Van papier naar digitaal Casus Digital born materiaal

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

1

1. Projectplan

Van papier naar digitaal

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

2

1. doel en doelgroep 2. afbakening collectie 3. materiaalanalyse 4. inventarisatie metadata 5. procedure scaninstructie 6. procedure kwaliteitscontrole 7. selectie digitaliseringsbedrijf

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

3

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

4

1. Doel digitalisering en doelgroep 2. Afbakening collectie

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

5

Doel - conservering - toegankelijkheid

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

6

Doelgroep - bestuur - (kerk)historicus - genealoog

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

7

http://memo.hum.uu.nl/database/index-nl.html

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

8

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

9

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

10

3. Materiaalanalyse aantal scans type materiaal fysieke staat van het materiaal

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

11

4. Inventariseren metadata 5. Opstellen scaninstructie 300 ppi, 24 bitdiepte en tiff

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

12

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

13

6. Opstellen kwaliteitscontrole

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

14

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

15

7. Selecteren digitaliseringsbedrijf

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

16

Verplaatsing collectie Digitalisering Kwaliteitscontrole Digitale opslag Verplaatsing collectie Evaluatie

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

17

2. Casus In viertallen Ontwerp een workflow voor digitalisering van het archief beschreven in de casus Vijf minuten

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

18

2b. Terugkoppeling Presentatie workflow

Bespreking en vragen

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

19

3. “Digital born”

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

20

Technische aspecten

- Opslag

- Standaardformaten

- Metadata

- Veiligheid

- Authenticiteit

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

21

Menselijke aspecten:

Archiveren aan de voorkant

- Gebruiksvriendelijk

- Discipline gebruikers

- Gewijzigde rol archiefbeheerder

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

22

Ideale oplossing:

Document Management Systeem (DMS) met archivering in e-depot.

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

23

Opslag

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

24

Veel kerkbesturen vinden dat je born digital materiaal digitaal moet bewaren en zetten ze op cd-roms etc. Kunnen we kerkbesturen hiervoor een praktische oplossing bieden?

Wat is de levensduur van cd-roms?

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

25

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

26

Moet er altijd een hardcopy aanwezig zijn naast de digitale opslag? Bij vervanging nemen de reproducties volledig de plaats in van de oorspronkelijke archiefbescheiden. Heeft het origineel historische waarde? Is de kwaliteit van de scan en opslag voldoende?

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

27

Hoe vaak moet je gegevens omzetten op andere software? Hoe groot is het risico van verlies van data? Moet je niet constant in de gaten houden of de data bruikbaar blijft met de telkens veranderende en vernieuwde programma’s?

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

28

Overbrenging

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

29

Op welke wijze kan ik in de toekomst mijn digitale archieven in bewaring geven bij een overheidsarchief?

Bernadine Ypma RHC Vecht en Venen & Wim Koole ADC Kampen

30