Post on 13-Oct-2015
Las 5Ss
Dr. Primitivo Reyes Aguilar
Propsito del CursoQue los participantes tengan las herramientas necesarias, para estar en condicin de participar activamente en la implementacin de las 5S en la empresa.
Actividad para el participanteExpectativas del Curso
Por qu debemos implementar las 5SS? La competencia cada vez es mayor
Cambian las necesidades de los clientes
Cambian las tecnologas
Pero, Qu significa 5Ss?Es una metodologa enfocada a lograr orden y la limpieza en todas las reas de la empresa (oficinas, almacn, etc.)
Creando una disciplina que a la larga se convierta en cultura y en prctica comn.
Qu significa 5Ss?
Objetivos de las 5SsPoder encontrar cualquier cosa en menos de 30 segundos, sean objetos fsicos o informacin en computadora.
Incrementar la Productividad;
Mejorar la Calidad de las actividades realizadas;
Beneficios al implementar las 5SsCero:
1. Retrasos2. Insatisfaccin de Clientes3. Prdidas ($$$)
Beneficios personales 1. Nos permite colaborar para que la fuente de trabajo y de sostenimiento de nuestra familia sea competitiva y sobreviva en un entorno tan exigente.
2. Nos permite trabajar en equipo con el fin de:
Aportar ideas para organizar nuestras reas de trabajo
Hacer ms gratas las horas de trabajo
Sentirnos orgullosos del lugar en donde invertimos la mayor parte de nuestra vida: el trabajo
Nos ayuda a desempear nuestro trabajo, ganando rapidez en las respuestas (por que sabemos que cada cosa esta en su lugar).
Beneficios personales
Visin General de las 5Ss
Resistencia al CambioNormalmente escuchamos:
Para qu limpiar si se ensucia de nuevo?
Ya tenemos organizacin y orden
Existe mucho trabajo como para estar perdiendo el tiempo con estas modas japonesas.
Me van aumentar el sueldo si soy limpio y ordenado?
Quiero ver que el jefe haga primero las 5Ss en sus cajones.
Actividad para el participanteParadigmas identificados en su rea o departamento de trabajo
Qu hacer para romper esos paradigmas?No ignorarlas:
1. Hablar con nuestros colaboradores, para:Conocer el origen de su resistencia
Conocer sus preocupaciones y temores
Escuchar sus propuestas
2. Predicar con el ejemplo
Seiri, la primera S: SeleccionarDistinguir entre lo que es necesario y lo que no lo es:
Seiri, la primera S: Seleccionar
rea de Oportunidad rea de uso comn (Sala de juntas, archivo muerto, etc.) Oficinas
rea de Oportunidad Cerca o detrs de lockers y muebles
Esquinas y pasadizos
Detrs de los pilares y bajo las escaleras
En los Pisos y pasillos
Pizarrones de avisos ya muy obsoletos
Afuera, pegado a las cercas o bardas
rea de Oportunidad
rea de Oportunidad
Seiri:SeleccionarDeshacerse de todo lo innecesario del rea de trabajo, en caso de duda:
Asignar un rea especial para colocacin de estos materiales y equipos
Colocarles una etiqueta roja y llevarlos a esta rea haciendo una relacin
Seiri:Seleccionar
Peridicamente revisar el uso futuro o actual de lo que se almacena en el rea de tarjetas rojas y tomar decisiones
Seiri:Seleccionar
PrincipioSeiri:SeleccionarSolo lo que se necesita, en la cantidad necesaria y cuando se necesite
Actividad para el participanteIdentificar lo necesario de lo innecesario de su rea de trabajo/ frecuencia de uso
Seiton, la segunda S: OrdenOrdenar los artculos necesarios para nuestro trabajo, estableciendo un lugar especifico para cada cosa, de manera que se facilite su identificacin, localizacin, disposicin y regreso al mismo lugar despus de ser usados
Seiton: OrdenObjetivos:Ahorrar espacio Ahorrar tiempo de bsqueda Facilitar la administracin visualEjemplos de Orden:
Etiquetar las carpetas (sin documentos innecesarios).
Etiquetar espacios de almacenaje.
Identificar con siluetas las herramientas (engrapadora, teclado, portalpices, etc.) y muebles
El primer paso para organizar, es dividir nuestra rea de trabajo en partes manejables e identificables por cualquiera MapaSeiton: Orden
Hoja1
12345
A
B
C
D
E
Hoja2
Hoja3
AntesDespusSeiton: OrdenMarcar pasillos y reas donde deben ir las cosas
Seiton: Orden
Divide los gabinetes en columnas y renglones Seiton: Orden
Dibujo de contornosSeiton: Orden
Seiton: Orden
Actividad para elparticipanteCmo ordenara el escritorio que a continuacin se presenta?
Seiton: Orden
Designar un lugar especial para colocarlas
Indicar cuanto tiempo van a estar puestas
La cinta debe debe despegarse sin daar la pared
Los posters, avisos y seales deben estar alineados para dar buena apariencia (tamaos estndar)
Los posters deben fijarse de tal forma que no se doblen o caigan con corrientes de aire o al caminarSeiton: Orden de avisos y letreros
Documentar el mtodo de organizacinDar entrenamiento a la gente para que siga los procedimientosSeiton: Orden
Seiton: OrdenPrincipio
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar
Actividad para el participanteDe lo que identific como necesario, explicar Cmo lo ordenara, segn lo visto en la sesin?
Seiso, tercera S:LimpiezaMantener el rea de trabajo impecable y libre de toda suciedad
Seiso:LimpiezaBeneficios
Aumenta la moral del personal y su eficiencia
La imagen del lugar da otra proyeccin
Los riesgos de los accidentes o equivocaciones disminuyen
Se minimiza la probabilidad de revolver archivos
Seiso:Limpieza Implementacin en cinco pasos:
1. Determinar las metas de limpieza
2. Determinar las responsabilidades de la limpieza(mapeo de reas y definicin de responsables)
3. Determinar los mtodos de limpieza(programa que muestra al detalle las veces al da en que se limpia, el responsable, y la forma)
4. Preparar las herramientas de limpieza
5. Implantar la limpieza.
Hay que dibujar un mapa para dividir el rea de trabajo en zonas ms fciles de manejar
Seiso:Limpieza
Etapas de la Limpieza:
Macro: limpieza general
Individual: limpieza de reas de trabajo (escritorio, alfombra, archiveros, etc.) y partes especficas del equipo (Monitor, mouse, teclado), engrapadoras, etc.)
Micro: limpieza de partes pequeas, corregir las fuentes de suciedad o polvo.Seiso:Limpieza
Seiso:LimpiezaPromocin de un rea de trabajo limpia
Dividir por zonas y asignar responsabilidades rotativas por grupos y personas (identificar problemas).
Limpieza por equipo y rea (pisos, herramientas, etc.).
Aplicar Kaizen para limpiar zonas difciles, mtodos de limpieza y herramientas de limpieza (problemas causados por falta de limpieza).
Seguir las reglas e intensificar las acciones.
Seiso:LimpiezaAsignar responsables de las actividades de limpieza,definir con que frecuencia y cuando se deben realizar
Seiso:LimpiezaEnliste cada una de las actividades de limpieza a realizarEnliste los artculos y equipos de limpieza a utilizarDocumente las actividades de limpieza en un procedimiento
Seiso:LimpiezaPlegaria de las 5Ss
No tendr cosas sucias
No tirar cosas alrededor
Limpiar las cosas en forma adecuada
Rescribir cosas que se han borrado
Pondr cinta en avisos vigentes que se han cado
Recomendaciones en la limpieza
Asignar 5 minutos diarios para que todo mundo limpie su rea y equipos
La limpieza e inspeccin es el primer paso del mantenimiento autnomo
Utilizar listas de verificacin de inspeccin y limpieza (con ayudas visuales)Seiso:Limpieza
Seiso:Limpieza Comunicar EntrenamientoCrear disciplina
Seiso:LimpiezaPrincipio
El lugar ms limpio, no es el que ms se asea, si no el que menos se ensucia
Actividad para el participanteElabore su programa de actividades de limpieza, incluya nombres de los responsables y tiempo en realizar cada actividad
Seiketsu, tercera S:EstandarizacinMantener las tres primeras Ss: SeleccinOrden Limpieza
Seiketsu:EstandarizacinLograr que los procedimientos, practicas y actividades se ejecuten consistentemente y de manera regular para asegurar que la seleccin, organizacin y limpieza son mantenidas en las reas de trabajo
Seiketsu:EstandarizacinIntegrar las actividades en el trabajo de manera regularEstableciendo procedimientos
Implementando auditorias de revisin
Seiketsu:Estandarizacin
Seiketsu:Estandarizacin(Controles visuales)Algunas madres ponen las siluetas de los zapatos para que sea fcil guardarlos por los nios
Herramientas y mtodos para control visual Ayudas visuales que ayuden a la gente a no cometer erroresAvisos de peligroIndicaciones de donde deben ponerse las cosasDesignaciones del equipoRecordatorios de precaucin en la operacinAyudas visuales de mantenimiento preventivoInstructivos
Seiketsu:Estandarizacin(Controles visuales)Hacer que sea fcil verlas a distancia
Desplegar los mensajes o dibujos adecuados
Hacerlas de tal forma que cualquier persona pueda discernir que est bien y que est mal
Hacerlas de tal forma que todos puedan usarlas fcil y convenientemente
Hacerlas de tal forma que todos puedan seguirlas y hacer correcciones fcilmente
Hacerlas de tal forma que su uso haga que que el rea de trabajo sea ms brillante y ordenada
Seiketsu:Estandarizacin(Controles visuales)Pintar las paredes y pisos peridicamente.
Todas las reas deben estar identificadas con letreros de nombre y funcin.
Instalar letreros localizados convenientemente para indicar quin es responsable de qu en las 5 Ss.
Utilizar marcas de posicin para indicar la posicin correcta de las cosas.
Agregar visores en lockers y espacios cerrados para permitir transparencia
Seiketsu:Estandarizacin(Controles visuales)Instalar mapas en diferentes zonas indicando donde se encuentra la persona y las salidas para casos de emergencia
Utilizar un pizarrn para indicar cuando salen las personas donde se pueden localizar
Establecer recomendaciones para mantener no slo la limpieza sino tambin la higiene en la empresa
Indicar el estado de avance en 5 Ss en cada rea en funcin de los resultados de las auditoras
Seiketsu:Estandarizacin
Beneficios
No se regresa a las viejas condiciones se mantienen gracias a la Administracin Visual
Al finalizar las jornadas de trabajo, no se dejan cosas fuera de su lugar
Los lugares de almacenamiento ya no se desorganizan
Seiketsu:EstandarizacinSe controlan las fuentes de suciedad y basura
Se eliminan los hbitos de acumular cosas innecesarias en oficinas
NO HAY RETROCESO EN LO GANADO CON LAS PRIMERAS 3Ss.
Seiketsu:EstandarizacinRecomendacin
. Es altamente recomendable que en la elaboracin de los estndares participen quienes deben de realizar las actividadesde las primeras 3Ss
Seiketsu:EstandarizacinPrincipioDi lo que haces, haz lo que dices, y demustralo
Actividad para el participanteElabore su esquema de evaluacin incluyendo nicamente las tres primeras Ss
Shitsuke, quinta S:DisciplinaHbito de mantener correctamente los procedimientos adecuados, buscando la mejora continua
Shitsuke, quinta S:Disciplina(Importancia)1. Los procedimientos correctos se han vuelto un hbito
2. Todos el personal han sido entrenado adecuadamente
3. Todos el personal ha hecho suyo el mtodo y lo aplican
4. El rea de trabajo esta bien ordenada y se manejan los estndares
5. Se busca la mejora continua.
Shitsuke, quinta S:Disciplina(Formacin de hbito) Estandarizar (sistematizar) el comportamiento si quieres buenos resultados
Hacer que todos participen y que hagan algo y despus trabajar en la implantacin (5Ss 3, 5 o 10)
Hacer que cada quien sienta responsabilidad por lo que hace
Asegurar que no falle la comunicacin, clarificar las ideas y reconfirmar
Shitsuke, quinta S:DisciplinaExiste en la mente y la voluntad de las personas y solo su conducta muestra su presencia.
Es una actitud de intolerancia al desorden, la falta de organizacin y las prdidas.
Las 5 Ss : En la oficinaLa oficina es una Fabrica de papel
Cmo tener una oficina ms eficiente? Mantener una oficina ordenada, con trabajo en equipo y papelera estandarizada
Hacer un programa de trabajo para cada empleado
Para el caso de proyectos, hacer visible en un pizarrn en programa para que la gente sepa el estatus
Establecer un sistema (gavetas, folders, contenedores) para que cualquier persona pueda identificar la fecha de vencimiento de las tareas
La campaa de uno solo es mejor Una sola localizacin para expedientes
Proceso de documentos en el mismo da
Juntas de una hora
Memos e E-Mail de una pgina
Llamadas telefnicas de un minuto
Guardar slo una copia del original
Archivos eficientes Facilitar la bsqueda de informacin a mximo 30 segundos
Marcar cada gabinete y charola indicando lo que hay dentro
Organizar los archivos por:
Seccin, cliente, proveedor, tema, tipo de documento, por asunto, por proyecto, departamento, etc.
de tal forma que lo accese cualquier persona con facilidad
Facilitar la bsqueda de informacin a mximo 30 segundos
Slo guardar la informacin que realmente es necesaria, evitar gastar espacio
Designar a alguien responsable de los expedientes compartidos (anotar su nombre en la etiqueta)
Cada documento debe indicar la fecha de recepcin y fecha de proceso
Lo que se guarde en los escritorios debe estar bien ordenado e identificado
Archivos eficientes
Actividad para el participanteRealice los procedimientos y programas de trabajo necesarios para mantener la Disciplina de las 5Ss
5SsCampaa de Promocin
Campaa 5Ss Es importante que el Director general tome el liderazgo y que todos tomen parte en las 5 Ss
Las actitudes de los gerentes es clave, si no toman con seriedad, nadie ms lo tomar, de ellos depende el xito o fracaso de la campaa
No debe hacerse la labor de mantenimiento de las 5 Ss como algo cansado y sucio, por eso debe efectuarse en etapas
Lo importante es empezar en 5Ss y mantener el esfuerzo
Campaa 5Ss
Planeacin y operacin Organizacin promocional Educacin Juntas promocionales
Actividades paralelas Posters de invitacin a participar Temas del mes
Despliegue de las actividades de las 5 Ss en reas de trabajo especficas Docuementacin ImplantacinCampaa 5Ss
Campaa 5Ss Proyectos Kaizen Organizarlos conforme sea apropiado
Entrenamiento tcnico Tecnologa Kaizen Entrenamiento inicial Seguimiento al entrenamiento
Lanzamiento de equipos Kaizen y certificacin
Campaa 5Ss
Registros de 5Ss Fotografias (antes, durante y despus)
Poner etiquetas fosforescentes con la P en rea con problema requiriendo atencin
Es importante llevar un registro de avances (cantidades de fugas, etc.)
Museo de las cosas antiguas (mquinas y herramientas)
Registrar los resultados de los proyectos Kaizen
Diagnstico y evaluacin de 5Ss Competencias
Patrullas y evaluacin cruzada
Uso de auditores y listas de verificacin
Avisos Todos los avisos limpios y claros Sin avisos pasados de fecha Todos los avisos estn alineados en su parte superior y a los lados
Administracin de las 5 Ss Las responsabilidades para las 5 Ss estn claramente delineadas a todos los niveles Cada operador conoce sus responsabilidades en las 5 SsDiagnstico y evaluacin de 5Ss
Diagnstico y evaluacin de 5Ss
Diagnstico y evaluacin de 5Ss
Diagnstico y evaluacin de 5Ss