Post on 24-Feb-2016
description
Ten minste bewaren tot…De juridische bewaartermijn van documenten
Kennisnetwerk Informatiemanagement22/05/14
Programma
WAT WIE
Voorstelling resultaten Jürgen de Staercke
Tijd voor vragen Alle deelnemers
Blik op morgen Els Michielsen
Bewaartermijn
• juridisch hoe lang moeten we het bijhouden? algemene ≠ sectorale wetgeving
• administratief hoe lang willen we het bijhouden?
• = minimum!
• daarna? • vernietigen • permanent bewaren =bestemming
Focus
juridische bewaartermijnen binnen de VO van documenttypes voorkomend bij
meerdere entiteiten overzicht:
http://www.bestuurszaken.be/geadviseerde-bewaartermijnen
invulling bij elke entiteit anders
DUSVANDAAG MORGEN
Wat zit er in de gemiddelde voorraadkast? - Bloem- Koekjes- Worst- Bier- …
Wat zit er in je eigen voorraadkast? - Zelfrijzende bloem of
patisseriebloem- Droge koekjes of koekjes met
roomvulling- Worstjes in blik of verse worst- Pils of geuze- …
Toelichting
door
Jürgen de Staercke
Vragen?
Blik op morgen
Belang informatiebeheersplan Hoe vernietigen?
StappenplanVerklaring van vernietiging
Selectiecommissies
Belang informatiebeheersplan• Recept op eigen maat• Gestructureerd overzicht van procesgebonden
informatie• Met beheersafspraken• Begeleiding door beleidsdomeinarchivaris
http://www.bestuurszaken.be/informatiebeheersplannen
Scenario’s voor vernietiging• niet zomaar vernietigen• voordeel voor entiteiten met goedgekeurd
informatiebeheersplan!
• volg de scenario’s op
http://www.bestuurszaken.be/scenario-vernietiging
Scenario BLAUW: met IBP
1•Lijst dossiers op in de verklaring van vernietiging/ vernietigingslijst•controleer de bewaartermijn (en bestemming) in je IBP
2
•Verzamel de nodige toestemmingen (management en beleidsdomeinarchivaris)
3•GEEN goedkeuring ARA nodig
4•Indien OK: vernietig
5• Vervolledig de verklaring van vernietiging
Scenario GROEN: geen IBP
1•Lijst dossiers op in de verklaring van vernietiging/ vernietigingslijst•Geef aan waarom ze vernietigd mogen worden
2
•Verzamel de nodige toestemmingen (management en beleidsdomeinarchivaris)
3•WEL goedkeuring ARA nodig via Coördinerende Archiefdienst
4•Indien OK: vernietig
5• Vervolledig de verklaring van vernieting
Verklaring voor vernietiging
• = vertrekpunt• waarom?
– bij elke vernietiging– elke vernietiging documenteren– verantwoording naar burger en collega’s– Indien geen IBP: noodzaak voor gefundeerde
selectiebeslissing
http://www.bestuurszaken.be/verklaring-van-vernietiging
Verklaring voor vernietigingInstantieBeleidsdomeinEntiteitSubentiteit
Vertegenwoordigd door:
Verklaart het archief, vernoemd op deze vernietigingslijst, te vernietigen:conform: Datum toestemming/IBP/SLconform art. 12 van het Archiefdecreet van 9 juli 2010met inachtneming van alle interne procedures aangaande vernietiging en veiligheid
Plaats en datum waar de vernietiging werd uitgevoerd: Plaats:Datum:
Certificaat van vernietiging (optioneel): Datum certificaat:Certificaat uitgereikt door:
Verklaring voor vernietigingVelden:• Beschrijving• Begin- en einddatum• Bestemming• Verwijzing informatiebeheersplan/ taakomschrijving• Omvang (strekkende meter of Gb)
Beschrijving Begin-datum Eind-datum Bestemming Verwijzing Informatiebeheersplan Taakomschrijving Omvang analoog (strekkende m.) Omvang digitaal (Gb)
Selectiecommissies• Doel:
– elk bestuursniveau eigen selectiecommissie– ondersteunen goede informatiehuishouding– zorgen voor representatieve bewaring documentair
patrimonium Vlaanderen– bevoegd voor opmaken selectielijsten– generieke en specifieke selectielijsten
• Vastgesteld door de Vlaamse Regering
Selectiecommissies
Selectielijst
• Opgemaakt door de selectiecommissie• Voor heel de Vlaamse overheid• Waarom? Gelijke minimumbewaartermijnen, expertise delen
Informatie-beheersplan
• Opgemaakt door elke instantie van de Vlaamse overheid• Voor ALLE procesgebonden informatie, beheerd door de eigen
instantie• Waarom? op maat
vernietiging
• Opgemaakt door elke instantie van de Vlaamse overheid• Bij elke vernietiging• Waarom? verantwoording
SelectiecommissiesVooropgestelde timing:
Warme oproep naar kandidaten!
WANNEER WATJuni Klankbordgroep over de aanpakJuli – augustus Samenstelling van de commissieSeptember Tweede klankbordgroep over de aanpakSeptember – oktober Vaststellen van de commissieNovember - december Inhoudelijk voorbereiden November – december Eerste overleg
Tot slot
Meer info:• www.bestuurszaken.be/informatiemanagement• informatiemanagement@bz.vlaanderen.be• https://www.yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid
Gebruik illustraties:• Slide 2-7, 19: www.digitalbevaring.dk