36 SEPTEMBER 2013 IT-Infra 37IT-Infra SEPTEMBER 2013

SERVICEMAN

AGEMEN

T

manieren om IT-kosten te verlagen

Er zijn zat mogelijkheden om kosten van IT te verlagen. Kwestie van gestructureerd in kaart brengen hoe het IT-landschap eruitziet. Welke applicaties zijn? Wie gebruikt ze? Welke IT-infrastructuur hoort daarbij en welke licenties en contracten zijn daarvoor afgesloten?

IT-organisaties proberen op veel ma-nieren de kosten te verlagen. Projecten worden stopgezet, innovaties uitgesteld, salarissen bevroren, contracten met ex-

terne medewerkers on-hold gezet en upgra-des of vervangingen worden uitgesteld. Het zijn snelle ad-hocmaatregelen die voorbij-gaan aan de kern van het probleem, name-lijk: hoe verhogen we de efficiency van de IT- organisatie en optimaliseren we het ge-bruik van bestaande resources? Vragen die hiervoor beantwoord dienen te worden zijn bijvoorbeeld: welke IT-resources zijn betrok-ken bij de levering van een IT-dienst (of appli-catie) en worden deze wel efficiënt gebruikt?

Welke applicaties zijn zo belangrijk voor het bedrijf dat we erin moeten investeren en welke zouden kunnen worden uitgefaseerd? Als we dat helder in beeld hebben liggen de mogelijkheden voor besparing vaak voor het oprapen.

Maar in veel gevallen ontbreekt het totaaloverzicht van de IT-organisatie. Veel verspilling van IT is terug te voeren op een niet op orde zijnde IT-basisadministratie. Denk aan de enterprise architecture reposi-tory, de servicecatalogus, de configuratie-managementdatabase (CMDB), de applica-tieportfolio, de licentieadministratie en de gebruikersadministratie (Identity & Access

Management). Om duurzame kostenbespa-ringen te realiseren is daarom op de eerste plaats inzicht nodig in de opbouw van IT-kosten gerelateerd aan het IT-landschap. Anders kan er onvoldoende gestuurd worden op efficiency en worden kosten ook niet op basis van werkelijk gebruik teruggekoppeld. Daardoor worden gebruikers en eigenaren van applicaties niet geprikkeld om efficiën-ter om te gaan met IT-capaciteit. Er ontstaat overcapaciteit in zowel het aantal applica-ties, als servers, databases en licenties.

Welke maatregelen kunt u nemen om de IT-kosten structureel te verlagen? Ik noem er tien (figuur 1).

1 Elimineren van overcapaciteit

Het aantal servers en databases in de IT-infrastructuur bepaalt voor een belang-rijk deel de hoogte van de operationele kosten. Het is verrassend te constateren dat een doorsnee IT-organisatie van hoog-uit vijftig procent van de servers weet bij welke applicatie (of IT-dienst) deze server hoort. Veel servers en databases wor-den bovendien niet of nauwelijks meer gebruikt. Het gaat dan bijvoorbeeld om servers van uitgefaseerde applicaties, on-gebruikte ontwikkel- en testomgevingen of servers die gebruikt werden voor pro-jecten maar niet zijn teruggegeven. Het reduceren van overcapaciteit is dan ook de belangrijkste mogelijkheid om kosten te besparen.

Situatie• ontbreken van een volledig overzicht van

alle servers en databases (en daarbij be-trokken applicaties)

• te veel servers en databases die niet meer (optimaal) gebruikt worden

• ongebruikte capaciteit per server

Acties• maak een inventarisatie van servers en

databases (bijvoorbeeld met behulp van discoverytools)

• mappen van servers en databases naar applicaties

• identificeren van ongebruikte servers/databases

• opzetten project voor het uitzetten van servers en databases (met periodieke terugkoppeling)

• meten van resourcegebruik op servers (zoals monitoren van storage en CPU)

• verminderen van capaciteit per server (zoals aantal cores of storage-allocatie)

Naast ongebruikte servers en databases is er ook vaak sprake van overcapaciteit per server, denk aan te veel storage-allocatie en te zwaar gedimensioneerde systemen (aantal core/CPU). Hiervoor is het nood-zakelijk dat er per server de gemiddelde bezettingsgraad wordt gemeten om zo-doende overcapaciteit te signaleren.

Als het aantal transacties tijdens de economische recessie afneemt, zou ook de capaciteit en daarmee de hosting- en beheerkosten moeten afnemen. Flexibili-sering van de IT-infrastructuur is hiervoor gewenst, zodanig dat deze kan meegroei-en of krimpen al naargelang het gebruik. Dat brengt ons bij virtualisatie en het ge-bruik van cloudomgevingen.

Rob Akershoek2Migreren naar interne/

externe cloud

Veel applicaties draaien nog steeds op eigen hardware in plaats van ge-bruik te maken van virtuele omgevin-gen zoals VMware. Door virtualisatie kan IT-capaciteit optimaal verdeeld worden over de diverse applicaties. Daarnaast zouden steeds meer ap-plicaties als SaaS door de leverancier aangeboden kunnen worden, waarbij de gehele technische infrastructuur de verantwoordelijkheid wordt van de leverancier.

Situatie• applicaties draaien op eigen hard-

ware waardoor IT-resource niet ge-deeld kunnen worden

• te dure infrastructuur (terwijl er goedkopere servers in de cloud be-schikbaar zijn)

Acties• migreren van verouderde hardware

naar virtuele omgevingen (interne of externe cloud)

• verplaatsen van ‘in-house hosted’ applicaties naar een SaaS-omgeving

• virtualiseren en bevriezen van ont-wikkel- en testomgevingen (alleen opstarten gedurende projectactivi-teiten)

• invoeren beleid voor standaardisatie op virtuele- en cloudomgevingen

Denk bijvoorbeeld aan ontwikkel- en testomgevingen die maar een paar maanden per jaar gebruikt worden. Deze zouden op virtuele servers kun-nen draaien en alleen opgestart hoe-ven te worden wanneer ze voor een project nodig zijn.

10

Bedrijfsproces /gebruiker

database server

IT-landschap

1

1 1

Elimineren overcapaciteit

2

2

Migreren naar interne/externe cloud

3

3

Rationaliseren applicatieportfolio

4

4

SLA / contracten / serviceniveaus aanpassen5

5

licentiebeheer66

consuminderen7

7 Investment / projectportfoliomanagement

8

8

factuurcontrole / matching met CMDB

9 Structureel oplossen van problemen

10

9 10

Automatiserenvan beheertaken

projecten &enhancements

support &operations

facturen IT-service /applicatie

licenties

SLA /contracten

storage

1

Figuur 1 Tien manieren om op IT-kosten te besparen

illustratie: g

etty imag

es/greg h

argreaves

38 SEPTEMBER 2013 IT-Infra 39IT-Infra SEPTEMBER 2013

SERVICEMAN

AGEMEN

T

3 Rationalisatie van het applicatieportfolio

De hoge kosten van IT worden voor een groot deel veroorzaakt door de omvang en complexiteit van het applicatieportfo-lio. De IT-organisatie heeft door de jaren heen nauwelijks sturing gegeven aan de selectie en uitrol van nieuwe bedrijfsap-plicaties. Het gevolg is een enorme hoe-veelheid aan applicaties die gezamenlijk een zeer complex landschap vormen met veel interfaces en afhankelijkheden. Ap-plicatie Portfolio Management (APM) is een belangrijke randvoorwaarde om hier grip op te krijgen en het aantal applica-ties in het portfolio te verminderen om zodoende de kosten te verlagen.

Veel applicaties zouden eigenlijk al uitgezet moeten zijn of vervangen moe-ten worden door een andere toepas-sing. Maar toch blijft de oude omgeving gewoon nog enige tijd doordraaien met extra kosten tot gevolg. Men moet echt actief sturen op het tijdig uitzetten van bedrijfsapplicaties (decommission-plan). Anders blijven applicaties nog vele maan-den, zo niet jaren, operationeel.

Vragen die gesteld moeten worden: zijn er applicaties die te weinig toege-voegde waarde hebben of eenvoudig vervangen kunnen worden? Zijn er ap-plicaties die nauwelijks gebruikt worden en versneld kunnen worden uitgezet? De antwoorden helpen bij het prioriteren en

optimaliseren van investeringen in het IT-landschap.

Situatie• te veel applicaties die overlappend zijn

(vergelijkbare functionaliteit)• applicaties die blijven draaien ondanks

beperkt gebruik / toegevoegde waarde• verouderd applicatielandschap

Acties• maak een inventarisatie van het appli-

catie- en dienstenportfolio (met aanvul-lende informatie als jaarlijkse kosten, bedrijfswaarde, ‘architectural fit’ en kwaliteit)

• classificeer applicaties (zodat duidelijk is wat de lifecyclestatus is en wat de toe-komstplannen zijn van een applicatie)

• maak een roadmap voor de applicatie en identificeer mogelijk kandidaten voor uitfasering, consolidatie of rationalisa-tie

• maak een concreet plan van de uitfa-sering, al dan niet samenvoegen met andere applicaties (migratie en decom-mission-plan)

• zorg voor actieve sturing op naleving van het plan

Door het actief sturen op het uitzetten van applicaties kan dan tevens de onder-liggende IT-infrastructuur worden uitge-zet, waardoor weer extra kosten bespaard worden.

4 Investering- en project-portfoliomanagement

Jaarlijks wordt een groot deel van het IT-budget besteed aan het onderhouden en aanpassen van bestaande applicaties. Dit betreft benodigde upgrades, herstel-len van bugs, nieuwe functionele wensen door veranderde bedrijfs omstandigheden of aanpassingen als gevolg van nieuwe wet- en regelgeving. U zult versteld staan hoeveel van het IT-budget wordt besteed aan applicaties die eigenlijk niet meer strategisch zijn of binnen afzienbare ter-mijn eigenlijk zouden moeten worden uitgezet. Veel projecten slagen er boven-dien niet in om de verwachte resultaten op te leveren. Daarnaast wordt er te veel functionaliteit geïmplementeerd die in de praktijk niet of nauwelijks gebruikt wordt of niet essentieel is voor het beha-len van de doestellingen.

Het is daarom van belang een betere selectie te maken van alle projecten en aanvragen voor wijzingen, nieuwe relea-ses en investeringen in nieuwe applica-ties.

Situatie• investeringen (of uitgaven) in applica-

ties die niet meer strategisch zijn• onnodige aanpassingen in applicaties

die niet in lijn zijn met de applicatie-roadmap (zie punt 3)

• veel projecten die niet het gewenste rendement opleveren (maar dit wordt veelal niet opgemerkt omdat benefits-management niet is ingericht)

• aanschaf nieuwe applicatie die al over-lap heeft met een bestaande applicatie

Acties• inrichten van één kanaal voor alle aan-

vragen voor aanpassingen in bestaande applicaties of nieuwe applicaties

• prioriteren van projecten op basis van de classificatie en roadmaps van appli-caties (rekening houdend met de life-cyclestatus van de applicatie)

• voorrang geven aan het consolideren of uitfaseren van applicaties (ook het uit-zetten van applicaties kost geld en is een project op zichzelf)

• voorkomen van te veel aanpassingen en maatwerk in standaard-applicaties

• terugkoppelen en meten van projectre-sultaten (benefits realisation)

Een geïntegreerde aanpak van zowel ap-plicatie- als projectportfoliomanagement is noodzakelijk. Zo worden investeringen en projecten afgestemd op het doelland-schap zoals vastgelegd door applicatie-portfoliomanagement (zie punt 3).

5 Verlagen serviceniveaus (aanpassen SLA)

Als er eenmaal een gedegen inventa-risatie van aanwezige applicaties is uitgevoerd moet vervolgens bepaald worden hoe belangrijk deze toepas-singen zijn voor de bedrijfsvoering. Kosten kunnen bespaard worden door eens kritisch te kijken naar de bijbeho-rende contracten en SLA’s met leveran-ciers. Voor veel applicaties en servers is namelijk een te hoog serviceniveau afgesproken. Vaak zijn er genoeg mo-gelijkheden om de SLA’s aan te passen om zodoende kosten te besparen.

Situatie• applicaties en/of infrastructuur met

een te hoge SLA (hogere kosten)

Acties• bepaal het benodigde serviceniveau

van een applicatie en vergelijk dat met de SLA voor de betrokken infra-structuur

• verlagen serviceniveaus / tiers (bij-voorbeeld van SLA-contracten van categorie ‘Goud’ naar ‘Brons’) van applicaties, servers en databases

• evalueren of een SLA en bijhorende contractvoorwaarden aangepast kunnen worden

• tijdig beëindigen van contracten (op basis van de roadmap applicatieport-folio)• maak contracten flexibel (op basis

van werkelijk gebruik)

6 Licentiebeheer

Licentiebeheer is altijd een onder-geschoven kindje geweest bij de IT-organisatie. Te vaak zijn er voor ap-plicaties te veel of verkeerde licenties aangeschaft. Het actief bijhouden van licentierechten (en voorwaarden) en het meten van daadwerkelijk gebruik zal kostenverlagend werken.

Situatie• ongebruikte licenties (voorraad)• licentiecontracten niet afgestemd op

bedrijfssituatie

Acties• opzetten van licentieadministratie• inrichten van discovery / automated

inventory (van software op servers, desktops, et cetera)

• meten van softwaregebruik (zoals aantal gebruikers, frequentie van gebruik, et cetera)

• tijdig beëindigen van licentiecontrac-ten (zoals bij het uitfaseren van een applicatie)

• aanpassen onderhoudscontracten

In veel gevallen hebben gebruikers nog toegekende rechten tot bedrijfsappli-caties of lokale software waar men in de praktijk al enige tijd geen gebruik meer van maakt. Het actief opschonen van gebruikersrechten zorgt ervoor dat er licenties vrijkomen. Dit hangt ook samen met het volgende punt, name-lijk: consuminderen.

IT-organisatie heeft door de jaren heen nauwelijks sturing gegeven

aan selectie en uitrol nieuwe bedrijfsapplicaties

40 SEPTEMBER 2013 IT-Infra 41IT-Infra SEPTEMBER 2013

SERVICEMAN

AGEMEN

T

7 Consuminderen

Naast inspanningen aan IT-zijde zullen ook gebruikers een belangrijke bijdrage moeten leveren aan verlaging van IT-kos-ten. Denk aan interne ‘Go Green-campag-nes’ waarmee ze bewust worden gemaakt van de kosten die gepaard gaan met het gebruik van IT-middelen en gestimuleerd worden om bijvoorbeeld minder in kleur te printen, tweezijdig te printen of er he-lemaal van af te zien.

Het is daarnaast van belang om ge-bruikers te beïnvloeden om hun con-sumptie te beperken. Veel medewerkers hebben software geïnstalleerd of toegang tot applicaties die men niet of nauwelijks gebruikt, of niet noodzakelijk zijn voor hun functie. Hiervoor is het nodig om gebruikers, managers en applicatie-eige-naren periodiek te confronteren met het gebruik en daaraan gerelateerde kosten (feedback). Hiervoor dient de IT-organi-satie een consumptieportal in te richten die onder andere de hardware, software en rechten van gebruikers en daadwer-kelijk gebruik publiceert. Als iemand bij-voorbeeld al enkele maanden geen MS-Project heeft gebruikt, zal gemeld worden dat deze software wordt verwijderd. Deze kan altijd opnieuw aangevraagd worden indien noodzakelijk.

Situatie• geïnstalleerde software die niet wordt

gebruikt (zoals MS-Project)

• gebruikers met toegangsrechten op ap-plicaties die men niet meer nodig heeft (of zelfs niet zouden moeten hebben)

• medewerkers die niet op de hoogte zijn van kosten die gepaard gaan met het gebruik van IT

Acties• verwijderen van software die niet meer

gebruikt wordt (besparing op licentie-kosten)

• verwijderen of aanpassen van gebrui-kersrechten op bedrijfsapplicaties (min-der licenties)

• retour ongebruikte hardware • beïnvloeden van het gebruik van on-

gewenste IT-resources (zoals printen in kleur)

• inrichten van consumptieportal die ge-bruikers en managers inzicht geeft in het gebruik van applicaties door medewer-kers (en daarbij gemoeide kosten)

Als medewerkers de organisatie verlaten of een andere functie krijgen moeten gebruikersrechten op applicaties wor-den aangepast. Het is belang om een gecentraliseerde gebruikersadministra-tie te voeren (ook wel Identity & Access Management genoemd) die inzicht heeft in alle rechten van gebruikers voor alle bedrijfsapplicaties. Dit laatste ontbreekt in de meeste IT-organisaties. Men heeft eigenlijk geen beeld van de rechten die gebruikers hebben op de vele honderden bedrijfsapplicaties, laat staan of men deze rechten ook nog wel nodig heeft.

8 Factuurcontrole

Facturen van IT-leveranciers worden in de praktijk maar nauwelijks ge-matched met de administratie in de CMDB. Facturen moeten direct gekop-peld kunnen worden aan contracten, applicaties en configuratie-items in de CMDB (zoals servers, desktops, printers en databases). In veel gevallen wordt bijvoorbeeld nog betaald voor onder-houd van systemen die al zijn uitgezet of worden er door leveranciers fouten gemaakt. Het gestructureerd controle-ren en matchen van facturen met de CMDB zal direct leiden tot kostenbe-sparingen en als gevolg van een beter kosteninzicht verdere besparingen mogelijk maken.

Situatie• facturen die niet gecontroleerd wor-

den ten opzichte van de daadwerke-lijke levering

• beperkte transparantie in kosten door het ontbreken van de link tus-sen factuurregels en configuratie-items in de CMDB, met als gevolg dat er geen aanpassingen in contracten worden doorgevoerd om kosten te verlagen

• onjuiste facturen van leveranciers die niet opgemerkt worden

Acties• analyseer de belangrijkste onder-

houdscontracten en daarbij beho-rende facturen

• match de facturen aan de configura-tie-items in de CMDB (en rapporteer de kosten van de configuratie-items op basis van facturen)

• identificeer onjuiste facturen of mo-gelijkheden om kosten te besparen

Op deze wijze worden onjuiste factu-ren direct gesignaleerd en wordt het transparant hoeveel er door leveran-ciers gefactureerd wordt voor speci-fieke configuratie-items als servers, databases en contracten.

9 Structureel oplossen van problemen

Veel kosten gaan gepaard met het herstellen van incidenten en het cor-rigeren van fouten in applicaties. In veel gevallen hadden incidenten voor-komen kunnen worden door bijvoor-beeld beter te testen. Daarnaast wordt er te weinig tijd besteed aan het struc-tureel oplossen van problemen waar-door dezelfde incidenten voortdurend terugkeren.

Situatie• veel terugkerende incidenten die

structureel hadden kunnen worden opgelost

• ontbreken van probleembeheer (die aandacht heeft aan het oplossen van problemen)

Acties• maak inventarisatie van de belang-

rijkste incidenten/problemen (top-10 per applicatie)

• bepaal structurele oplossing voor de problemen

• prioriteer de implementatie van de oplossingen voor problemen op basis van kostenbesparing

• zorg veel het beter testen van appli-caties (van wijzingen)

10 Automatiseren van beheertaken

Veel onderhouds- en beheertaken wor-den nog steeds handmatig uitgevoerd en de benodigde communicatie en co-ordinatie vindt daarbij ook nog plaats via e-mail. Als gevolg hiervan is er maar weinig grip op de uitgevoerde activi-teiten en de kwaliteit ervan. Daar-naast legt het uitvoeren van al deze standaard taken een enorm beslag op de supportorganisatie (en daarmee de kosten).

Door beheertaken te automatise-ren en IT-activiteiten met behulp van een workflow-engine te coördineren kunnen IT-processen worden geopti-maliseerd, kan sneller geleverd worden en kunnen fouten worden vermeden. Denk aan workflows voor het aanvra-gen, autoriseren en installatie van soft-ware, aanpassen van gebruikersrech-ten, andere voorbeelden zijn:• automatiseren van testactiviteiten

(automated testing)• automatiseren van deployment en

provisioning (zoals het installeren van servers, databases en aanpassen van gebruikersrechten)

• monitoring van applicaties en IT-in-frastructuur (vroegtijdig signaleren van potentiele verstoringen)

• monitoren van gebruik en perfor-mance van systemen (nodig voor capaciteitsplanning)

• automatisch bijhouden of auditen van het IT-landschap in de CMDB (au-tomated discovery/inventory)

• workflowtools voor het plannen en coördineren van IT-taken (zoals een selfserviceportal, requestmanage-mentsysteem of orchestration/run-book automation tools)

AfsluitingMaar weinig IT-organisaties hebben echt grip op de IT-kosten. Dit komt doordat kostenin-zicht simpelweg ontbreekt. Uiteraard zijn de totale IT-kosten in het grootboek bekend maar wat ontbreekt, is de toekenning van deze kosten aan de individuele applicaties (of IT-diensten). Veel inefficiënties, zoals be-schreven, zijn uiteindelijk het gevolg van de rammelige administratie binnen de IT-orga-nisatie. De basis van kostenbeheersing wordt gevormd door een goede IT-administratie, denk daarbij aan de dienstencatalogus (en applicatieportfolio), de CMDB met daarin de relatie tussen IT-middelen, zoals servers en de applicatie en monitoringtools die het capaciteitsgebruik meten. Vervolgens moet een IT-kostenadministratie ingericht worden die gekoppeld met de CMDB de kosten aan de diverse applicaties kan toekennen. Het terug-koppelen van de kosten en gebruik (volumes) aan de gebruikers, proceseigenaar en appli-catie-eigenaar zal mogelijkheden bieden om de inzet van IT-middelen te optimaliseren.

Tot slotMogelijk beoordeelt u een of meer van bo-venstaande maatregelen als voor de hand liggend. U had ze zelf ook al bedacht. De uitdaging ligt ook niet in het bedenken van oplossingen, maar in het succesvol uitvoeren ervan. Het vraagt om een flinke inspanning, doorzettingsvermogen en zelfs een cultuur-omslag. Maar als u erin slaagt volledig grip te krijgen op uw hele IT-landschap en daar-mee ook op de kosten, zal dat veel rust, be-tere dienstverlening en tot meer tevreden klanten leiden.

Ir. Rob Akershoek (rob.akerhoek@logicalisSMC.com) is IT-managementarchitect bij Logicalis SMC.

Veel medewerkers hebben applicaties die men niet of nauwelijks gebruikt, of niet noodzakelijk zijn voor hun functie