Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Dé Onderwijsdagen

1

Ralph Adams (BCT)

Gertjan van Heijst (SDU/VHIC)

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Agenda

• Uw zaken op orde?• Huidige situatie• Wat is zaakgericht werken? • Hoe?• Zaakgericht werken in het onderwijs

2

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Uw zaken op orde?

• Alle dossiers zijn compleet en direct beschikbaar indien nodig.• Alle informatie wordt met de juiste vertrouwelijkheid behandeld.• Bij bezoek van de onderwijsinspectie kunt u alle gewenste informatie

direct

overleggen.• Een accreditatie brengt geen enkele stress met zich mee.• Plaats-en tijdsonafhankelijke informatievoorziening voor uw studenten,

medewerkers, management, etc.• …

3

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Huidige situatie

• Informatie gefragmenteerd over vele systemen, vele afdelingen.• Het kost vaak veel tijd om benodigde informatie boven tafel te krijgen.• Digitalisering en automatisering verlopen incidentgedreven.• Centrale regie op de informatiehuishouding ontbreekt.• …

4

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Zaakgericht werken in 3 zinnen

1. Inventariseer voor welke processen u verantwoording moet of wilt afleggen.

2. Schrijf voor hoe de informatie die voortvloeit uit die processen moet worden beheerd.

3. Implementeer deze processen in uw informatiesyste(e)m(en).

5

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Zaakgericht werken in 3 zinnen

1. Inventariseer voor welke processen u verantwoording moet of wilt afleggen.

2. Schrijf voor hoe de informatie die voortvloeit uit die processen moet worden beheerd

3. Implementeer deze processen in uw informatiesyste(e)m(en).

6

Zaaktypecatalogus

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Zaakgericht werken in 3 zinnen

1. Inventariseer voor welke processen u verantwoording moet of wilt afleggen.

2. Schrijf voor hoe de informatie die voortvloeit uit die processen moet worden beheerd

3. Implementeer deze processen in uw informatiesyste(e)m(en).

7

Zaaksysteem

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

11

Voorstellen BCTOrganisatie • Gevestigd in

Amstenrade

• Meerdere vestigingen, België en Duitsland

• Ruim 190 medewerkers

• 30 jaar kennis en ervaring

• Jaaromzet van €16.000.000,-

• Organisatie ISO 9001 gecertificeerd

• Software NEN2082 gecertificeerd

• Ruim 700 klanten

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Wat is zaakgericht werken?

12

Een zaak ...Een zaak ...Een zaak ...

is uniek,bestaat uit een aantal taken,is een eindigend complex van handelingen gericht op één doel,

met een herkenbaar begin en een herkenbaar einde.

Een zaak is "een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat,

waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden".

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Zaakgericht vs Workflow

13

Wo

rkfl

ow

Zaa

kger

ich

t w

erke

n

Stap 1

Stap 2

Stap 3 Stap 6

Stap 11 Stap 12Stap 5a

Stap 9

Stap 4

Stap 10

Stap 7

Stap 8

Inkomend document

Checklist1uitgevoerd?2 uitgevoerd?3 uitgevoerd?

Status 1Start

Relevantdocument

Checklist4 uitgevoerd?5 uitgevoerd?6 uitgevoerd?

Status 2

Uitgaanddocument

Checklist7 uitgevoerd?8 uitgevoerd?9 uitgevoerd?10uitgevoerd?

Status 3

Stap 4

Stap 9

Stap 12

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Zelfsturing door Workflow of kennis bij medewerker?

14

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Zaakgericht werken… Keep it simple!

15

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Content in context leidt naar informatie

16

A B

Status start

Status overgang

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Van informatie tot kennis

17

A D

Start Eind

BB CC

StatusOvergang

StatusOvergang

Kenniswerker Proceswerker

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Hoe?

Model DSP - Onderwijsprocessen

Meer dan 300 werkprocessen met per werkproces een beschrijving van:• het bijbehorende dossier;• de statussen die het proces doorloopt;• het bijbehorende beheerregime;• het bijbehorende archiefregime;• de verantwoordelijkheden voor beheer en uitvoering.

Zaaksysteem van BCT

Direct implementeerbaar in BCT Onderwijs Zaaksysteem.

19

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Klik en Start!

20

Examens propedeuse afneming

Examinering overdracht

Onderwijsbeleid opstelling

Opleidingen accreditatie

Tentamens afneming

Inhuur van derden

Verzoek vrijstelling

Onderwijsbeleid opstelling

Opleidingen accreditatie

Inhuur van derden

Verzoek vrijstelling

Examens propedeuse afneming

Examinering overdracht

Tentamens afneming

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Met welk proces zou U starten?

23

Stel: U heeft de mogelijkheid om morgente starten met het zaakgericht werken incombinatie met onze oplossing …

Met welk proces zou u starten? En… waarom?

Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

Bedankt voor uw aandacht!

?24