Zaakgericht op de toekomstIngmar Koch

10 februari 2011

Stierkalf

Archief?

Zaakgericht?

Intermezzo

Beperkingen?

Sirenen

Stierkalf

Zaakgericht?(GEMMA)

Zaak

Zaak(GEMMA)

Een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerde eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.

Zaakgericht?(GEMMA)

Zaak

Zaaktypencatalogus

Zaaktypencatalogus(GEMMA)

Een referentielijst met relevante

kenmerken van gemeentelijke activiteiten die als zaken kunnen worden uitgevoerd (zowel extern als intern).

Zaakgericht?(GEMMA)

ZaakZaakdossier

Zaaktypencatalogus

Zaakdossier(GEMMA)

Het dossier waarmee de informatie aangaande de zaak wordt ontsloten

Archief?

GEMMA

Archief(GEMMA)

Een verzameling van records die zijn gemaakt of ontvangen door een instelling, persoon of groep personen, die systematisch wordt gemaakt met gebruik van dezelfde infrastructuur.

Record(GEMMA)

Document dat niet mag worden gewijzigd

Geheel van gegevens met een eigen identiteit ongeacht zijn vorm, met de bijbehorende metadata ontvangen of opgemaakt door een natuurlijke en/of rechtspersoon bij de uitvoering van taken.

Archief?

GEMMA

Archiefwet 1995

Archiefbescheiden(Archiefwet 1995)

Bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten

Archief?

GEMMA

NEN ISO 15489

Archiefwet 1995

ArchiefbescheidenNEN ISO 15489

Informatie opgemaakt, ontvangen en onderhouden als bewijs en informatie door een organisatie of persoon bij het vervullen van wettelijke verplichtingen of bij zakelijke transacties

Intermezzo

Beperkingen?

Zaken ≠ archiefstukken

“Archiefwettelijk bezien vormt de combinatie van zaaktype, resultaattype en VNG-bewaartermijn de basis voor het DSP”(Factsheet GEMMA ZTC)

De zorgdrager legt een metagegevensschema als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006 vast(Archiefregeling, artikel 19)

Bedrijfs-activiteit

RecordsManagementactiviteiten

Actoren Records

Geïntegreerd in

Creëren

Gebruikt door

voeren uitIs

gedocumenteerdin

Voeren uit Documenteer,Beheer,Stel beschikbaar

Regelt

Definieertbevoegdheden

van

Verantwoordenuitvoering van

Mandaat

Bedrijfs-activiteit

RecordsManagementactiviteiten

Actoren Records

Geïntegreerd in

Creëren

Gebruikt door

voeren uitIs

gedocumenteerdin

Voeren uit Documenteer,Beheer,Stel beschikbaar

Regelt

Definieertbevoegdheden

van

Verantwoordenuitvoering van

Mandaat

Bedrijfs-activiteit

RecordsManagementactiviteiten

Actoren Records

Geïntegreerd in

Creëren

Gebruikt door

voeren uitIs

gedocumenteerdin

Voeren uit Documenteer,Beheer,Stel beschikbaar

Regelt

Definieertbevoegdheden

van

Verantwoordenuitvoering van

Mandaat

Vastleggen van de functionele eisen van:a.de inhoud, structuur en

verschijningsvorm, (…) enb.het gedrag, voor zover dit noodzakelijk

is voor het waarborgen van de authenticiteit van de digitale archiefbescheiden.

(Archiefregeling, artikel 22)

Vastleggen van de:• de oorspronkelijke technische aard van

de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan;

• de actuele technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan, zodanig dat reproductie ervan te allen tijde mogelijk is;

(Archiefregeling, artikel 24)

Wat heb je?Waar is het?Wat betekent het?Hoe kan ik het ‘lezen’?Is het betrouwbaar?

Beperkingen?

Zaken ≠ archiefstukken

Archiefstukken ≠ documenten

“Met ‘documenten’ bedoelen we alles wat niet als gestructureerd gegeven in een database vastligt, maar wel een relatie heeft met het proces waarbinnen of als gevolg waarvan het ontstaat of wordt ontvangen. Het gaat bijvoorbeeld om inkomende en uitgaande post, kantoordocumenten (.doc, .msg, .ppt, .xls, .pdf), tekeningen, foto’s, en ga zo maar door. De verzamelterm voor deze documenten is ‘procesgebonden informatie’.”(Digital Display, De Zaak X)

Twee typen digitale informatie

Eindig

Oneindig

Beperkingen?

Zaken ≠ archiefstukken

Archiefstukken ≠ documenten

Digitaal archief = recursief

Droste-effect

Sirenen

Zaakgericht op de

toekomst

Stierkalf

Archief?

Zaakgericht?

Intermezzo

Beperkingen?

SirenenZaak

Zaaktype-catalogus

Zaakdossier

GEMMA

Archiefwet1995

NEN ISO 15489

Archiefstukken?

Documenten?

Recursief

Fot

o: E

rik v

an d

er B

urgt

Presentatie

http://www.slideshare.net/Ingmario

Bronnen http://bagtheweb.com

/b/GN6HIL

Twitter

http://twitter.com/ingmarioE-mail

ikoch@brabant.nl