Patiëntenlogistiek in het UMC Utrecht

Ir. Arjan van HoornProgrammamanager CBC

a.f.vanhoorn@umcutrecht.nl088 – 755 9168

Medische Faculteit

Wilhelmina Kinderziekenhuis

Academisch Ziekenhuis Utrecht

1.042 bedden

28.888 opnamen

8,3 dagen gem. ligduur

332.376 poli bezoeken

16.307 dagbehandelingen

20.668 SEH bezoeken

Organisatie & Kerncijfers

Raad van Bestuur

12 divisiesWaaronder

• OK/Anes/SEH

• IC

• Heelkundige Spmen

• Hart & Longen

• Hersenen

• Kinderen

• Radio/Nucleair

5 directiesConcernstaf

Organisatie & Kerncijfers

Raad van Bestuur

12 divisiesWaaronder

• OK/Anes/SEH• IC

• Heelkundige Spmen• Hart & Longen

• Hersenen

• Kinderen

• Radio/Nucleair

5 directiesConcernstaf

Abstract

Patientenlogistiek in het UMC Utrecht is belangrijk, helemaal ‘in’ en krijgt vorm in verschillende programma’s. Eén van die programma’s heeft als doel logistieke processen rondom de chirurgische patiënten te optimaliseren middels een scheiding in voorspelbare zorg en complexe cq. spoed zorg van poli tot ontslag. De thema’s Voorspelbaar, Vriendelijk en Veilig zijn leidend in dit programma rondom het Chirurgisch Behandel Centrum (CBC).

Dit krijgt uitwerking in vier projecten: de ontwikkeling van zorgpaden, een one-stop-shop opnameplein met een gecombineerde POS en opnamescreening, een zorginformatiemodel en verbeterde OK-planning. De presentatie gaat kort in op de uitdaging patiëntvriendelijkheid te combineren met doelmatige bedrijfsvoering. De meeste aandacht zal liggen op de logistieke vragen binnen dit programma zoals instroomplanning bij een POS-poli op inloop en verbeterde OK-planning. Daarnaast komen logistieke uitdagingen in de doorstroom van electieve patiënten in de keten OK-IC-beddenhuis aan bod.

Deze presentatie bevat geen resultaten, wel oplossingsrichtingen waar het UMC Utrecht mee aan de gang gaat.

Patiëntenlogistiek in het UMC…

… is belangrijk

voor het realiseren van medische speerpunten (patiëntgroepen)

medische afdelingen kiezen meer en meer wat ze wel/niet doen

uitwerking van keuzes in ondernemingsvoorstellen per specialisme

met beslag op resources uitgewerkt in aantallen en netwerk van relaties

voor het behoud van concurrentiepositie

voorspelbare zorg scheiden van complexe en onvoorspelbare zorg

vriendelijk, veilig en voorspelbaar aanbieden

Patiëntenlogistiek in het UMC…

… is helemaal ‘in’

Dreigend capaciteitstekort

door aanbodzijde: tekort verpleegkundigen & OK-medewerkersdoor vraagzijde: verpleegduur stijgt (zorgzwaarte, ontslagbeleid, combi?)

Divisieoverstijgende samenwerkingpoortdivisies gebruiken samen schaarse OK-IC-MC capaciteit

doorstroom afhankelijk van onderliggende planningen & realisatiesgezamenlijk op zoek naar afstemming

Wie heeft mandaat?

Directe betrokkenheid van de top

voorzitter steunt en geeft ruimte binnen duidelijke divisiestructuurstrategische thema’s: Investeren, Samenwerken, Innoveren

Slimmer Beter: investeren in kansrijke innovaties in organisatie van zorg

Patiëntenlogistiek in het UMC…

… krijgt vorm in verschillende programma’s

In de uitvoering van zorgCancer Center:

stroomlijnen multidisciplinaire zorg rondom oncologische patiënten

Chirurgisch Behandel Centrum:optimaliseren zorglogistieke processen rondom chirurgische patiënten

Polikliniek van de Toekomst:efficiënt en klantgericht inrichten van de poliklinische organisatie

In de ondersteuning van zorg

MyUMCpatiëntenportaal via internet, digitale deur met mogelijkheden

Vervanging ZIS (samen met LUMC)plannen voor nieuwe werkwijze door nieuwe ICT-mogelijkheden

Het CBC-programma

Chirurgisch behandelcentrum

Scheiding planbaar vs. complex/spoed van poli tot ontslag

Uitwerking in Zorgpaden

Opnameplein

Zorginformatiemodel

OK-planning

ZOZO!

Blijham matrix, Med Contact, sept 2005

Terugblik 1e Fase CBC-programma:

conceptontwikkeling & eerste resultaten

Conceptontwikkeling

Voor 2006: Renovatie OK tot CBC leidt tot plan optimalisatie patiëntstromen (scheiding voorspelbaar vs. spoed/complex i.p.v. dag vs. klinisch)

2006 McKinsey: “verbeteren OK-proces alleen = suboptimaal, optimaliseer gehele zorglogistiek van chirurgische patiënten; d.w.z. van binnenkomst tot ontslag” � Start CBC-programma met vijf werkstromen

Resultaten werkstromen op hoofdlijnen (december 2007)

Terugblik – Visie – Programma – Deelprojecten – Fasering – Organisatie 11

Concept ‘POS op inloop’ ontwikkeld.

Multidisciplinair akkoord inhoud algemene gezondheidsvragenlijst.

Taaksubstitutie & procesoptimalisatie: VPK’en & ass. zien meeste patiënten

POS-poli

Voor ieder duidelijk: divisieoverstijgend probleem.

Gedachtegoed omarmd, geen akkoord plan planningsbestuur, wel zicht op

knelpunten integrale planning. Vanaf nu buiten CBC-programma.

Integrale capa-

citeitsplanning

Formats & werkwijze ontwikkeld.

Diagnosepaden urologie en orthopedie compleet.

Zorgpaden orthopedie: totale heup, totale knie, wervelkolomchirurgie.

Zorgpaden

Set KPI’s voor (bij)sturing binnen zorgpaden door zorgverleners.

Geslaagde pilot voor ontsluiting logistieke stuurinformatie zorgpaden.

KPI/Zorginfo

Programma van Eisen voor 2 aanpalende OK-locaties in harmonicamodel.

Vanaf nu buiten CBC-programma. Oplevering CBC: Vastgoed & Huisvesting

Fysieke inrichting

Vanuit visie op CBC-zorg

CBC-zorg: patiënt komt graag naar het UMC Utrecht want het zorgproces is voorspelbaar, vriendelijk & veilig georganiseerd

Voorspelbaar

Vooraf opgesteld zorgpad is bekend bij zorgverleners en patiënt

I.p.v. sturen op uitzonderingen, sturen op meerderheid

Vriendelijk

Minder bezoeken aan het ziekenhuis

Nakomen van afspraken, want voorspelbaar

Veilig

Eenduidig proces met minder kans op fouten en verstoringen

Generieke onderdelen van zorgpaden SAFER maken

Uitdaging 1: POS-poli op inloop

Huidige situatie:

- Patiënten komen apart of op een combi-spreekuur naar het UMC Utrecht voor een screening & voorlichting door de anesthesiologie & VPK-intake

- Door taaksubstitutie is doelmatigheidswinst behaald

Logistieke uitdaging:

zonder verlies van servicegraad (langere wachttijden), toch patiëntgericht

Vriendelijk:

- keuze voor alle patiënten: poli op inloop of afspraak andere dag

- flexibiliteit ten koste van doelmatigheid = beleidskeuze

Voorspelbaar:

Uitstroom uit chirurgische poli’s voorspellen/sturen waar mogelijk

B.v.: nieuwe patiënten spreiden over spreekuur

Huidig & Gewenst stroomschema

• One-stop-shop: 1 bezoek minder; bij simpele ingrepen direct klaar

• Digitale vragenlijst algemene gezondheid thuis invullen (BSN) voor 1e bezoek/consult

• Brief cardio/long beschikbaar bij POS-screening

• Perioperatief deel vragenlijst digitaal invullen

• LAB & ECG indien nodig voorafgaand aan POS bezoek

• POS-fiat tenzij… (cardio)

En…

• Patiënt met OK-datum naar huis

Bezoek x+1 0

Bezoek 1 00

Bezoek x 00

Patiënt met

onbekende klacht

op poli

Tussenstappen

OK-indicatieAndere

behandelwijzenee

ja

VPK

screeningPOS Opnameburo

Verpleegkundig

dossier

Anesthesie

dossier

Patiëntenbrief

Lab & ECG

verwijzing

door POS

Brief opvragen

cardio & long

Pt op WL

Pt gepland

Peri-

operatieve

vragenlijst

invullen

POS-

Fiat

Gezondheids-

vragenlijst

Patiënt meldt zich

telefonisch met

onbekende klacht

Bezoek 1 00

Patiënt met

onbekende klacht

op poli

Gezondheidsvragenlijst

thuis digitaal invullen

Bezoek x 00

OK-indicatieAndere

behandelwijzenee

Tussenstappen

Brief opvragen

cardio & long

Fax POS

Verwijzing

LAB & ECG

GVL Perioperatief deel

digitaal invullen

VPK

screeningPOS Opnameburo

Verpleegkundig

dossier

Anesthesie

dossier

Pt gepland

LAB

& ECG

verwijzing

via

protocol

POS-

Fiat

Patiëntenbrief

Bezoek x+1 00OperatieBezoek x+2 00Operatie

HUIDIG GEWENST

Patiënt meldt zich

telefonisch met

onbekende klacht

VPK

Anamnese

VPK

Anamnese

Huidig & Gewenst stroomschema

• One-stop-shop: 1 bezoek minder; bij simpele ingrepen direct klaar

• Digitale vragenlijst algemene gezondheid thuis invullen (BSN) voor 1e bezoek/consult

• Brief cardio/long beschikbaar bij POS-screening

• Perioperatief deel vragenlijst digitaal invullen

• LAB & ECG indien nodig voorafgaand aan POS bezoek

• POS-fiat tenzij… (cardio)

En…

• Patiënt met OK-datum naar huis

Bezoek x+1 0

Bezoek 1 00

Bezoek x 00

Patiënt met

onbekende klacht

op poli

Tussenstappen

OK-indicatieAndere

behandelwijzenee

ja

VPK

screeningPOS Opnameburo

Verpleegkundig

dossier

Anesthesie

dossier

Patiëntenbrief

Lab & ECG

verwijzing

door POS

Brief opvragen

cardio & long

Pt op WL

Pt gepland

Peri-

operatieve

vragenlijst

invullen

POS-

Fiat

Gezondheids-

vragenlijst

Patiënt meldt zich

telefonisch met

onbekende klacht

Bezoek 1 00

Patiënt met

onbekende klacht

op poli

Gezondheidsvragenlijst

thuis digitaal invullen

Bezoek x 00

OK-indicatieAndere

behandelwijzenee

Tussenstappen

Brief opvragen

cardio & long

Fax POS

Verwijzing

LAB & ECG

GVL Perioperatief deel

digitaal invullen

VPK

screeningPOS Opnameburo

Verpleegkundig

dossier

Anesthesie

dossier

Pt gepland

LAB

& ECG

verwijzing

via

protocol

POS-

Fiat

Patiëntenbrief

Bezoek x+1 00OperatieBezoek x+2 00Operatie

HUIDIG GEWENST

Patiënt meldt zich

telefonisch met

onbekende klacht

VPK

Anamnese

VPK

Anamnese

Opnameplein op inloop

Onderzoeken (0-meting)

1. Patiënttevredenheid (o.a. wachttijd)

2. Tijdsmeting (o.a. wacht- en consultduur)

Mening & meting zijn 1-op-1 te koppelen

Tevens koppelen aan medische & organisatorische gegevens

Daarmee:

Voorspellende variabelen consultduur te achterhalen

Oordeel over werkelijke wachttijd mogelijk

Inzicht in proces

Uitdaging 2: Voorspelbaarheid OK-planning

TACTISCH

Voorspelbaarheid / betrouwbaarheid van sessieverdeling

NU: op jaarbasis uitdelen – op maandbasis definitief

PLAN: X% garanderen, indien sluiting nodig, uit andere sessies

� Geeft spmen duidelijkheid, vooruit denken/plannen wordt mogelijk

� Met OK-datum naar huis wordt mogelijk ongeacht lengte wachtlijst

Uitdaging 2: Voorspelbaarheid OK-planning

OPERATIONEEL

Kwaliteit van planning

Inschatting chirurgische & anesthesiologische tijd apart

Planning van beide op schipholbord

Plancodes (operatiecodes) als beslissingondersteuning

Lerend vermogen aanspreken in “Keek op de week”

‘Keek op de week’- items:

1. Aantal IC/REC-bedden per dag

2. Onderbenutting (heeft iemand een patiënt voor dit gat?)

3. Overbenutting (te veel verwachte uitloop op zelfde dag/sector)

4. Goudomrande OK’s benoemen (bottleneck in keten)

Sturen op korte termijn, met lange termijn (jaarafspraken) als ijkpunt

Voorstel voor ‘Keek op de week’

Kengetallen per werkdag en per OK:

Specialisme tenzij meerdere sessies (spmen) op 1 dag

Benutting % van sessietijd met patiënt op OK, ook gemiddelde van dag en week

(som zittingstijd / sessietijd)

Late start Op tijd ( 0 min), Kort ( 7), Middel (8-29) of Lang (30+)

Wisseltijd Gemiddelde duur: in getal & categorie (Negatief, 0-15, 16+)

Aantal wisselingen

Einde sessie Tijdstip waarop sessie volgens planning eindigt

Einde laatste zitting Tijdstip waarop laatste zitting daadwerkelijk geëindigd is

Vroeg einde Op tijd (± 15 min), Vroeg (16-60), Zeer vroeg (60+)

Uitloop Op tijd (± 15 min), Kort (16-30), Middel (31-60) Lang (61+)

Afgezegde patiënt Elke afzegging wordt besproken, reden = beschikbaar

Uitdaging 3: de OK in de keten

Chirurgische zorgpaden (aandoening en behandelwijze), vallen uiteen in drie stromen:

Stroom 1: Electief

Stroom 2: Semi-electief

Stroom 3: Spoed

De (semi-)electieve OK-patiëntenzijn het handvat voor sturing.Niet chirurgische IC-patiëntenblijven (nog) buiten beschouwing

Aanname: grootste doorstroom bij gelijkmatige instroom

Uitdaging 3: de OK in de keten

Kortom:ordening patiëntengroepen(na indicatie) op basis van:

1. Aandoening2. Behandelwijze3. Patiëntenstroom (voorspelbaarheid)

Capaciteitsbeslag wordt duidelijk door per patiëntgroep elke stroom te kwantificeren.

Tactisch vraagstuk:

verdeling capaciteit (op OK) zodanig dat elk van de stromen voor elk zorgpad de in-, door- en uitstroom nivelleert.

Uitdaging 3: de OK in de keten

Stroom 1: Electief

Stroom 2: Semi-electief

Stroom 3: Spoed

Huidige oplossingsrichting:

OK-jaarrooster van sessiesverdelingper specialisme met gekoppelde

IC slots zodat instroom IC nivelleert (nog te realiseren)

Uitdaging 3: de OK in de keten

Stroom 1: Electief

Stroom 2: Semi-electief

Stroom 3: Spoed

Nieuwe technieken nodig om:

OK-jaarrooster met gekoppelde IC én MC slots (incl. kliniek?)

zodat instroom, doorstroom

én uitstroom nivelleert

Daarmee is ook doorstroom van niet-chirurgische patiënten beter te sturen

Maar: patiëntgroepen opdelen naar stroomtype � explosie complexiteit

Nodig: data & algoritmen

Uitdaging 3: de OK in de keten

Meerdere snijdende divisies gebruiken capaciteit van divisies OK & IC

Opdracht: benut beschikbare capaciteit samen zo goed mogelijk

Oplossing:

Voor planningsprobleem ligt handvat bij electieve OK-patiënten

Gecombineerde OK-IC slots (tevens goudomrand & gegarandeerd)

Lastig:

Triageregels voor spoedopvang vs. Logistieke regels voor doorstroom