Ten minste bewaren tot…De juridische bewaartermijn van documenten

Kennisnetwerk Informatiemanagement22/05/14

Programma

WAT WIE

Voorstelling resultaten Jürgen de Staercke

Tijd voor vragen Alle deelnemers

Blik op morgen Els Michielsen

Bewaartermijn

• juridisch hoe lang moeten we het bijhouden? algemene ≠ sectorale wetgeving

• administratief hoe lang willen we het bijhouden?

• = minimum!

• daarna? • vernietigen • permanent bewaren =bestemming

Focus

juridische bewaartermijnen binnen de VO van documenttypes voorkomend bij

meerdere entiteiten overzicht:

http://www.bestuurszaken.be/geadviseerde-bewaartermijnen

invulling bij elke entiteit anders

DUSVANDAAG MORGEN

Wat zit er in de gemiddelde voorraadkast? - Bloem- Koekjes- Worst- Bier- …

Wat zit er in je eigen voorraadkast? - Zelfrijzende bloem of

patisseriebloem- Droge koekjes of koekjes met

roomvulling- Worstjes in blik of verse worst- Pils of geuze- …

Toelichting

door

Jürgen de Staercke

Vragen?

Blik op morgen

Belang informatiebeheersplan Hoe vernietigen?

StappenplanVerklaring van vernietiging

Selectiecommissies

Belang informatiebeheersplan• Recept op eigen maat• Gestructureerd overzicht van procesgebonden

informatie• Met beheersafspraken• Begeleiding door beleidsdomeinarchivaris

http://www.bestuurszaken.be/informatiebeheersplannen

Scenario’s voor vernietiging• niet zomaar vernietigen• voordeel voor entiteiten met goedgekeurd

informatiebeheersplan!

• volg de scenario’s op

http://www.bestuurszaken.be/scenario-vernietiging

Scenario BLAUW: met IBP

1•Lijst dossiers op in de verklaring van vernietiging/ vernietigingslijst•controleer de bewaartermijn (en bestemming) in je IBP

2

•Verzamel de nodige toestemmingen (management en beleidsdomeinarchivaris)

3•GEEN goedkeuring ARA nodig

4•Indien OK: vernietig

5• Vervolledig de verklaring van vernietiging

Scenario GROEN: geen IBP

1•Lijst dossiers op in de verklaring van vernietiging/ vernietigingslijst•Geef aan waarom ze vernietigd mogen worden

2

•Verzamel de nodige toestemmingen (management en beleidsdomeinarchivaris)

3•WEL goedkeuring ARA nodig via Coördinerende Archiefdienst

4•Indien OK: vernietig

5• Vervolledig de verklaring van vernieting

Verklaring voor vernietiging

• = vertrekpunt• waarom?

– bij elke vernietiging– elke vernietiging documenteren– verantwoording naar burger en collega’s– Indien geen IBP: noodzaak voor gefundeerde

selectiebeslissing

http://www.bestuurszaken.be/verklaring-van-vernietiging

Verklaring voor vernietigingInstantieBeleidsdomeinEntiteitSubentiteit

Vertegenwoordigd door:

Verklaart het archief, vernoemd op deze vernietigingslijst, te vernietigen:conform: Datum toestemming/IBP/SLconform art. 12 van het Archiefdecreet van 9 juli 2010met inachtneming van alle interne procedures aangaande vernietiging en veiligheid

Plaats en datum waar de vernietiging werd uitgevoerd: Plaats:Datum:

Certificaat van vernietiging (optioneel): Datum certificaat:Certificaat uitgereikt door:

Verklaring voor vernietigingVelden:• Beschrijving• Begin- en einddatum• Bestemming• Verwijzing informatiebeheersplan/ taakomschrijving• Omvang (strekkende meter of Gb)

Beschrijving Begin-datum Eind-datum Bestemming Verwijzing Informatiebeheersplan Taakomschrijving Omvang analoog (strekkende m.) Omvang digitaal (Gb)

Selectiecommissies• Doel:

– elk bestuursniveau eigen selectiecommissie– ondersteunen goede informatiehuishouding– zorgen voor representatieve bewaring documentair

patrimonium Vlaanderen– bevoegd voor opmaken selectielijsten– generieke en specifieke selectielijsten

• Vastgesteld door de Vlaamse Regering

Selectiecommissies

Selectielijst

• Opgemaakt door de selectiecommissie• Voor heel de Vlaamse overheid• Waarom? Gelijke minimumbewaartermijnen, expertise delen

Informatie-beheersplan

• Opgemaakt door elke instantie van de Vlaamse overheid• Voor ALLE procesgebonden informatie, beheerd door de eigen

instantie• Waarom? op maat

vernietiging

• Opgemaakt door elke instantie van de Vlaamse overheid• Bij elke vernietiging• Waarom? verantwoording

SelectiecommissiesVooropgestelde timing:

Warme oproep naar kandidaten!

WANNEER WATJuni Klankbordgroep over de aanpakJuli – augustus Samenstelling van de commissieSeptember Tweede klankbordgroep over de aanpakSeptember – oktober Vaststellen van de commissieNovember - december Inhoudelijk voorbereiden November – december Eerste overleg

Tot slot

Meer info:• www.bestuurszaken.be/informatiemanagement• informatiemanagement@bz.vlaanderen.be• https://www.yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid

Gebruik illustraties:• Slide 2-7, 19: www.digitalbevaring.dk