Total costof Ownershipin gebouwbeheer€¦ · PI is de maatstaf om prestaties weer te geven en...
Transcript of Total costof Ownershipin gebouwbeheer€¦ · PI is de maatstaf om prestaties weer te geven en...
Total cost of Ownership in
gebouwbeheer
Vlaamse overheid – agentschap Facilitair Bedrijf
Afdeling Technisch Beheer (Peter Bockstaele, Erik Smeets)
Total cost of Ownership in gebouwbeheer
Total cost of Ownership & Gebouwbeheer – hoe ver gaat dit ?
VAC Brussel
Vanaf eind 2017 nieuwe hoofdzetelDe Thurn & Taxis-site 2.600 werkplekken
Het Facilitair Bedrijf !
• 750
Aantal collega’s
• facilitaire dienstverlening voor huisvesting van ambtenaren
Met als missie :
• Vlaamse overheid
Met als werkveld :
• Kenniscentrum
• 1e aanspreekpunt
• Voorbeeld functie
Met als visie :
Het Facilitair Bedrijf !
Vastgoed operaties
Operationeel en technisch gebouwbeheer, incl. schoonmaak & catering
Raamcontracten
Bouwprojecten
ICT
(on)rechtstreeks ten dienste van diverse klanten binnen de organisatie
Total cost of Ownership in gebouwbeheer
Total cost of Ownership, benadering in omgekeerde zin
OwnershipTotal Cost (structuur) horend bij het Ownership
Gebouwbeheer, meer dan techniek alleen …
Zachte facilitaire dienstverleningHarde facilitaire dienstverleningVastgoedkosten
Normatief : EN15221
Ihb delen 4 en 7
Total cost of Ownershipuitgelicht
Ownership
Volledig overzicht van alle gebouwen en grondenEen volledige vastgoedinventarisMet bijhorende status :
eigendom, huur, huurkoop, concessie … Verdeelsleutels Duur van overeenkomsten & belangrijke tijdstippen (verlenging, ..)
Met de bijhorende overeenkomstenPure vastgoed overeenkomstenBeheer-overeenkomsten met gebruikers
En alle addendaOverzicht van addendaGeconsolideerde overeenkomsten ?
De kost-elementen … meer dan techniek alleen
Basis financiële kostenstructuur – onderscheid tussen
CAPEX : capital expenditure, éénmalige (project) uitgavenOPEX : Operational expenditure, recurrente uitgaven
CAPEX
Oprichting of grondige wijziging van het vastgoed objectGekoppeld aan een business plan, een behoefte of noodzaak, …
Uitbreiding van activiteiten Fusie, overdracht, … Wettelijke verplichtingen
Tijdens de CAPEX wordt de OPEX bepaald, betrokkenheid van de exploitatie is een toekomstige meerwaarde - en een toekomstige minkost
Beperkter aantal (dure) aanpassingen tijdens uitvoering
Het operationeel belang van de toekomstige beheerder wordt groter naarmate het project zijn einde nadert.
De beheerder heeft alle belang bij een kritische oplevering
De kost-elementen … meer dan techniek alleen
De kost-elementen … meer dan techniek alleen
OPEX omvat
Vastgoedgebonden kostenTaksen, heffingen, …Huur- of gebruiksvergoedingen
Facilitaire kosten, kosten eigen aan het gebruik, waaronderTechnisch onderhoud & wettelijke verplichtingen (keuringen, risico-analyses, …)Bewaking Energie Schoonmaak (binnen – buiten – specifiek) ICTDoorlichtingen (NEN, energie, specifieke onderwerpen)
De kost-elementen … meer dan techniek alleen
OPEX omvat
Kosten voor (toekomstige) vervanging, herstelling, aanpassingenKostenpredictie op basis van ervaring en gekende cijfers
Omnium contracten Buffer in budget, vast of op basis van onderzoeken (NEN2767)
Interne afspraken rond kostenallocatie : wanneer wordt een project (intern) opgeleverd & door wieVerantwoordelijkheid voor nazorg
Nazorg voor foutenNazorg door “voortschrijdend inzicht” uit concreet gebruik
Persoonsgebonden kostenEigen personeel Derden (consultancy)
Total cost of Ownership in gebouwbeheer
Facilitaire kosten – een overzicht
Kosten onderhoud
Beheerovereenkomst
Personeel
Kosten energie
Veiligheid
ICT
Doorlichting
Enkele onderwerpen toegelicht …
Kosten onderhoud
Kosten onderhoud
Type onderhoudsovereenkomst heeft grote invloed op toekomstige kosten
Prestatiecontracten (met KPI’s)Middelencontracten (preventief, correctief, onderhoud)Totale waarborgInzet raamcontracten voor speciale technieken in OCIntern/extern (zie personeel)…
Welk contract past het best bij uw organisatie of installatie?
Welke strategische keuzes (kunnen worden) gemaakt?
Is uw organisatie klaar voor het gekozen OC?
Kosten onderhoud
Welke parameters als benchmark te gebruiken?
Storingen, aantallen, fix en solve tijden
Jaarlijkse kosten per m²
Zowel voor onderhoud als energieDigitale storingsafhandeling
Opvolgingstools GBSFMIS ondersteuning
Conditie-opvolging (NEN2767)
Conditiecijfer met limit aan ernstige en serieuze gebreken
Kosten onderhoud
Het belang van (K)PI’s binnen een onderhoudscontract
PI is de maatstaf om prestaties weer te geven en afwijkingen in kaart te brengenPI moet juist gekozen zijn om te kunnen (bij)sturenPI moet meetbaar zijn en de meting moet geborgd kunnen wordenGoede communicatie tussen afdelingen en/of partijen bij vergaren van gegevens is van essentieel belangHet overzichtelijk weergeven van PI’s is van wezenlijk belang
Kosten onderhoud
Het beheersen van de kosten
Benchmarking van recurrente uitgaven Vergelijkbare gebouwenVergelijkbare contracten :
Vb. met of zonder totale waarborg ?Vb. kosten voor ‘actief technisch beheer’ ?
Predictie van toekomstige eenmalige en recurrente uitgaven : Meer Jaren Onderhoud Planning
Slijtage Technologische end-of-life
Beheerovereenkomst
Beheerovereenkomst = overeenkomst tussen partijen, vaak eigenaar en gebruiker of huurder, of tussen gebruikers onderling
Tussen eigenaar en gebruiker / huurder
Huurder ≠ finale gebruiker in alle gevallenGebruiker kan een vzw zijn, huurder of eigenaar een overheid
Voorwerp van de overeenkomst = gebruik van een vastgoed objectStatus bij aanvangAfspraken bij einde overeenkomstVerplichtingen, rechten, evt. inspraak van
Gebruiker / huurderEigenaar
Bedragen Vergoedingen : wie betaalt watWaarde vastgoed object – richtinggevend !
Beheerovereenkomst
Beheerovereenkomst = overeenkomst tussen partijen, vaak eigenaar en gebruiker of huurder, of tussen gebruikers onderling
Tussen gebruikers onderling
Principe van verdeelsleutelGemeenschappelijke delenPrivatieve delenAandacht : versleuteling in lijn met gebruik van het vastgoed object
Vb. specifieke energieslindende activiteiten, openingsuren …
Co-existentie : samen gebruiken = Soms samen-werken of minstens informerenGeen hinder voor wederzijdse activiteiten
Beheerraad met vergader- en beslissingsprotocol, en escalatielevelVb. afspraken ivm investeringen voor vervanging of verfraaiing
Personeel
Personeel – een apart asset
Eigen personeel : direct betrokken en ondersteunend personeelLonen & andere vergoedingenVorming Selectie (War4Talent – belang van behoud) Werkingsmiddelen
IT (materiaal & licenties), PBM, werkplek
Externen – ondersteunende competentiesVergoedingen – bepaald door de sector, het profiel, de duur van het contract
zie ook KVIV barema’sBewaking, schoonmaak, catering
Verantwoordelijkheden t.a.v. gehuisvest personeelZonevrijwilligers
Energie
Energie omvat geliberaliseerde en niet-geliberaliseerde nutsvoorzieningen
Status Geliberaliseerd voor leveringscontract : gas, elektriciteitNiet geliberaliseerd : distributie- en transportmaatschappij voor gas & elektriciteit, watervoorziening
TCO omvat meer dan blinde betalingCorrecte benchmarking van gelijkaardige gebouwen, dus op basis van parameters zoals
Openingsuren, gebouwleeftijd, benutting …Verbruiksregistratie laat predictie toe
Predictie = bewustwording management !Ter info : VEB voorziet dit
Energie
Energie omvat geliberaliseerde en niet-geliberaliseerde nutsvoorzieningen
TCO omvat meer dan betaling (vervolg)Doorlichting
Is het juiste type aansluiting toegepast correcte keuze HS / LScorrecte dimensionering reserve (HS)
Is het juiste type installatie toegepast overdimensionering
Werken de installaties correct Energie-audit Niet vergeten : water(verzachter) – spoelingen
Energie
Energie omvat geliberaliseerde en niet-geliberaliseerde nutsvoorzieningen
De ideale energie-audit ? … enkele ervaringenEigen voorbereiding : plannen, facturen, betrokken contactpersonen …Hoe moet het rapport er uit zien ?
Rangschikking in groepen van terugverdientijd (TVT)Geconsolideerde maatregelen (vb. HVAC)Mate van detaillering moet toelaten om zelf te oordelen of een voorgestelde maatregel & TVT realistisch is
Kader de maatregelen in het vastgoedbeleid Als het gebouw binnen 3 jaar verlaten of gerenoveerd wordt, voer je geen maatregelen met TVT 5 jaar uit
Of misschien maak je beter geen rapport op …Voor huurgebouwen : wat zit bij de eigenaar ?
Onderhandeling over co-investering, huurschade …
Energie
Energie omvat geliberaliseerde en niet-geliberaliseerde nutsvoorzieningen
De ideale energie-audit ? … enkele ervaringen (2)Enkel een rapport, of meer dienstverlening ?
Management summary incl. benchmarking indien multisiteNext steps : extra dienstverlening
Ook inzetbaar voor uitvoering van maatregelen, op regie-basis of ereloon principe Ook inzetbaar voor overwaking van uitgevoerde maatregelen, prestaties onderhoudsfirma, …
De ‘aansprakelijkheid’ van de uitvoerderKwaliteitsgarantie contractueel inbouwen : toegestane afwijking op raming en op meerprijzen
De kosten voor veiligheid
Veiligheidsvoorzieningen – wettelijk minimum of evenwichtig optimum ?
Safety en Security : brandveiligheid & fysieke beveiligingWereld in verandering … zowel de omgeving als de techniek
Wereld : diverse incidenten halen het nieuws Techniek : de sprong naar IP en IT
Het bewustzijn begint bij het concept dus de scope van de (ver)nieuwbouw of het projectKader
Brandveiligheid : wettelijke verplichtingenFysieke beveiliging : ARAB/Codex (verplichtingen werkgever voor veilige huisvesting) – vooral eigen inschattingKeurmerken
De kosten voor veiligheid
Veiligheidsvoorzieningen – wettelijk minimum of evenwichtig optimum ?
Kader (2)KB Astrid : advies veiligheidscommissie kan indoor coverage verplicht stellen voor toestemming voor uitvoering van werken
Criteria : grondoppervlakte ofofofof oppervlakte opslag gevaarlijke stoffen ofofofof aantal simultane bezoekersAanvulling op KB voorzienVerplichting wordt bepaald op basis van de scope van de vergunningsvraag, niet standaard voor het gebouw
Vb. vergunning voor gevelrenovatie van een museum is geen reden voor indoor coverage verplichting
De kosten voor veiligheid
Veiligheidsvoorzieningen – wettelijk minimum of evenwichtig optimum ?
Kader (3)KB Astrid :
Lokale brandweer kan scherpere criteria hanterenValidatie procedure (design, uitvoering)Inschatting vooraf ? Kaart met outdoor coverage via NV Astrid
Donkerrood = heel goed dus kans op goede indoor coverage, blauw = geen dekking dus kans op dure investering (+200k)
De kosten voor veiligheid
Brandveiligheid
KB Brandveiligheid (2012) :Organisatie Middelen
Organisatie Personeel – opleiding
Gasten-info (1e slide bij een presentatie?)
Procedures & documentenInterventie- en evacuatiedossier
Bestemd voor brandweer, geen alternatief voor indeling verdiepingEvacuatieprocedures
Oefeningen
De kosten voor veiligheid
Brandveiligheid
Middelen Vaste : branddetectie
Opbouw : basissysteemKan deel uitmaken van een geïntegreerd systeemEvt. herhaalborden
Juist type detectoren & voldoende meldknoppenOok bij renovatieBij werken : afdekken … en terug vrijmaken
Acties en procedures bij alarm – tijdens en buiten werkurenMeldkamer – doormelding
Onderhoudscontract Intelligente detectoren ipv standaard 20% SLA’s, regieprijzen, software updates … zijn aandachtspunten
De kosten voor veiligheid
Brandveiligheid
Middelen (2)Vaste : haspels
Gebouwgebonden – dus eigenaarslast voor voorzieningEigenschappen gebouw bepalen noodzaakHuurderslast voor onderhoud en nazicht5jaarlijkse drukproef
Legionella controle Vast & op maat : signalisatie
EvacuatieAanwezigheid blusmiddelen, melding, speciale ruimtes …Types pictogrammen
Bevestiging, positie : evalueren in functie van zichtbaarheidEvt. fotoluminescent
De kosten voor veiligheid
Brandveiligheid
Middelen (3)Mobiele
Blustoestellen Naargelang noodzaak � werkgever bepaalt wat nodig is
• Agoria richtlijn is richtinggevend
Toestellen verbonden aan installaties (catering, HVAC ..)EHBO doos
Verantwoordelijke voor aanvulling of controle vervaldataBranddeken
Keurmerken – organisatiesBOSECANPI, ANPICERTBENOR
De kosten voor veiligheid
Fysieke beveiliging
Kader omvat zowel preventie als “reconstructie”Koppeling met (her)ontwerp van gebouwen : security als scope-element naast andere elementen
Principes : Risico-analyse op basis van parameters als
Ligging Activiteiten Personen
• Personeel
• Contractors
• Bezoekers
De kosten voor veiligheid
Fysieke beveiligingPrincipes (2) :
Zonering Publiek Semi-publiekPrivatief Privatief – beperkte toegang
Waarde bepalingen - verzekeringenObject beveiliging
Tijdsgebonden werking Dag/nacht Speciale uren
Privacy regelgevingMeldingsplicht voor zicht ‘op straat’ : privacy commissie
De kosten voor veiligheid
Fysieke beveiligingMiddelen – algemeen onderscheid tussen
Periferie Gebouw
Periferie van het gebouwInterne indeling : speciale zones
Middelen – “technisch”Mechanisch
Hekwerk, deuren, slagbomen, tourniquets Slotenwerk Meldknoppen
Bewakingscontract + meldkamer
De kosten voor veiligheid
Fysieke beveiligingMiddelen – technisch (2)
Technopreventieve systemen omvatten ToegangscontroleInbraakdetectie Camerabewaking Videoparlofonie
Integratie van oplossingenTechnisch : 1 platform of via gebouwbeheersysteem (GBS – BMS)Procedureel – nut / belang van een meldkamer
• Lijsten op basis van type & plaats melding, + tijdstip
Inclusief : koppeling aan branddetectie (alarm verwerking)
ICT – meer dan de werkplek alleen
ICTTechnologische levensduur << standaard technieken Communicatiemiddelen (data, spraak, video) met eigen CAPEX (investgering) en OPEX (onderhoud)
Netwerk : routers & switchesTelefonie (spraak) : IPPBX, UC, ..
Gestructureerde bekabeling Middelen op de werkplek (laptops, multifunctionals)Aansluitingen op de buitenwereld :
Kosten voor aanleg van koper- en/of glasvezel verbindingenKoper : ook voor telefonie (liften !)
Abonnementen
ICT – meer dan de werkplek alleen
ICTAangepaste lokalen
Types MER : Main equipment room (centrale dataruimte)SER : secondary equipment room (datalokaal)
Voorzieningen Aangepaste ruimte, goed gelegen (schachten)HVAC
• Ashrae standaarden : geen 20°C meer nodig !
Elektriciteit
• Noodstroom issue
Aangepaste detectiesystemen
• Brand : partikelcontrole
Aangepaste blussing
Total cost of Ownership in gebouwbeheer
Een praktische case bij de Vlaamse overheid
2015 : 6e staatshervorming - overdracht van justitiehuizenDe uitdaging : welke kosten gaan hiermee gepaard ? Grofweg
Vastgoed kosten : huur, huurlasten en verzekeringenVoorziene bouwprojecten ?Beheer kosten
Energie Technische middelen
IT middelen Materiaal Licenties
Logistieke ondersteuning Kantoormiddelen Andere ondersteunende diensten (afval, catering, ..)
Total cost of Ownership in gebouwbeheer
De uitdagingen
Wat komt over ?Wie zijn de lokale en centrale contactpersonen voor welke informatie ?
Aanpak voor de beheerkosten :
Checklist opmaken Rubrieken Elementen per rubriek
Ruwe benaderingen uit eigen benchmarksTechnisch beheer & Onderhoud : 17euro/m² � onderschatEnergie : 13euro/m² � overschat Conclusie : globaal iets tekort, foutmarge <10%, o.a. aandeel éénmalige herstellingen of kleine werken in gebouwen die overgedragen worden
Microsoft
Excel-werkblad
Total cost of Ownership in gebouwbeheer
Enkele conclusies :CAPEX bepaalt toekomstige OPEX
Projectmatig werken is overtuigend naar alle geledingen van de organisatie
Het totaalbeeld opmaken op basis van het totaalpakket van de facility manager loont