Stappenplan

Opzetten en uitvoeren AO/IC

InhoudsopgaveInleiding 2

Stappenplan 3

Stap 0: Een goede voorbereiding is het halve werk

Stap 1: Maak een goede AO/IC beschrijving van de belangrijkste

opbrengststromen

Stap 2: Stel flowcharts per opbrengststroom op

Stap 3: Stel een interne controlerisicomatrix op

Stap 4: Vertaal aandachtspunten vanuit contracten en wet- en regelgeving naar de

controlerisicomatrix

Stap 5: Stel een controleplan op

Stap 6: Leg een digitaal intern controledossier aan

Stap 7: Bespreek de opzet, uitvoering en het resultaat intern en met de externe

accountant

Van controle naar compliance 13

Inleiding

In de zorg is de opbrengstenkant een hele bijzondere. De opbrengsten bestaan uit een

groot aantal opbrengststromen die gerelateerd zijn aan verschillende bekostigingstitels,

zoals de Zvw, Wlz, Wmo, Jeugdwet, PGB en andere opbrengstvormen.

De opbrengsten zijn gekoppeld aan stringente afspraken met de financiers; de

verzekeraars, de zorgkantoren en de gemeenten. Deze afspraken hebben betrekking

op het proces van contracteren tot en met de verantwoording en afrekening van

geleverde zorg. Een zorgorganisatie moet de opbrengsten juist, volledig en tijdig in de

administratie opnemen én er voor zorgen dat de informatievoorziening klopt.

De hele cyclus, van contracteren tot en met afrekening, moet dus gesloten zijn. Een

goede administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) helpt hierbij. Aan de

hand van dit stappenplan leggen we uit hoe u een goed dossier aanlegt om aan te

tonen dat de zorgverantwoording “in control” is. Het stappenplan richt zich primair op

de Wmo en Jeugdwet, maar kan naar analogie ook prima worden toegepast op de Wlz.

Stap 0: Een goede voorbereiding is het halve werk

Zoek uit welke zaken en processen er reeds in uw zorgorganisatie aanwezig zijn.

Procesbeschrijvingen staan vaak op verschillende plaatsen, zoals op medewerkersportals en in kwaliteitssystemen. En vaak zijn deze beschrijvingen niet (meer) actueel.

Ga na welk format uw organisatie hanteert als het gaat om procesbeschrijvingen. Wat is de verwachting van het management omtrent dit onderwerp? Maak kenbaar dat u hiermee aan de gang gaat.

Let in het bijzonder op de bevindingen van de externe accountant naar aanleiding van de interim controle.

Stap 1: Maak een goede AO/IC beschrijving van de belangrijkste opbrengststromen

Wellicht niet het meest opwindende werk, maar wel heel belangrijk. Met het beschrijven van de AO/IC staat u stil bij hoe de opbrengstprocessen van begin tot eind in elkaar zitten. Onderstaande tips helpen u een goede AO/IC beschrijving te maken.

Stel allereerst vast welke opbrengststromen er zijn en welke u gaat beschrijven. Pak de belangrijkste er uit. Beschrijf per opbrengststroom chronologisch en systematisch wie wat doet. Wie (de functionaris, géén naam!) doet wat, hoe wordt dat wordt vastgelegd en met welke controles wordt vastgesteld dat gegevens juist, volledig en tijdig waarworden vastgelegd. Let op: beschrijf de huidige situatie en niet de wenselijke situatie!

Enkele voorbeelden:

• Een cliënt wordt ingevoerd in een systeem: wie stelt vast dat de invoer goed is geweest en hoe wordt dat gedocumenteerd?

• Wie past de prijzen van de zorgproducten aan en hoe wordt gecontroleerd dat ze goed in de systemen staan?

Verzamel gelijktijdig administratieve documenten, zeg maar “bewijs”, (een voorbeeld van een indicatie, bericht, factuur, zorgplan (anoniem gemaakt), schermafdrukken) zodat het fysiek ook aantoonbaar is dat de procedure bestaat.

Gebruik 1 tot 2 a4tjes per opbrengstenstroom. Schrijf in de derde persoon, niet in detail (het is geen werkinstructie!), vermeld de brondocumenten en geef de interne controles aan (wat check je met wat om vast te stellen dat de vastlegging juist/volledig en tijdig is).

Neem in de beschrijving ook aan het einde een kopje op met Managementinformatie. Geef daarbij aan welke informatie aan wie en met welke frequentie wordt verstrekt.

Handig om te weten: door de automatisering kunnen processen in systemen ook een “kruimelspoor” achter laten. Zo kunt u uit logfiles nagaan wie welke werkzaamheden heeft gedaan en of dat ook juist is.

Stap 2: Stel flowcharts per opbrengststroom op

Niet verplicht, wél aan te bevelen. Waarom? Omdat u met flowcharts heel helder de administratieve flow ziet en de functiescheidingen inzichtelijk maakt. Daarnaast wordt ook duidelijk waar de open einden en kwetsbaarheden in het proces zitten.

Tip: bij het gebruiken van flowcharts worden verschillende symbolen gebruikt. Bijvoorbeeld voor vastlegging in systemen, documenten, start en einde van processen, et cetera.

Tip: gebruik specifieke software om flowcharts te maken. Microsoft Visio is een prima pakket dat voor dit doel aan te bevelen is.

Tip: gebruik in flowcharts verschillende “zwembanen” (vergelijkbaar met afdelingen) om daarmee de processtromen binnen en tussen afdelingen inzichtelijk te maken.

Stap 3: Stel een interne controlerisicomatrix op

De processen zijn beschreven, voorbeelddocumenten zijn verzameld en flowcharts liggen vast. De volgende stap is het opstellen van een controlerisicomatrix: een overzicht waarin u per processtap nagaat wat er fout kan gaan en welke impact een fout heeft. Bedenk: risico = kans x impact.

Naast het benoemen van de risico’s geeft u ook aan hoe de organisatie de risico’s heeft afgevangen. Met andere woorden: hoe voorkomt een organisatie die mogelijke fouten middels beheersmaatregelen?

Voorbeeld: als contractprijzen in een zorgregistratiesysteem worden vastgelegd, is het van belang dat AO/IC medewerker vaststelt dat de prijzen in het systeem gelijk zijn aan de overeenkomsten.

Zelfs na het treffen van beheersmaatregelen kan het risico bestaan dat er iets fout gaat. Dat noemen we dan restrisico. De vraag daarbij is of dat risico voor u en de externe accountant acceptabel is.

Nr ProcesProces-

beschrijvingDossier

Beschrijving

risico

Beheersmaatregel/-

werkzaamheden

(Rest) risico

H/M/LOpmerking Aandachtspunt

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Stap 4: Vertaal aandachtspunten vanuit contracten en wet- en regelgeving naar de controlerisicomatrix

In het kader van de Wlz is een Regeling AO/IC van kracht. Binnen de Wmo/Jeugdwet wordt in vele gevallen gewerkt met het landelijke protocol. Daarin staan punten vermeld die wellicht in de controlerisicomatrix opgenomen moeten worden.

Tip: verwijs in de controlerisicomatrix naar de punten vanuit de contracten en de wet-en regelgeving. Wel zo handig voor de accountant. Hij hoeft dan zich niet af te vragen of alle controlepunten zijn geadresseerd.

Stap 5: Stel een controleplan op

Op basis van stap 1 tot en met 4 kunt u een intern controleplan gaan schrijven. Daarin beschrijft u welke controles u uitvoert om daarmee aan te tonen dat de opbrengsten juist, volledig en tijdig zijn verantwoord.

Stap 6: Leg een digitaal intern controledossier aan

We adviseren u een top-down dossier aan te leggen. Het belangrijkste document bewaart u voorin, de (minder belangrijke) details achterin het dossier. Een indeling van een directorystructuur zou kunnen zijn:

1. Achtergrondinformatie en protocollen

2. Contracten c.a.

3. Controlememorandum

4. Controlerisicomatrix (zie punt 4.

5. (Initiële) cijferbeoordeling en managementinformatie

6. Lijncontrole(s)

7. Deelwaarnemingen

8. AO/IC beschrijving (zie punt 1 en 2)

9. Verbandscontroles

10.Signaleringslijsten

11.Controle van balansposten

Op de volgende pagina’s lichten we de punten kort toe.

Ad.1 Achtergrondinformatie en protocollen

Maak de externe accountant geen spoorzoeker, maar zorg dat u voor hem/haar alle relevante informatie bundelt. Sla de controleprotocollen digitaal op, neem deze door en verwerk punten in de controlerisicomatrix. Neem bijvoorbeeld ook de toelichting op contracteringszaken hierin mee.

Ad.2 contracten c.a.

Neem hier de relevante contracten op.

Ad. 3 het controlememorandum

In een controlememorandum beschrijft u de volgende zaken:

• Doelstelling - wat is de doelstelling van de controle geweest?

• Aandachtspunten - welke specifieke aandachtspunten zijn er? Bijvoorbeeld: welke materialiteitsgrenzen zijn er voor fouten en onzekerheden?

• Verrichte werkzaamheden - een puntsgewijze opsomming van verrichte werkzaamheden met een verwijzing naar het dossier waar de vastlegging is gedaan.

• Bevindingen - welke bevindingen zijn er naar aanleiding van de uitgevoerde controlewerkzaamheden?

• Conclusie - wat is de algemene conclusie in relatie tot de doelstelling die geformuleerd is?

Ad. 5 (initiële) cijferbeoordeling

Zet hier de overzichten waarin cijferreeksen zijn opgenomen in. De cijferreeksen geven een beeld van het verloop van de omzet en/of aantallen in werkelijkheid versus begroot en/of productieafspraken. Hiermee kunt u trends in de productie/omzetwaarden lokaliseren en verklaren.

Ad.6 De lijncontrole

In de procedurebeschrijving zijn de opzetten van de verschillende procedures beschreven. Binnen dit onderdeel documenteert u het administratieve spoor van begin tot het eind (van eerste contact tot en met betaling). Dat wordt voor alle opbrengstcategorieën zo gedaan. Hiermee bevestigt u het bestaan van de procedure.

Ad.7 Deelwaarnemingen

Bij dit onderdeel laat u zien dat de beschreven procedures ook een heel jaar hebben gewerkt zoals u dat heeft beschreven. Dat gebeurt aan de hand van met de externe accountant vastgestelde lijst van deelwaarnemingen.

Ad. 9 Verbandscontroles

Verbandscontroles geven het verband aan tussen twee of meer groepen van data die verband met elkaar houden. Hetzij rechtstreeks doordat er een dwingend verband moet zijn, hetzij om de aannemelijkheid vast te stellen. Voorbeeld: binnen de extramurale setting geldt dat verantwoorde tijdsregistratie = verantwoorde extramurale zorgtijd.

Ad.10 Signaleringslijsten

In veel zorgregistratiepakketten zijn standaard controlelijsten opgenomen. Bijvoorbeeld voor de juistheid/volledigheid van BSN-nummers, het ontbreken van zorgplannen of het verlopen van indicatiedata. Deze lijsten, voorzien van aan- en opmerkingen, versterken de interne controles.

Ad.11 Controle balansposten

Niet zelden is de journalisering van de productie handmatig. Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld salarisjournaalposten. Daarom is het zaak om de boekingsgang van de productie transparant en reproduceerbaar te maken. Wellicht dat het zelfs verstandig is een afzonderlijk dagboek aan te maken voor de omzetjournalisering. De controles zijn in ieder geval niet af als de afloop van balansposten niet is gedaan. Met andere woorden:

• Worden er de komende periode vorderingen betaald?

• Zijn de schulden volledig?

• Is het onderhanden werk juist en volledig gewaardeerd in de balans en als mutatie in de resultatenrekening?

In dit onderdeel van het dossier legt u dat vast.

Stap 7: Bespreek de opzet, uitvoering en het resultaat intern en met de externe accountant

Ga met de externe accountant na of de opzet zoals u die in gedachten heeft goed is en laat hem uitspraken doen over het aantal en soort lijn- en deelwaarnemingen.

Bespreek met de accountant ook de wijze van dossiervastlegging. Evalueer na afloop van de controle welke verbeterpunten er zijn en leg deze vast in het controlememo voor het volgend jaar.

Van controle naar compliance

Uit dit stappenplan zou opgemaakt kunnen worden dat de werkzaamheden slechts eenmalig zijn en vooral bedoeld voor de externe accountant. Niets is minder waar! Het gaat er om dat u intern zekerheid kunt geven dat de opbrengsten juist, volledig en tijdig verantwoord zijn.

Die zekerheid moet een doorlopende zekerheid zijn. Elke maand zouden deze of soortgelijke controles uitgevoerd moeten worden. Als belangrijk nevenproduct ontstaan dan ook vaak ideeën rondom procesverbeteringen die de AO/IC versterken.

Met het versterken van de controles ontstaat een steeds betere basis om met de accountant te overleggen of deze nog meer en beter kan steunen op de door u verrichte werkzaamheden. Daarmee is de weg ook vrij naar Horizontaal Toezicht waarbij steunen op systemen en een goede interne AO/IC de basis vormen.

Meer weten over de AO/IC?

Neem contact met mij op!

Betty Paul

business consultant

b.paul@aag.nl

06 51562833

Wij verbeteren de

bedrijfsvoering van de zorg