1

Opzetten en implementeren OHSAS 18001

Regiobijeenkomst NVVK

Datum: 24 september 2009

Hans Zewald Senior consultant

Risico management als leidraad Risico’s afdekken en kansen benutten

2

DHV Groep

Opgericht in 1917

Wereldwijd actief

5.500 medewerkers 2008

Netto omzet € 468mlj 2008

Klanten: overheden, nutsbedrijven, industrie, zakelijke dienstverlening en financieringsinstellingen

3

Kantoren Nederland

AmersfoortAmersfoort

Bergen op ZoomBergen op Zoom

Den HaagDen HaagDeventerDeventer

EindhovenEindhoven

GroningenGroningen

MaastrichtMaastricht

RotterdamRotterdam

ZaandamZaandam

UtrechtUtrecht

ZwolleZwolle

AmsterdamAmsterdam

4

Organisatiestructuur

Business GroupsRuimte en MobiliteitWaterBouw en IndustrieAviation

Regio’sEuropaAziëAfrikaNoord-Amerika

5

Voorbereiding en aanbesteding A15, Rotterdam

6

IJsselsprong gebiedsontwikkeling

7

Assetmanagement DSM Chemelot, Nederland

8

Ondergrondse gasopslag Bergermeer, TAQA EnergyMilieuvergunningaanvraag, MER en Milieu- en Veiligheidsstudies

9

Agenda

- Eisen vanuit OHSAS 18001 voor het opzetten en implementeren

- Methoden voor opzetten en implementeren

- Risico management als implementatie tool

- Vragen/ discussie

10

Eisen opzetten en implementeren

- Zeer generiek

- Eisen sterk gericht op de inhoud niet hoe een bedrijf het moet opzetten

11

Methoden opzetten

- De inhoudsopgave techniek• Vooral onervaren kleine organisaties• Weinig complex in functie en producten

- Bedrijfsproces als leidraad• Generiek toepasbaar• Gericht op herkenning en eenvoudige implementatie

- Projectomgeving als kader• Door opkomst van bv. VBS verplichting in projectfase• Na project eenvoudig om te zetten naar staande organisatie• Komt vaak voor bij Complexe zeer risicovolle projecten

- Afdelinggericht• Organisaties waarbij afdelingen sterk onafhankelijk van elkaar

functioneren

- Productgericht • Waarbij producten en/of productieprocessen sterk van elkaar

verschillen.

12

Methoden opzetten (2)

- Risico management als leidraad

• Legt de nadruk op welke maatregelen noodzakelijk zijn en welke minder

• Er is meer duidelijkheid in het “waarom”

• Niet alleen risico’s afdekken maar ook kansen benutten

• Zoekt de koppeling met bedrijfsprocessen en risico’s

13

RM als leidraad

- Doel en uitgangspunten• Risico gebaseerde aanpak• Optimale integratie van bedrijfsprocessen

waar mogelijk (BV. legal, HSE, kwaliteit, inkoop, finance)

• Beheersmaatregelen gebaseerd op risico reductie en business opportunities

14

In zes stappen naar een OHSAS 18001 MS

1. Definitie fase

2. In kaart brengen van processen

3. Identificatie van risico’s en kansen

4. Ontwikkelen van een beheersmaatregelenplan

5. Opzetten van de beheersmaatregelen

6. Implementatie van de beheersmaatregelen

DEFINITION PHASE

DETAILING THE PROCESS OVERVIEW

DEFINING CSF AND RISK IDENTIFICATION

DRAW UP CONTROL MEASUREMENT PLAN

DEVELOPMENT OF CONTROL

MEASUREMENTS

IMPLEMENTATION OF CONTROL

MEASUREMENTS

15

Definitie fase

Pri

mai

r p

roce

sS

ecu

nd

air

pro

ces

Ver

bet

er e

n m

eetp

roce

sB

elei

dsp

roce

s

InkoopP200

ExpeditieP400

KwaliteitS100

HRS300

Milieu en Veiligheid

S400

ITS500

IncidentenMI100

TrainingMI200

BeleidM100

ManagementreviewMI600

AuditsMI300

Corrigerende en preventieve maatregelen

MI400

SalesP100

ProductieP300

Doelen M200

Finance S600

OnderhoudS200

Monitoring en metingen

MI500

16

Het in kaart brengen van processen

On

de

rho

ud

sp

roc

es

Onderhoud initiatieP301

UitvoeringP303

EvaluatieP304

PlanningP302

17

Identificatie van risico’s tov proces

18

Ontwikkelen van een beheersmaatregelenplan

Beheersmaatregel 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Opstellen onderhoudsbeheersplan

Safety training direct personeel

Introductie safety training subcontractors

Inventarisatie keuring/ toestand materieel

Training onderhoudssoftware aan personeel

Verbeteren evaluatie post subcontractor uitvoering

Beheersmaatregelenplan

19

Implementeren beheersmaatregelen

Input Process OutputResponsibleComments

1. MT requests the HSE manager to set up an audit year plan.1.

Initiate audit plan

2.Set up audit year plan

4.Execution audit plan

3.Approve audit year plan

no

yes

Audit year planConcept

Year plan template (Link)

10.Progress report

2. HSE manager sets up an audit year plan. Within the year plan al audits, including external audits are included. The year plan must be based on previous audit results, changes in organization and proces and legal requirements. Selection of auditor must only be one when an auditor is objective in relation to the audit scope.

Audit year planConcept

3. MT member will check the audit year plan. The plan must be realistic, cover all necessary processes and other demands. The year plan must include the auditdate, auditscope, method and follow up.

4. HSE manager is responsible for the execution of the year plan. He must support and advice the auditors during execution. The follow up of the year plan including the report progress is monitored by the HSE manager and reported to the MT.

5.Audit preparation

5. Auditor prepares the audit by inviting the auditee(s), set a audit date and details the audit scope. Preperation includes the collecion of necessary documents(policy, procedures, instructions, registrations, legal documents, etc).

Final audit year plan

6.Audit execution

6. Auditor collects data during interviews, observations, document review, etc. At the end of each interview the auditor gives feedback to the auditee(s) on the audit results. Al audit evidence , including the notes of the auditor is part of the audit report and must be stored.

Audit evidence

7.Audit reporting

Audit report tamplate

Audit report

8.Initiate improvement

actions

7. Auditor makes up the audit report an sends it to the HSE manager and a copy to the auditee(s).

8. HSE manager initiates the improvement actions from the audit reports. The auditor must support the auditee(s) in implementing the improvement actions.

9.Effectiveness check

improvement actions.

Audit reports Improvement

actions

9. HSE manager checks the effectiveness of the improvement actions. If effectiveness is unsatisfactory the actions are terminated or adjusted.

OK

10. HSE manager reports to the MT on a regular bases (at leased four times a year) the progress on executed audits and the results.

registrations

permits

Procedures instructions

- Procedures

- Instructies

- SLA’s

- Trainingen

- Interface documenten

- Vastleggen van taken en verantwoordelijkheden

- Etc.

20

Voldoe ik nu aan OHSAS 18001?

- Risico management ≠ § 4.3.1 (planning voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing)• RM bredere insteek • Vanuit OHSAS betrekking op werkomgeving• RM ook beleidsvorming, planning, projecten etc.

- Voldoe ik nu aan OHSAS 18001? • Deels!• Wel breed inzicht in de risico's en

beheersmaatregelen• Veel overeenkomst met de eisen uit de norm• Een check welke eisen nog geïmplementeerd

moeten worden = noodzakelijk.

21

Contact informatie:DHV B.V. Milieu en DuurzaamheidWilhelminakade 3043072 AR RotterdamE hans.zewald@dhv.comwww.dhv.comGratis Digitale nieuwsbrief: www.dhv.nl/nieuwsbrieven