Aan de slag met archief en documentatie:

Inleiding tot beheer en ontsluiting van archief

Hendrik Vandeginste

Wat is archief?

• archief, dat is: • archiefstukken

• archiefbestanddeel: vb. de documenten bij de

secretaris: ‘mijn archief’

• archiefstelling: stadsarchief van Genk

• archiefbewaarplaats: het gebouw

Wat is archief?

• van Dale: • documentatie = documentenmateriaal of het

bijeenbrengen van documenten

• bibliotheek = verzameling boeken

• archief = verzameling van geschreven stukken,

oorkonden, akten, bescheiden, registers enz. die

betrekking hebben op het bestuur van staat, gewest

of gemeente, van een instelling of vereniging, van de

werkkring van een openbaar ambtenaar of van een

geslacht

Wat is archief?

• den Teuling (de Bijbel?):

• www.vvbad.be/publicaties/ar

chiefterminologie-voor-

nederland-en-vlaanderen

Wat is archief?

• den Teuling (de Bijbel?): documentatie:

• Verzameling documenten betreffende

een feit of een reeks feiten,

bijeengebracht met een bepaald doel.

• Een verzameling of collectie

• Vaak thematisch of onderwerpsmatig

• Met een bepaald doel

Wat is archief?

• den Teuling (de Bijbel?): archiefstuk:

• Een archiefstuk is een document dat

ongeacht zijn vorm en zijn drager, naar

zijn aard bestemd is om te berusten

onder de persoon, groep personen of

organisatie die het heeft ontvangen of

opgemaakt uit hoofde van zijn of haar

activititeiten, zijn of haar taken of ter

handhaving van zijn of haar rechten.

Wat is archief?

• den Teuling (de Bijbel?): archiefstuk:

• Het moet informatie bevatten.

• Gegroeid op een organische wijze.

Wat is archief?

• De levende doden?:

• levend en/of dood archief

• Statisch archief: zowel de administratieve

als de juridische functie van het

document/dossier is verstreken. Het wordt

permanent bewaard omwille van zijn

historische waarde.

Wat is archief?

• De levende doden?:

• Semi-statisch: het dossier is afgesloten (de

zaak is volledig afgewerkt), maar het bezit

nog administratieve en juridische waarde.

• Dynamisch: het document of het dossier is

nog actief, is nog in opbouw bij de

archiefvormer, is nog niet afgerond.

Stappenplan voor

inventariseren

• Stappenplan voor inventariseren:

• Kennismaken met de documenten

• Onderzoek naar archiefvormer

• Reconstructie van archief + schonen

• Ordenen

• Beschrijven

Stappenplan voor

inventariseren

• Stap 1: Kennismaken met de documenten

• Maak enkele notities i.v.m. soort document ,

de inhoud, de samenstelling, de uiterlijke

vorm, datering

• Maak een soort van plaatsingslijst:

Wat staat waar?

Stappenplan voor

inventariseren

• Stap 2: Onderzoek naar archiefvormer

• Om de documenten te begrijpen, moet je de

context mee in de inventaris krijgen

• Van de archiefvormer moet je weten:

• Ontstaan en evolutie

• Functie- en takenlijst

Wat is de context

van de documenten?

Stappenplan voor

inventariseren

• Stap 3: Reconstructie van archief + schonen

• Bestemmings- en structuurbeginsel:

• Archief moet zitten waar het behoort: je stopt

ze volgens archiefvormer

• Archief heeft een meerwaarde als de

oorspronkelijke structuur behouden blijft.

• Een eerste fysieke ordening is het resultaat.

Hoe passen de documenten

in een groter geheel?

Stappenplan voor

inventariseren

• Stap 3: Reconstructie van archief + schonen

• Schonen: = verwijderen van het overbodige:

– Schadelijk materiaal: nietjes, plastic

mapjes,…

- Overbodige documenten: dubbels, blanco’s, sommige omslagen, kladversies,…

Hoe passen de documenten

in een groter geheel?

Stappenplan voor

inventariseren

• Stap 4: Ordenen

• Structuurbeginsel: opnieuw het vertrekpunt

• Archief krijgt extra waarde als je de context kan

meegeven:

• Opsporen van oorspronkelijke orde en

structuur, om ze daarna te evalueren op hun

bruikbaarheid

Hoe zorgen dat de documenten

terug gevonden kunnen worden?

Stappenplan voor

inventariseren

• Stap 4: Ordenen

• Gebruik een ordenings- of archiefschema

• Zie p. 22 in de handleiding

• Zie voorbeeld p.30 in de handleiding

Hoe zorgen dat de documenten

terug gevonden kunnen worden?

Stappenplan voor

inventariseren

• Stap 4: Ordenen

• Enkele tips:

• Steeds werken van het algemene naar het

bijzondere: (reeks briefwisseling, notulen,…)

• Probeer functioneel in te delen, niet via

onderwerpen. Het is immers mogelijk dat je

anders overlappingen hebt.

• Stukken van genealogische aard komen

vooraan (omdat ze vaak meerdere

archiefvormers behandelen)

Stappenplan voor

inventariseren

• Stap 4: Ordenen

• Enkele tips:

• Zoeken naar evenwichtige inventaris. Een

schema is uiteindelijk niet iets wat slaafs

gevolgd moet worden. Gebruik eventueel

een nadere toegang.

• Wees consequent in de terminologie

• Opletten met afschriften, betekent vaak een

ander doel, rekening mee houden

• Gezond verstand staat voorop

Stappenplan voor

inventariseren

• Stap 5: Beschrijven: wat heb je nodig?

• Het geordende archiefbestand

• Beschrijvingsfiches: analoog of digitaal

• Zuurvrij verpakkingsmateriaal: zie volgende week

• Potlood

• Etiketten

• Archiefterminologie: den Teuling

• Handleiding Aan de Slag met archief en

documentatie

• Gezond verstand

Stappenplan voor

inventariseren

Voorlopig nummer Definitief nummer

Inhoud: formele titel, redactionele vorm, inhoudsbeschrijving

Datum Ontwikkelingsstadium Omvang/uiterlijke vorm

Stap 5: Beschrijven: Voorbeeld van analoge

beschrijvingsfiche

Stappenplan voor

inventariseren

nr Redactionele

vorm

Formele titel Beschrijving Datum Taal Uiterlijke

vorm

doosnr plaatscode opmerking

1 Brief van Emile en Elise

Slegten uit

Neerpelt aan

Leonard en Emily

De Wolf-Noots

waarin zij hun

nieuwjaarswensen

overmaken.

1929,

januari

1

Frans 1 stuk Doos 1 17-A-1 handgeschreven

2 Krant Le Courier

Belgique

1814,

april 28

Frans 1 stuk Doos 1 17-A-1 gedrukt

9 Dagboek van Victor De Wolf

tijdens zijn

schooltijd aan het

St-Jan-

Berchmanscollege

te Antwerpen

1926,

februari

1 –

1926,

mei 4

Neder

lands

1 register Doos 1 17-A-1 handgeschreven

• Stap 5: Beschrijven: voorbeeld van

excelinventaris in opbouw

Stappenplan voor

inventariseren

• Stap 5: Beschrijven: wat heb je nodig?

• Vergeet niet te checken wat er in je omgeving

gebeurt op vlak van inventarisatie. Op die manier

vermijd je dubbel werk wanneer inventaris ooit in

een groter systeem opgaan.

• Voorgaand vb.: geen aandacht voor de structuur.

Kan problemen opleveren.

Stappenplan voor

inventariseren

• Stap 5: Beschrijven: basis van zes velden:

• Het nummer

• De redactionele vorm

• Inhoudsomschrijving

• Datering

• Ontwikkelingsstadium

• Uiterlijke vorm

Stappenplan voor

inventariseren

• Stap 5: Beschrijven: basis van zes velden:

• De redactionele vorm:

• = soort van archiefdocument

• Voorbeelden: brief, rekening, dossier,…

• Ontwikkelingsstadium:

• Vermelden indien afwijkend

• Klad, origineel, kopie, minuut,…

• Uiterlijke vorm: materiële eenheid: stuk, omslag

(min. 5), pak (meer dan 2cm), 1 katern, 1 deel

(niet = register), 1 band (achteraf ingebonden)