Post on 14-Dec-2014
description
INHOUDSOPGAVE
Inleiding
1. Weetwiejouwdoelgroepis
2. Formuleerconcretedoelstellingen
3. Formuleerduidelijkjeboodschap
4. Zorgvooreenlinkmethetmarketingproces
5. Zorgvoorafvooreengoedenazorgachteraf
6. Motiveereninstrueerjestandbemanning
7. Verwijderdrempelszoveelmogelijk
8. Plan!Eenbeursdeelnamevereisteengroteinspanningvanjouworganisatie
9. Meet!
10. Evalueerjesucces
2 WHITEPAPER |10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
INLEIDING Een mooie periode breekt aan. Binnenkort neemt jouw organisatie deel aan een beurs en jij bent verantwoordelijk voor organisatie en realisatie.
Eenmooietaak,waarbijveelvanjegevraagdgaatworden.Eenbeursdeelnameheeftveelinzich;
marketing,communicatie,design,projectmanagement,sales,relatiebeheer,logistiekennogveel
meer.Eenmooietaakdieenormzichtbaarisenjoujedekansgeeftjewerkopdekaarttezetten.
Allereerstnatuurlijkvoorjedoelgroep,maarbijvoorbeeldookvoorjecollega’s,management,directie
enconcurrentie.Eenmooietaakdieopsommigemomentenveelvraagtvanjouworganisatieen
jouwcollega’s.Vaakzijnerookaanzienlijkeinvesteringen(directenindirect)meegemoeid.
Belangrijkdusomhetgoedaantepakkenenvooralgoedtekijkennaarhoejedeopbrengstenvan
jebeursdeelnamezohoogmogelijkkankrijgen.Metanderewoorden:hoekrijgikzoveelmogelijk
conversieuitmijnbeursdeelname?
Dezewhitepapergeeftje10praktischetipsomdeconversievanjouwbeursdeelnamezohoog
mogelijktekrijgenenomhetsuccesvanjeeventzogrootmogelijktelatenzijn.
Mochtjenahetlezenvanditdocumentvragenhebben,neemdangerustcontactmetonsop.
Wijhelpenjegraagverder.Succes!
Metvriendelijkegroet,
AntonSlager
CONVERSIE IS DE OMZETTING VAN EEN BEZOEKER NAAR EEN VOORAF GEDEFINIEERD CONVERSIEDOEL
Laarhovendesignpubliceertregelmatigwhitepapersmethandigeadviezeneninformatievoor
Marcomprofessionalsenexposanten.Interesse?Meldjedannuaanvoordedigitalenieuwsbrief
vanLaarhovendesignopwww.laarhovendesign.nlofdirectviainfo@laarhovendesign.nl
3 WHITEPAPER |10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
1WEET WIE JE DOELGROEP IS
Breng goed in kaart wie je communicatiedoelgroep is voor deze beurs en ga na of jouw doelgroep voldoende is vertegenwoordigd in het bezoekersprofiel van de beurs.
Bijveelbeursorganisatieskunjebezoekersprofielenopvragen.Zitjouwdoelgroepnietinhetbezoekers
profiel?Danheefthetgeenzinomdeeltenemenaandezebeurs!
Verplaatsjeinjedoelgroep.Waaromgaanzijnaardezebeurs?Welkeverwachtingenhebbenzij?Watis
hundoel?Watzoudenzeopjouwstandwillenzienenbeleven?Wathoudjedoelgroepbezig?Watzijn
belangrijkeitemswaarzijnumeebezigzijn?Waarliggenzewakkervan?
Voorbeeld:Desalesmanagervaneenmeubelfabrikantblijftzijnconcurrentievoordoorzijnsalesteamvoorelke
belangrijkebeursalleklantenenkeyprospectstelatenbellen.Zegebruikenhiervoornietdebezoekers
lijstvandebeursorganisatie;zebellenhuncompletedoelgroeplijst.
Hetsalesteamgebruiktdevolgendebeursalsredenomdedoelgroeptebellen.Hettelefoontjeiseen
uitnodigingvooreenontbijtopdebeurs,datwordtgesponsorddoorhunbedrijf.Alsiemandvanplan
isomtekomennaardebeurs,danmakenzedirectvandegelegenheidgebruikomtecheckenofze
noghetjuistemobielenummerhebben,zodatzeelkaarkunnentelefonischkunnenbereikentijdens
debeurs.Zevolgenhettelefoontjeopmet2gepersonaliseerdeemails.
Klanten,dienietzullenkomennaardebeurs,ontvangenook2emailsenontvangeneen“ontbijtineen
doos”cadeau,metdaarbijinformatieoverdenieuweproductlijnenbeursspecials.
4 WHITEPAPER |10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
2FORMULEER DUIDELIJKE DOELSTELLINGEN
Ditblijktvoorveelorganisatienogsteedsontzettendmoeilijktezijn.Maarhetisechtnoodzakelijk!
Alsjevoorafgeendoelstellingenhebt,weetjeachterafnooitofjeeensuccesvollebeurshebtgehad.
Bovendienishetzonderdoelstellingenonmogelijkeengoedconcepttebedenken.Accepteernooitdat
jezonderdoelstellingenaaneenbeursdeelneemt.Beursdoelstellingenliggenvaakophetgebiedvan
bijvoorbeeldbranding,leadsgeneratie,verkoop,relatiebeheerofinformatieoverdracht.
Voorbeeld beursdoelstelling branding: 8%meermerkbekendheidbijalle25.000bezoekersuitdeverfindustrienaafloopvandebeurs.
Voorbeeld beursdoelstelling leadsgeneratie:600nieuwecontactenbinnendedoelgroepNederlandseHRmanagerskunnenweaanCRMtoevoegen
vooropvolgingbinnentweewekennadebeurs
Voorbeeld beursdoelstelling informatieoverdracht:300retailershebbendewerkingvanonsnieuwekassasysteemzelfuitgeprobeerdopdebeurs
5 WHITEPAPER |10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
3FORMULEER DUIDELIJK JE BOODSCHAP
Watwil jecommunicerenopdezebeurs?Metanderewoorden:watwil jedat jouwdoelgroepover
jouworganisatieofproducttewetenkomt?Maakhierineenduidelijkekeuze.Probeernietteveelte
vertellen.Probeerooknietteveeltezenden.Meerdereboodschappenleidentotverwarring.Eénbood
schapisideaal.Helemaalgoedisomdezeboodschapconsequentaantehoudenindehelecampagne.
VoorbeeldAljarenheeftMieledepakkendeenalombekendpayof…“Erisgeenbetere”.
Watzijheelgoeddoen,isdeconsequentievandezepayoffgoedvertalen.Zoalsvaakinmarketingen
communicatieishetnietalleendebuitenkantdiegoed,duidelijkentransparant,wervend,pakkend
moetzijnvoordeklant.Alsjegeengoedproductofdiensthebtkanjeopkortetermijnnogwelietsaan
omzetbinnenhalen.Maarvoordelangetermijnkanikjegaranderendatjeleegloopt.
Hetisdusbelangrijkdatjedeboodschapofbeloftedaadwerkelijkwaarkuntmaken.
6 WHITEPAPER |10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
4ZORG VOOR EEN LINK MET HET MARKETING- PROCES
Een beursdeelname staat niet op zichzelf, maar is een onderdeel van het hele marketing- en communicatieproces. Je conversie wordt enorm vergroot als je naast het medium beurzen ook gebruik maakt van de andere media. Denk hierbij aan advertising, DM, social media, etc.
Fysieke Facebook button vergroot on- en offline klantbereikOpdeAmsterdamseAutoRAI,hetgrootsteautomotiveevenementvanNederland,hebbendeauto’s
vanHyundaitenopzichtevanalleanderemerkendemeesteFacebookLikesontvangen.Doorhetge
bruikvaneennieuwesocialmediatoepassingopdestandheeftHyundaiongeveertweemiljoenmen
senoverdehelewereldkunnenbereiken.Gedurendehetevenementwerdenerdoorbezoekersvan
destandmeerdan10.000LikesgeplaatstopFacebook.Hyundaiheeftdaarnaastmeerdanduizend
nieuwevriendengemaaktopdeNederlandseHyundaiFacebookpagina.
Simpele techniek, geweldig resultaatDooropeenvoudigewijzeeenspecialeRFIDsleutelhangeraaneenFacebookaccounttekoppelen,kon
dendeHyundailiefhebbersonmiddellijkhunfavorieteHyundaimodelonlinedelenmethunFacebook
vrienden.AlleHyundaiauto’sopdestandwarenvoorzienvanfysiekeLikezuilen.Alsdebezoekerde
RFIDsleutelhangereenvoudiglangseenvandezuilenhaalde,werderdirecteenberichtopheteigen
Facebookprikbordweergegeven.
7 WHITEPAPER |10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
5ZORG VOORAF VOOR EEN GOEDE FOLLOW UP
Als je je follow-up niet goed regelt zijn al je inspanningen op de beurs voor niets geweest. Het is de klassieke valkuil waar nog veel organisaties met open ogen inlopen.
Iedereenisblijdatdebeursweervoorbijisengaatsnelovertotdeordevandedagomzosnelmogelijk
de“verlorentijdopdebeurs”weerintehalen.Deleadsstaanniethoogopdeprioriteitenlijst.
VoorbeeldLaarhovendesignverzorgtdemontageendemontagevanstandsvaneengrootaantalorganisaties.
Onzemonteurszijnmeestaldirectnaafloopvandebeursterplaatseomdematerialenweernetjesin
tepakkenenmeetenemen.Destandbemanningisdanmeestalalvertrokken.Hetkomtookvaakvoor
daterniemandmeeraanwezigisendestandonbeheerdachterblijft.Wemakenzelfsweleensmeedat
degescoordeleadsnogergensindehoekvandebergingligt.Niemandheefteraangedachtdeleads
meetenemen.Nietechteengoedvoorbeeldvaneengoedefollowup!
Gelukkigkanhetookanders:maakgebruikvaneengoedregistratiesysteemenverwerkjeleadsdirect
ineendatabase.Jekuntdanzelfsaltijdensdebeursmeteenfollowupbeginnen.Bijvoorbeeldmeteen
emailwaarinjedebezoekeralvastbedanktvoorhetbezoekaanjestandendatjebinnentweeweken
telefonischcontactopneemtomeenafspraaktemaken.
8 WHITEPAPER |10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
6INSTRUEER EN MOTIVEER JE STAND-BEMANNING
De standbemanning vormt een essentiële schakel in de weg naar meer conversie.
Jekuntnogzo’nmooiecampagnebedachthebbenennogzo’ncreatiefstandconcept,alsdestandbe
manninghetlaatafwetenwordtdebeursnooiteensucces.
TipHetbelangrijksteverschiltusseneengoedeeneengeweldigebeursdeelnameisechtereenkundige,
goedgetraindeengemotiveerdestandbemanning.Eenprachtigestandispascompleetalsuwmensen
ervanovertuigdzijndatzijmeteengezamenlijkedoestellingoptimaalrendementuitdebeursdeel
namegaanhalen.
Een beursgesprek is geen gewoon verkoopgesprekHetpresenterenopeenbeursvraagtanderevaardighedendanineen1op1verkoopgesprek.Waarde
medewerkerineenpersoonlijkverkoopgesprektijdenprivacyheeft,zaldezeopeenbeurstemaken
krijgenmettijdsdrukeneendrukbezochtestand.Entegelijkertijdmoetdemedewerkerinschatten
watwelenwatgeenpotentiëleklantisenhieropanticiperen.
Erzijntrainingsbureausdiegespecialiseerdzijninhettrainenvanstandbemanning.Maakhiergebruik
vanenjerendementensucceszalenormstijgen.
9 WHITEPAPER |10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
7VERWIJDER ZOVEEL MOGELIJK DREMPELS
Maak het je doelgroep zo gemakkelijk mogelijk om op jouw stand te komen.
Zorgervoordatjevindbaarbent,zorgervoordatjezichtbaarenherkenbaarbent.Zorgvooreenplat
tegrond, regel parkeerkaarten en/of toegangskaarten. Waar mogelijk gepersonaliseerd en/of voor
ingevuld.Zoveelmogelijkonlineofdigitaal.Zorgervoordathetvoorjedoelgroepduidelijkiswaarhij
zichkanmeldenopdestand.
VoorbeeldEnige tijd geleden kwam ik aan op een beurs. Bij de ingang stond een aantal alleraardigste dames
vaneengrootuitzendbureauuitderandstanddiemijeengratiscappuccinoaanbodenbijhunopde
stand.Zijgavenmijeentegoedbonmetopdeachterzijdeeenplattegrondmetroutehoeikhunstand
gemakkelijkkonvinden.Hoewelikvoorafnietechtvanplanwasomhunstandtebezoeken,beniker
tochevennaartoegegaan.
10 WHITEPAPER |10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
8PLAN! EEN BEURSDEELNAME VEREIST EEN GROTE INSPANNING VAN JOUW ORGANISATIE
Maak een draaiboek met een heldere planning, tijdslijn en takenlijst.
Beginhierruimoptijdmee.Erzijnveelballendieindeluchtgehoudenmoetenwordenenerzijnvaak
veel(externe)partijenbetrokken.Dedeadlinevoordebeursisonherroepelijk.Debeurswachtnietop
jou!Ookdeinzetvaneigenmedewerkers(collega’s)isbelangrijkomgoedinteplanen.Ooktijdensde
beursiseenduidelijkeplanningentaakindelingvangrootbelang.Iedereenmoetprecieswetenwat
hemtedoenstaat,wanneerhijpauzeheeft,hoelaataanwezigetc.Wanneerditgoedgeregeldiszal
ditdeconversietengoedekomen.
TipSteleenstandmanageraanvoortijdensdebeurs.Destandmanagerzorgtervoordatalleprocessen
rondomdestandsoepelverlopen.Destandmanageropereertvooral“achterdeschermen”.
Takenvandestandmanagerzijno.a.hetmakenvaneenrooster,pauzesbepalenvandestandbe
manning,zorgvoorvoldoendebrochures,schrijfblokken,etc.Aanspreekpuntvoorpers,leveranciers,
standbemanning,beursorganisatie,etc.Destandmanagerzorgtookvoorhetprocesrondomde
leadsverwerkingenfaciliteerthierbijwaarnodig.
11 WHITEPAPER |10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
9MEET! Meet zoveel mogelijk je inspanningen.
Denkhierbijaanbereik,contacten,kosten,opbrengsten(perlead,percontact)etc.Relateerjeresulta
tenaanjedoelstellingen.Nogbeterishetomdegemaaktekostenaftezettentegendegerealiseerde
opbrengsten.
TipErzijnindemarkteenaantalgoederegistratiesystemenleverbaar.Vaakzijndezeooktehuur.Deze
systemenkunjevoorafinstellenopjouwspecifiekewensenentoespitsenopjouwbeursofevent.Deze
registratiesystemenmakenveelinzichtelijk,bijvoorbeeldaantalleads,aantalleadsperstandbeman
ningslid,aantalleadsgerelateerdaanhettijdstipopdedag(metanderewoorden:watzijndepiekmo
menten).Bijkomendvoordeelvanditsoortsystemenisdathetleadverwerkingsprocestijdensdebeurs
veelsoepelergaatendatdefollowupveelbeteringeplandkanworden.
12 WHITEPAPER |10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
10EVALUEER JE SUCCES!
Evalueer met alle partijen het verloop van de beursdeelname.
Kijkhierbijnietalleennaardekwantiteit,maarooknaardekwaliteit.Plandeevaluatievantevorenin
(zethetdirectinhetdraaiboek)enplanhetkortnadebeurszodatallesnoggoedinhetgeheugenzit.
Gebruikdepuntenuitdeevaluatievoordevolgendebeursdeelname.
TipAlseenbeursmeerderedagenheeftiseenevaluatieperdageenuitstekendidee.Naafloopvanelke
beursdagevenkortmetdestandbemanningdedagdoornemen.Watgingergoed,watgingerminder
goed.Opdezemanierkunjenogverbeteringendoorvoerenvoordedagenerna!
13 WHITEPAPER |10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen