Aan de slag met archief en documentatie: collectiebeheer

Collectiebeheer

Dirk Van Duyse

Collectievorming Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience (Antwerpen)

www.consciencebibliotheek.be

Bibliotheekverantwoordelijke (en redacteur) H.H.K. Het Land van Beveren vzw

www.landvanbeveren.be

17 mei 2008:

Stadsbibliotheek

Antwerpen

↓

Erfgoedbibliotheek

Hendrik Conscience

Vlaamse Erfgoedbibliotheek = netwerk van 6 erfgoedbibliotheken

18

Provinciale

Bibliotheek

Provinciale

Bibliotheek

Limburg

Hasselt

Universiteits-

bibliotheek

Leuven

Universiteits-

bibliotheek

Gent

Openbare

Bibliotheek

Brugge

Erfgoed-

Erfgoed-

bibliotheek

Hendrik

Conscience

Universiteits-

bibliotheek

Antwerpen

Abraham-databank

– Belgische kranten in Vlaamse erfgoedinstellingen van 1830 tot 1950

– Gratis online databank:

• Circa 6.100 krantentitels

• Collecties: ruim 100 instellingen

Short Title Catalogus Vlaanderen

– Drukwerk uit Vlaanderen en Brussel uit de periode 1600-1800

– Gratis online databank:

• Op 31 december 2013 bevatte de STCV-databank in totaal 19.870

editiebeschrijvingen, gebaseerd op 35.008 exemplaren

• Collecties: Antwerpen, Gent, Hasselt, Leuven, Mechelen, Oudenaarde

– Projectmedewerkster: Susanna De Schepper

STCV

2011-11-03 27

STCV

2011-11-03 28

11/03/2014 30

11/03/2014 31

Bibliografie

www.hoeraeenjubileum.be

Publicatie, o.a. hoofdstuk : Wat is cultureel erfgoed en hoe ga je ermee om?

Een stappenplan voor de inventarisatie

Ook aandacht voor digitaal erfgoed

Website :

per hoofdstuk van de handleiding verdere literatuur, nuttige websites,

voorbeelddossiers uit het “echte leven” en adressen van expertisecentra en

lokale erfgoedbewaarders.

Hoofdstuk 3: knelpunten bij lokale erfgoedhouders

1. Heterogeniteit, acquisitie, ontsluiting

- samenstelling

- acquisitie of verwerving

- ontsluiten en ter beschikking stellen van de collectie

- continuïteitsproblematiek

2. Behuizing en de bewaarproblematiek

- locatie

- behoud en beheer van de collecties

3. Wat te doen als u te maken krijgt met boekenwormen, archiefratten,…

Depotwijzer

Vrijdag 8 november 2013 lanceerden de vijf Vlaamse provincies

en de Vlaamse Gemeenschapscommissie www.depotwijzer.be.

Deze site wil alles bundelen rond erfgoeddepotbeleid, -werking en

-praktijk: van informatie, relevante expertise tot praktische tips voor

een verantwoorde bewaring van erfgoed in depot.

http://www.depotwijzer.be/

P. 4 Erfgoeddepots in de kijker

8 Wat is een erfgoeddepot?

16 Aanpassen of nieuw bouwen?

26 Een geschikte locatie

34 Het depotgebouw

46 Inrichting van de opslagruimte

60 Exploitatie van het depot

Wat is een erfgoeddepot? Wat komt er allemaal kijken bij de bouw

of verbouwing van een depot? Wat is een geschikte locatie? Welke

ruimtes en functies moet het depotgebouw huisvesten? Welke

algemene principes voor inrichting en meubilair gelden voor de

inrichting van de depotruimten? Hoe pak je de exploitatie van het

depot aan? Wat zijn de noodzakelijke ingrediënten voor een

efficiënte werking?

• Band- en boekblokschade

• Chemische schade (inktvraat, plakband en stickers, verzuring,…)

• Mechanische schade (schade door gebruik)

• Plaagschade (insecten en knaagdieren)

• Vochtschade

3.1. Erfgoedbeherende instellingen en collecties

• Bewaren

• Aangroeien

• Actief afstoten

• Collectiemobiliteit

3.3. Verzamelaars en collecties

• Samenstellen van de collectie

• Inventariseren

• Bewaren en behouden

• Ontsluiten

• Overleven van de collectie

• Reeks “Handleiding architectuurarchieven”:

Dl. 1. Inventarisatie

Dl. 2. Materiële zorg

Dl. 3. Verwerven, selectie, beschrijven

= Een duidelijk acquisitieplan !

= Selectiecriteria !

• P. 81-87: “De inventaris is nog geen collectie”

• P. 107-114: “Je kunt niet alles verzamelen”

• Hoe papieren, beelden en geluid bewaren

• Inpakken en opbergen

• Bits en bytes leesbaar houden

• Spreid het risico : back up

• Digitaal klassement

Problematiek “born digital”

= Van oorsprong digitale publicaties

Soms wel soms geen versie op papier

Bewaring is speciale uitdaging

(backups, update software, opslagcapaciteit, ontsluiting,…)

Geldt bij uitbreiding voor alle digitale documenten

(verslagen,…)

= Acht opstellen (2009, 240 p.) over over aard en wezen van het verzamelen (van boeken).

Verzamelaars zullen met dit boek in de hand wellicht een onvermoed zicht op hun bezigheid krijgen, en hun huisgenoten krijgen wellicht meer begrip voor deze passie die ook een grote praktische invloed kan hebben op het huiselijk leven en gebruik en inrichting van de woning.

O.a.:

1. Wat drijft de verzamelaar?

3. Het profiel van de bibliofiel

6. Wat de gek ervoor geeft

8. Een verhaal zonder einde

Een heerlijk boekje (2009, 143 p.) over boekenverzamelingen, de

liefde voor het boek, en de drang om te verzamelen (de bibliofielen

en bibliomanen) en te ordenen (het indelen van de boekenkasten).

O.a.:

= Hoe klasseer je je boeken?

= Waar haal je de ruimte vandaan om die boeken op te tasten?

= Wat is de motor die de boekenwurm gaande houdt?

De perfecte bibliotheek bestaat niet.

1. Inleiding

1. Inleiding

Lokale erfgoedinstellingen

= actief op diverse terreinen

= waardevol erfgoed

= waardevol documentair erfgoed

- bewaring

- gebruikt in de werking

- ter beschikking stellen van belangstellenden

documentatiecentrum

Basisfuncties erfgoedinstelling / documentatiecentrum

Collectie

Verzamel-functie

Behoud en beheer-

functie

Onderzoeks-functie

Publieks-gerichte functie

1. Inleiding

Documentatiecentrum : diverse documentaire collecties = vooral papieren erfgoed

= affiches

= archivalia

= AVM-materialen

= boeken (diverse soorten, vormelijk en inhoudelijk)

= brochures en folders

= curiosa

= documentatiemappen

= foto’s en postkaarten

= grijze literatuur

= handschriften

= kaarten en plannen

= periodieke publicaties

= rouwprentjes en doodsbrieven

1. Inleiding

Onderscheid t.o.v. andere bibliotheken

= specifiek onderwerpsgebied (lokale en regionale geschiedenis

= collectie is minder omvangrijk

= veel grijze literatuur

= vaak diepgaande(re) ontsluiting

= specifiek, lokaal publiek

= beperkt toegankelijk (afspraak, openingsuren, ontleningen)

1. Inleiding

Situatie verschilt van plaats tot plaats

= lokale erfgoedhouder:

= beheersproblemen (ontsluiting, bewaring, huisvesting,

ter beschikkingstelling, geldelijke middelen, personele

middelen, expertise)

= andere spelers in het veld

= plaatselijke bibliotheek kan zich ook profileren als

bewaarbibliotheek

= gemeentelijk archief kan zich ook profileren als

bewaarbibliotheek

= mengvormen

1. Inleiding

Uiteenzetting : weg van het documentaire erfgoed

= verzamelen (collectievorming)

[= verzorgen (conservering, restauratie)

= materiële bewaring]

= ontsluiten (catalografie)

= ter beschikking stellen van gebruikers

= publiekswerking

2. Collectievorming

(collectiebeleid)

2. Collectievorming

Praktijk bij lokale verenigingen, meestal

- breed interesseveld

- niet kritisch omgaan met schenkingen

- brede collecties (werkingsgebied overstijgend)

Hamsteren van erfgoed ten koste van:

- efficiënt beheer:

nodeloos investeren van tijd, geld en middelen (bewaring,

hypotheek opbergcapaciteit)

- rendement collectie

2. Collectievorming

Besef collectiebeheerders:

- optimaliseren collectiebeheer

- welomlijnde collecties, inhoudelijke samenhang

- behoedzamer, economischer omspringen met depotruimte

- uitbouw collectie is resultaat van een selectieproces

weloverwogen keuzes maken

prioriteiten stellen

Erfgoedbibliotheekcollectie?

Onderscheid tussen:

– Manuscripten en historische fondsen (tot 1830)

• Per definitie erfgoedcollectie

– Collecties uit de 19de en 21ste eeuw

• Alleen erfgoedcollectie indien

– Duidelijke inhoudelijk gerichtheid

» collectiedomein is omschreven en begrensd

» nastreven van volledigheid

– Erkend als belangrijke bron

» Lokaal/regionaal, provinciaal, nationaal of internationaal niveau

» belang voor een kennisdiscipline of de cultuurhistorische waarde

verantwoordt langetermijnbewaring

2. Collectievorming

2.1. Collectiebeleidsplan

Missie collectiebeherende instelling

Doel van de collectie

Verzamelbeleid formuleren

Gebruik van de collectie

www.icn.nl (Instituut Collectie Nederland)

http://www.icn.nl/

2. Collectievorming


1° Missie collectiebeherende instelling

= wat is het verzamelgebied

het thema

het geografisch gebied

de periode

= wat zijn de kernactiviteiten

in termen als verzamelen, bewaren, tentoonstellen, behouden,

beheren, onderzoeken, informeren

Voor een lokale erfgoedhouder, in principe: het bewaren en valoriseren van

documentair en museaal materiaal over een geografisch beperkte regio

2. Collectievorming


2° Wat is de geschiedenis van de collectie / vereniging

= hoe en waarom is de collectie gevormd

= door wie en wanneer is de collectie gevormd

= hoe is de collectie in het verleden beheerd

inzicht in de collectie draagt bij tot een beter

collectiebeheer

2. Collectievorming


3° Positionering van de collectie

= hoe verhoudt de vereniging/collectie zich t.o.v. andere

lokale erfgoedhouders/collecties

= “swot”-analyse

wat zijn de sterke en de zwakke punten van de collectie en het

collectiebeheer, wat zijn de mogelijkheden, wat zijn de gevaren

inzicht in samenstelling, betekenis, waarde van de collectie

laat een gericht beleid toe bij de actualisering van de

collectie (zoektocht naar nieuw, aanvullend materiaal)

2. Collectievorming


4° Beleid bepalen

= op het vlak van selecteren en afstoten

= hoe geeft men dit vorm

duidelijke selectiecriteria vereist, bvb.:

- in hoeverre past een object binnen het collectieprofiel

- cultuurhistorische waarde object

- fysieke staat object

- ruimte in het depot

- beschikbaarheid identieke/vergelijkbare objecten

binnen de eigen of andere collecties

2. Collectievorming

2.2. Verwerving (acquisitie)

1° Verzamelen

2° Selecteren

3° Afstoten

2. Collectievorming

2.2. Verwerving

2.2.1. Aankoop

= Actieve collectievorming : aankoop publicaties die passen binnen het

collectieprofiel lokaal goed geplaatst

= Budget : is de aankoop zijn geld waard ?

- abonnementen tijdschriften

- publicaties

- nieuwe uitgaven

- retroactief : hiaten wegwerken (zie bijlage)

- boekantiquariaten

www.antiqbook.com

- boekenveilingen

bvb. www.romanticagony.com

= Geen publiekrechtelijke archieven : onvervreemdbaar !

= Meerwaarde realiseren door te focussen op grijze literatuur !

2. Collectievorming

2.2. Verwerving

2.2.2. Schenkingen

Principe: object/collectie wordt gratis overgedragen.

Interessant voor collectie-uitbreiding, maar…

- passend in het collectieprofiel ?

- verdubbeling ?

- de staat van de schenking ?

- handig ter vervanging van beschadigde/beduimelde

exemplaren

Schriftelijke bevestiging schenkingsovereenkomst

2. Collectievorming

2.2. Verwerving

2.2.2. Schenkingen

Schenkingsovereenkomst

- Tussen schenker en ontvanger

- Schenker erkent de eigenaar te zijn

- Schenker draagt de eigendom over

- Ontvanger kan vrij over de schenking beschikken

- Ontvanger bewaart en beheert schenking op deskundige wijze

- Ondertekend en gedateerd

2. Collectievorming

2.2. Verwerving

2.2.2. Schenkingen

Specifieke voorwaarden schenker

- Vermelding schenker bij exposities

- Integrale opname (“fonds”) : vergiftigd geschenk ?! Selectiecriteria:

- passend in brede interpretatie collectieprofiel

- in principe geen dubbele exemplaren

- staat van het exemplaar

- opname gewijzigde edities

- Onmiddellijke verwerking/ontsluiting

- Organisatie speciaal evenement

2. Collectievorming

2.2. Verwerving

2.2.2. Schenkingen

Aanbeveling : afspraken met schenker

- Wat met:

- dubbels of niet relevante titels herbestemming:

- beter geplaatste erfgoedhouder (Vlabidoc)

- ruil

- boekenverkoop

- papierslag

- gevarieerde schenkingen (dragers)

respecteren structuur- en herkomstbeginsel ?

- Schenkingen = arbeidsintensief !

afspraken, selectie, vervoer, stockage, controle bezit,

vervanging beschadigde exemplaren, herbestemming,…

2. Collectievorming

2.2. Verwerving

2.2.2. Schenkingen

Schenkingen activeren !

- Oproep schenkingen (via tijdschrift, via website)

- Bedanking na schenking

- Vermelding van schenkingen (via tijdschrift, via website)

- Activiteiten rond schenkingen

Exemplaar bij medewerking aan publicatie (aanleveren fotomateriaal) of

tentoonstelling (met catalogus), of bij boekaankondiging via eigen kanalen

2. Collectievorming

2.2. Verwerving

2.2.3. Ruil

- Beschikkend over eigen publicaties of over dubbels

- Veelal toegepast m.b.t. tijdschriften

- op de hoogte van elkaars werking

- uitwisseling grensoverschrijdend onderzoek

- Ruilkoop (vereist interessant aanbod)

2. Collectievorming

2.2. Verwerving

2.2.4. Bewaargeving

- Bewaarnemer (ontvanger) wordt geen eigenaar

- Bewaarnemer bewaart en beheert op deskundige wijze

- Bewaarnemer bezorgt na afloop bewaargeving in gelijkaardige staat terug (behoudens normale verouderingsprocessen)

- Duidelijke afspraken : bewaargevingsovereenkomst

- tijdsduur (beperkt, langer, onbepaald)

- raadpleegbaarheid (consultatie, publicatie, expositie) / inventarisatie

- bewaargever op de hoogte houden

- kosten bewaargeving / verzekering

- herbestemming bij

- overlijden bewaargever

- stopzetting bewaargevende instelling

- Ondertekend en gedateerd

2. Collectievorming

2.3. Wieden / selectie

Collectiebeleidsplan

- wat wil de instelling verzamelen en behouden

- wat hoort niet thuis in de collectie

Selectie af te stoten objecten

Herbestemming af te stoten objecten

- schenking aan meer relevante instellingen / verenigingen

- ruil met andere instellingen / verenigingen / antiquariaten

- verkoop

- vernietiging (papierslag)

1.Inleiding

2. Collectievorming

3. Ontsluiting

PAUZE

3. Ontsluiting

3.1. Belang

- Ontsluiting = vormelijke, gestructureerde beschrijving van het bezit in de

catalogus

- Resultaat ontsluiting = zoekvraag levert relevante informatie op

- Bibliotheek (ordening, klassering, inventarisatie) = essentieel fundament

(publieks)werking

- wat bezit de vereniging

- waar bevindt het zich

- wat is het belang van het bezit

- Zonder ontsluiting is de collectie “waardeloos”, want niet bruikbaar

3. Ontsluiting

3.1. Belang

- Maar: ontsluiting is problematisch

Praktijk: veelal gebrekkige ontsluiting

- al dan niet papieren catalogus

- onvoldoende, niet doeltreffend gestructureerd

- modellen van regelgeving worden niet/onvoldoende gevolgd

- ontsluitingspercentage varieert naargelang het bronnentype

- niet altijd eenvormige systemen voorhanden

- inventarisatie is tijdrovend / ondankbaar (achter de schermen)

- vrijwilligers beschikken niet altijd over de vereiste vaardigheden

- Moeilijke keuze tussen

- snelle maar oppervlakkige registratie

- diepgaande maar trage ontsluiting

Belang registratie

Een goede registratie vervult 3 basisfuncties:

• een informatiefunctie

• een beheersfunctie

• een verantwoordingsfunctie

Informatiefunctie registratie

De inventaris biedt informatie over je collectie aan: aantal

objecten, metadata, digitale reproducties, restauratieverslagen,

verzekeringswaarde,… Met één muisklik vind je in een

geautomatiseerd registratiesysteem alle noodzakelijke

gegevens. De inventaris is onontbeerlijk bij het definiëren,

waarderen en onderzoeken van de eigen collectie, het

uitwisselen van objecten, het voorbereiden van exposities, het

samenstellen van brochures,... Ook voor de buitenwereld is

een inventaris belangrijk: door het online plaatsen van je

collectie of een deel ervan creëer je een draagvlak, ook voor de

objecten in het depot.

Beheersfunctie registratie

Een up-to-date inventaris is het beste werkinstrument om je

collectie te beheren: je weet direct wat je in huis hebt. De

wisselwerking tussen permanente opstelling en depot vereist

een correcte standplaats- en conditieregistratie. Aan de hand

van de standplaatsregistratie weet je perfect waar elk object

zich bevindt en dankzij de conditieregistratie kan je passende

maatregelen nemen. Heel je depotwerking is gekoppeld aan

een zo volledig mogelijk collectieregistratiesysteem. Bij

calamiteiten of diefstal is een goede inventaris goud waard.

Verantwoordingsfunctie registratie

Een inventaris is tenslotte een verantwoordingsinstrument.

Veel erfgoedinstellingen en collectiebeheerders krijgen

subsidies. Regelmatig moet een erfgoedbeheerder zich dan ook

verantwoorden tegenover een bestuur, overheid of andere

instantie. Met een degelijke, actuele registratie en

documentatie kan je vragen snel, efficiënt en objectief

beantwoorden.

3. Ontsluiting

3.2. Gestandaardiseerd proces

- Catalografie : gestandaardiseerd proces van titelbeschrijvingen

van het bezit, met een catalogus gevolg

- Catalogus : biedt de gebruiker een zoekinstrument aan om de

collectie via diverse invalshoeken te bevragen

- Specifieke invoerproblematiek vergt enige competentie

- Belang uniformiteit

3. Ontsluiting


1° Feitelijke titelbeschrijving : karaktiserende formele kenmerken

- Titelgegevens (uniforme titel? – oorspronkelijke titel? – …)

- Auteurgegevens :

- personele – corporatieve auteurs

- primaire – secundaire auteurs

- Editievermelding

- Impressumgegevens : plaats, uitgever, jaar van uitgave

- Collatieveld

- Annotatiegegevens

- Reeksaanduiding

- ISBN- of ISSN-gegevens

- Materiaaltype

- Taalaanduiding

3. Ontsluiting


3.2.1. Feitelijke titelbeschrijving

Daarnaast onderscheid tussen:

- Monografieën : eendelige werken “pur sang”

- Eendelige werken met meerdere onderdelen (verzamelwerk in één band)

omnibus ? – convoluut?

- Beperkt meerdelige werken, die in een aantal delen een afgesloten geheel vormen (encyclopedie in 24 banden)

- onderdelen hebben geen zinvolle titel

- onderdelen hebben een zinvolle titel

- Reeksen

- Periodieke publicaties (kranten, tijdschriften, jaarboeken)

3. Ontsluiting


2° Inhoudelijk ontsluiting : karaktisering inhoud

- Classificatie

= indeling van onderwerpen in diverse (sub)categorieën

= kan ook dienen als plaatsingssysteem (informatieve boeken)

- Trefwoordenlijst

3. Ontsluiting


3° Exemplaargegevens

- Wat bevindt zich in de collectie ?

- hoeveel exemplaren

- welke delen

- Waar is het geplaatst ? (zie 4.2.)

3. Ontsluiting


4° Objectwaarde van boeken

– Herkomstgegevens

– Boekbanden en boekvarianten

– Schade-inventaris

Catalografisch hetzelfde, maar…

Hetzelfde (catalografisch) en

toch anders…

155

3. Ontsluiting

3.3. Bibliotheekautomatisering

- Computer al enkele decennia in gebruik in de bibliotheekwereld

- Voor catalografie diverse voordelen:

- enkel invullen van relevante velden, systeem presenteert eindresultaat

- uniforme werking (opzoeken, kopiëren van en linken aan reeds ingevoerde informatie)

- kopiëren van of linken aan bestaande beschrijvingen

- Publiekscatalogus

- laat diverse zoekmogelijkheden toe

- laat toe te springen van de ene beschrijving naar de andere

- laat toe zoekresultaten in te perken of uit te breiden

- van op afstand, via internet, te raadplegen (“web-based”)

3. Ontsluiting


- Ogenschijnlijk eenvoudig, maar tussen en droom en daad…

- Na verloop van tijd toch diverse beperkingen:

- relevante informatie wordt niet altijd opgenomen

- beperkte zoekmogelijkheden

- geen gestandaardiseerde invoer

- tijdrovend proces

- Geautomatiseerde hulpmiddelen vereist : zoeken naar specifieke software

kiezen voor toekomstgerichte oplossing (onderhoud door leverancier)

Zie hoofdstuk 2.3. “Bibliotheekautomatisering” in:

“Wegwijzer voor bibliotheken en documentatiecentra”

Kiezen uit verschillende registratiesystemen

1. Inventariseren op stuk- of collectieniveau (zie Cometa-model)?

2. Data- of beeldbank? Of beide?

3. Welk registratiesysteem?

4. Welke software? Licentie of open source?

5. Centrale databank of niet?

- De provincies 0ost- en West-Vlaanderen beheren een gemeenschappelijke

databank, die wordt ontsloten via Erfgoedinzicht.be en Museuminzicht.be.

- Limburg en Vlaams-Brabant beheren de databank Erfgoedplus.be.

- Kerkbesturen in de provincies Oost-Vlaanderen en Antwerpen gebruiken voor de

registratie van de openbare erfgoedcollecties van parochiekerken de CRKC-

databank, zie: www.religieuserfgoed.be.

Cometa

= Beschrijven van deelcollecties, zie:

www.faronet.be/dossier/cometa

Cometa is een praktisch model dat voor cultureel-

erfgoedinstellingen werd ontwikkeld om iedereen in

Vlaanderen die een collectiebeschrijving wil maken, snel op

weg te helpen. Zo hoeft niemand het wiel opnieuw uit te

vinden én werken we allemaal op (ongeveer) dezelfde manier.

Cometa kan worden gebruikt door alle soorten erfgoed-

organisaties, en door zowel professionals als amateurs.

http://www.faronet.be/dossier/cometa



Voorbeelden

Enkele organisaties publiceren al een uitgebreid collectieregister

op internet:

- Archiefbank Vlaanderen: www.archiefbank.be

- Muziekbank Vlaanderen: www.muziekbankvlaanderen.be

- Collectiewijzer erfgoedbibliotheken: www.collectiewijzer.be

http://www.archiefbank.be/

http://www.muziekbankvlaanderen.be/

http://www.collectiewijzer.be/

Collectiewijzer erfgoedbibliotheken

2011-11-03 166

CEST

Een interessant overzicht met een beoordeling van alle beschikbare software voor de

registratie en het beheer van museale, bibliotheek-, archief- en audiovisuele

collecties vind je op de website van CEST

Opensourcesoftware 3. Ontsluiting


= Software waarvan de broncode beschikbaar is en aangepast mag worden.

Het verspreiden, kopiëren en wijzigen ervan is toegestaan en je hoeft geen licentiebedrag

te betalen.

Kan door erfgoedinstellingen ingezet worden om collecties te beschrijven en online te

publiceren

Bvb. CollectiveAccess

Samenwerking met plaatselijke openbare bibliotheek ?

zie: http://beveren.bibliotheek.be/

Voordelen voor:

- erfgoedvereniging

- openbare bibliotheek is stabiele partner (continuïteit)

- catalograaf

- gebruiker

- online raadpleegbaar:

- bibliotheekbezit is vanop afstand consulteerbaar

- consultatie niet gebonden aan openingsuren

- stijgend collectierendement : lage drempel voor (rijke) collectie

gebruiker vindt doelgericht informatie

Nadeel:

- grondige opleiding

- strikte regels

- belangrijk engagement erfgoedvereniging

- langetermijnwerking

- investering in project (manuren + uitbouw collectie)

In principe enkel catalografie (titelbeschrijving) met weerspiegeling in

publiekscatalogus

alle bibliotheekmaterialen

(niet bedoeld voor archivalische of museale items)

geen lenersbestand

geen bestelmodule

geen uitleenmodule

geen tijdschriftenmodule

geen administratie voor interbibliothecair leenverkeer

Grondige voorbereiding (wijzigingen achteraf niet eenvoudig)

- Eén bestand ?

gegevens erfgoedvereniging zijn onderdeel van de algemene

bibliotheekgegevens (voor- en nadelen)

- Apart bestand ?

gegevens erfgoedvereniging maken geen onderdeel uit van de

algemene bibliotheekgegevens (voor- en nadelen)

- Erfgoedvereniging = aparte gebruiker

definiëring nieuwe gebruiker (paswoord) met specifieke rechten

vastleggen plichten (catalografische regelgeving)

- Catalogeren vanop afstand (internetverbinding – paswoord)

of wordt er gecatalogeerd in de openbare bibliotheek ?

Definiëring context nieuwe collectie

- “Aard van het werk” (onderhuidse gevolgen)

- Materiaalsoorten (in functie van titelbeschrijving) :

- boek

- cd

- cd-rom

- documentatiemap

- tijdschrift

- video

- …

- Afdelingen

- leeszaal - magazijn

- of specifieker ?

Praktijkvoorbeelden

Werkwijze H.H.K. Het Land van Beveren:

- Traag maar grondig (diepgaand)

Nieuwe aanwinsten leiden tot ontsluiting van referenties over hetzelfde

onderwerp (indien in bezit)

Ontbrekende referenties : opgelijst om in de mate van het mogelijke te

verwerven (via www.antiqbook.com)

3. Ontsluiting


In elk geval betrachting om de catalogus online raadpleegbaar te maken !

- Bibliotheekbezit is vanop afstand consulteerbaar

- Consultatie niet gebonden aan openingsuren

- Stijgend bibliotheekrendement : gebruiker vindt doelgericht informatie

3. Ontsluiting

3.4. Revisie

Bibliotheekgebruik : titels gaan soms een eigen leven leiden

- “tijdelijk” ontleend

- verkeerd teruggeplaatst

Periodieke revisie is wenselijk, rek per rek, legplank per legplank:

- stemt het theoretische bezit overeen met de feitelijke aanwezigheid

- om de 5 – 10 jaar

Hoe langer revisie wordt uitgesteld, hoe moeilijker om verdwenen exemplaren

opnieuw te traceren…

1.Inleiding

2. Collectievorming

3. Ontsluiting

4. Huisvesting en plaatsing


4.1. Locatie

- Eigen huisvesting (of niet) ?

- geschikte accommodatie

(ligging, oppervlakte, meerdere ruimten, isolatie, licht, lucht,

(lucht)vochtigheid, toegankelijkheid, bouwkundige staat,…)

- verzekering

- Wat is (geen) eigendom van de vereniging ?


4.2. Verwerking

Zo weinig mogelijk onherstelbare manipulatie

- niet plastifiëren

- geen barcodes

- geen etiketten

- zuurvrij kaftje met plaatsingsgegevens

- zuurvrij strookje met plaatsingsgegevens

- vooraan inschrijven plaatsingscode

- droogstempel

Plaatsing : formaatplaatsing (boeken)


Verzuring van papier is een tikkende tijdbom in papieren erfgoedcollecties

en zou dus een voortdurende bezorgdheid van erfgoedbibliotheken

moeten zijn.

Permanente aandacht voor:

• bestendigen van de toestand van de collectie

• geconstateerd verval tegen gaan

• aanstaand verval voorkomen of vertragen

1.Inleiding

2. Collectievorming

3. Ontsluiting

4. Huisvesting

5. Publiekswerking

5. Publiekswerking

- Rijkdom documentaire collecties bekend maken !

- Rijkdom documentaire collecties open stellen !

- Leeszaalgebruik : aandacht voor het object !

5. Publiekswerking

raadpleegmodaliteiten bepalen, aandacht hebben voor:

- (wat) wel of niet uitleenbaar

- kwetsbare / beschadigde / zeldzame materialen

- materialen die veel geraadpleegd worden

- geen verzuurde bladwijzers

- wat wel of niet kopiëren (boekenscanner)

- registratie gebruik

wat is prioritair voor digitale equivalent

(om verdere beschadiging te voorkomen)

Einde – vragen ?

Aan de slag met archief en documentatie: collectiebeheer

Education

Transcript of Aan de slag met archief en documentatie: collectiebeheer