Total cost of Ownership in

gebouwbeheer

Vlaamse overheid – agentschap Facilitair Bedrijf

Afdeling Technisch Beheer (Peter Bockstaele, Erik Smeets)

Total cost of Ownership in gebouwbeheer

Total cost of Ownership & Gebouwbeheer – hoe ver gaat dit ?

VAC Brussel

Vanaf eind 2017 nieuwe hoofdzetelDe Thurn & Taxis-site 2.600 werkplekken

Het Facilitair Bedrijf !

• 750

Aantal collega’s

• facilitaire dienstverlening voor huisvesting van ambtenaren

Met als missie :

• Vlaamse overheid

Met als werkveld :

• Kenniscentrum

• 1e aanspreekpunt

• Voorbeeld functie

Met als visie :

Het Facilitair Bedrijf !

Vastgoed operaties

Operationeel en technisch gebouwbeheer, incl. schoonmaak & catering

Raamcontracten

Bouwprojecten

ICT

(on)rechtstreeks ten dienste van diverse klanten binnen de organisatie

Total cost of Ownership in gebouwbeheer

Total cost of Ownership, benadering in omgekeerde zin

OwnershipTotal Cost (structuur) horend bij het Ownership

Gebouwbeheer, meer dan techniek alleen …

Zachte facilitaire dienstverleningHarde facilitaire dienstverleningVastgoedkosten

Normatief : EN15221

Ihb delen 4 en 7

Total cost of Ownershipuitgelicht

Ownership

Volledig overzicht van alle gebouwen en grondenEen volledige vastgoedinventarisMet bijhorende status :

eigendom, huur, huurkoop, concessie … Verdeelsleutels Duur van overeenkomsten & belangrijke tijdstippen (verlenging, ..)

Met de bijhorende overeenkomstenPure vastgoed overeenkomstenBeheer-overeenkomsten met gebruikers

En alle addendaOverzicht van addendaGeconsolideerde overeenkomsten ?

De kost-elementen … meer dan techniek alleen

Basis financiële kostenstructuur – onderscheid tussen

CAPEX : capital expenditure, éénmalige (project) uitgavenOPEX : Operational expenditure, recurrente uitgaven

CAPEX

Oprichting of grondige wijziging van het vastgoed objectGekoppeld aan een business plan, een behoefte of noodzaak, …

Uitbreiding van activiteiten Fusie, overdracht, … Wettelijke verplichtingen

Tijdens de CAPEX wordt de OPEX bepaald, betrokkenheid van de exploitatie is een toekomstige meerwaarde - en een toekomstige minkost

Beperkter aantal (dure) aanpassingen tijdens uitvoering

Het operationeel belang van de toekomstige beheerder wordt groter naarmate het project zijn einde nadert.

De beheerder heeft alle belang bij een kritische oplevering

De kost-elementen … meer dan techniek alleen

De kost-elementen … meer dan techniek alleen

OPEX omvat

Vastgoedgebonden kostenTaksen, heffingen, …Huur- of gebruiksvergoedingen

Facilitaire kosten, kosten eigen aan het gebruik, waaronderTechnisch onderhoud & wettelijke verplichtingen (keuringen, risico-analyses, …)Bewaking Energie Schoonmaak (binnen – buiten – specifiek) ICTDoorlichtingen (NEN, energie, specifieke onderwerpen)

De kost-elementen … meer dan techniek alleen

OPEX omvat

Kosten voor (toekomstige) vervanging, herstelling, aanpassingenKostenpredictie op basis van ervaring en gekende cijfers

Omnium contracten Buffer in budget, vast of op basis van onderzoeken (NEN2767)

Interne afspraken rond kostenallocatie : wanneer wordt een project (intern) opgeleverd & door wieVerantwoordelijkheid voor nazorg

Nazorg voor foutenNazorg door “voortschrijdend inzicht” uit concreet gebruik

Persoonsgebonden kostenEigen personeel Derden (consultancy)

Total cost of Ownership in gebouwbeheer

Facilitaire kosten – een overzicht

Kosten onderhoud

Beheerovereenkomst

Personeel

Kosten energie

Veiligheid

ICT

Doorlichting

Enkele onderwerpen toegelicht …

Kosten onderhoud

Kosten onderhoud

Type onderhoudsovereenkomst heeft grote invloed op toekomstige kosten

Prestatiecontracten (met KPI’s)Middelencontracten (preventief, correctief, onderhoud)Totale waarborgInzet raamcontracten voor speciale technieken in OCIntern/extern (zie personeel)…

Welk contract past het best bij uw organisatie of installatie?

Welke strategische keuzes (kunnen worden) gemaakt?

Is uw organisatie klaar voor het gekozen OC?

Kosten onderhoud

Welke parameters als benchmark te gebruiken?

Storingen, aantallen, fix en solve tijden

Jaarlijkse kosten per m²

Zowel voor onderhoud als energieDigitale storingsafhandeling

Opvolgingstools GBSFMIS ondersteuning

Conditie-opvolging (NEN2767)

Conditiecijfer met limit aan ernstige en serieuze gebreken

Kosten onderhoud

Het belang van (K)PI’s binnen een onderhoudscontract

PI is de maatstaf om prestaties weer te geven en afwijkingen in kaart te brengenPI moet juist gekozen zijn om te kunnen (bij)sturenPI moet meetbaar zijn en de meting moet geborgd kunnen wordenGoede communicatie tussen afdelingen en/of partijen bij vergaren van gegevens is van essentieel belangHet overzichtelijk weergeven van PI’s is van wezenlijk belang

Kosten onderhoud

Het beheersen van de kosten

Benchmarking van recurrente uitgaven Vergelijkbare gebouwenVergelijkbare contracten :

Vb. met of zonder totale waarborg ?Vb. kosten voor ‘actief technisch beheer’ ?

Predictie van toekomstige eenmalige en recurrente uitgaven : Meer Jaren Onderhoud Planning

Slijtage Technologische end-of-life

Beheerovereenkomst

Beheerovereenkomst = overeenkomst tussen partijen, vaak eigenaar en gebruiker of huurder, of tussen gebruikers onderling

Tussen eigenaar en gebruiker / huurder

Huurder ≠ finale gebruiker in alle gevallenGebruiker kan een vzw zijn, huurder of eigenaar een overheid

Voorwerp van de overeenkomst = gebruik van een vastgoed objectStatus bij aanvangAfspraken bij einde overeenkomstVerplichtingen, rechten, evt. inspraak van

Gebruiker / huurderEigenaar

Bedragen Vergoedingen : wie betaalt watWaarde vastgoed object – richtinggevend !

Beheerovereenkomst

Beheerovereenkomst = overeenkomst tussen partijen, vaak eigenaar en gebruiker of huurder, of tussen gebruikers onderling

Tussen gebruikers onderling

Principe van verdeelsleutelGemeenschappelijke delenPrivatieve delenAandacht : versleuteling in lijn met gebruik van het vastgoed object

Vb. specifieke energieslindende activiteiten, openingsuren …

Co-existentie : samen gebruiken = Soms samen-werken of minstens informerenGeen hinder voor wederzijdse activiteiten

Beheerraad met vergader- en beslissingsprotocol, en escalatielevelVb. afspraken ivm investeringen voor vervanging of verfraaiing

Personeel

Personeel – een apart asset

Eigen personeel : direct betrokken en ondersteunend personeelLonen & andere vergoedingenVorming Selectie (War4Talent – belang van behoud) Werkingsmiddelen

IT (materiaal & licenties), PBM, werkplek

Externen – ondersteunende competentiesVergoedingen – bepaald door de sector, het profiel, de duur van het contract

zie ook KVIV barema’sBewaking, schoonmaak, catering

Verantwoordelijkheden t.a.v. gehuisvest personeelZonevrijwilligers

Energie

Energie omvat geliberaliseerde en niet-geliberaliseerde nutsvoorzieningen

Status Geliberaliseerd voor leveringscontract : gas, elektriciteitNiet geliberaliseerd : distributie- en transportmaatschappij voor gas & elektriciteit, watervoorziening

TCO omvat meer dan blinde betalingCorrecte benchmarking van gelijkaardige gebouwen, dus op basis van parameters zoals

Openingsuren, gebouwleeftijd, benutting …Verbruiksregistratie laat predictie toe

Predictie = bewustwording management !Ter info : VEB voorziet dit

Energie

Energie omvat geliberaliseerde en niet-geliberaliseerde nutsvoorzieningen

TCO omvat meer dan betaling (vervolg)Doorlichting

Is het juiste type aansluiting toegepast correcte keuze HS / LScorrecte dimensionering reserve (HS)

Is het juiste type installatie toegepast overdimensionering

Werken de installaties correct Energie-audit Niet vergeten : water(verzachter) – spoelingen

Energie

Energie omvat geliberaliseerde en niet-geliberaliseerde nutsvoorzieningen

De ideale energie-audit ? … enkele ervaringenEigen voorbereiding : plannen, facturen, betrokken contactpersonen …Hoe moet het rapport er uit zien ?

Rangschikking in groepen van terugverdientijd (TVT)Geconsolideerde maatregelen (vb. HVAC)Mate van detaillering moet toelaten om zelf te oordelen of een voorgestelde maatregel & TVT realistisch is

Kader de maatregelen in het vastgoedbeleid Als het gebouw binnen 3 jaar verlaten of gerenoveerd wordt, voer je geen maatregelen met TVT 5 jaar uit

Of misschien maak je beter geen rapport op …Voor huurgebouwen : wat zit bij de eigenaar ?

Onderhandeling over co-investering, huurschade …

Energie

Energie omvat geliberaliseerde en niet-geliberaliseerde nutsvoorzieningen

De ideale energie-audit ? … enkele ervaringen (2)Enkel een rapport, of meer dienstverlening ?

Management summary incl. benchmarking indien multisiteNext steps : extra dienstverlening

Ook inzetbaar voor uitvoering van maatregelen, op regie-basis of ereloon principe Ook inzetbaar voor overwaking van uitgevoerde maatregelen, prestaties onderhoudsfirma, …

De ‘aansprakelijkheid’ van de uitvoerderKwaliteitsgarantie contractueel inbouwen : toegestane afwijking op raming en op meerprijzen

De kosten voor veiligheid

Veiligheidsvoorzieningen – wettelijk minimum of evenwichtig optimum ?

Safety en Security : brandveiligheid & fysieke beveiligingWereld in verandering … zowel de omgeving als de techniek

Wereld : diverse incidenten halen het nieuws Techniek : de sprong naar IP en IT

Het bewustzijn begint bij het concept dus de scope van de (ver)nieuwbouw of het projectKader

Brandveiligheid : wettelijke verplichtingenFysieke beveiliging : ARAB/Codex (verplichtingen werkgever voor veilige huisvesting) – vooral eigen inschattingKeurmerken

De kosten voor veiligheid

Veiligheidsvoorzieningen – wettelijk minimum of evenwichtig optimum ?

Kader (2)KB Astrid : advies veiligheidscommissie kan indoor coverage verplicht stellen voor toestemming voor uitvoering van werken

Criteria : grondoppervlakte ofofofof oppervlakte opslag gevaarlijke stoffen ofofofof aantal simultane bezoekersAanvulling op KB voorzienVerplichting wordt bepaald op basis van de scope van de vergunningsvraag, niet standaard voor het gebouw

Vb. vergunning voor gevelrenovatie van een museum is geen reden voor indoor coverage verplichting

De kosten voor veiligheid

Veiligheidsvoorzieningen – wettelijk minimum of evenwichtig optimum ?

Kader (3)KB Astrid :

Lokale brandweer kan scherpere criteria hanterenValidatie procedure (design, uitvoering)Inschatting vooraf ? Kaart met outdoor coverage via NV Astrid

Donkerrood = heel goed dus kans op goede indoor coverage, blauw = geen dekking dus kans op dure investering (+200k)

De kosten voor veiligheid

Brandveiligheid

KB Brandveiligheid (2012) :Organisatie Middelen

Organisatie Personeel – opleiding

Gasten-info (1e slide bij een presentatie?)

Procedures & documentenInterventie- en evacuatiedossier

Bestemd voor brandweer, geen alternatief voor indeling verdiepingEvacuatieprocedures

Oefeningen

De kosten voor veiligheid

Brandveiligheid

Middelen Vaste : branddetectie

Opbouw : basissysteemKan deel uitmaken van een geïntegreerd systeemEvt. herhaalborden

Juist type detectoren & voldoende meldknoppenOok bij renovatieBij werken : afdekken … en terug vrijmaken

Acties en procedures bij alarm – tijdens en buiten werkurenMeldkamer – doormelding

Onderhoudscontract Intelligente detectoren ipv standaard 20% SLA’s, regieprijzen, software updates … zijn aandachtspunten

De kosten voor veiligheid

Brandveiligheid

Middelen (2)Vaste : haspels

Gebouwgebonden – dus eigenaarslast voor voorzieningEigenschappen gebouw bepalen noodzaakHuurderslast voor onderhoud en nazicht5jaarlijkse drukproef

Legionella controle Vast & op maat : signalisatie

EvacuatieAanwezigheid blusmiddelen, melding, speciale ruimtes …Types pictogrammen

Bevestiging, positie : evalueren in functie van zichtbaarheidEvt. fotoluminescent

De kosten voor veiligheid

Brandveiligheid

Middelen (3)Mobiele

Blustoestellen Naargelang noodzaak � werkgever bepaalt wat nodig is

• Agoria richtlijn is richtinggevend

Toestellen verbonden aan installaties (catering, HVAC ..)EHBO doos

Verantwoordelijke voor aanvulling of controle vervaldataBranddeken

Keurmerken – organisatiesBOSECANPI, ANPICERTBENOR

De kosten voor veiligheid

Fysieke beveiliging

Kader omvat zowel preventie als “reconstructie”Koppeling met (her)ontwerp van gebouwen : security als scope-element naast andere elementen

Principes : Risico-analyse op basis van parameters als

Ligging Activiteiten Personen

• Personeel

• Contractors

• Bezoekers

De kosten voor veiligheid

Fysieke beveiligingPrincipes (2) :

Zonering Publiek Semi-publiekPrivatief Privatief – beperkte toegang

Waarde bepalingen - verzekeringenObject beveiliging

Tijdsgebonden werking Dag/nacht Speciale uren

Privacy regelgevingMeldingsplicht voor zicht ‘op straat’ : privacy commissie

De kosten voor veiligheid

Fysieke beveiligingMiddelen – algemeen onderscheid tussen

Periferie Gebouw

Periferie van het gebouwInterne indeling : speciale zones

Middelen – “technisch”Mechanisch

Hekwerk, deuren, slagbomen, tourniquets Slotenwerk Meldknoppen

Bewakingscontract + meldkamer

De kosten voor veiligheid

Fysieke beveiligingMiddelen – technisch (2)

Technopreventieve systemen omvatten ToegangscontroleInbraakdetectie Camerabewaking Videoparlofonie

Integratie van oplossingenTechnisch : 1 platform of via gebouwbeheersysteem (GBS – BMS)Procedureel – nut / belang van een meldkamer

• Lijsten op basis van type & plaats melding, + tijdstip

Inclusief : koppeling aan branddetectie (alarm verwerking)

ICT – meer dan de werkplek alleen

ICTTechnologische levensduur << standaard technieken Communicatiemiddelen (data, spraak, video) met eigen CAPEX (investgering) en OPEX (onderhoud)

Netwerk : routers & switchesTelefonie (spraak) : IPPBX, UC, ..

Gestructureerde bekabeling Middelen op de werkplek (laptops, multifunctionals)Aansluitingen op de buitenwereld :

Kosten voor aanleg van koper- en/of glasvezel verbindingenKoper : ook voor telefonie (liften !)

Abonnementen

ICT – meer dan de werkplek alleen

ICTAangepaste lokalen

Types MER : Main equipment room (centrale dataruimte)SER : secondary equipment room (datalokaal)

Voorzieningen Aangepaste ruimte, goed gelegen (schachten)HVAC

• Ashrae standaarden : geen 20°C meer nodig !

Elektriciteit

• Noodstroom issue

Aangepaste detectiesystemen

• Brand : partikelcontrole

Aangepaste blussing

Total cost of Ownership in gebouwbeheer

Een praktische case bij de Vlaamse overheid

2015 : 6e staatshervorming - overdracht van justitiehuizenDe uitdaging : welke kosten gaan hiermee gepaard ? Grofweg

Vastgoed kosten : huur, huurlasten en verzekeringenVoorziene bouwprojecten ?Beheer kosten

Energie Technische middelen

IT middelen Materiaal Licenties

Logistieke ondersteuning Kantoormiddelen Andere ondersteunende diensten (afval, catering, ..)

Total cost of Ownership in gebouwbeheer

De uitdagingen

Wat komt over ?Wie zijn de lokale en centrale contactpersonen voor welke informatie ?

Aanpak voor de beheerkosten :

Checklist opmaken Rubrieken Elementen per rubriek

Ruwe benaderingen uit eigen benchmarksTechnisch beheer & Onderhoud : 17euro/m² � onderschatEnergie : 13euro/m² � overschat Conclusie : globaal iets tekort, foutmarge <10%, o.a. aandeel éénmalige herstellingen of kleine werken in gebouwen die overgedragen worden

Microsoft

Excel-werkblad

Total cost of Ownership in gebouwbeheer

Enkele conclusies :CAPEX bepaalt toekomstige OPEX

Projectmatig werken is overtuigend naar alle geledingen van de organisatie

Het totaalbeeld opmaken op basis van het totaalpakket van de facility manager loont