Identificeren, registreren en bewaren

AAG-wegwijzer

Inhoudsopgave

1 Inleiding 3

2 Identificatieplicht 4

2.1 Verificatieplicht 4

2.2 Bewaarplicht 5

2.3 Zorgplicht 5

3 Identiteitsbewijzen 6

3.1 Opbouw documentnummer 7

3.2 App DutchID 2 8

3.3 Rijbewijs en ongeldige bewijzen 8

4 Echtheidskenmerken identiteitsbewijzen 9

4.1 Paspoort 9

4.2 Nederlandse identiteitskaart 10

4.3 ID-kaart of paspoort uit een EER-land 10

4.4 Nederlandse vreemdelingendocumenten 11

4.4.1 Verblijfsdocument 11

4.4.2 Vreemdelingen identiteitsbewijs 14

4.4.3 Geprivilegieerdendocument 15

4.4.4 Inlegvellen en stickers 16

5 Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) 17

5.1 Screeningsautoriteit Justis 17

5.2 Wanneer wordt een VOG afgegeven? 18

5.3 VOG echtheidskenmerken 18

5.4 VOG proces bij medewerker in dienst 20

5.5 VOG voor vrijwilligers 20

6 Diplomaregister van DUO 21

6.1 Uittreksel Diplomaregister 21

6.2 Handleiding controle echtheidskenmerken 21

7 Bewaartermijnen 23

8 Bronvermelding 25

9 Handige hand-out 26

1. Inleiding

Document- en identiteitsvervalsing; we zien het helaas steeds vaker om ons heen. In het nieuws verscheen

onlangs het bericht dat het niet moeilijk is om belangrijke documenten te vervalsen en voor echt door te laten

gaan. Er wordt gesolliciteerd met vervalste diploma’s om vervolgens aan het werk te gaan. En wat is een

verklaring omtrent gedrag (VOG) nog waard wanneer deze onvoldoende goed op echtheid gecontroleerd

wordt? Daarnaast riskeert u als werkgever een boete wanneer u de identiteit van uw werknemer niet of niet

juist kunt vaststellen.

In deze whitepaper gaan we in op de verschillende onderdelen van de identificatieplicht, geven we u

handvatten mee waarop u moet letten bij waardepapieren én geven we een overzicht van de diverse

bewaartermijnen. Daarnaast is er een handige hand-out waarin beknopt op één A4-tje de informatie terug te

vinden is. Zie hiervoor hoofdstuk 9.

Kortom, na het lezen van deze wegwijzer weet u als werkgever precies waar u op moet letten wanneer het

gaat om identificeren, registeren en bewaren. En daarmee draagt ook u bij aan het voorkomen van

vervalsingen.

2.1 Verificatieplicht

Als werkgever bent u verplicht de identiteit van uw werknemers te controleren door het originele identiteitsbewijs te

controleren. Dit moet plaatsvinden vóórdat de werknemer bij u in loondienst komt.

U controleert op echtheid en geldigheid. Verderop in dit document leest u op welke echtheidskenmerken u moet

controleren bij de diverse identiteitsbewijzen.

Wanneer de medewerker gezichtsbedekkende kleding draagt, dan moet u vragen of u het gezicht mag zien zodat u de

identiteit kunt vaststellen.

Als u de identiteit van uw werknemer niet of niet op de juiste wijze kunt vaststellen, dan bent u verplicht het

anoniementarief toe te passen. Doet u dit niet, dan riskeert u een verzuimboete van maximaal €5.514. Dat geldt ook voor

de werknemer, hij/zij is verplicht om de identiteit op de juiste manier door de werkgever te laten vaststellen. Gebeurt dat

niet, dan volgt ook een verzuimboete voor de werknemer van maximaal €5.514.

2. Identificatieplicht

De identificatieplicht vertelt ons dat iedereen die ouder is dan 13 jaar een geldig en origineel identiteitsbewijs

moet kunnen tonen. Daarmee kan men zich identificeren wanneer de politie of een buitengewoon

opsporingsambtenaar (boa) hier om vraagt. Een boa of agent mag overigens niet zonder reden de identificatie

opvragen, er moet altijd een aanleiding voor zijn. Als er geen geldig en origineel identiteitsbewijs getoond kan

worden, is er sprake van een strafbaar feit en kan dit een boete tot gevolg hebben.

Ook als werkgever heeft u een identificatieplicht en moet u voldoen aan de verificatieplicht, bewaarplicht en

zorgplicht. U moet vaststellen wie de werknemer is en daarmee bij u in loondienst is en wie geen werknemer

is. Voor een werknemer gelden immers andere rechten en plichten dan voor personeel dat niet in loondienst

is.

Meer over de identificatieplicht kunt u terugvinden op de website van de Rijksoverheid die onder de

verantwoordelijkheid valt van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

2.3 Zorgplicht

Wanneer er sprake is van een controle bij u op de werkvloer, dan moet u als werkgever uw personeel in de

gelegenheid stellen aan de identificatieplicht te voldoen. U draagt hiervoor de zorg en bent verplicht hen erop te

wijzen dat zij een geldig en origineel identiteitsbewijs moeten kunnen tonen. Dit kan bijvoorbeeld door een

paragraaf hierover op te nemen in het personeelshandboek. Dit geldt overigens niet alleen voor werknemers

maar voor al het personeel, dus ook voor personeel niet in loondienst (PNIL-ers) zoals uitzendkrachten en

vrijwilligers.

Controles op de werkplek kunnen uitgevoerd worden door:

• Inspectie sociale zaken en werkgelegenheid (SWZ), voorheen Arbeidsinspectie

• Vreemdelingenpolitie

• Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV)

• Belastingdienst

2.2 Bewaarplicht

Pas wanneer de geldigheid en echtheid van het identiteitsbewijs is vastgesteld en de persoon inderdaad

degene is die op het identiteitsbewijs vermeld staat, maakt u als werkgever een duidelijk leesbare kopie of

scan. Deze bewaart u bij de loonadministratie. Wanneer het identiteitsbewijs is verlopen, is geen nieuwe kopie

nodig. De bewaarplicht bestaat minstens tot 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is

gegaan. Dus wanneer een werknemer in 2019 uit dienst is getreden dan geldt de bewaarplicht ten minste tot 1

januari 2025.

3. Identiteitsbewijzen

Wanneer een nieuwe werknemer bij u in dienst treedt dan moet u naar een origineel en geldig

identiteitsbewijs vragen. De werknemer moet deze vervolgens tonen.

Hierbij gaat het om een van de volgende identiteitsbewijzen:

• Paspoort

• Nederlandse identiteitskaart

• Identiteitskaart of paspoort uit een EER-land

• Vreemdelingendocument

Pasfoto

Komen pasfoto en persoon overeen?

Fysieke kenmerken

Komen lengte en leeftijd met de persoon overeen?

Handtekening

Vraag om een handtekening; komt deze overeen met de handtekening op het

identiteitsbewijs?

1

2

3

4

5

Nationaliteit

Is de nationaliteit vermeld?

Geldigheid

Is de vervaldatum nog niet verstreken?

Daarnaast moet u controleren op echtheidskenmerken. Deze echtheidskenmerken worden in

hoofdstuk 4 per identiteitsbewijs vermeld en uitgelegd.

3.1 Opbouw documentnummer

Het documentnummer van een Nederlands paspoort of Nederlands identiteitsbewijs bestaat uit een

combinatie van cijfers en letters en is 9 posities lang. Het nummer is gelasergraveerd op de kunststof

houderpagina en komt ook voor op iedere papieren pagina van het paspoort.

Afmetingen

De cijfers 0, 1 en 2 zijn kleiner dan de overige cijfers.

De cijfers 3, 4, 5, 7 en 9 zijn boven gelijk aan de kleine cijfers maar steken onder de letters uit.

De cijfers 6 en 8 zijn groter maar in grootte gelijk aan de letters.

Om verwarring met de nul (0) te voorkomen komt de letter O nooit voor in documentnummers. En sinds

1 december 2019 wordt ook het cijfer 0 (nul) niet meer gebruikt in nieuw uit te geven documenten.

Posities

De 9 posities van het documentnummer kennen de volgende eigenschappen:

1e positie = Letter

2e positie = Letter

3e positie = Letter of cijfer

4e positie = Letter of cijfer

5e positie = Letter of cijfer

6e positie = Letter of cijfer

7e positie = Letter of cijfer

8e positie = Letter of cijfer

9e positie = Cijfer

3.3 Rijbewijs en ongeldige bewijzen

Het (Europese) rijbewijs is ook een identiteitsbewijs maar deze kan bij identificaties niet altijd gebruikt worden. De reden

hiervoor is dat er op het rijbewijs geen nationaliteit vermeld staat en ook de gegevens over de verblijfsstatus ontbreken.

Daarom kan bij de volgende instanties of in de volgende situaties een rijbewijs niet als identiteitsbewijs dienen:

• Belastingdienst (tenzij de Belastingdienst anders aangeeft)

• Aanvragen van een uitkering

• Indiensttreding bij een nieuwe werkgever

• Binnenlands vreemdelingentoezicht

• Inschrijving voor een opleiding bij een onderwijsinstelling

Daarnaast is het is belangrijk om te weten dat men zich niet kan identificeren met:

• Willekeurige pasjes/kaarten zoals ov-kaart, bromfietscertificaat of pinpas

• Een verlopen identiteitsbewijs

• Een kopie van paspoort, identiteitskaart, rijbewijs of vreemdelingendocument

3.2 App DutchID 2

Echtheidskenmerken van een document helpen tegen misbruik, fraude en vervalsing. Het zijn kenmerken die

zonder hulpmiddelen te controleren zijn. Om het eenvoudiger voor u te maken heeft de Rijksoverheid een

mobiele applicatie beschikbaar gesteld waarin de echtheidskenmerken terug te vinden zijn. De app laat per

identiteitsbewijs zien waar de echtheidskenmerken staan en door uw toestel te kantelen, tegen het licht te

houden of aan te raken, ontdekt u hoe ze werken. Ook is het UV-effect zichtbaar. De app is uitgegeven door

de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) en te downloaden via de App Store (versie 3.1.2 van 3 juni

2019) en Google Play (versie 3.0.2 van 28 mei 2019). De volgende identiteitsbewijzen worden in de app

getoond:

• Paspoorten 2011 en 2014 • Identiteitsbewijzen 2011 en 2014

• Rijbewijs 2006, 2013 en 2014 • Verblijfsdocumenten 2001, 2011 en 2012

• Vreemdelingendocumenten 2014 • Geprivilegieerdendocumenten 2008

4. Echtheidskenmerken identiteitsbewijzen

Zoals in hoofdstuk 3 aangegeven moet u de identiteitsbewijzen controleren op pasfoto, fysieke kenmerken,

handtekening, nationaliteit en geldigheid. TIP: Schaf een UV-lamp en een loep aan! Dat maakt hét verschil bij

controle op echtheidskenmerken van waardepapieren zoals ID-documenten en VOG’s.

4.1 PaspoortDe eerstelijns echtheidskenmerken

van het Nederlands paspoort en de

identiteitskaart zijn zonder

hulpmiddelen te controleren zoals het

voelbaar reliëf en het

schaduwwatermerk.

Kenmerken model 2014

• Voelbaar reliëf: De naam zegt het al, het is een voelbaar element en zit aan de linker- en rechterzijde van

de kunststof houderpagina.

• Tilted Laser Image: Geboortemaand en geboortejaar zijn geperforeerd en wordt zichtbaar met

doorzichtlicht.

• Tweede pasfoto: Een tweede pasfoto met daarin het geboortejaar bevat een 3D-effect, gecreëerd met een

zogeheten Stereo Laser Image.

• Documentnummer: Het nummer bestaat uit negen cijfers en letters. De eerste twee zijn altijd een letter,

de laatste is altijd een cijfer. De grootte en positie kan variëren.

• Kinegram: Dit is een transparant beeld dat van kleur en vorm kan wijzigen door het document te kantelen.

Het zit aan de onderzijde van de pagina met pasfoto.

• Ultraviolet licht: Per pagina licht een ander deel op in de kleuren groen en rood. De getoonde

afbeeldingen zijn per paginatype verschillend.

• Schaduwwatermerk: Dit kenmerk zit op iedere visumbladzijde van het paspoort. Het is een afbeelding van

het nationaal wapen in het papier.

• Laserperforatie: Het documentnummer is geperforeerd in de visumpagina’s en in de achterzijde van het

paspoort.

Voor kenmerken van het paspoort uit 2011 verwijzen we u naar de app DutchID of de website van de RvIG.

Kenmerken via overheidspagina EER-land

Ieder geldig en origineel paspoort of identiteitskaart uit een van onderstaande landen wordt in Nederland geaccepteerd als identiteitsbewijs. Wanneer u voornemens bent een medewerker uit een EER-land in dienst te nemen dan adviseren wij u om op de desbetreffende overheidspagina te zoeken naar de echtheidskenmerken van het paspoort of identiteitsbewijs.

Overzicht van de deelnemende landen:

4.3 ID-kaart of paspoort uit een EER-land

Wat wordt bedoeld met een EER-land en welke landen vallen hieronder? EER staat voor Europese

Economische Ruimte en is tot stand gekomen na een akkoord tussen de Europese Unie en de Europese

VrijhandelsAssociatie (EVA) met als doel het bevorderen van de vrije handel tussen lidstaten. Tot de EVA

behoren Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland. Zwitserland heeft zich echter niet bij dit verdrag

aangesloten en is daarmee geen EER-land.

• België

• Bulgarije

• Cyprus

• Denemarken

• Duitsland

• Estland

• Finland

• Frankrijk

• Griekenland

• Hongarije

• Ierland

• IJsland

• Italië

• Kroatië

• Letland

• Liechtenstein

• Litouwen

• Luxemburg

• Malta

• Nederland

• Noorwegen

• Oostenrijk

• Polen

• Portugal

• Roemenië

• Slovenië

• Slowakije

• Spanje

• Tsjechië

• Zweden

4.2 Nederlandse identiteitskaart

De Nederlandse identiteitskaart uit 2014 heeft exact dezelfde kenmerken als het paspoort uit 2014. De enige

uitzonderingen hierop zijn het schaduwwatermerk en de laserperforatie in de visumpagina’s omdat de

identiteitskaart geen visumpagina’s kent. Voor de eigenschappen verwijzen we u dan ook naar de vorige

paragraaf.

Voor kenmerken van het identiteitsbewijs uit 2011 verwijzen we u naar de app DutchID of de website van de

RvIG.

4.4 Nederlands vreemdelingen-document

Er zijn diverse Nederlandse documenten voor vreemdelingen in omloop. Hieronder treft u een overzicht aan

van de drie documenten inclusief de bijbehorende geldige modellen. De informatie is ook terug te vinden op

de website van de Nederlandse Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) van het Ministerie van Justitie en

Veiligheid.

Vreemdelingen die wachten op hun vreemdelingendocument of het document kwijt zijn, krijgen van de IND

een schriftelijke verklaring. Daarin staat dat zij rechtmatig in Nederland verblijven. Dit heet ook wel een

Artikel-9-brief. De brief is te gebruiken als het bewijs van rechtmatig verblijf. Wanneer deze brief getoond

wordt dan wordt voor de politie voldaan aan de identificatieplicht.

4.4.1 VerblijfsdocumentIedereen die gedurende een langere tijd in Nederland woonachtig is, moet in het bezit zijn van een eigen

verblijfsdocument. In dit document is vastgelegd onder welke voorwaarden de vreemdeling in Nederland mag

verblijven. Ook moet uit het document de identiteit en nationaliteit blijken. Alleen het model uit 2012 is nog

geldig, verblijfsdocumenten met modellen vóór 2012 zijn niet meer geldig (modellen 2011, 2001, 1997, 1994).

Model 2012, type I / Verblijfsvergunning voor bepaalde tijd regulier

Deze wordt verleend wanneer verblijf op reguliere gronden wordt toegestaan. Er wordt bijvoorbeeld

vergunning verleend op basis van verblijf bij familie- of gezin, studie of arbeid in loondienst. Op de achterzijde

van het document, onder bijzonderheden, wordt het verblijfsdoel weergegeven.

Model 2012, type II / Verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd regulier

Deze vergunning wordt verleend aan vreemdelingen die voor onbepaalde tijd in Nederland woonachtig zijn.

Bij het verlenen van deze verblijfsvergunning is geen beperking opgelegd en er zijn ook geen voorschriften.

Wel is het zo dat deze vergunning pas verstrekt wordt nadat er tenminste 5 jaar een verblijfsvergunning is

verleend van het type I. Daarnaast moet het document iedere 5 jaar worden vernieuwd. Arbeid is vrij

toegestaan, er is geen tewerkstellingsvergunning vereist. Het model is gelijk aan model I, echter moet II

gelezen worden waar I staat.

Model 2012, type III / Verblijfsvergunning voor bepaalde tijd asiel

Deze vergunning wordt verleend aan vreemdelingen aan wie op asielgronden verblijf in Nederland gedurende

een bepaalde periode wordt toegestaan, in beginsel voor een bepaalde tijd van 5 jaar. Het gaat in alle

gevallen om eenzelfde vergunning, ongeacht de grond waarop de persoon voor bescherming in aanmerking

komt. Arbeid is vrij toegestaan, er is geen tewerkstellingsvergunning vereist. Het model is gelijk aan model I,

echter moet III gelezen worden waar I staat.

Model 2012, type IV / Verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd asiel

Deze vergunning wordt verstrekt indien de persoon na 5 jaar verblijf op grond van verblijfsvergunning type III

nog steeds bescherming in Nederland nodig heeft. Het document moet iedere 5 jaar worden vernieuwd.

Arbeid is vrij toegestaan, er is geen tewerkstellingsvergunning vereist. Het model is gelijk aan model I, echter

moet IV gelezen worden waar I staat.

Model 2012, type V / EU-Verblijfsvergunning voor langdurig ingezetene

De houder van dit type mag voor onbepaalde tijd in Nederland woonachtig zijn. Het betreft een EU-

verblijfsvergunning en daarmee is het eenvoudiger om te verhuizen en te gaan wonen/verblijven in een ander

EU land voor bijvoorbeeld werk of studie. Het is wel belangrijk om in het EU land waar naartoe wordt verhuisd

een nieuwe verblijfsvergunning aan te vragen met voorwaarden die gelden in dat land. Met deze

verblijfsvergunning is de verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd met de aantekening "EG-langdurig

ingezetene" (type II) komen te vervallen. Het model is gelijk aan model I, echter moet V gelezen worden waar

I staat.

Model 2012, type EU-EER / Verblijfsdocument voor gemeenschapsonderdaan

Er zijn 2 soorten verblijfsdocumenten EU-EER:

1. Document 'Duurzaam verblijf burgers van de Unie' wordt afgegeven aan vreemdelingen uit landen van de

Europese Unie (EU) of Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland die 5 jaar of langer

ononderbroken rechtmatig in Nederland woonachtig zijn. Dit geldt ook voor Kroaten of familie- of

gezinsleden van een persoon die de nationaliteit heeft van één van de EU-/EER-landen of Zwitserland,

maar zelf een andere nationaliteit hebben. Arbeid is vrij toegestaan, er is geen tewerkstellingsvergunning

vereist.

2. Document voor Kroaten. Zij kunnen bij de IND een aanvraag indienen voor toetsing aan EU-recht.

Hiermee kunnen zij in het bezit komen van een verblijfsdocument als bewijs van rechtmatig verblijf. Dit is

niet verplicht. Voor Kroaten met dit type document geldt meestal een arbeidsbeperking en kan een

tewerkstellingsvergunning nodig zijn. Dit document moet iedere 5 jaar worden vernieuwd. Het model is

gelijk aan model I, echter moet EU gelezen worden waar I staat.

Model 2012, type Familielid EU-EER / Verblijfsdocument voor familieleden van

gemeenschapsonderdaan

Dit document wordt verstrekt aan familieleden van burgers van de Unie die zelf een nationaliteit van een

derde land hebben. Voor familieleden van Kroaten kan er een arbeidsbeperking gelden en is een

tewerkstellingsvergunning nodig. Ook dit document moet iedere 5 jaar worden vernieuwd. Het model is gelijk

aan model I, echter moet FM gelezen worden waar I staat.

Kenmerken model 2012

Het verblijfsdocument, model 2012, heeft de volgende kenmerken.

• Kinegram: Een transparant beeld aan de voorzijde van het document dat van kleur en vorm kan wijzigen

door het document te kantelen.

• Optisch variabele inkt: Inkt aan de voorzijde van het document dat verandert van kleur door het

document te kantelen.

• Image Perf: Rechtsboven de pasfoto is een 2e pasfoto geperforeerd welke zichtbaar wordt met

doorzichtlicht.

• Reliëf: Op de voorzijde van het document is een reliëf zichtbaar (met loep) en voelbaar met de

vingertoppen.

• Fijne lijnstructuren en patronen: Op het gehele document zijn fijne lijnstructuren en patronen zichtbaar

met een loep.

• Pasfoto: In de pasfoto zit diepte, daarnaast vormen ondergrond en pasfoto één geheel. Daarnaast wordt

het type rechts onderin de pasfoto herhaald en is een code links onderin de pasfoto zichtbaar.

• Microtekst: Op de voor- en achterzijde van het document wordt de microtekst ‘NLD’ en tekst ‘Koninkrijk

der Nederlanden’ herhaald. De tekst is zichtbaar met een loep.

• UV-bedrukking: Zowel op de voor- als de achterzijde van het document licht een onzichtbare bedrukking

op onder UV-licht.

4.4.2 Vreemdelingen identiteitsbewijs

Model 2014, W-document

Een vreemdelingen identiteitsbewijs is bestemd voor vreemdelingen

die asiel hebben aangevraagd:

• en nog geen (definitieve) beslissing op hun aanvraag hebben

ontvangen of;

• een aanvraag voor onbepaalde tijd hebben ingediend en nog

geen (definitieve) beslissing op deze aanvraag hebben

ontvangen.

Met dit vreemdelingen identiteitsbewijs kunnen zij in de tussentijd

hun identiteit, nationaliteit en het rechtmatig verblijf in Nederland

aantonen.

Model 2014, W2-document

Het vreemdelingen identiteitsbewijs kan ook bestemd zijn voor een

beperkte groep vreemdelingen die in Nederland het verloop van

hun reguliere procedure mag afwachten en niet in het bezit is van

een paspoort. Het gaat daarbij onder meer om vreemdelingen:

• aan wie uitstel van vertrek is verleend wegens hun

gezondheidstoestand of;

• die slachtoffer/getuige-aangever van mensenhandel zijn of;

• vreemdelingen die voorheen in de asielprocedure zaten en nu een reguliere procedure volgen.

Dit zijn dus vreemdelingen die rechtmatig maar zonder rijksvoorzieningen in Nederland verblijven. Deze groep

vreemdelingen krijgt bij het identiteitsbewijs een inlegvel met een sticker “verblijfsaantekening algemeen”. Met

dit vreemdelingen identiteitsbewijs en een inlegvel met een sticker “verblijfsaantekening algemeen” kunnen zij

in de tussentijd hun identiteit, nationaliteit en het rechtmatig verblijf in Nederland aantonen.

Alleen het model uit 2014 is nog geldig, verblijfsdocumenten met modellen voor 2014 zijn niet meer geldig

(modellen 2012, 2006, 2002, 1997).

Kenmerken model 2014

Het vreemdelingen identiteitsbewijs, model 2014, heeft kenmerken die nagenoeg gelijk zijn aan de kenmerken

van het verblijfsdocument, model 2012. Hiervoor verwijzen wij u dan ook naar de genoemde kenmerken in de

desbetreffende paragraaf. Hierop is één uitzondering, het kinegram.

• Kinegram: Een beeld aan de voorzijde van het document dat van kleur en vorm kan wijzigen door het

document te kantelen. Er is een bolling in het midden er is sprake van microtekst.

4.4.3 Geprivilegieerdendocument

Het geprivilegieerdendocument is een Nederlands identiteitsbewijs

en is bedoeld voor personen die werkzaam zijn voor een:

• Ambassade of een

• Consulaire post dan wel een

• Internationale organisatie.

Dit geldt ook voor de familieleden en het huispersoneel van deze

personen.

Het document wordt uitgegeven door het Ministerie van

Buitenlandse Zaken en geeft de houder recht op verblijf en het

verrichten van arbeid in Nederland én biedt toegang tot het

Schengengebied. Houders van dit document bezitten een

diplomatieke status, daarmee komen zij in aanmerking voor

bepaalde voorrechten en immuniteiten. De aard van deze

voorrechten en immuniteiten hangt samen met de hoogte van hun

diplomatieke status.

Geprivilegieerden zijn vrijgesteld van registratie bij de vreemdelingendienst en het bevolkingsregister zolang

zij niet de Nederlandse nationaliteit bezitten.

• De registratie van de persoonsgegevens en de uitgegeven Geprivilegieerdendocumenten vindt plaats in de

Protocollaire Basisadministratie die door het Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt beheerd.

• Alleen de modellen uit 2008 en 2017 zijn geldig, geprivilegieerdendocumenten met modellen uit 2002 en

1997 zijn ongeldig.

• Voor kenmerken van het model uit 2008 verwijzen we u naar de app DutchID of de website.

Kenmerken model 2017

• Kinegram: Een transparant beeld aan de voorzijde van het document dat van kleur en vorm kan wijzigen

door het document te kantelen.

• Optisch variabele inkt: Inkt aan de achterzijde van het document dat verandert van kleur door het

document te kantelen.

• Reliëf: Op de voorzijde van het document, langs de rechterzijkant is een reliëf zichtbaar (met loep) met

herhaling van de tekst NLD, deze is ook voelbaar met de vingertoppen.

• Fijne lijnstructuren en patronen: Op het gehele document zijn fijne lijnstructuren en patronen zichtbaar

met een loep.

• Pasfoto: De pasfoto en ondergrond vormen één geheel wat zichtbaar wordt met een loep.

• Microtekst: Op de voor- en achterzijde van het document wordt de microtekst ‘KONINKRIJK DER

NEDERLANDEN’ herhaald. De tekst is zichtbaar met een loep.

Er zijn acht typen stickers/inlegvellen in omloop:

4.4.4 Inlegvellen en stickers

In een vreemdelingendocument of -paspoort kan een sticker zijn geplakt.

Deze sticker is een aantekening waaruit (tijdelijk) rechtmatig verblijf in

Nederland blijkt. In plaats van een sticker kan er ook sprake zijn van een

inlegvel.

In een vreemdelingendocument of -paspoort kan een sticker zijn geplakt.

Deze sticker is een aantekening waaruit (tijdelijk) rechtmatig verblijf in

Nederland blijkt. In plaats van een sticker kan er ook sprake zijn van een

inlegvel.

In deze paragraaf treft u een voorbeeld aan van een stickermodel uit

2014. Voor de echtheidskenmerken en overige modellen verwijzen we u

naar de website.

1. Verblijfsaantekeningen algemeen

2. Verblijfsaantekeningen vervolgprocedures

3. Verblijfsaantekeningen gemeenschapsonderdanen

4. Visa voor terugkeer naar Nederland

5. Doorlating onder voorwaarden

6. Aantekeningen toezicht

7. Verblijfsaantekening voorlopige voorziening

8. Verklaring van inschrijving burgers van de unie

5. Verklaring Omtrent het Gedrag

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een papieren document dat aangeeft dat het gedrag van een

persoon in het (justitiële) verleden geen bezwaar vormt voor een bepaalde taak of functie. Sommige strafbare

feiten kunnen wel een bezwaar vormen voor de ene baan of stage, maar niet voor de andere. In het Engels

wordt deze verklaring Certificate of Conduct genoemd.

De VOG is een uniek en persoonlijk document dat wordt uitgegeven door het Ministerie van Veiligheid en

Justitie, via screeningsautoriteit Justis. Als werkgever kunt u het risico verminderen door bij indiensttreding

van medewerkers de VOG aan te vragen. Wanneer u deze verklaring aanvraagt dan is het van groot belang

dat het vervolg, het opvragen van de originele verklaring én de controle op echtheid, correct en tijdig, dus

voorafgaand aan het dienstverband, wordt uitgevoerd. Een niet opgemerkte vervalste VOG kan immers leiden

tot aanname van personeel dat, vanwege strafbare feiten in het verleden, niet meer voor deze taak of functie

mag worden ingezet.

5.1 Screeningsautoriteit JustisJustis is een overheidsorganisatie en de enige instantie in Nederland die de VOG afgeeft. Zij werkt aan een

veiligere en rechtvaardigere samenleving door personen maar ook organisaties te screenen op hun

betrouwbaarheid en veiligheid. Justis heeft toegang tot unieke informatie die alleen voor de overheid

beschikbaar is. De autoriteit is onafhankelijk en weegt, met oog voor privacy, de belangen van de persoon af

tegen de belangen van de samenleving. Voor een afgegeven verklaring aan personen spreekt men van een

VOG NP (natuurlijke personen) en voor organisaties gaat het om een VOG RP (rechtspersonen).

5.2 Wanneer wordt een VOG afgegeven?

De opgevraagde VOG-verklaring wordt afgegeven wanneer een persoon geen strafblad heeft of geen

strafbare feiten gepleegd heeft die relevant zijn voor het doel van de aanvraag. Er volgt dus nóóit een

verklaring indien er wél sprake is van een strafblad of een strafbaar feit dat relevant is voor het doel van de

aanvraag.

U begrijpt dat het daardoor erg belangrijk is om vóór indiensttreding van een nieuwe medewerker vast te

stellen of de VOG is afgegeven of niet én om deze op echtheid te controleren. Zo voorkomt u mogelijk

vervelende situaties in de toekomst die u bij toepassing van correcte controles vooraf had kunnen voorkomen.

Om er zeker van te zijn dat er geen sprake is van vervalsing moet u dus als werkgever altijd het originele

exemplaar opvragen én controleren op echtheidskenmerken. Bij twijfel over de echtheid van de VOG kunt u

contact opnemen met Justis en de door de medewerker afgegeven VOG uploaden. Vervolgens zal Justis

uitsluitsel geven.

5.3 VOG echtheidskenmerken

Met behulp van een aantal echtheidskenmerken kunt u beoordelen of een Verklaring Omtrent het Gedrag echt

is:

• Het papier is voorzien van een raster (lijnen) en het blauwe Rijkslogo.

• Het papier bevat een karakteristiek golvend watermerk.

• Onder een UV-lamp blijft het papier donker en lichten kleine vezels in het papier en een beeldmerk

rechtsonder op.

• Onder een UV-lamp verandert het blauwe nummer in de rechterbovenhoek van kleur (onder de UV-lamp

ziet u om het blauwe N-nummer rechtsboven een oplichtende rechthoek verschijnen).

• In het papier is een hologram zichtbaar.

5.4 VOG proces bij medewerker in dienst

Het is gebruikelijk dat de werkgever aangeeft op welke wijze de toekomstige medewerker de VOG kan

aanvragen. Tegenwoordig vindt dit veelal digitaal plaats en start de personeelsadministratie de aanvraag op.

Vervolgens ontvangt de toekomstig medewerker bericht om de aanvraag verder af te ronden via DIGID. Nadat

ook de betaling door de medewerker is voldaan zal de screening plaatsvinden en bij goedkeuring wordt de

VOG binnen een tot vier weken verzonden. Verzending gaat altijd naar het adres waarop de medewerker staat

ingeschreven in de Basisregistratie Persoonsgegevens (BRP).

Zodra de medewerker de originele verklaring bij de werkgever heeft ingediend kan de controle op echtheid

door de personeelsadministratie plaatsvinden. En wanneer deze akkoord is bevonden kan het document

worden opgeladen in het medewerkersdossier. Dat is ook het moment waarop de medewerker de gemaakte

kosten kan declareren. Op deze wijze wordt het proces correct, in de juiste volgorde en overzichtelijk voor

iedere betrokkene uitgevoerd.

5.5 VOG voor vrijwilligers

Vrijwilligers die met kinderen of kwetsbare personen werken, kunnen gratis een VOG aanvragen.

Organisaties die in aanmerking willen komen voor de regeling voor een gratis VOG, kunnen zich aanmelden

via de website gratisvog.nl. Het CIBG (onderdeel van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport)

beoordeelt of de organisatie aan de voorwaarden voldoet.

6. Diplomaregister van DUO

Tijdens het sollicitatieproces wordt vaak gesproken over de gedane opleidingen en ervaringen en bij het

indienst treden worden de diploma’s opgevraagd en in het personeelsdossier geplaatst. Vaak zonder deze

kritisch te beoordelen op geldigheid en echtheid. Tijdens het gesprek heeft u immers al een inschatting

gemaakt over de kennis en kunde van de medewerker en de diploma’s zijn slechts een formaliteit, toch? Of

niet?

Helaas zien we het steeds vaker terug in de media: vervalste diploma’s worden op websites te koop

aangeboden en met name in de zorg en techniek is dit een steeds groter wordend probleem. Daarom is het

belangrijk om te toetsen of de medewerkers ook daadwerkelijk gekwalificeerd zijn. Dit kan eenvoudig door de

gegevens uit te vragen via het diplomaregister van DUO.

6.1 Uittreksel Diplomaregister

Als werkgever kunt u bij uw sollicitant een digitaal uittreksel van het Diplomaregister opvragen. De

diplomahouder kan deze gratis downloaden en naar u doorsturen. Dit uittreksel is een officieel bewijs dat het

diploma is behaald en daarmee is de controle eenvoudig uitgevoerd.

Als werkgever heeft u geen rechtstreekse toegang tot het Diplomaregister, dat geldt alleen voor

diplomahouders, door het ministerie van OCW erkende onderwijsinstellingen en enkele overheidsinstanties.

6.2 Handleiding controle echtheids-

kenmerkenHet uittreksel uit het Diplomaregister betreft altijd een certificaat in pdf-bestand dat kan worden geopend met

Adobe Reader (de meest actuele, tenminste versie 9). Het is dus nooit een beeldbestand (png, jpeg, jpg, gif,

tiff, psd enzovoort). Nadat Adobe de lijst met vertrouwde certificaten heeft bijgewerkt wordt een blauwe balk

getoond die aangeeft dat het certificaat is geaccepteerd. Daarnaast is de zogeheten ‘blue ribbon’ zichtbaar.

Wanneer er geen blauwe balk wordt getoond dan zijn dit de mogelijke oorzaken:

• Het certificaat is niet afkomstig van DUO.

• Er is gerommeld met het uittreksel.

• Het is Adobe Reader niet gelukt om automatisch de instellingen bij te werken en het certificaat te

herkennen/accepteren. Dit kan alsnog handmatig maar niet voordat de echtheidskenmerken zijn

gecontroleerd.

Echtheidskenmerken

1. Controleer de blauwe balk. Bovenaan het pdf-document ziet u een blauwe balk met de melding

'Gecertificeerd door Dienst Uitvoering Onderwijs, Dienst Uitvoering Onderwijs, certificaat uitgegeven door

Quo Vadis PKIOverheid Organisatie Services ...' Dit certificaat garandeert dat het uittreksel afkomstig is

van DUO. NB: Per 13 maart 2020 is het echtheidscertificaat in het diplomaregister gewijzigd. Er zit een

verschil in het echtheidscertificaat van vóór 13 maart en dat vanaf 13 maart. Het oude certificaat bevat de

volgende tekst: 'Gecertificeerd door diplomaregister.duo.nl, Dienst Uitvoering Onderwijs, certificaat

uitgegeven door KPN PKIoverheid Organisatie ....' Dit certificaat was geldig tot 22 maart 2020.

2. Controleer of het uittreksel ongewijzigd is. Klik op de knop

‘Handtekeningenvenster’ en klik vervolgens op de plusjes bij

‘Gecertificeerd door’ en ‘Handtekeningdetails’ en overtuig uzelf

dat het certificaat niet aangepast is.

3. Controleer de certificaatdetails. Klik op de knop

‘Certificaatdetails’ om de detailgegevens van het certificaat te

kunnen bekijken en overtuig uzelf dat de getoonde informatie

klopt. Dat doet u door het certificaatnummer op uw scherm te

controleren met het SHA1-nummer op tabblad ‘Details’

4. Een papieren afdruk is alleen geldig als het uittreksel is

afgedrukt op door DUO verstrekt waardepapier.

Wanneer bovengenoemde stappen naar tevredenheid doorlopen zijn

kunt u er gerust op zijn dat de beoogde medewerker gediplomeerd is

en kunt u het uittreksel opslaan in het personeelsdossier.

7. Bewaartermijnen

In de vorige hoofdstukken is uitgebreid stilgestaan bij het controleren op echtheidskenmerken van diverse

documenten. In dit laatste hoofdstuk geven we u een overzicht van de verschillende bewaartermijnen die

gelden voor personeelsdossiers en de salarisadministratie. Met ingang van 25 mei 2018 is de Wet

Bescherming Persoonsgegevens komen te vervallen en is de AVG van kracht.

Onderwerp Bewaartermijnen werkgever

Sollicitatiegegevens

bij afwijzing

Tot 4 weken na einde procedure.

Met toestemming van de werknemer tot één jaar na einde procedure.

Arbeidsovereenkomst

inclusief wijzigingen

Geen wettelijke bewaartermijn.

Gegevens niet meer nodig? Dan moet u ze direct verwijderen.

Gegevens nog wel nodig (bijv. vanwege conflict bij ontslag)? Dan geldt

een termijn van 2 jaar na beëindiging dienstverband.

Verslagen van

beoordelings-

gesprekken

Geen wettelijke bewaartermijn.

Gegevens niet meer nodig? Dan moet u ze direct verwijderen.

Gegevens nog wel nodig (bijv. vanwege conflict bij ontslag) dan geldt

een termijn van 2 jaar na beëindiging dienstverband.

Afspraken inzake

demotie of promotie

Geen wettelijke bewaartermijn.

Gegevens niet meer nodig? Dan moet u ze direct verwijderen.

Gegevens nog wel nodig (bijv. vanwege conflict bij ontslag) dan geldt

een termijn van 2 jaar na beëindiging dienstverband.

Kopie getuigschrift Geen wettelijke bewaartermijn.

Gegevens niet meer nodig? Dan moet u ze direct verwijderen.

Gegevens nog wel nodig (bijv. vanwege conflict bij ontslag) dan geldt

een termijn van 2 jaar na beëindiging dienstverband.

AVG personeelsdossier

Onderwerp Bewaartermijnen werkgever

Gegevens over

ziekteverzuim

Geen wettelijke bewaartermijn.

Een redelijke bewaartermijn is maximaal 2 jaar na beëindiging

dienstverband.

Tenzij ERD ZW, dan bewaartermijn van 5 jaar (voor het UWV - artikel

3, lid 2b van Regeling werkzaamheden, administratieve voorschriften

en kosten eigenrisicodragen ZW).

AVG privacy bij ziekte

Re-integratie-

dossier na einde

dienstverband

Geen wettelijke bewaartermijn.

Een redelijke bewaartermijn is maximaal 2 jaar na beëindiging

dienstverband.

Tenzij ERD ZW, dan bewaartermijn van 5 jaar (voor het UWV - artikel

3, lid 2b van Regeling werkzaamheden, administratieve voorschriften

en kosten eigenrisicodragen ZW).

AVG privacy bij ziekte

Gesloten

re-integratie-

dossier

Geen wettelijke bewaartermijn.

Een redelijke bewaartermijn is maximaal 2 jaar na beëindiging

dienstverband.

Tenzij ERD ZW, dan bewaartermijn van 5 jaar (voor het UWV - artikel

3, lid 2b van Regeling werkzaamheden, administratieve voorschriften

en kosten eigenrisicodragen ZW).

AVG privacy bij ziekte

Salaris-

administratie

Fiscale bewaarplicht tot 7 jaar na einde dienstverband.

Loonstaten, aangiften LH, loonstroken.

Belastingdienst: Handboek Loonheffing 2020, artikel 3.5.2

Formulieren

loonheffing

Afwijkende bewaarplicht, tot 5 jaar na einde dienstverband.

Belastingdienst: Handboek Loonheffing 2020, artikel 3.5.2

Kopie

identiteitsbewijs

Afwijkende bewaarplicht, tot 5 jaar na einde dienstverband

Belastingdienst: Handboek Loonheffing 2020, artikel 3.5.2

Loonbeslagen Tot na opheffing van het loonbeslag.

Zodra de gegevens (documenten deurwaarder/incassobureau) niet

meer nodig zijn dienen deze vernietigd te worden.

8. Bronvermeldingen

Identificatieplicht

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identificatieplicht/vraag-en-antwoord/wat-moet-ik-als-werkgever-

doen-om-te-voldoen-aan-de-identificatieplicht

Deze website van de Rijksoverheid valt onder de verantwoordelijkheid van het Ministerie van Binnenlandse

Zaken en Koninkrijksrelaties.

Verzuimboete

Handboek loonheffingen 2020, paragraaf 2.2.3.

https://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/handboek-loonheffingen-jan-2020-lh0221t01fd.pdf

Echtheidskenmerken reisdocumenten

https://www.rvig.nl/reisdocumenten/echtheidskenmerken-reisdocumenten

Deze website van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens valt onder de verantwoordelijkheid van het

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Nederlandse documenten voor vreemdelingen

https://www.vreemdelingendocumenten.nl/nl

Deze website is een uitgave van de Nederlandse Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) van het Ministerie

van Justitie en Veiligheid.

Opbouw nummer

https://www.rvig.nl/reisdocumenten/vraag-en-antwoord/hoe-is-het-paspoortnummer-of-

identiteitskaartnummer-opgebouwd

VOG

www.justis.nl

Diplomaregister

https://duo.nl/diplomaregister/

9. Handige hand-out

In de voorgaande hoofdstukken zijn het identificeren, registreren en bewaren van persoonlijke documenten

van uw personeel uitgebreid aan bod gekomen. Hiermee heeft u een mooi naslagwerk omtrent deze

onderwerpen en hopen we fraude en vervalsing bij indiensttreding te voorkomen.

Om het voor u en uw medewerkers eenvoudiger te maken de noodzakelijke controles uit te voeren hebben we

een handige hand-out gemaakt waarmee al het voorgaande overzichtelijk op één A4-tje in kaart wordt

gebracht. Deze is hier te downloaden.

Meer informatie?

Judith Pennings

Senior Payroll Consultant

06-13228772

j.pennings@aag.nl

www.aag.nl

Wij dragen de zorg