1 Hugo Butter Info Op Orde
-
Upload
platform-meta-informatie -
Category
Technology
-
view
2.238 -
download
1
description
Transcript of 1 Hugo Butter Info Op Orde
Metadata made in Holland 19 juni 2008 1
Baseline Informatiehuishouding
Informatie op Orde?
Metadata made in Holland 19 juni 2008 2
Baseline Informatiehuishouding
Kennisprogramma Informatie op Orde
De relatie tussen de Baseline en Metadata
Bijeenkomst 'Metadata made in Holland'Den Haag, 19 juni 2008
Hugo ButterICTU
Metadata made in Holland 19 juni 2008 3
Baseline Informatiehuishouding
Wie ben ik en wat doe ik
• Mijn verleden– Arbeidsvoorziening– P-Direkt
• Functie tot 1 juni 2008: – interdepartementaal projectleider van actielijn 1 en 2 van
Kabinetsvisie Informatie op Orde – opstellen Baseline Informatiehuishouding
• Functie vanaf 1 juni 2008– interdepartementaal projectleider van actielijn 3 – Opzetten van een Kennisprogramma
Informatiehuishouding
Metadata made in Holland 19 juni 2008 4
Baseline Informatiehuishouding
Agenda
• Baseline Informatiehuishouding
• Metadata
• Praktijkvoorbeeld: P-Direkt
• Stellingen
Metadata made in Holland 19 juni 2008 5
Baseline Informatiehuishouding
Informatie op Orde
Aanleiding Digitalisering overheid ’90 Papieren achterstanden ’04 Inspectierapport ‘Dementerende Overheid’ ’05
- autonome groei overheidsinformatie- ongecontroleerde aanwas- oncontroleerbare aanwas
Kabinetsvisie Kaderstellende randvoorwaarden Vertaling in 8 actielijnen
Metadata made in Holland 19 juni 2008 6
Baseline Informatiehuishouding
Baselinevolgens F&S...
Minimale set van normen (7)
Duurzame toegankelijkheid overheidsinformatie
Samengesteld uit geldende wetten en normen
Toolkit met oa Richtsnoer Metadata Rijk
WEET IK VEEL.
GEWOON,
BASELINE.
Metadata made in Holland 19 juni 2008 7
Baseline Informatiehuishouding
Kwaliteitscriteria
Kunnen we de kwaliteitscriteria uit deKabinetsvisie in de wetten terugvinden
Vindbaar Toegankelijk Betrouwbaar Authentiek Volledig Interoperabel
Metadata made in Holland 19 juni 2008 8
Baseline Informatiehuishouding
Agenda
• Baseline Informatiehuishouding
• Metadata
• Praktijkvoorbeeld: P-Direkt
• Informatie, stelling en vragen
Metadata made in Holland 19 juni 2008 9
Baseline Informatiehuishouding
Trend: minder metadata ?
• Product: Metadata onderdeel van semigestructureerde inhoud (labeling) en bedrijfstaal.
• Proces: Metadata werkstroomadministratie
• Beheer: Metadata beheeradministratie
• Vinden: Metadata automatische indexering labels en administraties; bedrijfstalen
• Toegang: Metadata semigestructureerde inhoud (labeling) en werkstroomadministratie.
Conclusie: meer ervaren als bedrijfsvoering en minder als overhead
Metadata made in Holland 19 juni 2008 10
Baseline Informatiehuishouding
Definitie NEN ISO 15489-1
• “In het kader van RM zijn metadata gegevens die de context, inhoud en structuur van archiefbescheiden en het management ervan in de loop der tijd (beheer) (ISO 15489-1, sectie 3.12) beschrijven.
Metadata made in Holland 19 juni 2008 11
Baseline Informatiehuishouding
Definitie Advies Overheid.nl website
• Metadata– informatie die informatiebronnen
beschrijft, toelicht, lokaliseert of op andere manier ‘eenvoudiger’ vindbaar, bruikbaar of beheerbaar maakt
• Voor verschillende doelgroepen
• Voor verschillende doelen
Metadata made in Holland 19 juni 2008 12
Baseline Informatiehuishouding
Typen van metadata
• over het record zelf• over bedrijfsprocedures, -beleid en
mandaat• over actoren• over bedrijfsactiviteiten of -processen• over records management processen
Metadata made in Holland 19 juni 2008 13
Baseline Informatiehuishouding
Bedrijfs-activiteiten
RecordsManagementactiviteiten
Mensen(Actoren)
Records
Geïntegreerd in
Creëren
Gebruikt door
voeren uitIs
gedocumenteerdin
Voeren uit
Documenteer,Beheer,Stel beschikbaar
Regelen
Definieert bevoegdheden
van
Verantwoorden uitvoering van
Mandaat
Metadata made in Holland 19 juni 2008 14
Baseline Informatiehuishouding
Agenda
• Baseline Informatiehuishouding
• Metadata
• Praktijkvoorbeeld: P-Direkt
• Stellingen
Metadata made in Holland 19 juni 2008 15
Baseline Informatiehuishouding
Huidige Personeelsadministraties !?
Metadata made in Holland 19 juni 2008 16
Baseline Informatiehuishouding
P-Direkt en de Andere Overheid
– Betere dienstverlening– Slagvaardige organisatie– Minder bureaucratie– Andere werkwijze
• vernieuwing HRM
– GBO (Gemeenschappelijke beheer organisatie)
• Shared Service Centra zoals SSC HRM (nu P-Direkt)
Metadata made in Holland 19 juni 2008 17
Baseline Informatiehuishouding
Algemene Criteria
Criteria digitale Personeelsdossiers:
– Bruikbaarheid– Beheer(s)baarheid – Beveiliging– Autorisatie– Authenticatie– Substitutie (vervanging van de papieren dossiers) moet
realiseerbaar zijn– Voldoen aan wet en regelgeving (WBP, Archiefwet etc.)
• Betrouwbaarheid• Juistheid• Volledigheid
Metadata zijn kenmerken, die aan digitale documenten meegegeven moeten worden, om aan bovenstaande criteria te
kunnen voldoen.
Metadata made in Holland 19 juni 2008 18
Baseline Informatiehuishouding
1. Metadata die identificeren:
– Volgens de theorie:• o.a. uniek registratienummer, datum,
verzending of ontvangst, verwijzing naar een dossier of andere aggregatievorm, titel, auteur;
– Vertaling naar de RMA:• Interne naamgeving/nummering van
documenten binnen de RMA-applicatie• Persoons/dienstverbandidentificatie (IAR-code /
SAP-nummer)• Ontstaansdatum document in de RMA• Toewijzing aan (sub)rubriek/dossiermap• Documentnaam
Metadata made in Holland 19 juni 2008 19
Baseline Informatiehuishouding
2. Metadata die juiste interpretatie mogelijk maken
– Volgens de theorie:• o.a. classificatienummer, verwijzing naar
dossier, verwijzing naar proces en procedure;
– Vertaling naar de RMA:• Initiërende klantproces • Procesdatum
Metadata made in Holland 19 juni 2008 20
Baseline Informatiehuishouding
3. Metadata die de authenticiteit aantonen
– Volgens de theorie:• o.a. datum opmaak, datum verzending of
ontvangst, auteur, relatie met andere documenten, wijze van verzending; wijze van authenticatie (elektronische handtekening);
– Vertaling naar de RMA:• Elektronisch authenticatie
(bijv. handtekening, paraaf)• User-id’s van de rollen in het proces
(initiator/auteur, beslisser, etc.)• Documentdatum
Metadata made in Holland 19 juni 2008 21
Baseline Informatiehuishouding
4. Metadata die het vinden vergemakkelijken
– Volgens de theorie:• onderwerp, auteur, titel, datum, classificatiecode;
– Vertaling naar de RMA:• Specifieke zoekmetadata:
– Trefwoorden– Boomstructuur
• Autoriseerbare zoekmogelijkheden op alle overige metadata
Metadata made in Holland 19 juni 2008 22
Baseline Informatiehuishouding
5. Metadata die correcte (re)presentatie mogelijk maken
– Volgens de theorie:• o.a. software en hardware omgeving, fysieke
opslaggegevens, compressiegegevens;
– Vertaling naar de RMA:• Extensie bestandsnaam (*.pdf, *.tif)• Encryptie-decryptie• Verwijzing naar fysieke locatie
– Doosnummer– Locatiecode– Opslagdatum
Metadata made in Holland 19 juni 2008 23
Baseline Informatiehuishouding
6. Metadata voor formeel beheer
– Volgens de theorie :• o.a. toegangsautorisatie, datum
vernietiging of overdracht, datum conversie of migratie; hiertoe kan ook logistieke data gerekend worden (verblijfplaats);
– Vertaling naar de RMA:• Categorie vertrouwelijkheid• Afdelingscode• Scan/migratiedatum• Vernietigingsindicatie• Evt. verwijzing naar fysieke locatie van
onderliggende stukken
Metadata made in Holland 19 juni 2008 24
Baseline Informatiehuishouding
7. Metadata voor beheershandelingen
– Volgens de theorie:• o.a. wanneer door wie gebruikt, datum
conversie, conversie of migratie log-file, datum en wijze van overdracht, datum vernietiging;
– Vertaling naar de RMA:• Mutatiedatum• User-id laatste muteerder• User-id alle raadplegers + datum..?• Daadwerkelijke vernietigingsdatum….?• Status/versie document…..?
Metadata made in Holland 19 juni 2008 25
Baseline Informatiehuishouding
Agenda
• Baseline Informatiehuishouding
• Standaarden voor Metadata
• Praktijkvoorbeeld: P-Direkt
• Stellingen
Metadata made in Holland 19 juni 2008 26
Baseline Informatiehuishouding
Metadata is een kwestie van
verplichten en verleiden
Stelling
Metadata made in Holland 19 juni 2008 27
Baseline Informatiehuishouding
Stelling: het heet anders maar het is hetzelfde
VROEGER
• UDC,BAC• Indexen, registers• Trefwoorden• Thesaurus• Neveningang• Registatiekenmerken• Div-ers• Archieven• Voortgangsinformatie
NU
• Taxonomie• Ontologie• Semantisch web• Hyperlinks• Topics• Metadata• Zoekmachines• Informatie• Login-scripts
Metadata made in Holland 19 juni 2008 28
Baseline Informatiehuishouding
Websites
• Overheid.nl………• Clever Metadata project
– http://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/research/crm/
• Metamap– http://www.mapageweb.umontreal.ca/turner/m
eta/english/index.html
• Interpares 2 project– www.interpares.org – http://www.gseis.ucla.edu/us-interpares/madras
Metadata made in Holland 19 juni 2008 29
Baseline Informatiehuishouding
Baseline