Johan van Langen

8 november 2010

Organisatie voorbereiden op

virtuele studiezaal: keten-

denken, inbedding en scholing

Ontwikkelingen NA - dNA

• 2009 - Transitiejaar met proefopstellingen

• 2010 - 2011 - Voorbereidingen dNA

• I Scholing

• II Cultuurverandering

• III Procesbeschrijvingen en beschrijving informatiearchitectuur

• IV Ontwikkeling en oplevering technische achterkant

• V Rollen en taken voor inbedding

• VI Ketentesten

I Scholing

Basismodules:

-(Instapcursussen)

- 23 archiefdingen

- Basar (Basiscursus Archivistiek)

- DOP (Digitale Objecten en Processen)

- E-context

I Scholing: Basiscursussen

• startte april 2009

• permanent leerproces

• leren-en-werken

• voorbereiding op dNA

• interne kennisdeling

• samen leren

• open leeromgeving

• leren is ook leerling en leraar zijn

• Train-de-Trainer model

I Scholing: DOP

• Opzet van een eenvoudige basismodule:

– (her)kennen van fysieke dragers (floppy, ponskaart, tape ...)

– kennen van aantal bestandsformaten

– weten dat een digitaal bestand/object niets “is” zonder

hardware en/of software

– weten wat de rol van de fysieke drager is

– inzicht in het verschil tussen papieren en digitaal archief

– weten wat je met digitale objecten moet doen

I Scholing: DOP niveau manager

• Op niveau van adviseurs en management:

– kunnen verklaren waarom NA gekozen heeft voor open formaten

– kunnen verklaren dat een object niets “is” zonder hardware en/of software

– inzicht er in de hybride omgeving en (complexe) relaties tussen papieren en digitaal archief

– inzicht in de processen die digitale objecten binnen het NA doorlopen

– inzicht in de eigen rol mbt./in die processen

– bewustzijn van de presentatiemogelijkheden die digitaal archief biedt

I Scholing: Specifiek

Cursussen afgestemd per afdeling/individu

Bijv. uitleg over gebruik van applicaties:

• e-BOM GUI (graphical user interface)

• CRM

• Drupal CMS

• Meebo (Chat)

• Memorix Maior

II Traject Cultuuromslag

• Van activiteitenoriëntatie naar ketenoriëntatie

• Van persoonlijke professionaliteit naar collectieve professionaliteit

• Van werk (klus) georiënteerd naar resultaat georiënteerd

III Ketens en Processen beschrijven

1.1.1.

Verwerven

Particuliere

archieven

1.1.2.

Waarderen

Archieven

in Nederland

1.1.3. Bewaken &

begeleiden

geselecteerd

Archief

1.2.1.

Ontvangen

archieven

1.2.2.

Behouden

archieven

1.2.4.

Intellectueel

beheren

1.4.2.

Verlenen

diensten

E-depot

1.3.1.

Diensten

Verlenen

1.3.4

Producten

ontwikkelen1.2.3.

Digitaliseren

archieven

1.1. Verwerven 1.2. Beheren 1.3. Presenteren

Rijksarchief

bewaarplaats

bedrijfsprocessen

Rijksarchiefdienst

bedrijfsprocessen

1.4.3.

Technisch

beheren

E-depot

1.4.1.

Acquireren

klanten

E-depot

1.4.4.

Producten

ontwikkelen

E-depot

Ondersteunende &

Besturende

Bedrijfsprocessen

1.3.3.

Onderzoeken

klantbehoefte

1.3.2.

Presenteren

archieven

Legenda

Dienstverlening

Publieksproducten

Inzage Archieven

Beschikken B2B

Trigger voor

(vervolg) activiteiten

Ondersteuning voor

activiteiten

1.2.5.

Kennen

archieven

Productketens

Procesarchitectuur versie 9 (versie 1 augustus 2010) Uitgekleed

1.4. Duurzaam bewaren digitale archieven

1.5. Vakinhoudelijk adviseren

Informeren B2B

III Deelprocessen

1. Reserveren

• Archiefstukken

• Bibliotheekboeken

• Evenementen (rondleiding,

workshop, etc.)

2. Bestellen

• Bestaande Scans (download)

• Nog niet bestaade scans (SOD)

• Reproducties

• Fysieke producten,

3. Beantwoorden vragen

• Mail en chat

• 1e en 2e lijnsondersteuning,

4. Bijhouden persoonlijke gegevens

klant (Via mijn profiel)

Productketen

Digitale dienstverlening

Proces-

ontwerp

Informatie

Technologie

1. Emailfunctie website (Petra)

2. Functionaliteit FAQ's (Petra)

3. Chatfunctie (Petra)

4. Functionaliteit profielpagina (Petra)

5. Reserveringsfunctionaliteit website (Petra)

6. Functionaliteit: Bestellen van nog niet bestaande

scans (SOD) (Petra)

7. Bestelfunctionaliteit digitaal archiefstuk (Petra)

8. Bestelfunctionaliteit Winkelproducten (Petra)

9. Online Reserveringsmodule boeken (Petra)

10. Koppeling NA4ALL - CRM - ABS Archeion

(Petra)

11. Aanpassen ABS/Archeion (Gijsbert)

12. Aanpassen CRM systeem (Tim)

1.3.1.1 Reserveren Archiefstukken (Johan)

1.3.1.8 Beantwoorden vragen 1e lijns (mail & chat)

(Johan)

1.3.1.9 Beantwoorden vragen 2e lijns (Mail) (Johan)

1.3.1.2 Reserveren Bibliotheekboeken (Johan)

1.3.1.3 Reserveren Evenementen (rondleiding ed.)

(Johan)

1.3.1.4 Bestellen bestaande Scans (download)

(Johan)

1.3.1.5 Bestellen nog niet bestaande scans (SOD)

(Liesbeth)

1.3.1.6 Bestellen Reproducties (Johan)

1.3.1.7 Bestellen Overige Fysieke producten (Astrid)

Diensten verlenenBedrijfs-

processenAmbitie:

We willen onze dienstverlening in

2010 ook digitaal aanbieden, binnen

de openingstijden en met

doorlooptijden conform het

kwaliteitshandvest.

IV Ontwikkeling en oplevering techniek

Hier zal Jan Kuipers (GAR) straks meer over vertellen

V Rollen en taken voor inbedding

De opgeleverde producten en beschreven processen moeten ingebed

worden in de staande organisatie.

Rollen bijv.:

- Functioneel beheer (informatie/software architect, systeemeigenaar)

- Applicatiebeheer (applicatiebeheerder)

- Technisch beheer (regie technisch beheer)

VI Ketentesten en processimulatie

Technische ketentest

Digitaal Depot NA4all

Digitaal Depot ABS Archeion

Digitaal Depot DTNA

Digitaal Depot e-bom (optioneel)

Digitaal Depot Memorix

NA4all Memorix

NA4all CRM

NA4all DTNA

NA4all e-bom (optioneel)

CRM ABS Archeion

ABS Archeion DTNA

DTNA Nadere Toegangen

Memorix Nadere Toegangen

Jan Kuipers (GAR/EOS) neemt het stokje hier over….