Post on 21-Aug-2020
Inhoudsopgave
Verslagdirecteur-bestuurder 3 Inleiding 5 Facts&figures 6
1. Pijler1-Kernfunctiesenprogrammering 7 1.1 Kernfunctie1:Kennis&informatie 7 1.2. Kernfunctie2:Lezen&literatuur 7 1.3 Kernfunctie3:Ontwikkelingeneducatie 8 1.4. Kernfunctie4:Ontmoetingendebat 9 1.5 Kernfunctie5:Kunst&cultuur 9
2. Pijler2-Aanwezigheidsbeleid 11 2.1 Terugblik 11 2.2 Gerealiseerdeacties 11
3. Pijler3-Bibliotheekdigitaal 13 3.1 Dedigitaleklantreis 13 3.2 Dedigitalevestiging 13 3.3 Dedigitalestadstuin 13
4. Organisatieenmedewerkers 14
5. Randvoorwaarden 16 5.1 Finance&Control 16 5.2 Marketing&Communicatie 16 5.3 Collectie 17 5.4 Klantencontactcentrum(KCC) 19 5.5.Cultureelondernemerschap 19 5.6 ICT 20 5.7 FacilitairManagement 20
6. Financiëlegangvanzakenin2017 22 6.1 Uitvoeringvanhetfinanciëlebeleid 22 6.2 Resultaatexclusiefniet-terugkerendebatenenlasten 22 6.3 Exploitatieresultaat 23 6.4Risicoparagraaf 24 6.5 Governance 26 6.6Begroting2018 26
Bijlagen:overzichtfinanciën 27 Bijlage1:Balansper31december2017 27 Bijlage2:Staatvanbatenenlastenover2017 28 Kasstroomoverzicht2017 29
3 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud
Vooruligthetjaarverslag2017vandebibliotheek,heteerstejaarvandebeleidsperiode2017-2020.Netzoalsindevoorgaandejareneenjaarvolveranderingenenvernieuwingen.Debibliotheekisimmersvolopinbeweging.Nade‘plan-fase’,waarindeheleorganisatieheeftkunnenbijdragenaanhetformulerenvandenieuwevisieenhetdaaropgebaseerdemeerjarenbeleidsplan2017-2020,zijnwenuaande‘doe-fase’begonnen.Datweindedynamiekvandeveranderingenooknogdemeestevandedooronsbeoogderesultatenhalen,laatziendatdeorganisatierobuusténveerkrachtigis.
Debibliotheekheefthaarbeleidgeconcentreerdronddriepijlers:1)dekernfunctiesenprogrammering,2)hetaanwezigheidsbeleiden3)dedigitalebibliotheek.Opallepijlerszijnbelangrijkeontwikkelingeningezeténconcreteresultatengeboekt.DeinstellingprofileertzichheelactiefopdekernfunctiesKenniseninformatie,Lezenenliteratuur,Ontwikkelingeneducatie,OntmoetingendebatenKunstencultuur.Inzijntotaliteitvondenerinditdomein3280activi-teitenplaatswaarruim84.000personenaandeelnamen.Bijzondereaandachtisverdergegevenaanhetlenenvane-books.Dezeaandachtleiddeertoedathetaantalaccountsvoore-bookssterkersteegdanhetlandelijkgemiddelde.Opvallendisdatweinseptemberalonzetargetsbehaaldenmetbetrekkingtothetgebruikvandein2016geopendeErasmusExperience.Wekondenin2017ookaldehonderdsteschoolklasverwelkomendiedeExperiencebezocht.
In2017ginghetnieuweaanwezigheidsbeleidvanstart.Metgelijkgeblevensubsidiezijnermeer,kleinere,flexibeleenopmaatwerkgebaseerdevestigingenenservicepuntengeopend,veelalbijenmetpartnersopaantrekkelijkelocaties.In2017zijndrienieuwebibliothekengeopend.Erisookaandachtbesteedaanhetopknappenvanbestaande
vestigingen.Tevenszijndaarbijnieuweconceptenvoorbereidentoegepast.Ditzorgdeervoordaterbijvoorbeeldveelmedia-aandachtuitgingnaardedeopeningvandenieuweinnovatievebibliotheekopStationRotterdamCentraal.Overigensisdebibliotheekopdiverseplaatsenaanwezigzonderdatdaaraltijdeenuitleenfunctieaangekoppeldis.Hetbetreftdanveelalheelkleineboek-entijdschriftpun-ten,welkenietmeetelleninhetaantallocaties.Zozijnerdrie‘bookspots’en17doordebibliotheekgesponsordemini-biebs.
Deontwikkelingvandedigitalebibliotheekisin2017voortvarendvanstartgegaanenheeftophetgebiedvandedigitaleklantreis,dedigitalevestigingendedigitalestadstuingrotevorderingenenzelfsdeeersteresultatenbereiktzoalseendigitalespelvloerennarrowcastingindeCentraleBibliotheek.
Bijzonderzichtbaarwasdebibliotheekdoorhaarcampagnes.ZoreedeengeheelincampagnestijluitgevoerdeRET-trameenhalfjaarlangdoordestadalsonderdeelvande‘ikbieb’-campagne.
Klanttevredenheidsonderzoekweesuitdathetpubliekdebibliotheekgemiddeldmeteen7,5waardeert.Hetsuccesvandebibliotheekisgrotendeelstoeteschrijvenaanhetsuccesvanhaarmedewerkers.Voortdurendetalentontwikkelingopalleniveausisdanookeenspeerpunt.Zozijnalleprojectleiders,diverseprojectmedewerkersenhetvoltalligemanagementgetraindinPRINCE-2project-managementtechnieken.Ophetgebiedvanbedrijfs-voeringisveelaandachtbesteedaanhetverbeterenvanhetpersoneelsinformatiesysteem,desalarisad-ministratie,definanciëleadministratieendeinkoop-processen.
In2017vonddevierjaarlijksecertificeringsauditvanStichtingCertificeringOpenbareBibliotheken(SCOB)
Verslagdirecteur-bestuurder
4 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud
plaats.Invergelijkingmetdevorigeauditisdeorganisatieerduidelijkopvooruitgegaan.Opalleonderwerpenwerdvoldoendetotgoedenzelfsexcellentgescoord.VoorhetWarehouseenhetKlantContactCentrum(KCC)werdzelfshetpredicaatgood practiceverleend.Ookonscollectiebeleidwerdalsuitstekendbeoordeeld,evenalsdeverankeringvanonzestrategieindegeheleorganisatie.
In2017iseenstabielebasisgelegdvoordeteontplooienactiviteitenin2018enverder.Debasisisgrotendeelsoporde,maargeziendegroteverande-ringenomonsheenisdateenbetrekkelijkerust.Debasisvanvandaagisnietmeerdebasisvanmorgen.
Daarnaastwordtorganisatiebreeddeurgentiegevoeldengedeeldomaandebibliotheekvanmorgentewerken.Datisnietaltijdgemakkelijk,wantinnoverenbetekentookvaakpionieren,pilotsuitvoerenenevalueren.Enhetkomtneerophetmakenvankeuzes:deruimtedienodigisomteinnoverenontstaatvooreendeeldoorhetefficiënterorganiserenofsomszelfshetafbouwenvanbestaandeactiviteiten.
Debibliotheekiscontinubezigteonderzoekenhoesuccesvolinvullinggegevenkanwordenaancultureelenmaatschappelijkondernemerschap.Deambitieisenblijftommetdetoevertrouwdepubliekemiddelenzoveelmogelijkwaardeterealiseren,zowelvoordeindividueleRotterdammersalsvoordesamenlevingalsgeheel.DebibliotheekkijktterugopeenjaarwaarinveelzakenzijngestartdiedekomendejarendewaardevandebibliotheekvoordeRotterdamsesamenlevingkanaantonenopmeerfrontendanalleendetraditio-neleuitleenfunctie.
dr.TheoC.M.Kempermandirecteur-bestuurder
verslag directeur-bestuurder
5 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud
Hetverslagjaarwasheteerstevandenieuwebeleids-planperiode2017-2020.Tegendeachtergrondvandebeleidsuitgangspuntenvandegemeentewerdhetmeerjarenbeleidsplanvoordezeperiodeopgesteld.Diegemeentelijkebeleidsuitgangspuntenwaren:
• Maatwerk:producten-endienstenaanbodwordenafgestemdopdespecifiekeomstandighedenenbehoeftenvaneenwijk/gebiedendoelgroepen;
• ToegankelijkheidenbereikbaarheidvoorzoveelmogelijkRotterdammersdoorhethanterenvanredelijkeprijzen,ruimeopeningstijdenensamen-werkingmetbijvoorbeelddeHuizenvandeWijken/ofanderepartnersindestad;
• Bijdragenaandegemeentelijkeprioriteiten,zoalstalentontwikkeling,participatieenintegratie;
• Zorgdragenvoorbehoud,beheerenontsluitingvan(lokaal)erfgoed(o.a.deErasmuscollectie);
• Flexibiliteitomsnel(ler)tereagerenopontwik-kelingen;
• Ondernemerschapeninnovatieomaanvullende‘markten’enfondsenaanteboren,productenendienstenteontwikkelenenkostentebesparen.
DewettelijkefunctiesvanuitdeWetstelselopenbarebibliotheken(Wsob)zijninhetmeerjarenbeleidsplanvertaaldindriepijlers.Ditjaarverslagisingedeeldvolgensdezedriepijlers:‘Kernfunctiesenprogrammering’(paragraaf1);‘Aanwezigheidsbeleid’(paragraaf2)ende‘Digitalebibliotheek’(paragraaf3).Deparagrafen4en5gaanoverpersoneelenorganisatieendeoverigerandvoorwaarden.
Hetjaarverslagsluitineenzesdeparagraafafmeteenkortebesprekingvandefinanciëlegangvanzaken,eenrisicoparagraaf,eenbeschrijvingvandegovernancevoordebibliotheekeneenkorteverwijzingnaardebegrotingvan2018.
Inleiding
< inhoud
6 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
Nieuw
Voorlezen in
gebarentaal
Nieuw
Digitalespelvloer
Nieuw
Slimmebaby's
Nieuw
ServicepuntenSlinge
enLageLand
Ruim2miljoenuitleningen 1508
studie-,lees-enwerkplekken
ArcheologieinexpoColdcases
Urban Trail rennen door de Centrale
Loopbaanevent
careerfest
84.000 bezoekersactiviteiten
Nieuw
Bibliotheek op CS
100e
schoolklasbijErasmusExperience
Stations-bibliotheek
in8uurjournaal
Samenwerking
huizen van
de wijk
Nieuw
#girlboss
> officieel geopend
Nieuw
Hulp bij belastingaangifte
Foto
graf
ie: R
ené
Cast
elijn
, Ale
xand
er M
eede
r, Mis
cha
Man
not &
Kel
ly va
n de
San
de
Gastbloggers& -vloggers
7 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud
Sinds2015wordenopenbarebibliothekengeachtinvullingtegevenaanvijffuncties,diebeschrevenstaanindeWsob.Deopdrachtisomdedienstverle-ningvandetraditioneleuitleenfunctieuittebreidenenzobrede,maatschappelijk-educatievebibliothe-kentecreëren.Debibliotheekzetinhaarmeerjaren-beleidsplansterkinophetverbredenvanhaardienstverleninginovereenstemmingmetdezevijfkernfuncties.Indithoofdstukwordendeactiviteitendiein2017zijnontplooidvoorelkvandekernfunctiesnadertoegelicht.In2017vondener3280activiteitenplaats,meteendeelnemersaantalvanruim84.000.DitisexclusiefdebezoekersvandeErasmusExperience.DemeesteactiviteitenwerdengeorganiseerdvoordedoelgroepJeugd,namelijk1.375meteendeelnemersaantalvancirca36.000.
1.1 KERNFUNCTIE 1: KENNIS & INFORMATIE
Debibliotheekishétkennis-eninformatiecentrumvanRotterdam.DekernfunctieKenniseninformatiewordtvooralingevulddoorhetuitlenenvandecollectieenhetdeskundigenadequaathelpenvandebezoekerbijinformatievragen,zowelfysiekalsdigitaal.Specialistencollectiemanagement,biblio-theekmedewerkersenonderwijs-enthemaspecialis-tenzorgenervoordatdezekenniseninformatieactueelentoegankelijkis.
Metruim662.000fysiekeendigitalematerialen(boeken,films,cd’s,educatievesoftware,bladmuziek,e.d.)steldedebibliotheekeenactuele,bredeenrelevantecollectiebeschikbaaraanhetpubliek.Hetafgelopenjaarwasgoedvoorruim1.8miljoenuitleningenenverlengingenvanfysiekematerialen.
Decollectiee-bookswordtlandelijkverzorgddoordeKoninklijkeBibliotheek(KB).In2017isditaanbodonlineonderdeaandachtgebrachtopdewebsiteen
offlinemetflyersenuitlegindevestigingenenbijeenaantalevenementenencursussen.In2017zijner2.697nieuweaccountsvoorhetlenenvane-booksaangemaaktdoorledenvandebibliotheek;ditaantalaccountsnamsterkertoedanhetlandelijkgemiddelde.Hetaantalactievegebruikerssteegietsminderharddanin2016.Hettotaalaantalgeleendee-bookssteegvan57.681in2016naar72.769in2017.
In2017isdemultimedialeverhalentafelingezetbijvierevenementen.DeRotunda’szijninhetlaatstekwartaalbuitengebruikgesteld.Dezedigitaleetalageshebbendeafgelopendriejaarweliswaarveelklantengeïnspireerdbijhetmakenvaneenliterairekeuze,maardepraktijkleertdathetreserverenvandezeboekentecomplexiszonderbegeleiding.
Conformplanningvondenin2017zesgroteexpositiesplaatsindehalvandeCentraleBibliotheek.Eenvandemeestsuccesvolletentoonstellingen-opbasisvanbezoekersaantallen,samenwerkingengegenereerdepubliciteit-was‘Coldcases’,eenexpometRotterdamsearcheologischevondsten.PartnerhierbijwashetbureauOudheidkundigOnderzoekRotterdam(BOOR).EendeelvandetentoonstellingisnadienookgeëxposeerdinMuseumRotterdam.
1.2 KERNFUNCTIE 2: LEZEN & LITERATUUR
In2017werdhetalgemenecollectiebeleidsplanopgesteldenvastgesteldinhetManagementTeam(MT).Eenprimabasisomdekomendejarenspecialecollectiesaanteleggenenbestaandecollectiesuittebreiden,zoalsdecollectieboekendietemakenhebbenmetRotterdam.
Debibliotheekwasopvelemanierenactiefenzichtbaaralsinspiratiebronvoorlezenenliteratuurdankzijeenactueelbreedenrelevantcollectieaan-
Pijler1-Kernfunctiesenprogrammering
8 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud
bod.Intotaalvondenerin2017ruim725voorleesacti-viteitenplaatsindebibliotheekvestigingen,die8.500deelnemerstrokken.HetKinderboekenweekfeestkanmetrechthetkinderfeestvanhetjaargenoemdwordenindeCentraleBibliotheek.Bijna5.000kinderenkwamenmethunouders/verzorgersafopeendagvolactiviteitenenvoorstellingenenhoogte-puntenwarendeontmoetingenmethunfavorieteschrijvers.
NaastderegulierevoorleeshalfuurtjesisindeCentraleBibliotheekeennieuwvoorleesprogrammagestart:voorlezeningebarentaal.HiermeeisdebibliotheekdeeersteinNederlanddievoorleesactivi-teitenaanbiedtvoorslechthorendekinderen.
DaarnaastheeftdeCentraleBibliotheekmeegedaanmetdeOpzoomermeeVoorleesfeesten.
Infebruari2017iseenstartgemaaktmeteennieuwconcept:‘Slimmebaby’s’.DitzijnmaandelijkseBoekstartbijeenkomstenvoorjongeoudersmetvoorleestipsentipsoverdeboekstartcollectie.Debijeenkomstenwerdenmeteenaldrukbezocht.OokhetCentrumvoorJeugdenGezin(CJG)geeftsomsvoorlichtingtijdensdezebijeenkomsten.
1.3 KERNFUNCTIE 3: ONTWIKKELING EN EDUCATIE
Taalendigitaalwordensteedsvakerinéénademgenoemd.Taalisdebasisomjetekunnenontwikkelenenomalsburgerbewust,kritischenactiefdeeltekunnennemenaandeRotterdamsemaatschappij.Doordetoenemendematevandigitaliseringvandeoverheidenderestvandemaatschappijishetvangrootbelangomdigitaaluitdevoetentekunnen.Ditisbijvoorbeeldnodigvoorhetaanvragenvantoeslagenenhetfilterenvannieuws:“watisechtenwatisnep?”.Binnendezekernfunctierichtdebibliotheekzichophetonder-steunenvandeRotterdammerbijhetontwikkelenvan(digi)taalvaardighedentoteenniveaudataansluitophetformeleonderwijs.
Voordejeugdheeftdefocusgelegenophetbereikenvaneengroteregroepallerjongsten.DitgebeurdeviaBoekstartvoorpasgeborenenenhetbedienenvaneennieuwegroepkinderdagverblijven.Inbeidegevallenisdeambitiewaargemaakt,algroeidehetaantalbabyledenmindersterkdangewenst.Ditishelaaseentendensindegrotesteden.In2018staatditspeerpuntopnieuwopdeagenda.InhetbasisonderwijsishetbereikvandeBibliotheekopschool(dBos)opnieuwtoegenomen:erzijnmaarliefst10scholenen1.000leerlingenbijgekomen!Omdoortekunnenblijvengroeieninhetvolgendeschooljaarmoetwordengeïnvesteerdindeformatie,diemomenteelalsbeperkendefactorgeldt.
MetsteunvandegemeenteisereenmethodeontwikkeldvoordBosinhetSpeciaalOnderwijs.DezebijzonderemethodeisgerichtopleesplezierenisvormgegeveninsamenwerkingmetvormgeverJackyHekkelaan.Inhetschooljaar2018/2019wordtdemethodeopgenomeninhetaanbodvoorhetonderwijs.HetSpeciaalOnderwijsinRotterdam,deKB,deProvincialeOndersteuningsInstellingen(POI’s)enanderebibliothekeninhetlandhebbeninmiddelsallatenweteninteressetehebbenindezemethode.
Deevenementendiedoordemediacoacheszijngecoördineerd,zoalsdeCodeweek,deweekvandeMediawijsheidendeMediaUkkiedagen,wareneengrootsuccesquaaantaldeelnemersenleverdenpositievereactiesop.Erisbeslotendezeactiviteitenin2018tepromotenbinnenMAAKplaats010,naasthetreguliereaanbod.
VoordedoelgroepjongerenishetsuccesvolleconceptvandeJongerenvloerverderverbreednaareenvormwaarbijdesamenwerkingmetdiversepartners(waaronderdegemeente,hetLeerwerkloket,hetJongerenloket,UWVenROC’s),isuitgebreidendedienstverleningookopanderebibliotheekvestigin-genplaatsvond.
Ookvoorhetvoortgezet onderwijszijndeeerstetweeproductensuccesvolingevoerd.DeBiebescapeiseenescaperoomactiviteitdieleerlingenactiefde
pijler 1 - kernfuncties en programmering
9 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud
bibliotheeklaatontdekken.Leeskrachtiseenmiddelvoorleerkrachtenomopeenleukemanierboekenonderdeaandachtkanbrengenenzoleespleziertebevorderen.
Voorvolwassenen en ouderenkanhetaantaltaalcafésmetsteunvandegemeentein2018doorgroeiennaar16locaties.DetaalcafésdragenbijaanhetkrijgenvanzelfvertrouweninhetsprekenvandeNederlandsetaalenvormenzoeeneersteopstapnaarformeletaaltrajectenbijpartners.Alslogischvervolgisernuookeeneersteleescafétoegevoegd.Ookdigitalevaardigheidkrijgtaandachtindebibliotheek:KlikenTikenDigisterkerzijngoedbezochtetrainingen.DielaatsteisnieuwleveningeblazendoordekomstvanhetprojectbibliotheekenBelastingdienst.Debibliotheekheeftinsamen-werkingmetdeHogeschoolRotterdamendeBelastingwinkelvandeErasmusuniversiteit978Rotterdammersgeholpenbijhetdoenvanhunbelastingaangifte.DatisongeveereentiendedeelvanhetbereikvanallebibliothekeninNederlandsamen.Hetmagduidelijkzijndathiermeeeenbijzondereprestatieisgeleverd!
HetprojectOuderenindeWijkwasin2016gestartinFeijenoord.In2017isdituitgebreidnaarDelfshaven.AlseerstevandeG-4bibliothekenwistRotterdamhetafgesprokenaantaldeelnemerstehalen.In2018zalditprojectverderwordenuitgebreidquawerkgebied,aantallenactiviteitenéndeelnemers.DebibliotheekheeftinsamenwerkingmetdeRotaryeenletterfeestgeorganiseerd.Ditwaseenbenefiet-eventomgeldintezamelenvoorhetvoortzettenenuitbreidenvandeNT1-klasindebibliotheek.Dankzijdeinkomstendiezijnverkregenkanookin2018‘bijlesNederlands’gegevenwordenaanNT1’ers.
1.4 KERNFUNCTIE 4: ONTMOETING EN DEBAT
Ervondenruim580ontmoetings-endebatactivitei-tenplaatsindeCentraleBibliotheekendevestigingen.Hetaantaldeelnemershieraanbedroegcirca22.000(ietslagerdandebeoogde25.000).Hethogeaantalactiviteitenligtvooralaanhethoge
aantalgame-andplay-activiteiten(369intotaal)indevestigingenmeteenverhoudingsgewijsbeperktaantaldeelnemers.
InsamenwerkingmetStichtingLokaalvondin2017onderandereeenjongerendebatplaatsindeCentraleBibliotheek.Hetaantalgewonedebattenindehalisnietuitgebreid.Weliserin2017eensamen-werkinggestartvooreengrootlijsttrekkers-debatin2018.
In2017vondvoorheteersttweemaaldeHumanLibraryplaatsindebibliotheek.DeHumanLibraryiseenbeproefdconceptvanDeenseoorsprong,datmensenmetelkaarincontactbrengtomzovooroor-delenteonderzoekenentegentegaan.DezenieuweactiviteitkwamtotstandinsamenwerkingmetEuropeDirect.
De‘dagjesvandedialoog’,eensamenwerkingmetStichtingDialoog,blekenindepraktijkteweinigdeelnemerstetrekken.Ookdesubsidieaandezestichtingkwamtevervallen.Derhalvevindenerin2018geendialoogtafelsmeerplaatsindebibliotheek.
1.5 KERNFUNCTIE 5: KUNST & CULTUUR
Ervondenbinnendezepijlercirca525evenementenplaatsmeteenbezoekersaantalvanruim26.000.
Eennieuweactiviteitinhetvoorjaarvan2017wasdeUrbanTrail,eenhardloopevenementvan10kilometerdoortwintigverschillendeRotterdamsegebouwenenplekken,waaronderdeCentraleBibliotheek.Maarliefst3.700hardlopersliependezedagdoordeCentraleBibliotheek.
InopdrachtvandegemeenteRotterdamisinhetvoorjaardeKennisquizgeorganiseerd.DezequizvormdeonderdeelvanTheFinal,hetjaarlijkssport-eventvoorallebasisscholeninAhoy.
Voormensenmeteenkleinebeursstarttein2017‘TheatervooreenPrikkie’:jeugdvoorstellingenvoorkinderendiegewoonlijknietnaarhettheater
pijler 1 - kernfuncties en programmering
10 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoudpijler 1 - kernfuncties en programmering
kunnen.Deentreeprijsbedroegslechts€1,-.ErwerdsamengewerktmetdeVoedselbankenhetbasison-derwijs.
InsamenwerkingmetHogeschoolRotterdamzijnopsuccesvollewijzeinspiratielezingenvoorjongevrouwengehouden.TweemaandelijkszettendebibliotheekenHogeschoolRotterdameenambitieuzevrouw(‘influencer’)indeschijnwerpersindenieuwetheaterserie#Girlboss.Nagenoegelkelezingwasuitverkocht,mededoordatdeorganisatiehandigkonmeeliftenopdeonlinecommunicatiekanalenvandeinfluencerszelf.
Ookvondeninsamenwerkingmetdiversepartnersloopbaan-eventsplaatsvoorMBO’ersenHBO’ersindeCentraleBibliotheek,zoalsJob010enCareerfest.
DoordesamenwerkingmethetTalktheaterenvertegenwoordigersvandeKaapverdiaansegemeenschapinRotterdamzijnersuccesvolleavondengeorganiseerdinhetbibliotheektheater.Ookwasdebibliotheekpartnerbijhetmulticultifesti-valDjemnaaelFna.
Deformulevandebibliotheekcollegesrichttezichin2017metnameopdeoudereRotterdammer.Rotterdamseonderwerpenzoals150RET,deMaastunnelendepotBoijmanstrokkenveelbezoekers.
Voordeouderedoelgroepvondenindevestigingen88brei-enhaakcafésplaats.
Erasmus Experience2017washeteerstejaardatdeErasmusExperienceopvolletoerendraaide.Erkwamenmaarliefst10.977bezoekersopaf,onderwieveelscholieren.2017wasookhetjaarwaarindeExperiencedehonderdsteschoolklasontving.Desuccesvollezomeractiezorgdevoorcirca3.000bezoekers.In2017isookeenselfie-boothontwikkeld.MeteencitaatvanErasmuskaniedereenzichvoortaanzelfopdefotozetten.
BibliotheektheaterHetBibliotheektheaterismetderecenterestylingin2016enormopgeknaptquauitstralingentechniek.HetBibliotheektheaterwordttweeërleiingezet:voorverhuurenvoorvoorstellingen.Deeigenentree,defoyer(metsindskortookeeneigenscherm),denabijgelegenzalenendesnelleschakelingmetdehorecagelegenheidzorgenervoordathetBibliotheek-theaterendeomliggendezalenzeeraantrekkelijkzijnvoorhuurders.Deverhuuractiviteiteninhettheaterzijntenopzichtevan2016toegenomen.Devolgendevoorstellingenwerdenin2017inhetBibliotheektheatergeprogrammeerd:• Peuter-enjeugdtheater;• Theatervooreenprikkie;• GroteNamen/Cabaret;• Bibliotheekcolleges;• Inspiratielezingenvoorjongeren(girlbosses);• Talktheater/diversiteitstheater.
Promotie voor evenementenDooreenconsistentgebruikvanmiddelen(website,advertenties,socialmediaenmaandoverzichtactiviteiten)weetdebibliotheekhaardoelgroepenviadiversekanalentebereiken.Socialmediazorgenvooreentoenemendbereikvanjongeren,terwijldeouderedoelgroepnoghechtaaneenflyerofposter.Naastdeeigencommunicatiekanalenwerdin2017steedsvakergebruikgemaaktvandecommunicatie-kanalenvansamenwerkingspartnerseninfluencers.Doorhetorganiserenvannieuweeventsenactivitei-tenkreegdebibliotheekregelmatigaandachtindagbladen,huis-aan-huisbladenenpublicatiesvanRotterdamFestivals.
PublieksonderzoekUithetjaarlijkspublieksonderzoek2017kwamonderanderenaarvorendatdeactiviteitendoornagenoegevenveelledenalsniet-ledenwordenbezocht.Tenopzichtevan2016wasereenlichtestijgingvanhetaantalniet-leden.Dewaarderingvandeevenementenisinhetalgemeengoedtotzeergoed.Eriseenstijgendelijntezieninhetbereikvandoelgroepenviasocialmedia,metnamebijdedoelgroepjongeren.
11 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud
2.1 TERUGBLIK In2017ginghetnieuweaanwezigheidsbeleidofficieelvanstart.Hetbeleidbehelstuitbreidingvanhetaantalbibliothekenindestad,verruimingvandeopeningsurenenstijgingvanhetaantalactiviteitenzondertoenamevandehuisvestigingslasten.In2017zijnergrotestappengezet.Deopeningsurenzijnmetliefst23%verruimdenhetaantalactiviteitenisforsgestegen.Hetaantallocatiesisvanvijftiennaarzestiengegaan.Deinvesteringinmeerbibliotheek-voorzieningenopandersoortigeenbeterbereikbarelocatiesindestad,nieuweinrichting,meeropenings-urenensamenwerkingmetpartnersenvrijwilligersloont.Debezoekenaandefysiekelocatieszijnmet6%gestegenin2017ondankseendalinginhetaantaluitleningenindezelfdelocatiesmet10%.Dooronderanderekleinerepandentehurenenbibliotheekme-dewerkersnahunpensioneringniettevervangen,zijndehuisvestigingslastenenvasteformatiekostenlichtgedaald.
2.2 GEREALISEERDE ACTIES
Gebied Prins Alexander en IJsselmondeInhetgebiedPrinsAlexanderisdevestigingAlexan-derpolderbegin2017geslotenenhetnieuwe,kleineservicepuntHetLageLandgeopendinhetzelfdewinkelcentrum.Ditservicepuntbiedteenactuelecollectieboekenenveelruimereopeningstijden.Klantenwaarderendecentraalgelegenlocatie,ruimeopeningsurenendeoverzichtelijkeenaantrekkelijkepresentatievanboeken,maarzijmissendegrotesnuffelcollectieenfaciliteitenalseenleestafelenstudie-enwerkplekken.Voortoekomstigelocatieswordtmeeringezetophetvindenvanmogelijkepartners,omditsoortfaciliteitengezamenlijktekunnenbieden.OverdegrotevestiginginOmmoordheeftveeloverlegplaatsgevondenmetdegemeenteoverdetoekomstvanhetgebouwhetRomeijnshof.
DegemeentelijkeaanbestedingvoorbeheerenexploitatievanhetRomeijnshofisnietgelukt.Degemeentezoektnaareenalternatieveoplossingvoorhetpandenhoopthierovertekunnenbeslissenin2018.Herinrichting van het Romeijnshofisuitgesteld,totdaterduidelijkheidoverhetgebouwis.InBeverwaardiseennieuwvrijwilligerspuntgeopendinhetDoeEffeMeecafémeteenboeken-ruilkastenvoorleesactiviteitenvoordejeugd.TotslotzijndeopeningstijdenindiversevestigingeninOost(Nesselande,OmmoordenIjsselmonde)verruimdin2017.
Gebied Charlois en FeijenoordInCharloisisdezelf-servicebibliotheek‘dePlug-In’indeLarenkampgeslotenenmeteenishetnieuweservicepunt SlingeinhetHuisvandewijk‘hetMiddelpunt’geopend.Denieuwelocatieheeftselfservice-enfullservice-uren,ruimeopeningstijden,eencollectievoorjeugdénvolwassenen.Erzijnextraactiviteitenenfaciliteitenzoalsstudie-werkplekkeneneenkleineontmoetingsruimte,dankzijsamenwer-kingmethetHuisvandeWijk.HetgebruikvanditnieuweservicepuntisveelhogerdandePlug-In.Erzijnzelfsnogmogelijkhedenomhetgebruikverderteverhogendoordenieuwelocatiemeertepromotenindewijkin2018.In2017iserverdergewerktaanplannenvoordenieuwe,grotevestiginginZuidpleinvanaf2020,insamenwerkingmetTheaterZendegemeente.OpeningvanhetnieuweservicepuntAfrikaanderwijkisuitgesteldtot2018opverzoekvandegemeenteendenieuwewelzijnsaanbieder-partnerin’tKlooster.IndebestaandevestigingeninZuidisereenbegingemaaktaansamenwerkingmetvrijwilligers in Charlois,uitbreidingvanhetprogrammaOuderen in de Wijk in Feijenoordensamenwerkingmettallozepartnersvooractiviteiten.TedenkenvaltaanhetAlbedacollege,StichtingdeKatrol(spelendleren)endewelzijnsaanbieders.
Pijler2-Aanwezigheidsbeleid
12 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoudpijler 2 - aanwezigheidsbeleid
Gebied DelfshavenBegin2017isdeheringerichteBibliotheekDelfshavenfeestelijkgeopend.Dezevestigingis,mededankzijdenauwesamenwerkingmethetHuisvandeWijk,nógmeergerichtopdewijk.Erisruimtevoorontmoeting,studeren,werken,gamenenlezen.
Gebied Overschie en Hillegersberg-SchiebroekInOverschieiseenmooieoplossinggevondenin2017omdetoekomstigeaanwezigheidvandebibliotheekteborgen.Doorhethuidigepandteherinrichtenenvanaf2018tedelenmethetHuisvandeWijkkandebibliotheekblijvenbestaaninOverschieopdehuidigelocatiemetmeeropeningsurenenactiviteiten.InSchiebroekiseentoplocatievooruitbreidingvandebibliotheekgevondenopdePeppelweg.Metdeopeningvandezenieuwevestigingin2018wordttegemoetgekomenaanhetgroeiendeaantalinwonersenhetstijgendegebruikvandezebibliotheekopeencentraalgelegen,zichtbareplek.InHillegersbergzijnplannenvooreennieuw,innovatiefservicepuntuitgewerktinsamenwerkingmetdeAHXL.Ditnieuweuitleenpuntisgeopendinjanuari2018.
Gebied Kralingen-Crooswijk en NoordInKralingen-CrooswijkheeftdegemeentebeslotenomeennieuwservicepuntindeVMBOMelanchtonschool,alsmedeeenmobielebibliotheekinDeBrandingmogelijktemakenmeteensubsidievoordeperiode2018-2020.InNoordgaatdezoektochtdoornaareengeschiktelocatieenpartnervoordeperiodevanaf2019.
Buitengebieden: Pernis, Heijplaat, Hoogvliet, Rozenburg, en Hoek van HollandInkleinekernenzoalsPernis,HeijplaatenZalmplaatkomtdebibliobus.In2017iseennieuwconceptontwikkeldvoordebibliobus,medeomdatdebus(milieu)technischvolledigaanvervangingtoeis.Denieuwe‘mobielebibliotheek’zalmeergerichtzijnopprogrammeringvanactiviteitennaastdeuitleenvanboeken.Erwordtsamengewerktmetlokalepartners,zoalsdeHuizenvandeWijk.Hetnieuweconceptenhetbijbehorendevervoermiddelwordengelanceerdin2018.InHoekvanHollandisdepilotmetdekleine
dorpsvestigingmetself-serviceopeningsurenendeinzetvanvrijwilligerssuccesvolvoortgezetin2017.VoorRozenburgiseind2017inopdrachtvandegemeente,debibliotheekendepandeigenaarsameneenofficieelonderzoekgestartnaardebesteoplossingvoorhetpand.
Gebied CentrumLastbutnotleast:hetcentrumvanRotterdam.In2017iserveeloverleggeweestmetdegemeenteoverdegroteherinrichtingvandeCentraleBibliotheek.Ditheeftuiteindelijkgeresulteerdineenofficiëlebestuurs-opdrachtomvijfscenario’svoorverbouwingofsloop/nieuwbouwvanhetpandteverkennen.HetonderzoekstaatonderleidingvandegemeentelijkeafdelingVastgoedenvindtin2018plaats.Omalsnogopkortetermijneenaantalbelangrijkeverbetersla-geninhetpandterealiserenzijndeplannenvooraanpassingvandebeganegrondendeeersteverdiepingverderuitgewerkt.Dezeplannenzijneind2017aanbesteed,maarzonderhetgewensteresultaat.Ditheeftmedetemakenmetdestijgingvankostennudebouwmarktweerisaangetrokken.In2018wordteropnieuwaanbesteedomalsnogdebestekosten-waardeverhoudinguitdemarkttehalen.
EldersinhetcentrumishetservicepuntinhetStripmuseumbegin2017gesloten,vanwegefinanciëleproblemenbijhetStripmuseum.Eind2017isdaarentegenhetnieuweservicepuntinhetCentraalStationgeopend.Dezeopeningheeftallekrantenenzelfshetachtuurjournaalgehaald.Binnendeeerstetweemaandennaopeningzijndebezoek-targetsvoorheteerstejaarreedsbehaald.
ConclusieKortsamengevatzijnerin2017diversebibliothe-kengeslotenendrienieuwelocatiesgeopend.Deplannenvoor2018e.v.zijndaarnaastvoorbereid.Hetaanwezigheids-beleidishiermeeeenmajeureoperatievoordeBibliotheek,diegelukkigwelpositieveenergieenresultaatoplevert.
13 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud
OmdeproductenendienstenvandebibliotheekbijzoveelmogelijkRotterdammersbekendtemakenviadedigitalewegishetprogramma‘Bibliotheekdigitaal’gestart.In2017heefteenwerkgroep,samen-gestelduitmedewerkersvandeverschillendeafdelingenvandebibliotheek,opditvlakeenbehoorlijkaantalprojecten/klussengeïnitieerdengerealiseerd.Dewerkgroepkantrotszijnopdebereikteresultaten.
3.1 DE DIGITALE KLANTREIS
Dedigitaledienstverleningzopersoonlijk,klantvrien-delijkenefficiëntmogelijkmaken.
• FunctionaliteitenvandeWise-appendeWebsitezijnkenbaargemaaktengepromootdoormiddelvano.a.filmpjes;
• Digitalezichtbaarheidenvindbaarheidopinternetzijnverbeterd;
• Narrowcasting(nieuws)schermenzijngeplaatstinallevestigingen;
• RonddeplintenindeCentraleBibliotheekzijndigitaleetalagesgeplaatst;
• Teksteninallevestigingenzijneigentijdsgemaakt(nietmeerbelerend);
• Medewerkersopdevloerzijnuitgerustmetoortjeenportofoonwaardoormobiliteittoeneemt;
• Bonprocesisaangepastmetklantvriendelijkerinformatieeropwaardoordeklanttevredenheidtoeneemt;
• Pilot‘BuildingIntelligence’isuitgevoerdombezoekersbeschikbareplekkenaantewijzen;
• Eriseenabonnementenwijzerontwikkeld;• Eriseendigitalereserveringsmoduleingevoerd
voorstudiecellenindeCentraleBibliotheek.
3.2 DE DIGITALE VESTIGING
Hetaanbiedenvanproductenendienstenvandebibliotheek,vanpartnersofontwikkeldinco-creatie,viadiversedigitalekanalen.Zowelviaeigenplatforms(website,facebooketc.)alsviakanalenvananderepartijen.
• Blogomgevingisverbeterdenopgenomenindewebsite;
• Broadcastingvanevenementenopdigitalekanalenisuitgevoerd;
• Erisgewerktaancommunitybuildinginclusiefplatformsengastbloggers;
• DeE-bookchallengeisgelanceerd(deelssubsidievanuitdeKB).
3.3 DE DIGITALE STADSTUIN
HetcreërenvaneenfysiekeplekwaaralleRotterdam-mersterechtkunnenomtelerenomgaanmetdigitalemedia,telerenprogrammerenofkennistedelenmetanderen.HierbijwordtsamengewerktmetcreatieveondernemersomvormeninvullingtegevenaandeplatformgedachtevanhetRotterdamWideWeb.
• Makerspaceisvoorbereid,livegangin2018;• Turningthepagesbiedttoekomstvoorschatkamer
vanRotterdam;• Digitalevloervoordejeugdisaangelegdom
spelenderwijsteleren;• Indiversevestigingenzijngame-pc’sbeschikbaar
gesteld;• Scholinggegevenaanmensenomhenteleren
omgaanmetdeDigitaleOverheid(o.a.BibliotheekendeBelastingdienst).
Pijler3-Bibliotheekdigitaal
14 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud
DebibliotheekwileenbibliotheekzijnwaarRotterdamblijvanwordteneenorganisatiewaardemedewerkerblijvanwordt.Eenbetrokkenenbevlogenmedewerkerisimmerseengoedvisite-kaartje.Talentontwikkelingishierbijhetsleutel-woord.
Opindividueelenteamniveauzijnmeerderetrainingenverzorgdgerichtopdeontwikkelingvanmedewerkers.Daarnaastzijnspecifieketrainingengegevenvoorhetuitoefenenvandeverschillendetakenenrollenvanmedewerkers.AllemedewerkersdieookwerkzaamzijnbinnenprojectenhebbendetrainingPRINCE-2gevolgd.
Ookiseenonderzoekuitgevoerdomdetrainings-enontwikkelingsprogramma’sbetertelatenaansluitenopdebehoeftevanteammanagersenmedewerkers.DaarbijisvooralgekekennaarhetHOE.DeuitkomstvandezetrainingisvertaaldnaareennieuwewerkwijzebinnendeUnitBibliotheken.
In2017zijndekadersgeformuleerdwaarbinnenhetManagementDevelopment-trajectontwikkeldwordt.Invullingbinnendezekadersisernogniet.Deaanbiedershebbengeenprogrammakunnenmakendatvoldeedaandevraagvandebibliotheek.Ditprogrammazaldaarominhetjaar2018ontwikkeldwordenenvervolgenswordtergestartmetdeuitvoering.
OphetgebiedvanDuurzameInzetbaarheidiseenprojectgestartwaarbijeendigitaalplatformwordtontwikkeldmetomringendeorganisatieinderegioRijnmond.Doelstellingishetbevorderenvan(tijdelijke)arbeidsmobiliteitwaardoordeverande-ringsbereidheidenduurzameinzetbaarheidverbeterdwordt.
HetprojectVereenvoudigingOvergangsregelingisopnieuwingerichtnadathetjaarervoorduidelijkwerddateenvereenvoudigingnietgerealiseerdkonworden.Completeafkoopbleeknamelijkteduuruittevallen.Opbasisvanmetdevakbondovereengeko-menuitgangspuntenwordtberekendwelkevereen-voudigingkanwordendoorgevoerd.In2018vindendefinaleonderhandelingenplaatsennaarverwachtingkandevereenvoudigingindatzelfdejaarwordendoorgevoerd.
In2017isookgestartmetdeuniformeregelingvandetegemoetkomingindereiskostenmetalsuitgangs-puntdatmedewerkersingelijkesituatiesgelijkevergoedingenontvangen.In2018volgtdeonderhan-delingmetdevakbondomtebesprekenhoedeoverganggaatworden.
Hetflexibelenetwerkvandebibliotheekbestaatuitvrijwilligers,stagiairs,werkzoekendenenmensenmeteenafstandtotdearbeidsmarkt.Doelisommeergebruiktemakenvanhetflexibelenetwerkendaardoordeinzetvandeflexibeleschil(extrainzetvaneigenmedewerkersofuitzendkrachten)teverkleinen.Eriseencoördinatoraangesteldombetereconditiestecreërenvoorditdoelencontactteleggenmetorganisatiesdiemensenleverenvoorhetflexibelenetwerk.Decoördinatorhoudtzichookbezigmetdebegeleidingenscholingvandemedewerkersdiesamenmoetenwerkenmetmensenuithetflexibelenetwerk.
Eriseenmedewerkersonderzoekuitgevoerddatzichtheeftgegevenopverbeterpuntenopteamniveau.Organisatiebreedisdeinternecommunicatieeenaandachtspunt.Erisalgestartmeteenverbeterings-slaginhetinformerenvanmedewerkersoverMT-besluiten.Volgendethema’swordenin2018
4.Organisatieenmedewerkers
15 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud4. organisatie en medewerkers
opgepakt.DegrootsteveranderingisdeinvoeringvandesystematiekvanPRINCE-2.Erzijnmeerderesessiesgeweestmetledenuitalleteamsenhettotalemanagementomprojectportfoliomanagementinterichten.
Doordeverbeteringenvanhetpersoneelsinformatie-systeemProfit/InsiteishetgeluktomdeHR-dienst-verleningtevereenvoudigen.Medewerkersenteammanagerskunnendigitaalhungegevensinzienenwijzigenendeclaratiesdoorvoeren.Daarnaastisdesalarisadministratiesterkverbeterdenzijnveleberekeningendoorgevoerdomtegaranderendatmedewerkersdejuistebezoldigingontvangen.DeHR-dienstverleningishierdoorstabielerenbetrouw-baardergeworden.
16 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud
5.1 FINANCE & CONTROL
VoorFinance&Controlstondhetjaarinhettekenvanhetteruginhuishalenvandetransactioneleprocessenzonderdatdeformatiewerduitgebreid.Tegelijkertijdwerdereennieuwewerkwijzevoorinkoopenbestellengeïmplementeerd.HetwennenaandenieuwewerkwijzebinnenProfitbleeklastigerdanvermoed.Hetbestelprocesisdaaromopnieuwverbeterddoordelijnenvandeprocuratieschema’saantehouden.Hetisnuzogemaaktdatmennietmeerde-alsmoeilijkervaren-systeemomgevingvanProfitinhoeft:alleskanviadeintranetomgevingbenaderdwordeneningangwordengezet.
Verderiseenaanzetgemaaktomprojectmanage-mentgestructureerderoptezetten.Debelangrijkstebetrokkenenhebbenprojectmanagementtrainingengevolgdomdezelfdetaaltelerensprekenenderolverdelingbinnenprojectenduidelijkerintekaderen.Eenprojectportfolioboardzalin2018helpenomhettotaalaanprojectenenklussenbetertemonitoren.Zokanwordenvoorkomendaterteveeltegelijkwordtopgestartenmensendaardooroverbelastraken.
SamenmetdeafdelingFacilitairManagementiseennieuwoverzichtvanonderhoud(regulier,correctiefenplanmatig)envervangingsinvesteringenopgezet.Hetoverzichtkanvoordeuitvoerendeorganisatiedienstdoenalsplandocument.VoorFinanceenControlishetdebasiswaaropdevoorzieningenenreservesvoorgrootonderhoudrespectievelijkvervangingsinvesteringenwordengebaseerd.
In2017vondverderdecertificeringsauditvandeVerenigingvanOpenbareBibliothekenplaats.Invergelijkingmetdevorigeauditvierjaargeledenisdeorganisatieduidelijkvooruitgegaan.Opalleonderwerpenwerdeenvoldoendetotgoedgescoord.
Hetbelangrijksteaandachtspuntvoordekomendejarenishetlerentoepassenvandecheck-enactfasesuitdePDCA-cyclus(Plan-Do-Check-Act).Diteenvoudig-wegomdatdeorganisatiemethetmeerjarenbeleids-plannetvanuitdeplan-naardedoefaseisgegaan.Derestiseenkwestievantoepassendekomendejaren.
5.2 MARKETING & COMMUNICATIE
In2017werkteteamMarketing&Communicatieaandezichtbaarheidvandebibliotheekdoorhetstroom-lijnenvanmarketing-encommunicatieactiviteiten.Inhetjaar2017isgewerktaandevolgendeactiesenresultaten:
Merkcampagne In2017werddevernieuwdeidentiteitvandebibliotheekkenbaargemaaktmeteenmerkcam-pagne.Eenbreedaantalproductenendienstengekoppeldaandefocusdoelgroepen(jeugd,jongerenenouderen)werdgedurendehetjaaronderdeaandachtgebracht.Debibliotheekpresenteerdein2017verderhaarnieuweelanaandestadmetde‘ikbieb’-campagneenwasvolopzichtbaarindemetro,opdetram,indekrant,dehoreca,hetcultuurcircuit,langsdewegindeabri’senopdepeperbussenindestad.
Bibliotheek Rotterdam online In2017isonderzoekgedaannaardedigitaletoeganke-lijkheidvandebibliotheekennaardeonlineklantreis:onlinelidworden,zoekenindecatalogusenzoekennaareenactiviteitindebibliotheek.Deaanbevelingenwordenvertaaldnaarverbeteractiesendoorgevoerdin2018.Daarnaastwerdeenonlinecontentkalender(inTrello)geïntroduceerdomrelevantieenkwaliteitvancontentteverbeteren.
Diverse marketingactiesHetteamMarketing&Communicatieheeftin2017
5.Randvoorwaarden
17 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud
diversemarketingactiesuitgevoerd,waarvaneenaantalinsamenwerkingmetlandelijkeorganisatiesalsCPNBenKB.Voorbeelden:zomerabonnement(2.934proefabonnementen,waarvan461lidgeblevenzijn),eenproefabonnementbijdeopeningenvandebibliotheekinHetLageLand,SlingeendeStationsbi-bliotheek.
Onderzoek marketing en communicatie In2017isonderzochtofermogelijkhedenenwensenzijnvooreengratisbibliotheekabonnement.Deuitkomstenzijninputvooreenlandelijkonderzoekenbeleidbinnendesector.Ookiseengrootschaligonderzoekuitgevoerdonderjongerennaargewensteproductenendiensten.Hetonderzoek‘Kenje(niet)klant’isherhaaldenerheefteenonderzoeknaarafhakersplaatsgevonden.
Doorontwikkeling marketingplusmodule (CRM) In2016isdemarketingplusmodule-gekoppeldaanhetbibliotheeksysteemendewebsite-,aangeschaft,ingerichteningebruikgenomen.In2017heeftdezemodulegeholpenom(nog)gerichtertecommunice-renmetklanten.Dezefijnmazigecommunicatieisgebaseerdopgebruik,interessegebiedenendemo-grafischekenmerkenvanleden.
Marketing en communicatie vestigingen TeamMarketing&Communicatieheeftondersteu-ninggeleverdbijhetontwikkelenenuitvoerenvanmarketingencommunicatieronddeopeningvannieuweenverbouwdevestigingen.
Webcare & social mediaDebibliotheekzetactiefsocialemediain(inclusiefadvertising)omtewerkenaanverbindingmetpublieksgroepen.Deinzetvanvlogs(pilotmetvloggersKellyenBonnie)heefthetbereikopsocialemediavergroot.
Stakeholdermanagement In2017isgewerktaaneenlobbyrichtinggemeente-raadsverkiezingenomdebibliotheekgoedopdekaartzettenbijdediversepolitiekepartijen.Eriseenpositionstatementopgesteld(brochure)eneen
5. randvoorwaarden
inventarisatiegemaaktvanstakeholders.Netwerk-contactenzijninkaartgebrachtenerzijngespreks-onderwerpenbenoemd.
Nieuwe tarievenstructuur Innauwesamenwerkingmetandereorganisatieon-derdelenisper1.1.2017eennieuwetarievenstructuuringevoerd.Dezesluitaanophetlandelijketariefvoore-books-abonnementen.Denieuwestructuurbiedtmeermogelijkhedenvoorup-sellencross-sell.Eenonderdeelhiervanisbovendieneenboetevrij-modulevoorhetduursteplusabonnement.Deinsteekhiervanisomeenbetereklantervaringtecreërenmettenminstegelijkblijvendecontributie-inkomsten.In2018wordtgeëvalueerdenbekekenofdezedoelenzijnbehaald.
Ontwikkeling ledenaantallen en contributie-inkomstenHetaantalledenisvan98.450ledenper1.1.2017lichtgestegennaar99.435per31.12.2017(targetvoor2017wasvastgesteldop95.000leden).Desondanksdaaldedeopbrengstuitdecontributie.EenverklaringhiervoorwordtgegevenindebetreffendepassageindeJaarrekening2017.
Vooruitblik 2018Debelangrijksteuitdagingenliggenophetvlakvanhet(nog)doelmatigerinzettenvandemarketing-encommunicatieactiviteiten,metdefocusoponlinecommunicatie.Hetdoelisommethetbeschikbarebudgetzoefficiënteneffectiefmogelijkdebekendheidvandebibliotheekenhaarproducten,dienstenenvestigingentevergroten.Envanuiteenhogerebekendheidtoetewerkennaarmeerbezoekers,hetwervenvannieuweledenenvooralhetbehoudvanbestaandeleden.
5.3 COLLECTIE
In2017werdhetalgemenecollectiebeleidsplanopgesteldenvastgesteldinhetMT.Eenprimabasisomdekomendejarendespecialecollecties,boekendiegerelateerdzijnaanRotterdam,tebeherenenuittebreiden.
18 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud5. randvoorwaarden
DeKoninklijkeBibliotheekheeftdewettelijketaakomeenlandelijkaanbodvane-contentintekopenenbeschikbaartestellenaandeledenvanopenbarebibliotheken.Eenbelangrijkdeelhiervanvormtdecollectiee-books,dieinmiddelsisuitgegroeidtoteenomvangvan20.000titels.Dezee-bookscollectievormteenmooieaanvullingopdefysiekecollectie.DeunitmanagerMarkt-&Productontwikkelingispernovember2017doordeVOBbenoemdtotlidvandeKB-inkoopcommissiee-content.
Inhetkadervanhetaanwezigheidsbeleidzijncollectieplannenen-adviezenopgesteldendaarbijbehorendecollectiesaangeschaftenverwerktvoordevestigingenCentraleBibliotheek(Bibliotheektogo),Charlois,Overschie,Nesselande,SchiebroekendeMobielevoorziening.
DecollectievoordeBibliotheekopschoolwerdaangevuldaangezienerzichtiennieuwescholenhebbenaangemeld.Bijtweenieuweeducatieproduc-tenwerdencollectiessamengesteld:LeeskrachtenBiebescape.Decollectieszijnondergebrachtineendistributiecentrum.DitWarehouseisopgezetalseencontinuleerbedrijfdatonderbegeleidingvantweemedewerkerswordtgeëxploiteerddoormbo-studen-tenTransport&Logistiek(niveau2en3)vanhetAlbedaCollege.Inhetschooljaar2016/2017zijnerintotaaldertigmbo-2stagiairsgeweest,veertiendaarvanzijngeslaagdendriezijnernogwerkzaaminhetWarehouse.HetafgelopenjaarishethelaasvanwegedebeperkteruimtenietmogelijkgeweestomdeonderwijsfaciliteiteninhetWarehouseteverbeteren.DewisselcollectiesinSchoolwisezijnwelonderhandengenomenenwaarmogelijkzijndejaarcollectiesvoordezomervakantiealgeleverdaantienscholen.
Nadatdebibliotheekin2016deinternationalewisselcollectiemetdecategorieënItaliaansenSpaansintroduceerde,isin2017decategorieArabischtoegevoegd.Inhetkadervandezeinternationalewisselcollectiesiseenaantalcollectiesuitgeleendaancollega-bibliotheken:BibliotheekaandeVlietenDeBoekenbergBibliotheekSpijkenisse.
In2017isdelaatstevestigingovergegaanopdePIM-indeling(PresentatiesysteemInformatieveMedia)enzijnalleprentenboekenvoorzienvaneenvormtrefwoord.
VoordemoduleRationeelCollectieBeheer(RCB)zijnanalyserapportengemaaktenvoor2018wordennieuwebestandeningevoerd.In2017iseeneerstebijeenkomstgeorganiseerdrondomdemoduleBibliotheekCollectieBeheer(BCB).Dekernvandemoduleishetkunnendelenvandecollectie;uit-gangspuntisdatalleexemplareninallevestigingeningezetengeplaatstkunnenworden.In2018zaleentweedebijeenkomstwordengeorganiseerdwaarnaereenbesluitzalwordengenomenoverdeinvoeringvanhetBCB.
Regelmatigwerdereendonatiegevraagdindevormvanafgeschrevenboeken.Vanuitdegedachtedatdeklantenvandebibliotheekrechthebbenopactueleboekenineengoedestaat,isereenboekenfondsinhetlevengeroepenomsociaal-maatschappelijkeinitiatieventeondersteunenmetgebruikteboeken.Museumparkfestival‘DeBouw’heefteenmini-bouwbiebgekregen(selectieboekenoverbouwenentinyhouses),MuseumRotterdamontvingeencollectieboekenoverarcheologie,(dna)-onderzoekendekerntitelsvandekinderboekenweekvoortentoon-stelling‘DeBikkel’,bookspotcollectiesgingennaarDoet-ff-mee-caféBeverwaardenWijkgebouwHetKloosterinhetOudeNoordeneneencollectiegezelligeromans,grootletterboeken,spannendeboekenenboekenovertuinierengingennaarCaféGoedGesprekenTuinierenvoorOudereninOverschie.
Tijdensdemaandelijkseboekenmarktwerdenafgeschrevenboekenverkocht,metdeopbrengstwaarvandonatiesvanboekenaandoorSBRgeselec-teerdeinstellingenwordengegeven.
ErfgoedcollectiesDebibliotheekheeftookerfgoedcollectiesinbeheer.Dezebestaanuitbijzondereboekenvanvóór1901.Hetgaatommeerdan30.000titels.Inde
19 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud5. randvoorwaarden
Erasmuszaalkunnenklantendezeboekeninzien.Vanwegehuninhoudzijnhetbijnauitsluitendspecialistendievandezedienstgebruikmaken.
Omdeinhoudvandeerfgoedcollectiesonderdeaandachttebrengenbijeenbreedpubliekbestaatsindsseptember2016deErasmusExperience,waarjealsbezoekerinteractieftewetenkomtwaaroverErasmusschreefenjedaarjeeigenmeningoverkuntvormen.Infebruariisactiefbijgedragenaaneenuitverkochtepublieksherdenkingvan500jaarReformatie,georganiseerdinendoordeKBDenHaag.Verderzijnerpresentatiesaanallerleigroepengegeven(waaronderhetCollegevanB&WRotterdam)enthematischeevenementengeorgani-seerdvooreenbreedpubliek.RTVRijnmondheeftruimeenhalfjaarlangaandachtbesteedaanErasmus’boekGesprekken.OmdetweewekenhadMarciaTapinhaarprogrammaMiddag aan de MaaseengesprekjemetconservatorAdrievanderLaanovereengesprekuitditwerkvanErasmus.In2017isookweeractiefbijgedragenaanactiviteitenvanhetstedelijkeComité Erasmus Icoon van Rotterdam,datalsdoelstellingheefthetuitdragenvanErasmus’gedachtegoedenhetprofilerenvanErasmusalsboegbeeldvanRotterdam.Tenslottezijnookin2017weerbijzondereerasmianaaangeschaft,zoalseenzeldzameeningekleurdeuitgavevanErasmus’NieuweTestament,gedruktinBazelin1522.
Positief oordeel certificeringsaudit Dewijzewaaropdebibliotheekhaarcollectiebeleidvormgeeftenuitvoertheefttoteenmooicomplimentgeleid.Inseptember2017vonddedriejaarlijksecertificeringsauditplaats.Ophetonderdeel‘collecties’hebbendeauditorshetvolgendeoordeelgeformuleerd:“decollectievoldoetopuitstekendewijzeaandenormeisenhetWarehousezoualsgoodpracticekunnendienen”.
Vooruitblik 2018Aandachtspuntenophetgebiedvancollectie,lezenenliteratuurin2018zijn:• hetuitvoerenvanonderdelenvanhetalgemene
collectiebeleidsplan;
• hetafrondenvandeselectievanboekenvan1801tot1901alsonderdeelvanhetcollectieplanErfgoedcollecties;
• hetopstellenvancollectieplannenen-adviezenvoordeservicepunten,vestigingenendeCentraleBibliotheekinlijnmethetaanwezigheidsbeleid;
• debesluitvormingopdeinvoeringvanhetBCB;• deevaluatievandebusinesscaseWarehousevoor
hetbedienenvancollectiesopscholen.
5.4 KLANTENCONTACTCENTRUM (KCC)
KCCheeftdeprofessionaliseringsslagin2017metsuccesvoortgezet.Erisverdergeïnvesteerdintrainingencoachingvandemedewerkers.Ditheeftonderanderegeresulteerdineenhogeklanttevre-denheidsscoreineenonderzoeknaartelefoonge-sprekkendatmetmysteryguestswerduitgevoerd.Deklantheeftdaarnaasteennieuwkanaalgekregenomcontactoptenemenmetdebibliotheek:viachatopdewebsite.Hierwordtzoveelgebruikvangemaaktdathetaantallicentiesisuitgebreidvan1naar2.Recentiseennieuwklantmanagement-systeemgeïmplementeerd.Gastenkunnenhunvragen,opmerkingen,tipsenklachtenviaeencontactformulieropdewebsitekwijtwaarnadezemeldingenviaTopdeskverdergemonitordworden.Opdiewijzeishetgemakkelijkeromterapporteren,teanalyserenenteverbeteren.Deprofessionalise-ringsslagvanhetKCCisin2017bekroondmeteen‘bestpractice’-vermeldingvoortoepassingvandemodernsteCustomerRelations-techniekenindeCertificeringsaudit.
5.5 CULTUREEL ONDERNEMERSCHAP
Deambitievandebibliotheekisomhetpercentageeigeninkomstentenopzichtevandetotalebatentelatenstijgennaar15%in2020.Voor2017golddedoelstellingomeenpercentagevan12%tehalen.Vooreentoelichtingopderealisatievandezedoelstellingzieoverzichtambities,doelstellingenenKPI’s.Indezeparagraafwordendeactiviteitenenresultatenuitgelichtdiegaanoverhetgenererenvanextrainkomsten.
20 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud
> Werving van fondsen: In2017zijnerdiversetoekenningenopfondsenaan-
vragenbinnengekomenvooronderandere:MAAKplaats010,Kinderboekenweekfeest,ErasmusExperience,Girlbosseventsendetentoonstelling‘Coldcases’.Dankzijde(financiële)bijdragevandezefondsenenpartnersheefteenaantalmooieprojectenenevenementenplaatsgevondendieandersnietindezevormgerealiseerdhaddenkunnenworden.DefondsenwervingvoorheteducatieveprojectLeeskrachtheefthelaasniettottoezeggingengeleid.Aanvragenvoorprojectenofdienstendiedichttegendekerntakenvandebibliotheekaanliggenenzekeraanvragenvoorcollectieblijkenweinigkansrijktezijn.MetnamedebekendeRotterdamseFondsenhebbenaangegevenzichtegaanrichtenopprojectenendienstenmeteengrotepositieveimpactopdestadenminderopkleinelokaleinitiatievenopwijkniveau.In2018wordtdefocusdanookgelegdopgrote(re)projectenendatbetekentookhogereaanvragenbijfondsen.
> Werving van subsidies: In2017heeftdebibliotheeksubsidiesontvangen
vooreenaantaleducatieveactiviteitenzoalsdeKennisquizvoorexcellenteleerlingeninhetvoortgezetonderwijs,deLefkist(leermateriaaloverdiversiteit),Boekstartindekinderopvang,dedBos-monitoreneenlesmethodevoorhetspeciaalonderwijs.HetbetrofmetnameincidentelesubsidiesvandegemeenteRotterdam.
DaarnaastontvingdebibliotheekeensubsidieinhetkadervanEuropeDirect,hetinformatiecentrumoverdeEuropeseUnie.Dezesubsidieisgebruiktvooronderanderedevolgendeactiviteiten:hetCareerfest,deHumanLibrary,UurtjeKunst,ReizenmetSteinzenvoordeinstandhoudingvanhetinformatiepuntopdeeersteetageindeCentraleBibliotheek.DebibliotheekontvingsubsidiegeldenvandeEuropeseCommissievoorrespectievelijkhetproject‘OuderenindeWijk’en‘DuurzameInzetbaar-heidpersoneel’.
In2017iseenaantalstappengezetomhetprogrammavandebibliotheek‘FocusopJongeren’uittebreidenenteversterken.Marktverkenningen
5. randvoorwaarden
hetaangaanvanpartnershipsmetorganisatiesengemeentedienstenalshetJongerenloketenhetleerwerkloketwarenhierbijleidend.Ookwerdendemogelijkhedenvansubsidiesonderzochtvoorinitiatievenophetgebiedvanburgerschapendiversiteit.Debevindingenzullenin2018eenbelangrijkeleidraadvormenvoorsubsidiewerving.
> Werven van Maatschappelijk Partners: In2017zijnmetShell(voordBos)enUnilever
( jongerenprogrammarondDoveEsteem)tweebelangrijkeMaatschappelijkePartnersgecontrac-teerd.In2018wordtdezelijnommaatschappelijkepartnerstebetrekkenbijactiviteitenenprojectenvoortgezet.Eind2017ishetprojectStadsonderne-merontwikkeldinsamenwerkingmettweeanderebibliotheken.DitvielonderdenoemervanhetinnovatieprogrammaRoute2020vandeVOB.Ditprojectzalinheteerstekwartaalvan2018wordengelanceerdinRotterdamenheeftalsdoelomondernemerstesteunenvanuiteennetwerkvan(kennis)partnerswaaronderMKBRotterdam-RijnmondenStichtingdeRotterdamseUitdaging.
> Inkomsten uit verhuur bibliotheektheater en zalen en ticketverkoop:
Destijgendelijninhetaantalverhuringenzettezichookvoortin2017.Degerealiseerdeomzetin2017was€135.314(€92.430in2016).Erwarenintotaal290verhuringen,gemiddeldvijfperweek.Dezalenwordenmarktconformverhuurd.Voorsommigeorganisatiesgeldteenkortingstarief,bijvoorbeeldbijseriesofbijbarterdeals.Detarievenwordenjaarlijksbijgesteld.
Omdatdeverhuurcoördinatorpermanentonder-steuningheeftvaneenflexkrachtkonmeeraandachtwordengeschonkenaanacquisitieenhetprofessionaliserenvandeadministratievesystemen.Ditresulteerdeineenstijgendaantalverhuringenenhogereinkomstenuitverhuringen.
In2017bedroegendeinkomstenuitdeverkoopvanticketsvoorvoorstellingencirca€40.000.Hiermeekondenalleproductie-entechniekkostenwordengedekt,evenalsdekostenvoordemaatschappelijketheatervoorstellingen‘TheatervooreenPrikkie’.
21 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud5. randvoorwaarden
5.6 ICT
In2017zijndiverseprojectenuitgevoerdomdedigitaledienstverleningvoordeklantenteverbeteren.VoorhetKlantContactCentrum(KCC)iseenKlantenmodulegeïmplementeerd.HierdoorkanhetKCCeenvoudiger,efficiënterenklantgerichterhandelen.ICTheefteengroterolvervuldbijderealisatievandeStationsbibliotheek,waareenspeciaalICT-ontwerpisgeïmplementeerd.Dedoor-ontwikkelingvanhetkernsysteemBicatresulteertineenhogeregebruikersvriendelijkheidvooronzeklanten.Opallevestigingenzijndigitaleinformatie-schermengeplaatstomdebezoekersopeenuniformemaniervaninformatietevoorzien.ErishardgewerktomtevoldoenaandeEuropeseGeneralDataProtectionRegulation(GDPR)dieop25mei2018ingaat.HetdoelvandeGDPRisomdeprivacyvanpersonentebeschermenenduidelijkerichtlijnentescheppenvoororganisatiesdiepersoonlijkegegevensverwerken.ErzijnookverbeterslagengemaaktopIT-frontvoordemedewerkersendebedrijfsvoering.Deaanpas-singeninhetkernsysteemProfitmakenhetwerkenermeegemakkelijkerenefficiënterenbiedenmeerinzichtinHRgegevenszoalsverzuimenverlof.ICTheeftookgewerktaanverdereverbeteringenbeveiligingvandeinfrastructuur.DebibliotheekisnubovendienhelemaalontkoppeldvanhetnetwerkvandegemeenteRotterdam,wateenaanzienlijkekostenbesparingoplevert.
5.7 FACILITAIR MANAGEMENT
FacilitairManagementhadin2017eenbelangrijkedoelstellingvoorogen:deflexibiliteitvandebibliotheekoptimaalafstemmenopdeveranderendebehoeftenvandebezoekers.Omditterealiserenwashetnodigomdekennistevergrotenophetgebiedvanhuisvestingsconceptenennieuwemarktontwik-kelingen.Dezenieuwekennishebbendemedewerkersvandeafdelingtotzichgenomenmiddelsbeursbezoeken,cursussenenkennisdagen.DeafdelingFacilitairManagementheeftzichin2017innauwesamenwerkingmetdeafdelingFinance&
Controlookgerichtophetvoerenvanregieopcontractenenkostenbeheersing.Erzijnsignificantebesparingenbehaaldophetgebiedvanhuurkosten,onderhoudskostenenbeveiligingskosten.Deveiligheidisvergrootdooreengoedingewerktbeveiligingsbedrijf,buurtvadersopenkelevestigingeneneenaanscherpingvaninstructiesronddeinbraaksystemenvandeverschillendevestigingen.HetBHV-bedrijfsnoodplanisopgesteldendeeerstestappenzijngezetomdeBHVgoedteorganiseren.TotslotisadviesingewonnenvanTwijnstraGuddevoordeverdereprofessionaliseringenhettoekomst-bestendigmakenvandeafdelingFacilitairManagement.Hetrapportmetaanbevelingenvolgtin2018.
22 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud
6.Financiëlegangvanzakenin2017
6.1 UITVOERING VAN HET FINANCIËLE BELEID
Debibliotheekwileenverantwoordfinancieelbeleidvoeren.Zewildemiddelenoptimaalinzettentenbehoevevandekwaliteitvandebibliothekenentegelijkertijdderisico’svoldoendeafdekken.Belangrijkeaandachtspuntenin2017waren:• Hetteruginhuishalenvandefactuurafhandeling
zondercapaciteitsuitbreidingenmetverbeteringvaninzichtendoorzicht(‘incontrol’zijn);
• Hetverbredenenverdiepenvandekwartaalbe-sprekingendoorhetbetrekkenvanpersonelegegevens(ziekteverzuim,formatieversusbezetting)endeprestatie-indicatoren;
• Hetopgeleverdkrijgenvaneenzowelvoorfacilitairezaken,ICTalsF&Cwerkbaarbestandwaarinvervangingsinvesteringen,planmatigonderhoud,correctiefonderhoudenregulieronderhoudopgenomenzijn;
• Deteammanagersmeerinstrumentariumgevenomgoedtebegroten;
• Deuitwerkingvandeeersteverfijningopeenjaarschijf2018vanhetmeerjarenplan2017-2020;
• Eenaanzetmakentoteenproductbegroting.
Financiële positieHetbestendigenvandegedragslijnvoorfinanciëleverantwoordingisin2017verderdoorontwikkeld.Hierbijzijnmetbetrekkingtotaspectenvanbedrijfs-voeringalsvervangingsinvesteringen,meerjaren-onderhoudsplanencontractbeheerbelangrijkebeheersverbeteringengerealiseerd.In2018zalditinoverlegmetdegemeentetoteenevaluatievandebenodigdehoogtevandereservesvoorvervangings-investeringenengrootonderhoudleidenmetdedaarbijbehorendejaarlijksnoodzakelijkedotatiesinderesultaatbepaling,danwelvanuitderesultaatbe-stemming.Ditzalleidentotoverzichtenstabiliteitindefinanciëleplanningvoordecontinuïteitenvoorinnovatie.
ResultaatIn2017isersprakevaneenpositiefexploitatie-resultaatvan€133.995(begroot-/-€345.716).Invergelijkingmetderealisatie2016(€291.219)valtopdatermindergroteprojectenzijnafgerond(eind2016nogDelfshaven,begin2017HetLageLandenSlinge,eind2017debibliotheekopStationRotterdamCentraal)endaterenkelezijnopgestartdiein2018totvoltooiingzullenkomen(Schiebroek,Overschie).TevensdatdeverwachteherinrichtingbeganegrondeneersteetageCentraleBibliotheekzijndoorgeschoventottweedehelft2018.Afrondingwordtopzijnvroegsteind2018verwacht.
6.2 RESULTAAT EXCLUSIEF NIET-TERUGKERENDE BATEN EN LASTEN
In2017wasgeensprakevanpostendiedebaten,nochdelastenmaterieelbeïnvloedden.Derhalvewordtditjaarvoorheteerstsindsdeverzelfstandiginggeenresultaatweergaveopdezemaniergemaakt.
23 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud
Realisatie2017in€ Begroting2017in€ Begroting2016in€
BATEN
Subsidies 19.246.852 19.328.805 19.381.640
Gebruikersinkomsten 1.232.332 1.364.031 1.303.666
Specifiekedienstverlening 813.751 830.113 707.171
Evenementen/activiteiten 53.606 24.920 58.011
Overigebaten 163.088 589.214 332.152
21.509.629 22.137.083 21.782.640
LASTENLonenensocialelasten 10.618.343 11.051.975 10.241.727
Overigepersoneelslasten 1.242.293 834.136 1.058.463
Afschrijvingen 765.600 982.264 860.504
Huisvestingslasten 4.102.275 4.770.452 4.690.104
Administratie-enbeheerslasten 401.908 415.579 398.160
Bestuurenorganisatie 389.699 396.469 535.594
Automatisering 861.390 924.451 716.761
Collectieenmedia 1.687.453 1.873.901 1.717.637
Specifiekekosten 984.982 878.865 1.088.183
Transport 94.713 175.477 89.578
Overigelasten 207.038 168.830 77.407
21.355.694 22.472.399 21.474.118
153.935 -335.316 308.522
Financiëlebatenenlasten -19.940 -10.400 -17.304
TOTAAL EXPLOITATIERESULTAAT 133.995 -345.716 291.219
6. financiële gang van zaken in 2017
6.3 EXPLOITATIERESULTAAT
Debibliotheekheeftoverhetboekjaar2017eenexploitatieresultaatbehaaldvan€133.995(2016:€291.218).Hetresultaatisalsvolgttotstandgekomen:
ToelichtingPerkostencategorievolgtverderopindejaarrekeningeenuitgebreideretoelichting.Wevolstaanhiermethetbenoemenvandekostencategorieënenhetaanstippenvandeuitgavendaarbinnen,diehetverschiltussenrealisatieenbegrotingrespectievelijktussenrealisatie2017enrealisatie2016bepalen.
Resultaat in vergelijking met begroting: Aandebatenkanthebbenweeentekortversusbegrotingvan€627.454datvoornamelijkwordtbepaalddoorlageresubsidieopbrengsten€81.953(vooralgemeentelijke),lageregebruikersopbrengsten€131.699(vooralcontributiesenboetegelden)enopbrengstenuitfondsenensponsoring€426.126.Evenementenenverhuringendedenhetietsbeter
danbegrootalsgevolgvanhogereopbrengstenuitzaalverhuur,maarditwerdtenietgedaandoorlagerespecifiekeopbrengsten.Aandelastenkantzienwe-/-€1.116.705lagerelastendanbegroot.DitzitaandeenekantinLonenensalarissenad-/-€433.632(geenafkoopouderegelingen,lagerebezettingdangepland),Huisvesting-/-€668.177,afschrijvingen-/-€216.664(minderinvesteringendanbegroot),Collectieenmedia-/-€186.448(o.a.enormveelordersinbacklog).Daartegenoverstaatvooraleenoverbeste-dingaanoverigepersoneelslasten(€408.157)doorinhuuruitzendkrachtenwegensziekteverzuimensemi-permanenteinvullingvantakenbijFacilitairdoorderden.
24 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud6. financiële gang van zaken in 2017
In vergelijking met 2016Aandebatenkantzienweeenafnamevan-/-€273.011.Ditwordtveroorzaaktdoordatwe-/-€134.788mindersubsidiesontvingen(vooralgemeentelijkesubsidies),degebruikersinkomstenmet-/-€71.333afnamen(contributies)endeopbrengstenuitfondsen-/-€169.064lagerwaren(in2016werddeErasmustentoonstellingnoggerealiseerd).Daarentegenstegendebatenuitactiviteitenenzalenverhuurmet€106.580doorverhuringenmetbijkomendecatering,techniekendergelijkebijkortlopendeverhuureneencontractmetdeCentraleDiscotheekRotterdamvoorpermanenteverhuur.
Delagerebatengaangepaardmet-/-€118.424lagerelastendanvorigjaar.Ditishetsaldovanenerzijdshogereloon-ensalariskostenad€376.616(functie-huiseffect,formatiegemiddeldietshogerdoorbijvoorbeeldOuderenindeWijk),€183.830meerinhuurderden(vooraluitzendkrachteneninhuurderdenbijFacilitair),€144.629automatisering(hogereinvesteringsgrens,contractendieineensvoor5jaarmoestenwordenafgekocht).Daartegenoverstaan-/-€94.904lagereafschrijvingen(minderinvesteringen),-/-€587.829lagerehuisvestingslasten(energieenwater,beveiligingenbewaking,inhuurjuridischadvieshuisvesting),-/-€145.895lagerelastenbestuurenorganisatie(promotieenrepresen-tatiekostenalsmedeinhuurderden).
Resultaat en bestemming van het exploitatie-resultaatDitallesleidtertoedathetresultaat€479.711hogeruitkomtdanbegroot.Hetexploitatieresultaatvoor2017bedraagt€133.995.Hetvoorstelisomdittoetevoegenaandebestem-mingsreservevoorvervangingsinvesteringen.
6.4 RISICOPARAGRAAF
Debibliotheekdienttebeschikkenovervoldoendeweerstandsvermogenombijonverhooptetegenval-
lersdedaaruitvoortkomendeklappentekunnenopvangen.Hetgaatdannietalleenomfinanciëlerisico’s,maarookomoperationele,organisatorischeenandererisico’s.
EensperkwartaalwordteensessiegeorganiseerdvolgensdemethodiekvandeRiskandControlSelfAssessment(RCSA1)omdereedsgeïdentificeerderisico’snatelopenenmogelijknieuwerisico’senbenodigdemitigerendemaatregelentebenoemen.Ookhetbenodigdeweerstandsvermogenwordthierbijherrekend.Deuitkomstenervanwordenineenvasteparagraafvandekwartaalrapportagesaanhetcollegegerapporteerd.
Bijdeverzelfstandigingin2013iseenweerstandsver-mogenvan€2,5miljoenmeegekregen.Eind2017ishetbenodigdeweerstandsvermogenaandehandvandelaatsteinschattingherrekend.Hetbenodigdebrutoweerstandsvermogenkomtvolgenshetgemeentelijkemodeluitop€3.928.000.DebibliotheekhanteertindepraktijkechterhaareigenRCSA.Volgensdezemethodiekiseenbrutoweer-standsvermogenvan€5.2miljoenbenodigd.Hetnettobenodigdeweerstandsvermogen(hetweer-standsvermogennahetnemenvanmitigerendemaatregelen)komtvolgensdatmodeluitop€2,5miljoen.
Meteenvermogenspositievan€6,4miljoenultimo2017heeftdebibliotheekdaarmeeeenmargevan€3,8miljoen;ruimvoldoendeomtevensvooreenbelangrijkdeelindefinancieringsfunctievoordevasteactivatevoorzien.
HetmanagementvandebibliotheekiszichervanbewustdatzijéénvandegrootstegesubsidieerdeinstellingenvandegemeenteRotterdamleidt.Vanuitdatbesefontstaateenlagerisicobereidheid:risico’svoorbijvoorbeeldnieuwevestigingsvormenwordenalleengenomenalsdegevolgenteoverzienzijn.Daarbijhoortookeenbesluitvormingsprocesmet
1.DegemeenteRotterdamhanteerthetRotterdamseRisicoCumulatiemodel.
25 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud
hardeevaluatiemomentenenvoldoendebewegings-vrijheidomzichopenigmomentterugtekunnentrekken.
Externe risico’sAlsgrootsteexterneenniet-beïnvloedbarerisico’szijnin2017geïdentificeerd:deafnamevanklanten/leden,het(on)voorziensubsidieverlies/negatieveafrekeningendoordegemeenteendecontinuïteitvandeinkomstendBos(w.o.eenjarigesubsidies).Opditvlakzoektdebibliotheek-medemethetoogopdegovernancerelatie-nauwesamenwerkingmetdegemeente.Ditisnietalleennodigomteborgendatdegemeenteteallentijdegoedgeïnformeerdisoverdegangvanzakenbinnendebibliotheek,maarookomtijdigsignalenaftegevenendaarmeehetrisicovansubsidieverliesteminimaliseren.
Interne risico’sVerderzijnerenkeleinternerisico’sgeïdentificeerddieimpactkunnenhebbenopdeorganisatie:1. Eentehogewerkdrukvoorhetpersoneel;2.Onvoldoendealternatieveinkomsten;3. Versplinteringinkoopfunctieencontractmanage-
ment.
Erwordendiversemitigerendemaatregelengenomenomderisico’szoalshierbovenbeschreveninteperken:
ad.1 Erwordengerichteopleidingenaanhetpersoneelaangebodenomdekwaliteitteverhogen,hetkortverzuimwordtgerichtaangepaktenwerkzaamhedenwordenbinnendematrixbeterafgestemd;
ad.2 Uitvoerenvandegeplandeactiviteitenrondfondsen-ensubsidiewerving;
ad.3 Eriseenbegingemaaktmetdeprofessionali-seringvandeinkoopfunctie.Beleidenplanvanaanpakzijngedefinieerdeneriseenadviseurinkoopbenoemddiezalhelpenomprofessionaliseringingangtezettenenbeleidteborgen.
6. financiële gang van zaken in 2017
ImpactDoordatdegemeentetekennenheeftgegevendesubsidierelatietotenmet2020opeenniveauvan€18,9miljoentezullenhandhaven-mededoordatdebibliotheekzichsteedshoudtaandeafrekenbareprestatie-afspraken-heeftdatrisicogeenimpactopdejaarrekeningvan2017.Ookopmiddellangetermijnverwachtdebibliotheekhiervangeenmateriëleimpact,waardoordecontinuïteitvandebedrijfsvoe-ringkanwordengeborgd.
Nieuwe aanpakInhettweedekwartaalvan2017iseenbegingemaaktmethernieuwdbenoemenvanderisico’sdiehetbereikenvandedoelstellingenvandebibliotheekopkorteenmiddellangetermijnindewegkunnenstaan.Bedoelingisdatmeerdaninhetverledenkanwordengetoetstofrisico’senmitigerendemaatregelenwerkenen/ofnogpassen.Debestaandesetrisico’svormdehetvertrekpuntvoordezeopdracht.Omdraagvlaktecreërenisditgedaanmeteengroepmensendieallewerkveldenindeorganisatievertegenwoordigen.DoormiddelvandeDelphi-methodeisbepaaldhoegrootdekansenimpactvandedoordiegroepgeïdentificeerderisico’szijn.Hetresultaatvanhetwerkvandezegroepiseenlijstvanrisico’sdievanaf2018opdezelfdemanieralsvoorheenviadeRCSAgescoordwordenopkansenimpact.Indeaardverschillendebenoemderisico’snietvandenuvigerendelijst,indenauwkeurigheidvandedefinitiesenhetfeitdataaniederrisicoeeneigenaarisgekoppelddiemitigerendemaatregelenbepaaltwel.Deeigenarenwordendoordenuookverantwoordelijkepersoonregelmatigbevraagdopheteffectvandemitigerendemaatregel.Vanaf2018zalvolgensdenieuweaangescherptemethodiekinditonderdeelvanhetverslagwordengerapporteerd.
26 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud6. financiële gang van zaken in 2017
6.5 GOVERNANCE
DebibliotheekkenteentoezichtstructuurdieisingerichtvolgenshetRaad-van-Toezichtmodel.Daarbijontwikkeltdedirecteur-bestuurderhetbeleidenbrengthettenuitvoer.HijlegtverantwoordingafoverhetgevoerdebeleidaandeRaadvanToezichtenwordtdaarbijgesecondeerddoordeBusinessController.DeRaadvanToezichtinformeertzichtevensoverdegangvanzakenbinnendebibliotheekdoormiddelvanperiodiekoverlegmetdeOnderne-mingsraad.ZijkandesgewenstdeBusinessControllerrechtstreeksbenaderenvoornaderetoelichting.DeRaadvanToezichtconformeertzichaandeGovernanceCodeCultuur.
Deverhoudingtussendirecteur-bestuurderenRaadvanToezichtwordtgekenmerktdoorhetconstantzoekenenvindenvandejuistebalanstusseneencontrolerendeenpreventief-actievetaakstellingdoordeRaadvanToezicht.
DeRaadvanToezichtbestondin2017uitvijfleden,benoemddoorB&WvandegemeenteRotterdam.
6.6 BEGROTING 2018
Injuni2017iseenbegrotingingediendmeteenpositiefexploitatieresultaatvan€52.611.Ditiseenaanscherpingtenopzichtevandebegrotingdieonderdeelwasvandemeerjarenbegroting.Dezeverfijningisgebaseerdopactueelzichtopdeeffectenvanhetfysiekaanwezigheidsbeleidmetgroterespreidingoverdestad.Ookhetdoorontwikkelenvandeoverigewettelijkefunctiesvoordebibliotheekendeontwikkelingvaneendigitalepijlerspeleneenrolindezebijgewerktebegroting.
GemeenteRotterdamheeftvoordenieuweCultuur-planperiodevanaf2017tot2020eentoezegginggedaanvoorhetbestendigenvanhaarsubsidierelatiemetdebibliotheekopeenniveaudatnagenoeggelijkisaandatvan2016.Inmiddelsisditbedragvoor2018aangepastmetaccres,waardoorweopeenexploita-tiesubsidiemogenrekenenvan€19.218.025.Hiermee
iser-zonderdatereendirecterelatieistussendetwee-eensterkematevancompensatievoordemiddelenuitdederdegeldstroomdievoordegehelebeleidsplanperiodenaarbenedenmoetwordenbijgesteld.
DedirectiedanktdeRaadvanToezicht,deOnderne-mingsraadenallebetrokkenmedewerkersvandebibliotheekvoordegeleverdeinzetenprestatiesin2017.Dedirectieheeftervertrouwenindatdeingezettekoersmetvoortvarendheidzalkunnenwordenvoortgezet.
NamensdeDirectie,
dr.TheoC.M.KempermanDirecteur-bestuurder
27 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud
balans per31-12-2017(voorresultaatbestemming) 31-12-2017€ 31-12-2016€
ACTIVA
Materiële vaste activa
Verbouwing 1.450.643 1.548.422
Inventariseninrichting 1.306.468 1.497.546
ICT(hard-&software) 576.519 676.980
Overigeactivainuitvoering - 23.569
Collectie pm pm
3.333.630 3.746.518
VLOTTENDE ACTIVAVorderingen
Debiteuren 204.931 188.573
GemeenteRotterdam 35.168 56.581
Belastingenenpensioenen 416.257 548.730
Overigevorderingenenoverlopendeactiva 429.105 529.270
1.085.461 1.323.154
Liquidemiddelen 6.853.285 6.641.216
TOTAAL ACTIVA 11.272.376 11.710.888
PASSIVAEigen vermogen
Algemenereserve 5.134.736 5.134.736
Onverdeeldresultaat 133.995 291.219
Bestemmingsreservevervangingsinvesteringen 1.155.881 864.663
6.424.612 6.290.617
Voorzieningen
Personeel 140.897 127.473
Grootonderhoud 1.028.840 1.213.548
1.169.737 1.341.021
VLOTTENDE PASSIVAKortlopende schulden
Crediteuren 651.082 783.428
GemeenteRotterdam 245.700 236.508
Belastingenenpensioenen 574.154 513.084
Overigeschuldenenoverlopendepassiva 2.207.091 2.546.230
3.678.027 4.079.250
TOTAAL PASSIVA 11.272.376 11.710.888
Bijlagen:overzichtfinanciën
BIJLAGE 1: BALANS PER 31 DECEMBER 2017
28 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoud
Realisatie2017€ Begroting2017€ Realisatie2016€
BATEN
Subsidies 19.246.852 19.328.805 19.381.640
Gebruikersinkomsten 1.232.332 1.364.031 1.303.666
Specifiekedienstverlening 813.751 830.113 707.171
Evenementen/activiteiten 53.606 24.920 58.011
Overigebaten 163.088 589.214 332.152
21.509.629 22.137.083 21.782.640
LASTENLonenensocialelasten 10.618.343 11.051.975 10.241.727
Overigepersoneelslasten 1.242.293 834.136 1.058.463
Afschrijvingen 765.600 982.264 860.504
Huisvestingslasten 4.102.275 4.770.452 4.690.104
Administratie-enbeheerslasten 401.908 415.579 398.160
Bestuurenorganisatie 389.699 396.469 535.594
Automatisering 861.390 924.451 716.761
Collectieenmedia 1.687.453 1.873.901 1.717.637
Specifiekekosten 984.982 878.865 1.088.183
Transport 94.713 175.477 89.578
Overigelasten 207.038 168.830 77.407
21.355.694 22.472.399 21.474.118
153.935 -335.316 308.522
Financiëlebatenenlasten -19.940 -10.400 -17.304
TOTAAL EXPLOITATIERESULTAAT 133.995 -345.716 291.219
BIJLAGE 2: STAAT VAN BATEN EN LASTEN OVER 2017
bijlagen: overzicht financiën
29 | Jaarverslag 2017 Bibliotheek Rotterdam
< inhoudbijlagen: overzicht financiën
KASSTROOMOVERZICHT 2017
Hetonderstaandekasstroomoverzichtisopgesteldvolgensdeindirectemethode.Hierbijwordthetsaldobatenenlastenalsuitgangspuntgenomen,waaropvervolgenscorrectieswordenaangebrachtvoorverschillentussendebatenenontvangstenendelastenenuitgaven.
2017€ 2016€
KASSTROOM UIT OPERATIONELE ACTIVITEITEN
Saldovanbatenenlasten 153.935 308.522
Mutatieswerkkapitaal
• Afschrijvingen 765.600 860.504
• Vorderingen 237.693 161.290
• Kortlopendeschulden -401.223 -168.980
Mutatiesvoorzieningen -171.284 -187.148
584.721 974.188
Ontvangenrentebaten 60 2.151
Betaaldebankkostenenrentelasten -20.000 -19.454
-19.940 -17.303
KASSTROOM UIT INVESTERINGS ACTIVITEITEN(Des)investeringenmateriëlevasteactiva -376.281 -747.180
(Des)investeringenactivainuitvoering 23.569 -5.670
-352.712 -752.850
Kasstroomuitfinancieringen - -
212.069 204.035
Beginstandliquidemiddelen 6.641.216 6.437.181
Mutatieliquidemiddelen 212.069 204.035
EINDSTAND LIQUIDE MIDDELEN 6.853.285 6.641.216
© Bibliotheek Rotterdam, april 2017 | Vormgeving: Koduijn ontwerpers | Fotografie: René Castelijn
www.bibliotheek.rotterdam.nl