worden,waarmee problemen voorkomen kunnen worden.

- in typen advertenties en processen. Zorgdat per advertentietype de processen zo efficiëntmogelijk verlopen en voeg eventueel overlappendeactiviteiten samen.

VOORDELENBureau-advertenties

ien eisen vast waaraan de klant zich moet houden.2. Afbreukrisico beperken. Besteed meer tijd en aandachtaan advertenties met een hoog afbreukrisico, zoalsadvertenties van grote adverteerders en advertentiesmet een hoog risico op claims.3. Controleren bij de ingang. Signaleer op zo kort moge-lijke termijn of het aangeleverde materiaal aan degestelde eisen voldoet en of de gemaakte afsprakenzijn nagekomen.4. Differentiëren

z

1. Zelf doen. Laat de klant zo veel mogelijk stappen inhet proces zelf uitvoeren. De uitgever voorziet de klantvan het juiste gereedschap en stelt randvoorwaarden

opmaakin-structie, orderbon, e.d.;

l productietaken: scannen, zetten, opmaken encontroleren van het aangeleverde materiaal:

l plaatsing: het indelen en monteren van advertenties.

HET ZACD-PRINCIPEOm verbeteringen in dit doorsnee productieproces tekunnen aanbrengen, laten we er het ZACD-principe oplos. ZACD staat voor:

enlof te scannen);l rubrieksadvertenties (platte tekst zetten, nagenoeg

geen opmaak);l familieberichten (zetten en beperkte opmaak);l MKB- en personeelsadvertenties (klant levert deel

materiaal aan en bedrijf vervaardigt de advertentie;scannen, zetten en opmaken).

De vier advertentiestromen De advertentievervaardiging is veelal georganiseerddoorlopen dezelfde procedure. naar de aard van de te verrichten werkzaamheden, die

vaak geclusterd zijn in vier afdelingen:l aanname: via buitendienst, regiokantoren of

telefonische verkoop;l orderintake: het aanmaken van een

pro-ductieprocedure.Toch zijn er in het proces van advertentievervaardigingvier verschillende typen advertenties te onderschei-den. Het onderscheid valt te maken aan de hand vande productiestappen die elk type moet doorlopen.

VIER SOORTENEr zijn zo vier soorten advertenties te onderkennen:l bureau-advertenties (compleet digitaal, film of print

op papier aangeleverd door een professioneelbureau, te controleren

I n de huidige productieorganisatie van uitgeverijenwordt doorgaans weinig onderscheid gemaakt insoorten van advertenties. Ze doorlopen daaromook vrijwel allemaal in grote lijnen dezelfde

VERMIIDEN?- TE ZIIN DEZE KOS OVERWERK

C,

HOE

TOT RISICO’S VAN&JS Ei.4

HDLDIJK

H ET NIET GOED BEHEERSEN

ONVERMIJDELIJK

ADVERTENTIEVERVAARDIGING

DOOR MICHIEL DE KLEIN EN RONALD

200)1 1 1 Facts

nalist bij CEA. Hun artikel is gebaseerd op ervaringen van CEA.

Media

Holdijk, infor

productie-proces de rust in het advertentiebedrijf en hoeft er min-der vaak een beroep te worden gedaan op overwerk.

Michiel de Klein is organisatie-adviseur, Ronald

ZACD-princi-pe zijn bemoedigend, zo is onze ervaring:l besparing op correctiekosten van 25 tot 50 procent;l vermindering van de personele bezetting bij de

advertentievervaardiging met 20 tot 30 procent;l verkorting van de doorlooptijd tot 50 procent:l minder claims door hogere kwaliteit van werken.

Daarnaast bevordert de beheersing van het

cessen is een voorwaarde. Alleen door alle adverten-tiestromen in één geïntegreerd systeem teautomatiseren blijft het overzicht optimaal. Daarnaastis het noodzakelijk te beschikken over goed opgeleidemedewerkers met inzicht en vooral overzicht in hetgehele proces van advertentievervaardiging.Door dit alles krijgt het front-office nadrukkelijker eenrol in controle en invoer van het advertentiemateriaal.Het rechtstreekse contact maakt dat het front-officeveel kennis heeft van de wensen en eisen van de klant.Door niet te proberen al deze kennis over te dragenaan productiemedewerkers, maar zelf een aantalgestandaardiseerde en geautomatiseerde delen van deproductie ter hand te nemen, worden problemen al ineen vroegtijdig stadium uitgesloten.

BESPARINGENDe resultaten van de toepassing van het

ZACD-principe.werkers uiteraard op een goede manier worden gefaci- Het aantal te doorlopenliteerd. Een goed geoutilleerd automatiseringssysteem productiestappen is sterkmet een hoge mate van integratie in de primaire pro- gereduceerd.

indeler. Rubrieksadvertentieskomen niet meer op verkoop, ordermanagement enopmaak. Familieberichten worden door de verkooprechtstreeks doorgestuurd naar de indelers. De enigestroom die alle afdelingen blijft doorlopen zijn deMKB- en personeelsadvertenties.

RANDVOORWAARDEN AdvertentievervaardigingOm deze werkwijze te kunnen hanteren moeten mede- volgens het

Al deze factoren vergro-ten de kans op fouten en onvolkomenheden.Bij dit type advertenties is het zaak zo snel mogelijkhet aangeleverde materiaal te controleren en klaar tezetten voor opmaak. Ook scanwerk dient op een zokort mogelijke termijn gemaakt te worden.Bij het verbeteren van dit proces moet de nadruk liggenop het voorkomen van fouten. Dat betekent dat degenemet de meeste kennis van de klant zoveel mogelijkvoorbereidend werk doet op basis van de kennis van deklant en zijn advertentiepakket. Zaken als illustratiesklaarzetten, oud advertentiemateriaal uit het archiefhalen en zelfs controle van aangeleverd materiaal moetzo ver mogelijk vóór in het proces plaatsvinden, d.w.z.bij de orderbehandelaar of zelfs bij het front-office.

ordermanager naar

logos of teksten, weinigtot geen vastgelegde basislay-out, hergebruik van(delen van) oude advertenties.

- De meest complexeproductiestroom ontstaat door advertenties die geheeldoor het advertentiebedrijf opgemaakt moeten wor-den. Het aantal variabelen tijdens de productie is hier-bij immers verreweg het grootst: wel of geen scanwerk,digitaal aangeleverde foto’s,

MKB- en personeelsadvertenties

demand” de advertentie.

tekstin-voer zo ver mogelijk vóór in het proces te latenplaatsvinden, zo mogelijk met de klant erbij, kanvroegtijdig een controle- en correctieslag gemaaktworden. Dit bespaart bovendien tijd in de opmaakfase.Omdat de opmaak van familieberichten doorgaansredelijk standaard is, kan deze ook geautomatiseerdworden. Keuze uit bijvoorbeeld tien basis-stramienen,25 lettertypen en 50 standaardillustraties kan op hetfront-office plaatsvinden, of zelfs bij de klant. Na detekstinvoer ontstaat zo “on

foutkans ont-staat bij het invoeren van teksten. Door deze

- Een korte doorlooptijd en hogeeisen aan de zorgvuldigheid zijn kenmerkend voorfamilieberichten. Het foutpercentage in deze soort

\

advertenties moet nul zijn. De grootste

l

ling. Vervolgens zet hij zelf zijn advertentietekst, krijgt ophet scherm een afbeelding van het eindresultaat en geeftzijn akkoord. De ingevoerde tekst kan rechtstreeks, nage-noeg zonder inmenging van een medewerker adverten-tievervaardiging, inlopen in de pagina.Ook de administratieve afhandeling hiervan kan inhoge mate geautomatiseerd worden. Het automatischen digitaal genereren van een factuur vereenvoudigthet proces. Kostenvoordelen zijn evident.

Familieberichten

site voertde klant zijn naam en adresgegevens in voor de factuuren geeft eventueel creditcardgegevens op voor de beta-

site van de krant of het tijdschrift. Op die

ties is de eenvoud van het zetwerk. In feite bestaat deproductie uit niet meer dan het invoeren van tekst. Ditproces kan beduidend efficiënter verlopen door degebruiker te faciliteren.Laat de gebruiker zelf via internet zijn advertentie zetten,via de

rubrieksadverten-- Kenmerk van

Ontwikkelingen in certified PDF zijn hierin ookbehulpzaam.

Rubrieksadvertenties