Digitaliseer je collectie: praktijkvoorbeeld van een

archiefbank

• Wat is het RHCL?

Stappen in digitalisering

• Digitaliseringsmatrix (informatieplan)

Niveau 0 Niveau 1 Niveau 2a Niveau 2b Niveau 3

Archief is geordend

en toegankelijk (analoog)

Archief is digitaal

toegankelijk

Archief is in digitale vorm

en digitaal toegankelijk

Archief IS

digitaal

Het archief is geordend en toegankelijk gemaakt: een analoog proces waarbij het archief materieel verzorgd en geordend is, met een papieren toegang of inventaris

De in analoge vorm tot stand gekomen toegangen (inventarissen) zijn naar een database omgezet (MAIS-Flexis)

Inhoud van het archiefstuk is digitaal overgenomen (transcriptie in een database)

De digitale toegangen zijn gekoppeld met digitale reproducties (scanafbeeldingen) vd papieren archief-stukken

Digitaal geboren archief

Van niveau 0 naar niveau 1

Implementatie archiefbeheersysteem

• Toegangen digitaliseren in een databank en website (MAIS-Flexis/archieven.nl -> De Ree)

• Plaatsregistratie op stukniveau + gekoppeld aan digitale toegangen

• Voordeel archiefbeheersysteem: dwingt structuur af

Van niveau 1 naar niveau 2

Bedreigingen

• Doelstelling digitaliseren bedreigd:– Bezuiniging– Personele capaciteit en competentie

Kansen

• Bezuiniging leidde tot inkrimping publieke dienstverlening (studiezaal) – overschot personele capaciteit elders

inzetten: digitalisering

Implementatie Archiefbank

• ‘Slapende’ investering in ontwikkeling van archiefbankapplicatie

• Door gestructureerd te werken = – Vereenvoudiging implementatie archiefbank– Vereenvoudigt de werking van de archiefbank

• Eenvoudige en gestructureerde werking van de archiefbankapplicatie

= minder personele capaciteit nodig dan ingeschat

= competentie-eisen aan personeel kunnen gedifferentieerd worden

GMS Digitaliseert

Scanning on Demand

• Voorstel van GMS aan (Nederlands-) Limburgse archiefdiensten

uitgangspunten:– Relatief kleine hoeveelheden archief– Regelmatig geraadpleegde archiefstukken– Specifieke behoefte van de klant

(= archiefdienst)

Voorstel behelst

• Maandelijks transport (vaste dag)• Standaard = 1 m’ (maar kan eenvoudig van

worden afgeweken)(geen afname verplichting) • Digitale reproducties (scans) na een week

beschikbaar via FTP • of op externe harde schijf bij retour originelen, bij

nieuwe maandelijkse ronde•

GA Weert

GA Roermond

EHC Sittard-Geleen

RHC Limburg (Maastricht)

Oostende

• Diverse vormen van archiefmateriaal en collecties :– Bouwtekeningen, perkament, los/ingebonden,

fotoafdrukken, negatieven, … tot A2-formaat– Reproducties: rolfilms, microfiches– Groter dan A2 formaat = nadere afspraken

• Digitaliseren volgens maandelijkse instructie : ene archiefstuk is het andere niet

• Nabewerking op basis van standaard afgesproken specificaties

• Afspraken over bestandnamen t.b.v. archiefbank• Volledige inventarisnummer (band, dossier…)

wordt digitaal beschikbaar• Tiff – JPEG ; 300 dpi

• Opdrachten publiek (bij voldoende omvang)

Pluspunten

• Schaalvoordeel door participatie meerdere archieforganisaties

• Engagement voor langere periode: vaste prijsafspraken, offertes overbodig, eenvoudige facturatie

• Met beperkt (scan)budget toch op regelmatige basis aan de slag met het scannen van archieven

• Organisatie leert omslag naar digitaal aanbod, naar digitale dienstverlening maken– Werkprocessen– Verwerken van achterstallige voorraden

digitaal materiaal (bv. Metamorfoze)

Voorbeeld:

• Toegang/archiefblok met bijhorende code, (uniek) inventarisnummer per toegang

Toekomst

• Visie: (publiek betaalt mee?) • Groeimodel digitaliseren - archiefbank

Vragen ?

GMS DigitaliseertInformatie aan Zee 12 & 13 september 2013Ing. H. (Bert) KoopmanCommercieel Directeur

Agenda

GMS in het kort...

Afdelingen

Referenties

GMS in het kort...

Opgericht in 1982

Specialist in digitalisering

Ca. 40 enthousiaste werknemers

Gespecialiseerd in maatwerk

Duurzaam en sociaal produceren

Twee kernafdelingen;

Cultureel Erfgoed (CE)

Industrial Scanning (IS)

Agenda

GMS in het kort...

Afdelingen

Referenties

Digitalisering van (ingebonden) historische

collecties

Kranten, tijdschriften, boeken, akten

Charters, foto’s, negatieven, dia’s

Notarieel archief, kaarten, registers

Grootformaat kaarten > A0

Handschriften, schilderijen

Prentboeken

Metamorfozeprojecten

Afdeling CE

Agenda

GMS in het kort...

Afdelingen

Referenties

Digitalisering van overheidsarchieven

Bouwtekeningen, WMO dossiers

Bouw- en milieuvergunningen

Personeels- en cliëntendossiers

Persoonskaarten

Digitaliseren van bedrijfsarchieven

Financieel archief, microfilm fiches

Vensterponskaarten, Well logs

Rapporten, Technische tekeningen

Declaraties, Instructiemanuals

Afdeling IS

Referenties Archieven

Referenties Gemeenten

Referenties Bibliotheken en Musea