12/04/23 1

Gezamelijke budgetopmaak

Strategie en budget

Praktijkvoorbeeld Stad Gent

12/04/23 2

Structuur presentatie

• Methodologie

• Projectaanpak

• Communicatie

• Spanningsveld strategie vs financieel

• .. En verder ?

12/04/23 3

1. Methodologie

• Traject

• Theoretisch schema

• Genomen keuzes

• Praktische aansluiting met budget

12/04/23 4

Traject• Vanaf april 2006 : start opmaak

omgevingsanalyse

• Najaar 2006 – Man-team : SWOT-analyse en beperkte visie-oefening

• Voorjaar 2007 – College : SWOT-analyse en visiebepaling

• College : bepalen nieuwe missie (hoe moet Gent er uitzien in 2020) : “Gent2020”

12/04/23 5

Traject - vervolg

• College : 5 hoofdstrategische doelstellingen : beschrijven te volgen pad om in 2020 missie te bereiken

• Vertaling van hoofdstrategische doelstellingen :– Strategie van elk departement– Vastleggen van een aantal programma’s

• Territoriale programma’s• Thematische programma’s

12/04/23 6

Traject - vervolg

• Vertaling van de hoofdstrategische doelstellingen in departementale strategische plannen : mei-augustus 2007– Strategische doelstellingen– Operationele doelstellingen– Activiteiten en acties

• Ramen van budgetten per actie en activiteit : augustus –september 2007

12/04/23 7

Traject - vervolg

• Politieke besprekingen : vanaf half oktober tot half december

• Budgetwijziging 2008 => het op artikel “vertalen” van de strategische oefening.

12/04/23 8

Voorbeeld• Missie : Gent, een scheppende stad, die door een

doorgedreven bundeling van alle creatieve krachten een voortrekkerrol speelt bij de ontwikkeling van een duurzame, solidaire en open samenleving

• Hoofdstrategische doelstelling 1 : Kennis, innovatie en creativiteit : ten laatste in 2020 is Gent internationaal erkend als centrum voor innovatie en experimenten en is Gent een voortrekker in de evolutie naar een lerende en creatieve samenleving

• SD financiën : Optimaliseren vh financieel beheer met het oog op efficiëntieverhoging en adm vereenvoudiging

• Actie financiën : De vervroegde implementatie van SEPA

12/04/23 9

Theo-retisch sche-

ma

12/04/23 10

Keuzes

• Organisatiedekkend geheel

• Mee-opnemen van personeelskosten op basis van gemiddelde personeelskosten per graad

• Wachten met integratie met financieel systeem

12/04/23 11

Praktische aansluiting met budget

• Budget wordt verbonden aan de actie of activiteit • Onderdelen van budget :

– Gewone dienst (per economische groep)• Uitgaven, enkel deze die in “referentiekredieten” zijn opgenomen• Ontvangsten, enkel de “gerichte” ontvangsten (dus nog niet alles

opgenomen)– Personeel (op basis van VTE)

• Uitgaven op basis van gemiddelden• Ontvangsten op basis van subsidie%

– Buitengewone dienst (link met PSP-element): • Uitgaven• Ontvangsten

12/04/23 12

Praktische aansluiting met budget

• Verband tussen de verschillende luiken (G.D. , Personeel en B.D.) is niet “hard” - wordt wel transparant gemaakt in rapporten.

• Instructies aan diensten om verband te leggen (b.v. investering en de eraan verbonden exploitatiekost)

12/04/23 13

Praktische aansluiting met budget

• Diverse rapporteringen mogelijk, doordat elke actie/activiteit verbonden is met– Eén lid van het college – Één dienst – Eén bovenliggende OD

12/04/23 14

Praktische aansluiting met budget

• Opzet software om strategische oefening als referentie voor volgende begrotingen te kunnen houden :– Kolom VGGK (vorig goedgekeurd)– Kolom voorstel (ingediend voorstel)– Kolom simulatie (politiek besprekingen)– Kolom GGK (uiteindelijke afspraak– Na politieke afspraak wordt de kolom “GGK” de

nieuwe “VGGK” voor de volgende ronde

12/04/23 15

Praktische aansluiting met budget

• Aansluiting met financieel meerjarenplan :

• GD : vertrekken vanuit de 0-meting en delta’s toevoegen of weghalen

• BD : meerjarig investeringsplan (alles opgenomen, netto-financiering volgt hieruit)

12/04/23 16

Schermafbeeldingen invoerschermen

12/04/23 17

12/04/23 18

12/04/23 19

12/04/23 20

12/04/23 21

12/04/23 22

12/04/23 23

12/04/23 24

Schermafbeeldingen rapporteringen

12/04/23 25

12/04/23 26

12/04/23 27

2. Projectaanpak

• Projectteam

• Belang van samenwerking

12/04/23 28

Projectteam - samenstelling• Stafdiensten (strategische planning en

projectwerking)• Departement financiën• Dienst Personeelsbeheer• Dienst organisatie-ontwikkeling

(personeelsformatie, procesmethodologie)

• Dienst interne communicatie• Digipolis

12/04/23 29

Belang van samenwerking• Is onontbeerlijk, want systemen moeten op

elkaar worden afgestemd

• Eerste keer dat tussen deze diensten zo intensief werd samengewerkt

• Verschillende invalshoeken moeten verzoend worden

• Heeft meerwaarde : je denkt aan meer, je creëert draagvlak

• Heeft resultaat opgeleverd

12/04/23 30

3. communicatie• Communicatie = zeer belangrijk

• Enkele initiatieven in Gent :– Kaderforum (departements- en

diensthoofden) mbt strategische planning (met motiverende speech burgemeester over de missie)

– Kaderforum mbt link met budgetten (met motiverende speech van de schepen bevoegd voor financiën)

12/04/23 31

Communicatie-vervolg– Netwerken binnen organisatie

• Coördinatoren financiën• Coördinatoren kwaliteit• Coördinatoren personeel

– Themanummer in personeelsblad “moment” over strategische planning

– Constante helpdesk– …. en ‘t was nog niet genoeg

12/04/23 32

4. Spanningsveld strategie vs. financieel

Strategische invalshoek

Budget moet vertrekken vanuit te voeren beleid – is geen kwestie van centen alleen

Deze boodschap is zeker overgekomen

Financiële invalshoek

Akkoord met deze boodschap

Wel moet beleid/strategie passen binnen financiële mogelijkheden

12/04/23 33

Spanningsveld

Strategische invalshoek

Budgetten moeten geraamd worden vanuit de strategie. Geen aanwasbegroting

Enveloppes moeten gebaseerd zijn op inhoud

Financiële invalshoek

Aanwasbegroting moet worden vermeden

Echter : controle inbouwen om geen zaken te vergeten. Vergelijking met vorige jaren mogelijk maken (0-meting)

12/04/23 34

SpanningsveldStrategische invalshoek

Loskomen van bestaande structuur en organisatiestructuur

Elke actie moet zichtbaar zijn

Voldoende detail voor koppeling aan strategie

Financiële invalshoek

Belang van •Relevantie•Beheersbaarheid• continuïteit

Enig pragmatisme inbouwen

12/04/23 35

Nog enkele bedenkingen

• Hoe sturen vanuit doelstellingen ? Valkuil om terug te grijpen op de oude vertrouwde methodes

• Problematiek van te concrete financiële vertaling van een strategie die per definitie eerder lange-termijn gericht is

• Planlast en vele extra uren

12/04/23 36

5 … en verder ?• Invoeren strategische planning = groeiproces

• Opbouwen methodologie “al doende”, via een stadsbrede proeftuin – “voortschrijdend inzicht”

• D.i. niet ideaal, maar door snelle invoering decreet bijna onvermijdelijk

• Momenteel evaluatiefase

– Bevraging diensten

– Eigen ondervinding

– Bevraging politici moet nog gebeuren bepalen verdere aanpak en evtl bijsturing methodologie

• Tijdens en na evaluatie fase, samen met analyse uitvoeringsbesluiten : opzet van een definitief systeem, geïntegreerd met alle softwaresystemen (Gent2020, SAP, Cevips)