1

Vervolgbijeenkomst Zaakgericht archiveren

Woerden 29 september

Agenda09:30u Welkom, voorstellen & verwachtingen10:00u Terugblik startbijeenkomst op 8 juni10:15u Interactieve inleiding Kees Groeneveld (KING)11:00u Interactieve inleiding Rowenna Hameleers, Ronald Kerckhoffs (BCT)11:45u Interactieve inleiding Adrie Spruit (KING)12:30u Lunch13:00u Verdieping geparkeerde punten13:45u Conclusies & next steps14:00u Einde

Voorstellen & verwachtingen- Met welke verwachting ben je hier naartoe gekomen?- Waarom wil je actief betrokken blijven bij het vervolg?

Waarom dit initiatief?We stellen vast dat we een standaard ontberen om digitale duurzaamheid te organiseren en te implementeren. Daarom delen we kennis en ervaring waarmee we Input vergaren waarmee reeds bestaande standaarden vanuit de praktijk kunnen worden verrijkt en nieuwe kunnen worden ontwikkeld

Technische standaarden zoals (TMLO, RGBZ, Zaak- en Documentservices) Handreikingen zoals een plan van inrichting, stappenplanm checklist

Terugblik startbijeenkomst 8 juni - conclusies1. Archiveren is onderbelicht op basis van zaak- en documentservices/CMIS

2. De relatie tussen het TMLO en zaakinformatie en document is onduidelijk

3. De primaire rol om documenten / dossiers te vernietigen tussen zaaksysteem en DMS is niet duidelijk (regie, en scheiden niet-zaak informatie)

4. Wet en regelgeving lijken haaks op elkaar te staan

Terugblik startbijeenkomst 8 juni - conclusies1. G2. G3. G14. 5

5. Niet alle werkprocessen worden via het zaaksysteem afgehandeld; dus de archivering kan niet enkel vanuit het zaaksysteem uitgevoerd worden, dus het RMA heeft hier ook een nader te duiden rol.

6. Er dient voorkomen te worden dat iedere organisatie een eigen metadata schema gaat ontwikkelen (TMLO interpretatie).

7. Zaakgericht archiveren is een onderbelicht thema en hier moet zsm een “standaard” van gemaakt worden

Interactieve inleiding

Zaakgericht archiveren

8

“Stap 1 van het oplossen van een probleem, is het onderkennen dat je een probleem hebt.”

9

Procesgang archiveren I

10

Procesgang archiveren II

11

VragenWaar ligt regie / verantwoordelijkheid voor archiveren?-DIV- Eindgebruiker? In

Nederland2puntnul

zijn er geen

toezichthouders, maar neemt

iedereen zijn

verantwoordelijkheid

12

VragenWelke applicatie regisseert de archivering?- RMA systeem- Zaaksysteem Het

verschil tussen 999 en 1000 is niet zo groot als

het verschil tussen 1 en 2

Vragen

Hoe bewaak je de volledige dossiervorming bij zaken waarbij samengewerkt wordt met ketenpartners?

13

? ? ?

Eigen organisatie

Keten partner

Duurzaam e-depot

Aanvraag ontvangen

In behandelinggenomen

Besluitenvastgesteld

Besluitleveren

Archiveren Vernietigen Overdragen

Vragen

Hoe bewaak je de juiste dossiervulling door de eigen medewerkers?In relatie tot analoog versus digitaal (substitutie)

14

? ? ?

Eigen organisatie

Keten partner

Duurzaam e-depot

Aanvraag ontvangen

In behandelinggenomen

Besluitenvastgesteld

Besluitleveren

Archiveren Vernietigen Overdragen

15

Vragen

Het leveren

van kwaliteit kost geld,Het niet leveren

van kwaliteit

kost kapitalen

Welke kwaliteitscontroles?

Lunch

Verdieping gemarkeerde punten

Conclusies

Next steps – vervolg?