1

Best Value Procurement (BVP)

2

Voorstelrondje&

Wie heeft ervaring met BV?

3

Kengetallen BVP• Ontwikkeld door Dean Kashiwagi eind jaren 90.

• Sinds 2002 in Nederland

• 900 projecten op basis van BVP

• Met een totale inkoopwaarde van $ 4.4 miljard

• 98% van de gebruikers is tevreden

• BVP is veel meer dan alleen inkoop – Best Value Approach

4

Industry Structure

5

lll. Negotiated-Bid• Relationship based• Share risk• Not transparent

ll. Value Based• Buyer selects vendor based

on expertise• Vendor does quality control

and risk management• Vendor provides transparency• Buyer practices Quality

AssuranceUtilize Expertise

lV. Unstable Market l. Price Based• Owner (non-expert) controls

vendor• All vendors are the same• Owner minimizes risk

Manage,Direct and Control (MDC)

High

Low High

Perf

orm

ance

Perceived Competition

Best Value Procurement• Een aanbieder vinden die boven het maaiveld uitsteekt en die weet

waar hij het over heeft

• Waardevermeerdering door maximale kennis uit de markt te krijgen

• Een aanbieder vinden die een prestatie kan leveren

• Het identificeren van de beste aanbieder

• De beste aanbieder faciliteren in het uitvoeren van zijn werk als expert

HOE VIND IK DE EXPERT?6

Hoe vind ik de expert? Beklimming van de berg: hoe vind ik een goede gids?

7

Het gebruik van expertise!(het beklimmen van een berg)

Scenario A• Huur een bergbeklimmer in en:

– Vertel hem hoe hij de berg moet beklimmen en welke gereedschappen hij moet gebruiken

– Vertel hem dat je een betere manier hebt om de berg te beklimmen

– Vertel hem hoe hij zijn team moet samenstellen

– Vertel hem dat het beste sneller kan

– Vertel hem dat het goedkoper kan– Huur anderen in om de

bergbeklimmer te vertellen hoe hij moet bergbeklimmen

Scenario B• Huur de beste bergbeklimmer

in en laat je naar de top leiden

8

Een expert:• Weet risico’s goed in te schatten!

• Vooral buiten de eigen invloedsfeer

• Binnen de eigen invloedsfeer geen risico, anders geen expert

9

Dominante informatie• Brengt consensus• Minimaliseert de tijd voor besluitvorming / -tijd• Zorgt ervoor dat zelfs een “blinde” het kan zien• Zorgt ervoor dat iedereen meer gefocust is

Vraag: bij welk scenario, 1 of 2, is het gemakkelijker / hoeven we de minste tijd te besteden om de meest groene leverancier te onderscheiden?

10

Sce

nario

1

Sce

nario

2

Dominante informatie• Testvraag 1: waar ligt de meeste sneeuw?

11

Dominante informatie• Testvraag 2: waar ligt de meeste sneeuw?

12

Minimum standaarden:Invloed van bepalen standaarden

13

Ris

k

Ris

k

Low Low

High High

S1

S2

S3

S4

S1S2S3S4

Technische informatie in een “laagste prijs omgeving”

• Zorgt niet voor onderscheid tussen aanbieders

• Is een bron van risico

• Zorgt ervoor dat partijen tegenover elkaar komen te staan

• Zorgt voor een lagere performance

14

Achtergrond• De ene toeleverancier is veel beter in staat om aan het begin van

het project alles te overzien en te pre-plannen dan de andere leverancier

• Middels het proces bieden we ruimte voor toeleveranciers om zich te differentiëren

15

Best Value Procurement• Doel:

– Conform de wens van de klant– Conform budget– Conform tijdslijn (planning)

• Wat het is:– Overdracht van risico’s naar hen die het risico kunnen

minimaliseren – Minimalisatie van de besluitvorming– Minimaliseren van inspectie en management bij de klant– Eenvoudig, logisch– Niet technisch, meetbaar

16

Minimaliseren van risico’s• Geef toe dat je als opdrachtgever niet alles weet en niet op de

hoogte bent van de beste manier, de details en de risico’s (daar heb je immers de experts voor!)

• Vraag hen die zeggen expert te zijn hoe zij het weten en heb VERTROUWEN

• Vraag hen om het project van begin tot eind te plannen en de risico’s (met name de risico’s die zij zelf niet kunnen beheersen) te minimaliseren

• Het gaat om het minimaliseren van risico’s; niet om het verplaatsen ervan! Risico’s zijn altijd voor OG Welke ON is het beste in staat om de risico’s te minimaliseren?

17

BVP / Prestatie inkoop• VAN:

– Managen– Sturen– Controleren

• NAAR:– Luisteren – Begrijpen – In lijn brengen

18

Traditioneel vs. BVP

19Te druk met het controleren van anderen (zij) Expert beheerst risico binnen eigen invloedssfeer = geen risico

Het proces

20

Fase 1: voorbereidingFase 2: beoordelingsfaseFase 3: concretiseringsfaseFase 4: uitvoeringsfase

Fase 1: voorbereiding• Gebeurd (uiteraard) door aanbestedende dienst;• Marktverkenning, inkoopstrategie, etc.;• Formuleren van de uitvraag;• Bepalen plafond budget opdracht (zie aanbestedingsdocumentatie);• Publiceren;• Trainen inschrijvende partijen.

21

Fase 2: beoordelingsfase• Het doel van de opdrachtgever is om de aanbieder te vinden met de beste combinatie van prijs

en kwaliteit. Hierbij ligt de nadruk sterk op kwaliteit (minimaal 75 procent van de beoordeling) om zo prijsvechters buiten de deur te houden. Prijs vormt dus een relatief kleine factor in de beoordeling.

• Veel meer waarde wordt gehecht aan de prestatie-onderbouwing, het risicodossier, het kansendossier en de interviews. Hierin laat de aanbieder zien:– hoe hij het project aanpakt;– welke opdrachtgeverrisico's hij ziet en hoe hij daarmee omgaat; – aan de inschrijver wordt gevraagd de impact van deze risico's te minimaliseren, zonder

deze risico's over te nemen.– wat voor kansen hij ziet en hoe hij die benut;– dat de sleutelfiguren het project goed doorgronden.

• Bij het beoordelen van alle documenten speelt dominante informatie een belangrijke rol: harde informatie die geen ruimte laat voor onzekerheid.

• Vervolgens worden de sleutelfunctionarissen van de inschrijvers geïnterviewd. Het doel van de interviews is te verifiëren of de inschrijver zijn plan in de uitvoeringsfase ook kan waarmaken met de mensen die hij inzet. De interviews wegen het zwaarst van alle gunningcriteria.

• Nadat de beoogde opdrachtnemer geselecteerd is op basis van de gunningscriteria volgt de zogenaamde pre-award fase of concretiseringsfase.

22

Fase 2: beoordelingsfase

23

Selectie criteria: Prioriteit / gewichtenPrestatieonderbouwing Interview (30%*)

Risico dossier Prestatieonderbouwing (30%)

Kansen dossier Risicodossier (20%)

Kosten Kansendossier (10%)

Interview Kosten (10%)

* %-ages zijn voorbeelden (zie aanbestedingsdocumentatie)

Fase 2: beoordelingsfasescoringsmethodiek

24

ScoringsmethodiekHoge prestatieclaim met VPM 8-10

Hoge/lage prestatieclaim zonder VPM

6

Indien er een beslissing moet worden genomen

6

Lage prestatieclaim met VPM 4-2

Twee componenten van belangHoge prestatieclaim Verifieerbare prestatie meting

(VPM) ter onderbouwing van prestatieclaim – ook wel metrics genoemd

Fase 2: beoordelingsfasedoelstelling interview

• Kan de geïnterviewde het project van A to Z doorzien?• Kan de geïnterviewde in de toekomst kijken?• Weet de geïnterviewde waar OG naar op zoek is?• Denkt de geïnterviewde in termen van “iedereen”?• Wil de geïnterviewde het in dit project beter doen dan het vorige

project?• Staat de geïnterviewde open voor verbeteringen?• Begrijpt de geïnterviewde anderen?• Is de geïnterviewde in staat om andere mensen te accepteren voor

wat ze zijn?• Ziet de geïnterviewde het project als complex of simpel?• Is de geïnterviewde snel, beknopt in zijn/haar beantwoording,

opmerkzaam en aardig?

25

Fase 3:Concretiseringsfase• In de concretiseringsfase werkt de beoogde opdrachtnemer zijn plan in verder detail uit. Zo

wordt een gedetailleerde planning opgesteld en worden de risico's en beheersmaatregelen verder uitgewerkt.

• Het is belangrijk om te weten dat er in deze fase geen sprake is van onderhandeling of van een aanpassing van de originele aanbieding: het gaat om het verder verduidelijken en concretiseren van de aanbieding.

• Ook laat de opdrachtnemer zien hoe de beloofde resultaten tijdens de uitvoering meetbaar worden gemaakt. Dit is misschien wel de belangrijkste fase, aangezien hier de basis wordt gelegd voor het beheersen van risico's en het benutten van kansen tijdens de uitvoering. Een groot voordeel: het plan van aanpak is af voordat de uitvoering start. Op deze manier zorgt de Best Value-aanpak ervoor dat er zo weinig mogelijk verstoringen in de uitvoering ontstaan.

• Mocht in deze fase blijken dat de beoogde opdrachtnemer niet aan de eisen voldoet, dan kan deze fase opnieuw worden doorlopen met de expert die de één-na-beste inschrijving heeft ingediend.

• Indien de concretiseringsfase naar tevredenheid verlopen is, volgt de gunning van het contract en de uitvoering ervan.

26

Fase 3:Concretiseringsfase• Management samenvatting van projectscope (1-2 A4-tjes);• Identificatie van hetgeen binnen en buiten scope valt;• Gedetailleerd project plan (zie volgende slide);• Mijlpalen planning (tijd, kosten en VPM (metrics));• Verifieerbare prestatie metingen (metrics); • Identificatie van gebieden/zaken die niet voorzien zijn, waar een tekort aan

informatie is en waar er risico’s zijn die opdrachtnemer niet kan beheersen;• Risk Management Plan:

– Een lijst van alle geïdentificeerde risico’s geprioriteerd op mate van belangrijkheid;– Plan om de genoemde risico’s te minimaliseren en/of te mitigeren;– Te nemen acties wanneer risico’s daadwerkelijk gebeuren inclusief ingeschatte impact

(tijd/€);• Weekly Risk Report / Wekelijkse Risico Rapportage

– Let wel: WRR is in het belang van de opdrachtnemer;– Een week niet aan WRR gedacht is een week niet aan de klant gedacht!

27

Fase 3:ConcretiseringsfaseGedetailleerd projectplan:• Gedetailleerd schema/plan van begin tot eind;• Mijlpalen planning in termen van tijd, geld en VPM (metrics);• Expertise wordt gebruikt voor gebieden/zaken waar een gebrek aan

informatie is;• Risico’s (die niet door ON worden beheerst) inclusief Risico mitigatie plan;• Huidige/eind performance met simpele, niet technische VPM (metrics).

28

Current Performance(metrics)

Deliverables(metrics)

M0

M1

M2

M3

M4

Lack of info Lack of info

Risk Risk

Estimation w/ Expertise

Mitigation Plan

Milestones M0-M4 [metrics for time, cost, quality and performance]

Fase 4: uitvoeringsfase• In de uitvoeringsfase heeft de opdrachtnemer het project helemaal in het vizier doordat in de

voorgaande fasen alles doordacht en doorgesproken is. In deze fase worden de prestaties van de opdrachtnemer en opdrachtgever gemeten.

• Er is een gedetailleerde planning.

• De risico's en de mogelijkheden om die risico's te beperken zijn helder gedefinieerd.

• De afbakening van het aanbod van de opdrachtnemer is scherp en duidelijk.

• De opdrachtnemer heeft een aantal kansen gesignaleerd en manieren uitgewerkt om die te benutten.

• Er zijn prestatie-indicatoren vastgesteld om de prestaties van zowel opdrachtnemer en opdrachtgever te meten.

29

Wekelijkse Risico Rapportage• De WRR is een simpel Excel document wat veranderingen bijhoudt

en documenteert van evt. afwijkingen van het initiële projectplan in termen van tijd, geld en kwaliteit;

• Dus: indien geen plan geen WRR!;• En dus ook: in het belang van de Opdrachtnemer;• Wordt gemanaged door ON en dient wekelijks aangeleverd te

worden;• Een week niet aan de WRR gedacht is een week niet aan de klant

gedacht! uiteraard niet wenselijk!

30

Vragen?

31