Post on 21-Jun-2015
description
1
2
3
Waarom chatten?
• Een andere ingang naar de archiefdienst
• Onderdeel “digitale archivaris”- in de navigatie Vraagbaak
Waarom een pilot?
• Oplevering website NA4all aanstaande
• Is er wel een behoefte aan deze service?
• Pakket Eisen/Wensen gebruiker in beeld brengen
• Hoe in te passen in bestaand dienstenpakket?
• Tegen welke praktische zaken loop je aan?
4
Resultaten
Dagdeel (tijd) Uur Chats Wegklikkers
Woensdagochtend (0900-1300) 32 10 8
Dinsdagmiddag (1300-1700) 51 13 11
Vrijdagmiddag (1300-1700) 44 11 7
Woensdagmiddag(1300-1700) 44 9 2
Zondagmiddag (1300-1700) 16 3 0
Donderdagavond (1900-2200) 12 2 0
Donderdagmiddag (1300-1700) 12 1 2
Dinsdagavond (1900-2200) 39 3 2
-----------------------------------------------------------
Totaal + Gemiddelde 250 52 32
5
Onderwerpen
18 x servicevragen (openingstijden, rondleidingen, boekbestellingen)
34 x Inhoudelijk:
• 6 x genealogisch
• 5 x militairen (vaak genealogisch)
• 3 x kadaster
• 3 x WO2
• 2 x koloniale geschiedenis
• 2 x Koninklijk Huis
• 2 x verkeer
• 1 x verenigingen & stichtingen
• 1 x foto’s
• 6 x verwezen naar andere archiefinstellingen of bibliotheken (Staatscourant, rechtbankarchieven, wetsartikelen)
• 3 x vragen over archiefbestel (bewaartermijnen, geldigheid gescande documenten)
6
Conclusie
• Respons wat laag maar wel zeer positieve reacties
• Chat vrij eenvoudig te integreren met bestaande
werkzaamheden (er moeten wel uren voor gereserveerd
worden)
• Langdurige pilot houden als NA4all live gaat
• De chatdienst werd tijdens de avonden slecht bezocht, in
vervolgpilot tijdens kantoortijden online
• Medewerkers vinden deze vorm van contact leuk en interessant
7 16-11-20107
Achtergrond chatten bij het Gemeentearchief Rotterdam
Afdeling Dienstverlening in ontwikkeling
E-depot GAR en Digitale Balie
Begonnen 11 maart 2010
Tijdens de cursus 23 Archiefdingen
Tijdens de reguliere openingstijden
8 16-11-20108
Resultaten 11 maart – 1 juli (1)
35 werkdagen beschikbaar
280 uur
Is gelijk aan het aantal uren openingstijden van de
studiezalen
74 inhoudelijke gesprekken: gemiddeld twee
gesprekken per dag
Ook na juli gemiddeld twee gesprekken per dag
9 16-11-20109
Resultaten 11 maart – 1 juli (2)
De gestelde vragen zijn in de volgende categorieën
te plaatsen:
Genealogie: 29
Bouwtekeningen: 11
Archieven: 14
Atlas: 7
Bibliotheek: 3
Overig: 10
10 16-11-201010
Conclusie
Medewerkers ervaren het positief.
Nuttige aanvulling op reguliere communicatiekanalen.
Personalisatie van de chat.
Maar moet doorontwikkeld worden.
Organiseren voor bereikbaarheid in avonduren.
1116-11-2010 11
Discussie 1: Waar plaats je de chat?
Gemeentearchief Rotterdam
• Op de voorgrond en alle pagina’s
• Voor iedereen te zien
• Ten allen tijde oproepbaar
Nationaal Archief
• Eerste instantie op de achtergrond
• Chat dieper in webnavigatie
• Navigatie van de website intuïtief ingericht
12 16-11-201012
Discussie 2: Techniek
Nationaal Archief
Eigen ICT afdeling
Achterkant goed ingericht
Gemeentearchief Rotterdam
Geen eigen ICT afdeling
Beheersysteem goed ingericht
Verzenden van links
1316-11-2010 13
Discussie 3: Medewerkers
Gemeentearchief Rotterdam
• Sluit aan bij 23 Archiefdingen
• Geen pilot
• Afdeling enthousiast begonnen
• Gebonden aan de PC
Nationaal Archief
• Sluit aan bij 23 Archiefdingen
• Op basis van aanmelding
• Enthousiaste testgroep
• Gebonden aan PC
14 16-11-2010
Discussie 4: Efficiënt?
Is chatten efficiënt?
Lastig om gesprek te eindigen?
Telefoon niet praktischer?
Het beste van de twee combineren: