Las 5Ss

Dr. Primitivo Reyes Aguilar

Propsito del CursoQue los participantes tengan las herramientas necesarias, para estar en condicin de participar activamente en la implementacin de las 5S en la empresa.

Actividad para el participanteExpectativas del Curso

Por qu debemos implementar las 5SS? La competencia cada vez es mayor

Cambian las necesidades de los clientes

Cambian las tecnologas

Pero, Qu significa 5Ss?Es una metodologa enfocada a lograr orden y la limpieza en todas las reas de la empresa (oficinas, almacn, etc.)

Creando una disciplina que a la larga se convierta en cultura y en prctica comn.

Qu significa 5Ss?

Objetivos de las 5SsPoder encontrar cualquier cosa en menos de 30 segundos, sean objetos fsicos o informacin en computadora.

Incrementar la Productividad;

Mejorar la Calidad de las actividades realizadas;

Beneficios al implementar las 5SsCero:

1. Retrasos2. Insatisfaccin de Clientes3. Prdidas ($$$)

Beneficios personales 1. Nos permite colaborar para que la fuente de trabajo y de sostenimiento de nuestra familia sea competitiva y sobreviva en un entorno tan exigente.

2. Nos permite trabajar en equipo con el fin de:

Aportar ideas para organizar nuestras reas de trabajo

Hacer ms gratas las horas de trabajo

Sentirnos orgullosos del lugar en donde invertimos la mayor parte de nuestra vida: el trabajo

Nos ayuda a desempear nuestro trabajo, ganando rapidez en las respuestas (por que sabemos que cada cosa esta en su lugar).

Beneficios personales

Visin General de las 5Ss

Resistencia al CambioNormalmente escuchamos:

Para qu limpiar si se ensucia de nuevo?

Ya tenemos organizacin y orden

Existe mucho trabajo como para estar perdiendo el tiempo con estas modas japonesas.

Me van aumentar el sueldo si soy limpio y ordenado?

Quiero ver que el jefe haga primero las 5Ss en sus cajones.

Actividad para el participanteParadigmas identificados en su rea o departamento de trabajo

Qu hacer para romper esos paradigmas?No ignorarlas:

1. Hablar con nuestros colaboradores, para:Conocer el origen de su resistencia

Conocer sus preocupaciones y temores

Escuchar sus propuestas

2. Predicar con el ejemplo

Seiri, la primera S: SeleccionarDistinguir entre lo que es necesario y lo que no lo es:

Seiri, la primera S: Seleccionar

rea de Oportunidad rea de uso comn (Sala de juntas, archivo muerto, etc.) Oficinas

rea de Oportunidad Cerca o detrs de lockers y muebles

Esquinas y pasadizos

Detrs de los pilares y bajo las escaleras

En los Pisos y pasillos

Pizarrones de avisos ya muy obsoletos

Afuera, pegado a las cercas o bardas

rea de Oportunidad

rea de Oportunidad

Seiri:SeleccionarDeshacerse de todo lo innecesario del rea de trabajo, en caso de duda:

Asignar un rea especial para colocacin de estos materiales y equipos

Colocarles una etiqueta roja y llevarlos a esta rea haciendo una relacin

Seiri:Seleccionar

Peridicamente revisar el uso futuro o actual de lo que se almacena en el rea de tarjetas rojas y tomar decisiones

Seiri:Seleccionar

PrincipioSeiri:SeleccionarSolo lo que se necesita, en la cantidad necesaria y cuando se necesite

Actividad para el participanteIdentificar lo necesario de lo innecesario de su rea de trabajo/ frecuencia de uso

Seiton, la segunda S: OrdenOrdenar los artculos necesarios para nuestro trabajo, estableciendo un lugar especifico para cada cosa, de manera que se facilite su identificacin, localizacin, disposicin y regreso al mismo lugar despus de ser usados

Seiton: OrdenObjetivos:Ahorrar espacio Ahorrar tiempo de bsqueda Facilitar la administracin visualEjemplos de Orden:

Etiquetar las carpetas (sin documentos innecesarios).

Etiquetar espacios de almacenaje.

Identificar con siluetas las herramientas (engrapadora, teclado, portalpices, etc.) y muebles

El primer paso para organizar, es dividir nuestra rea de trabajo en partes manejables e identificables por cualquiera MapaSeiton: Orden

Hoja1

12345

A

B

C

D

E

Hoja2

Hoja3

AntesDespusSeiton: OrdenMarcar pasillos y reas donde deben ir las cosas

Seiton: Orden

Divide los gabinetes en columnas y renglones Seiton: Orden

Dibujo de contornosSeiton: Orden

Seiton: Orden

Actividad para elparticipanteCmo ordenara el escritorio que a continuacin se presenta?

Seiton: Orden

Designar un lugar especial para colocarlas

Indicar cuanto tiempo van a estar puestas

La cinta debe debe despegarse sin daar la pared

Los posters, avisos y seales deben estar alineados para dar buena apariencia (tamaos estndar)

Los posters deben fijarse de tal forma que no se doblen o caigan con corrientes de aire o al caminarSeiton: Orden de avisos y letreros

Documentar el mtodo de organizacinDar entrenamiento a la gente para que siga los procedimientosSeiton: Orden

Seiton: OrdenPrincipio

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Actividad para el participanteDe lo que identific como necesario, explicar Cmo lo ordenara, segn lo visto en la sesin?

Seiso, tercera S:LimpiezaMantener el rea de trabajo impecable y libre de toda suciedad

Seiso:LimpiezaBeneficios

Aumenta la moral del personal y su eficiencia

La imagen del lugar da otra proyeccin

Los riesgos de los accidentes o equivocaciones disminuyen

Se minimiza la probabilidad de revolver archivos

Seiso:Limpieza Implementacin en cinco pasos:

1. Determinar las metas de limpieza

2. Determinar las responsabilidades de la limpieza(mapeo de reas y definicin de responsables)

3. Determinar los mtodos de limpieza(programa que muestra al detalle las veces al da en que se limpia, el responsable, y la forma)

4. Preparar las herramientas de limpieza

5. Implantar la limpieza.

Hay que dibujar un mapa para dividir el rea de trabajo en zonas ms fciles de manejar

Seiso:Limpieza

Etapas de la Limpieza:

Macro: limpieza general

Individual: limpieza de reas de trabajo (escritorio, alfombra, archiveros, etc.) y partes especficas del equipo (Monitor, mouse, teclado), engrapadoras, etc.)

Micro: limpieza de partes pequeas, corregir las fuentes de suciedad o polvo.Seiso:Limpieza

Seiso:LimpiezaPromocin de un rea de trabajo limpia

Dividir por zonas y asignar responsabilidades rotativas por grupos y personas (identificar problemas).

Limpieza por equipo y rea (pisos, herramientas, etc.).

Aplicar Kaizen para limpiar zonas difciles, mtodos de limpieza y herramientas de limpieza (problemas causados por falta de limpieza).

Seguir las reglas e intensificar las acciones.

Seiso:LimpiezaAsignar responsables de las actividades de limpieza,definir con que frecuencia y cuando se deben realizar

Seiso:LimpiezaEnliste cada una de las actividades de limpieza a realizarEnliste los artculos y equipos de limpieza a utilizarDocumente las actividades de limpieza en un procedimiento

Seiso:LimpiezaPlegaria de las 5Ss

No tendr cosas sucias

No tirar cosas alrededor

Limpiar las cosas en forma adecuada

Rescribir cosas que se han borrado

Pondr cinta en avisos vigentes que se han cado

Recomendaciones en la limpieza

Asignar 5 minutos diarios para que todo mundo limpie su rea y equipos

La limpieza e inspeccin es el primer paso del mantenimiento autnomo

Utilizar listas de verificacin de inspeccin y limpieza (con ayudas visuales)Seiso:Limpieza

Seiso:Limpieza Comunicar EntrenamientoCrear disciplina

Seiso:LimpiezaPrincipio

El lugar ms limpio, no es el que ms se asea, si no el que menos se ensucia

Actividad para el participanteElabore su programa de actividades de limpieza, incluya nombres de los responsables y tiempo en realizar cada actividad

Seiketsu, tercera S:EstandarizacinMantener las tres primeras Ss: SeleccinOrden Limpieza

Seiketsu:EstandarizacinLograr que los procedimientos, practicas y actividades se ejecuten consistentemente y de manera regular para asegurar que la seleccin, organizacin y limpieza son mantenidas en las reas de trabajo

Seiketsu:EstandarizacinIntegrar las actividades en el trabajo de manera regularEstableciendo procedimientos

Implementando auditorias de revisin

Seiketsu:Estandarizacin

Seiketsu:Estandarizacin(Controles visuales)Algunas madres ponen las siluetas de los zapatos para que sea fcil guardarlos por los nios

Herramientas y mtodos para control visual Ayudas visuales que ayuden a la gente a no cometer erroresAvisos de peligroIndicaciones de donde deben ponerse las cosasDesignaciones del equipoRecordatorios de precaucin en la operacinAyudas visuales de mantenimiento preventivoInstructivos

Seiketsu:Estandarizacin(Controles visuales)Hacer que sea fcil verlas a distancia

Desplegar los mensajes o dibujos adecuados

Hacerlas de tal forma que cualquier persona pueda discernir que est bien y que est mal

Hacerlas de tal forma que todos puedan usarlas fcil y convenientemente

Hacerlas de tal forma que todos puedan seguirlas y hacer correcciones fcilmente

Hacerlas de tal forma que su uso haga que que el rea de trabajo sea ms brillante y ordenada

Seiketsu:Estandarizacin(Controles visuales)Pintar las paredes y pisos peridicamente.

Todas las reas deben estar identificadas con letreros de nombre y funcin.

Instalar letreros localizados convenientemente para indicar quin es responsable de qu en las 5 Ss.

Utilizar marcas de posicin para indicar la posicin correcta de las cosas.

Agregar visores en lockers y espacios cerrados para permitir transparencia

Seiketsu:Estandarizacin(Controles visuales)Instalar mapas en diferentes zonas indicando donde se encuentra la persona y las salidas para casos de emergencia

Utilizar un pizarrn para indicar cuando salen las personas donde se pueden localizar

Establecer recomendaciones para mantener no slo la limpieza sino tambin la higiene en la empresa

Indicar el estado de avance en 5 Ss en cada rea en funcin de los resultados de las auditoras

Seiketsu:Estandarizacin

Beneficios

No se regresa a las viejas condiciones se mantienen gracias a la Administracin Visual

Al finalizar las jornadas de trabajo, no se dejan cosas fuera de su lugar

Los lugares de almacenamiento ya no se desorganizan

Seiketsu:EstandarizacinSe controlan las fuentes de suciedad y basura

Se eliminan los hbitos de acumular cosas innecesarias en oficinas

NO HAY RETROCESO EN LO GANADO CON LAS PRIMERAS 3Ss.

Seiketsu:EstandarizacinRecomendacin

. Es altamente recomendable que en la elaboracin de los estndares participen quienes deben de realizar las actividadesde las primeras 3Ss

Seiketsu:EstandarizacinPrincipioDi lo que haces, haz lo que dices, y demustralo

Actividad para el participanteElabore su esquema de evaluacin incluyendo nicamente las tres primeras Ss

Shitsuke, quinta S:DisciplinaHbito de mantener correctamente los procedimientos adecuados, buscando la mejora continua

Shitsuke, quinta S:Disciplina(Importancia)1. Los procedimientos correctos se han vuelto un hbito

2. Todos el personal han sido entrenado adecuadamente

3. Todos el personal ha hecho suyo el mtodo y lo aplican

4. El rea de trabajo esta bien ordenada y se manejan los estndares

5. Se busca la mejora continua.

Shitsuke, quinta S:Disciplina(Formacin de hbito) Estandarizar (sistematizar) el comportamiento si quieres buenos resultados

Hacer que todos participen y que hagan algo y despus trabajar en la implantacin (5Ss 3, 5 o 10)

Hacer que cada quien sienta responsabilidad por lo que hace

Asegurar que no falle la comunicacin, clarificar las ideas y reconfirmar

Shitsuke, quinta S:DisciplinaExiste en la mente y la voluntad de las personas y solo su conducta muestra su presencia.

Es una actitud de intolerancia al desorden, la falta de organizacin y las prdidas.

Las 5 Ss : En la oficinaLa oficina es una Fabrica de papel

Cmo tener una oficina ms eficiente? Mantener una oficina ordenada, con trabajo en equipo y papelera estandarizada

Hacer un programa de trabajo para cada empleado

Para el caso de proyectos, hacer visible en un pizarrn en programa para que la gente sepa el estatus

Establecer un sistema (gavetas, folders, contenedores) para que cualquier persona pueda identificar la fecha de vencimiento de las tareas

La campaa de uno solo es mejor Una sola localizacin para expedientes

Proceso de documentos en el mismo da

Juntas de una hora

Memos e E-Mail de una pgina

Llamadas telefnicas de un minuto

Guardar slo una copia del original

Archivos eficientes Facilitar la bsqueda de informacin a mximo 30 segundos

Marcar cada gabinete y charola indicando lo que hay dentro

Organizar los archivos por:

Seccin, cliente, proveedor, tema, tipo de documento, por asunto, por proyecto, departamento, etc.

de tal forma que lo accese cualquier persona con facilidad

Facilitar la bsqueda de informacin a mximo 30 segundos

Slo guardar la informacin que realmente es necesaria, evitar gastar espacio

Designar a alguien responsable de los expedientes compartidos (anotar su nombre en la etiqueta)

Cada documento debe indicar la fecha de recepcin y fecha de proceso

Lo que se guarde en los escritorios debe estar bien ordenado e identificado

Archivos eficientes

Actividad para el participanteRealice los procedimientos y programas de trabajo necesarios para mantener la Disciplina de las 5Ss

5SsCampaa de Promocin

Campaa 5Ss Es importante que el Director general tome el liderazgo y que todos tomen parte en las 5 Ss

Las actitudes de los gerentes es clave, si no toman con seriedad, nadie ms lo tomar, de ellos depende el xito o fracaso de la campaa

No debe hacerse la labor de mantenimiento de las 5 Ss como algo cansado y sucio, por eso debe efectuarse en etapas

Lo importante es empezar en 5Ss y mantener el esfuerzo

Campaa 5Ss

Planeacin y operacin Organizacin promocional Educacin Juntas promocionales

Actividades paralelas Posters de invitacin a participar Temas del mes

Despliegue de las actividades de las 5 Ss en reas de trabajo especficas Docuementacin ImplantacinCampaa 5Ss

Campaa 5Ss Proyectos Kaizen Organizarlos conforme sea apropiado

Entrenamiento tcnico Tecnologa Kaizen Entrenamiento inicial Seguimiento al entrenamiento

Lanzamiento de equipos Kaizen y certificacin

Campaa 5Ss

Registros de 5Ss Fotografias (antes, durante y despus)

Poner etiquetas fosforescentes con la P en rea con problema requiriendo atencin

Es importante llevar un registro de avances (cantidades de fugas, etc.)

Museo de las cosas antiguas (mquinas y herramientas)

Registrar los resultados de los proyectos Kaizen

Diagnstico y evaluacin de 5Ss Competencias

Patrullas y evaluacin cruzada

Uso de auditores y listas de verificacin

Avisos Todos los avisos limpios y claros Sin avisos pasados de fecha Todos los avisos estn alineados en su parte superior y a los lados

Administracin de las 5 Ss Las responsabilidades para las 5 Ss estn claramente delineadas a todos los niveles Cada operador conoce sus responsabilidades en las 5 SsDiagnstico y evaluacin de 5Ss

Diagnstico y evaluacin de 5Ss

Diagnstico y evaluacin de 5Ss

Diagnstico y evaluacin de 5Ss