Besparen op salarisadministratiebeheer Uw payrollproces in de cloud

Besparen op salarisadministratiebeheer

2

Met de komst van administratieve software in de cloud, waaronder die voor

salarisadministratie, zijn bedrijfsprocessen toegankelijker geworden. Om gebruik

te maken van de software is een standaardbrowser voldoende. Het onderbrengen

van de salarisadministratie in de cloud kan veel opleveren.

Samenvatting

Door het payrollproces in de cloud onder te brengen, bespaart een organisatie in belang-

rijke mate op de kosten die nodig zijn voor het beheer van de salarisadministratie.

De leverancier installeert op gezette tijden releases met nieuwe functies zonder dat

de klant hier hinder van ondervindt. Ook de aanschaf en het onderhoud van hardware

is niet langer een kopzorg van de organisatie die de salarisverwerking in de cloud

heeft ondergebracht. De leverancier draagt hier zorg voor, op zijn eigen locatie.

De overstap naar de cloud betekent bovendien dat salarisadministrateurs niet meer

hoeven te beschikken over gespecialiseerde kennis van hardware of software. Evenmin

hoeven kosten te worden gemaakt voor opleidingen en trainingen in het beheer van de

software en onderhoud van de hardware. Salarisadministrateurs kunnen zich daardoor

concentreren op hun kernactiviteit en van maximale waarde voor de organisatie zijn.

Ook wordt het mogelijk om het aannamebeleid van salarisadministrateurs zodanig te

wijzigen dat deze worden geselecteerd op basis van hun inhoudelijke kennis op het gebied

van salarisadministratie en relevante wetgeving. De organisatie bespaart dus niet alleen

op beheer, maar krijgt daar ook iets voor terug: er is meer aandacht voor het payroll-

proces zelf.

Inhoud

• Inleiding

• Het payroll-proces in de cloud

• Besparen op functioneel beheer

• Besparen op technisch beheer

• Besparen op personeels- en opleidingskosten

• Besparen door efficiëntere bedrijfsprocessen

• Besparen op beveiliging van de kerndata

• Besparen door hoge beschikbaarheid

• Betalen per gebruik

• Beter voldoen aan cao’s en wet- en regelgeving

• Concentratie op de kernactiviteit

• Conclusie

Besparen op salarisadministratiebeheer

3

Besparen op salarisadministratiebeheer

4

Inleiding

Met de komst van administratieve software in de cloud, waaronder die voor salaris-

administratie, zijn bedrijfsprocessen toegankelijker geworden. Dat geldt ook voor

salarisadministratie. Om gebruik te maken van de software volstaat enkel een

standaardbrowser. Installatie en onderhoud van software is niet meer nodig. Ook

de hardware hoeft aan weinig eisen te voldoen: een tablet of laptop is goed genoeg.

Deze whitepaper beschrijft hoe organisaties op vele manieren besparen door hun

salarisadministratie in de cloud onder te brengen.

Besparen op salarisadministratiebeheer

5

Het payrollproces in de cloud

Dankzij de grootschalige beschikbaarheid van relatief goedkoop breedbandig internet

kunnen organisaties tegenwoordig gebruikmaken van de vele mogelijkheden van de

cloud. Met die term wordt verwezen naar de mogelijkheid om via het internet diensten

af te nemen die draaien op een ‘wolk‘ aan computers van externe leveranciers. Deze

servers zijn veelal ondergebracht in uitgestrekte datacenters, die professioneel worden

beheerd en onderhouden.

Wanneer organisaties hun payrollproces in de cloud onderbrengen, kunnen zij daar-

mee op allerlei manieren besparen, waaronder op onderhouds- en beheerkosten.

Bedrijfssoftware hoeft immers niet langer binnen de fysieke muren van de organisatie

te draaien, maar is geïnstalleerd op een afgescheiden en goed beveiligd gedeelte van

een centrale server van de leverancier en via een standaardbrowser eenvoudig toe-

gankelijk. Het onderhoud van zowel de software als hardware is uitbesteed aan de

leverancier. Specifieke kennis van hardware of software is bovendien niet meer nodig.

Hierdoor kan zowel bespaard worden op personeels- als opleidingskosten.

Besparen op salarisadministratiebeheer

6

Besparen op functioneel beheer

Organisaties die hun salarisadministratie nog niet in de cloud hebben ondergebracht,

zijn zelf verantwoordelijk voor het functioneel beheer van de software. Dat betekent

dat ICT-medewerkers de software moeten installeren. Ook het onderhoud van deze

software kost veel tijd. Wanneer de fabrikant nieuwe functies beschikbaar stelt, moeten

de software-wijzigingen doorgevoerd worden. In die periode kan de pc niet gebruikt

worden. Bovendien testen veel organisaties nieuwe releases eerst binnen een test-

omgeving, om er absoluut zeker van te zijn dat geen onverwachte comptabiliteits-

problemen optreden. Hiervoor is de inzet nodig van gespecialiseerd ICT-personeel.

Wanneer organisaties hun processen onderbrengen in de cloud, zijn er geen ICT-

medewerkers meer nodig om de software te installeren of wijzigingen door te voeren.

Die taken worden geruisloos uitgevoerd door de leverancier, zonder dat klanten hier

last van hebben. Het releaseproces verloopt voor hen volledig geautomatiseerd.

De ene softwareversie gaat naadloos over in de volgende. De beschikbaarheid van

software is dus maximaal, terwijl het functioneel beheer nihil is.

Besparen op salarisadministratiebeheer

7

Besparen op technisch beheer

Organisaties die hun salarisadministratie nog niet in de cloud hebben ondergebracht,

zijn zelf verantwoordelijk voor het hardware-onderhoud. Daarbij gaat het niet alleen

om desktop-computers, maar ook om centrale servers. De zogeheten Cost of Owner-

ship is daardoor hoog. Organisaties moesten beschikken over speciale gekoelde server-

ruimtes, om oververhitting van de machines te voorkomen. Dit gaat gepaard met hoge

elektriciteitskosten. Daarnaast is er voldoende gekwalificeerd ICT-personeel nodig om

alle systemen het hele jaar door te beheren.

Wanneer organisaties hun payroll-proces in de cloud onderbrengen, kunnen salaris-

administrateurs vanuit een standaardbrowser hun werk doen, of die browser nu draait

op een desktopcomputer, laptop of tablet. Deze gebruikersmachines hoeven niet te

voldoen aan zware hardware-eisen. Hiermee bespaart de organisatie kosten.

Bovendien is ook de aanschaf van servercomputers niet meer nodig. De leverancier

verzorgt immers het technisch beheer. Wanneer de software meer functionaliteiten

krijgt of wanneer de hoeveelheid data in de applicatie in belangrijke mate toeneemt,

hoeft de organisatie niets te doen. De leverancier regelt de beschikbaarheid van de

benodigde zwaardere hardware. De organisatie hoeft bovendien geen ICT-personeel

aan te nemen voor het onderhoud van deze gecompliceerde hardware. Dat wordt alle-

maal afgehandeld door de leverancier, zonder dat de organisatie hier verder omkijken

naar heeft.

Besparen op salarisadministratiebeheer

8

Omdat leveranciers bovendien grote serverparken beheren, kunnen zij allerlei schaal-

voordelen behalen. Daarbij gaat het niet alleen om de aanschaf van de hardware en de

elektriciteitskosten van serverruimtes, maar ook om de hoeveelheid technisch personeel

die nodig is voor het onderhoud van alle systemen. Door deze schaalvoordelen kunnen

leveranciers hun klanten relatief lage prijzen rekenen voor zowel het functioneel als

het technisch beheer.

Besparen op salarisadministratiebeheer

9

Besparen op personeels- en opleidingskosten

Wanneer organisaties hun salarisadministratie draaien binnen hun eigen fysieke

bedrijfsmuren, zijn ICT-medewerkers onontbeerlijk voor een gestroomlijnd verloop

van essentiële bedrijfsprocessen. Dat personeel moet voldoende gekwalificeerd

zijn voor dit werk. Zo niet, dan moet budget worden vrijgemaakt om opleidingen

en trainingen mogelijk te maken. Dat geldt niet alleen voor ICT-medewerkers, maar

ook voor salarisadministrateurs. Deze moeten worden geschoold in het onderhoud

en gebruik van de software.

Wanneer organisaties hun payrollproces in de cloud onderbrengen, kunnen zij besparen

op personeels- en opleidingskosten. Niet alleen hoeven salarisadministrateurs geen

kennis meer te hebben van beheersaspecten van de applicatie. Daarbij komt dat

bedrijfsafdelingen niet langer afhankelijk zijn van de ICT-afdeling voor het onderhoud

en beheer van de applicatie. De functies van technisch applicatiebeheerder en systeem-

beheerder hoeven niet langer te worden vervuld. Het functioneel en technisch beheer

is immers ondergebracht bij de leverancier.

Besparen op salarisadministratiebeheer

10

Besparen door efficiëntere bedrijfsprocessen

Bedrijfsapplicaties die in de cloud draaien, zijn altijd en overal toegankelijk vanaf

laptops of tablets. Werknemers zijn gewend vanaf hun smartphone of tablet toegang

te hebben tot allerlei toepassingen. Dankzij salarisadministratie in de cloud geldt dat

nu ook voor hun digitale loonstrook en declaratie-overzichten. Ook salarisadministra-

teurs zijn niet meer afhankelijk van één specifieke machine om hun werk te doen.

Zij kunnen hiervoor zelfs hun eigen laptop of tablet inzetten. Dankzij deze mogelijkheid

tot Bring Your Own Device (BOYD) kunnen zij op meer plekken en momenten hun werk

doen. Dat betekent dat bedrijfsprocessen kostenefficiënter kunnen verlopen.

Besparen op salarisadministratiebeheer

11

Besparen op beveiliging van de kerndata

Beveiliging van hardware en software is belangrijker dan ooit. Dat geldt zeker voor

salarisadministratiesystemen. Deze herbergen namelijk persoonsgegevens. Dat betekent

dat de organisatie rekening moet houden met de Wet bescherming persoonsgegevens

(WBP). Deze stelt eisen aan organisaties die privacygevoelige gegevens bewaren,

wijzigen, gebruiken, verspreiden of vernietigen. Volgens de wet is er sprake van

persoonsgegevens als de data informatie bevatten over een natuurlijke persoon en

die persoon identificeerbaar is. Organisaties moeten deze persoonsgegevens onder

meer beschermen tegen verlies of diefstal.

Wanneer een organisatie essentiële bedrijfsprocessen in de cloud laat draaien, wordt

daarmee automatisch zorggedragen voor een goede beveiliging van de gegevens.

De software draait veilig afgescheiden op een beschermd gedeelte van één van de

servers van de leverancier. Onbevoegden hebben er geen toegang toe. Dit scheelt

de organisatie aanzienlijke kosten op het gebied van informatiebeveiligingspersoneel,

-software en -advies.

In een volgende whitepaper wordt dieper ingegaan op de beveiliging van kerndata in

de cloud.

Besparen op salarisadministratiebeheer

12

Besparen door hoge beschikbaarheid

Wanneer een organisatie bedrijfssoftware draait op eigen hardware, is het van groot

belang dat deze altijd beschikbaar is. Dat geldt ook voor payrollsystemen. Wanneer

het systeem er uitligt vanwege onderhoudsproblemen, kan de salarisadministratie

haar werk niet doen. Dit betekent een kostbare verspilling van capaciteit. Bovendien

is de inzet nodig van duur ICT-personeel om dit soort problemen te voorkomen of op

te lossen.

Leveranciers van payrollsystemen in de cloud garanderen hun klanten een hoge

beschikbaarheid van hun systemen. De organisatie hoeft zich daardoor niet meer

druk te maken over deze beschikbaarheid. Het werk wordt niet langer onderbroken

als gevolg van hardware- of softwarestoringen. Bedrijfsafdelingen zijn bovendien

niet meer afhankelijk van ICT-afdelingen voor het gebruik van het systeem. Zij kunnen

er op vertrouwen dat de software eenvoudig toegankelijk is binnen de browser van

een apparaat naar keuze.

Besparen op salarisadministratiebeheer

13

Betalen op basis van gebruik

Organisaties die hun salarisadministratie in de cloud onderbrengen betalen enkel

voor de mate waarin zij gebruikmaken van de diensten van de leverancier. Daardoor

kunnen de kosten laag blijven en zijn overheadkosten bovendien goed voorspelbaar.

Deze situatie is anders voor organisaties die software draaien op hun eigen hardware.

Om voorbereid te zijn op groei van de organisatie, is het vaak nodig om reservemachines

aan te schaffen en in voorraad te houden. Deze kunnen dan worden ingezet bij plot-

selinge groei.

Het voordeel van het afnemen van cloudabonnementen is dat de organisatie zich hier

niet mee bezig hoeft te houden. Wanneer deze door bedrijfsgroei behoefte heeft aan

meer cloudcapaciteit of -diensten kan deze met een paar klikken worden toegevoegd.

Deze flexibiliteit biedt bovendien als voordeel dat organisaties snel kunnen inspringen

op wisselende marktbehoeften en kansen kunnen benutten zodra die zich voordoen.

Besparen op salarisadministratiebeheer

14

Beter voldoen aan cao’s en wet- en regelgeving

Regelmatig wijzigen de regels op het gebied van arbeidsrecht. Voorbeelden zijn de

werkkostenregeling en de Wet zerk en zekerheid (WWZ). Wanneer organisaties hun

payrollproces in de cloud onderbrengen wordt nieuwe wet- en regelgeving via auto-

matische updates vanzelf tijdig in de applicatie verwerkt. De data die worden gebruikt

in de salarisverwerking worden gevalideerd en gecontroleerd. Best practices op het

gebied van salarisverwerking worden automatisch toegepast. Relevante uitkomsten

van het verwerkingsproces worden automatisch afgeleverd bij de bevoegde personen

in de vorm van overzichtelijke rapporten.

Besparen op salarisadministratiebeheer

15

Concentratie op de kernactiviteit

Dankzij de besparingen die gerealiseerd worden door de overgang naar de cloud,

krijgt de organisatie budget om te investeren in innovatieve projecten. Doordat de

beschikbaarheid van software maximaal is en er geen aandacht meer hoeft te gaan

naar ICT-problemen, kan de organisatie zich bovendien beter concentreren op haar

kernactiviteiten.

Doordat salarisadministrateurs bovendien geen verstand meer hoeven te hebben van

ICT of software, kunnen organisaties het aannamebeleid van salarisadministrateurs

zodanig wijzigen dat deze van maximale waarde voor de organisatie zijn. Salarisadmini-

strateurs kunnen voortaan puur worden geselecteerd op basis van hun inhoudelijke

kennis op het gebied van sociale en fiscale wetgeving en het arbeidsrecht. De organi-

satie bespaart niet alleen op beheer, maar krijgt daar ook iets voor terug: er is meer

aandacht voor het payrollproces zelf.

Deze aandacht kan zich vertalen in een beter overzicht van de salariskosten van het

bedrijf. Salarisadministrateurs kunnen in plaats van ICT-opleidingen extra training krijgen

in nieuwe wetgeving zoals de werkkostenregeling en de Wet Werk en Zekerheid.*

Wanneer salarisadministrateurs goed van deze regels op de hoogte zijn, kunnen zij het

managementteam beter adviseren over de optimale omgang met deze nieuwe wet- en

regelgeving. Dit kan resulteren in belangrijke besparingen op salaris- en ontslagkosten.

* Zie ook de Visma-whitepapers Werkkostenregeling en Wet werk en zekerheid.

Besparen op salarisadministratiebeheer

16

Conclusie

Organisaties die hun payrollproces onderbrengen in de cloud hoeven hun personeel

niet op te leiden in het beheer van deze software. Dit geldt ook voor nieuw personeel.

Dat betekent dat salarisadministrateurs voortaan in de eerste plaats geselecteerd

kunnen worden op hun kennis van salaris- , fiscale en sociale wetgeving. Zij kunnen

zich bovendien volop richten op hun kerntaak. Dit levert een kwaliteitssprong in het

salarisbeheer, die mogelijk opnieuw extra besparingen oplevert.

Besparen op salarisadministratiebeheer

17

Over Visma Software

Visma publiceert regelmatig informatie over het vakgebied Human Resource Management

en salarisverwerking met als doel u te informeren over de ontwikkelingen die er binnen

deze vakgebieden plaatsvinden en u te helpen uw doelstellingen mede te realiseren.

Visma Software levert volledig geïntegreerde softwareoplossingen voor Human

Resource Management en salarisverwerking. Het stelt het lijnmanagement en de

werknemers zelf in staat om taken die voorheen bij HRM lagen uit te voeren.

Meer informatie:

Visma Software, Rob van Loenen, telefoonnummer: 033 45 45 111.

www.vismasoftware.nl

info-amersfoort@visma.com

Maandelijks verstuurt Elsa Breeland de nieuwsbrief Elsa vertelt... met antwoorden

op HRM-vragen. Klik hier om u in te schrijven.