Een modern en veilig medicatieproces

Remco de Jong, ziekenhuisapotheker Hein van Onzenoort, ziekenhuisapotheker Afdelingshoofd Apotheek Integrated Area Owner Medicatie Proceseigenaar geneesmiddelenvoorziening

Uitgangspunt EPIC implementatie

• Implementatie EPIC is geen ICT-project maar een organisatie/procesverandering

Automatisering Medicatieproces

• Oriëntatie vanuit Geneesmiddel/Apotheek

• Oriëntatie vanuit Zorgverlener (arts/ verpleegkundige/apotheekmedewerker)

• Oriëntatie vanuit Patiënt

Oriëntatie vanuit Apotheek

Fabrikant Groothandel Apotheek Afdeling Patiënt

Apotheek Informatie Systeem EVS

Logistieke proces

Logistieke proces

Primaire proces

Oriëntatie vanuit Zorgverlener

Oriëntatie vanuit Zorgverlener

voorraadbeheer apotheek

afleveren

inkopen

afdeling voorraadbeheer

bestellen

assortiments- assortiments- beheer apotheek beheer afdeling

bereiden

Oriëntatie vanuit Patiënt

Oriëntatie vanuit Patiënt EPIC ???

• Actueel Medicatie Overzicht (AMO) vormt de basis • AMO is een verzameling actuele medicatie opdrachten/orders • Arts accordeert het AMO bij elke contactmoment

Pijlers verandering medicatieproces • Ontkoppeling zorg en logistiek

• Verbinding intramuraal / extramuraal

• Meer regie bij de patiënt (empowerment)

Herontwerp medicatieproces

LSP

Patiëntportaal

Generiek voorschrijven

Clinical rules

Electronisch voorschrijven

Stoppen met substitutie

Doorgebruiken thuismedicatie

Medicatie in eigen beheer

“Depotheek”

Medicatieproces in de thuissituatie • Arts schrijft geneesmiddelen elektronisch voor

• Arts accordeert actueel medicatie overzicht (AMO) bij elk contact • Het AMO is on-line beschikbaar • Op basis van AMO gebruikt patiënt geneesmiddelen

• “Closed Loop” ook in de thuissituatie, terugkoppeling therapietrouw • Op basis van AMO levert apotheker geneesmiddelen af (i.o.m. patiënt)

EPIC implementatie

Organisatieverandering

EPIC implementatie • Ondersteunt EPIC het medicatieproces in voldoende mate en doet

EPIC wat het moet doen?

• Zijn de medewerkers in onze organisatie in staat om op een goede manier met het systeem te werken?

Kritische succesfactoren

• Leiderschap

• Persoonlijke ontwikkeling

(training)

• Procesverandering

• Functionaliteit

Randvoorwaarden

• Medicatiecommissie • Multidisciplinair team (VPK, artsen, apothekers, proceseigenaar, beleid K&V) • PDCA op medicatie proces

• Formulariumcommissie

• Multidisciplinair team (artsen, VPK, apothekers) • Bepalen inhoud ziekenhuis en regionaal formularium

• Coördinatie medicatie team voor ondersteuning/optimalisatie (CMIO, CNIO,

proceseigenaar, apotheker, VPK, applicatiespecialisten Epic) • Apothekers op de afdeling (wekelijkse bijeenkomsten) and dagapotheker

Randvoorwaarden

• Governance • Ziekenhuisbrede documenten

• Medicatiebeleid • Proces behandeling met geneesmiddelen • Proces medicatieverificatie • Proces van afleveren en toedienen • Proces onderhoud geneesmiddelenvoorraad

• Training • Epic introductie training voor alle nieuwe medewerkers (maandelijks) • Medicatieveiligheidstraining voor alle nieuwe artsen (maandelijks) • Refresh training (artsen en VPK)

Medicatieverificatie

• Uitgevoerd door dedicated medewerker • Ondersteuning in poliklinische en klinische situatie • Volgordelijkheid werkwijze in kliniek essentieel

Opname

Ontslag

Uitdagingen bij opgenomen patiënten

USA

NL

Plaatsen medicatieopdrachten

• Artsen schrijven voor • Bij go-live 10% mondelinge spoedopdrachten, nu 6%

• Medicatieopdrachten zijn zoveel mogelijk ingericht

Medicatiebewaking

• Doseerwaarschuwingen: in-line

• Dubbelmedicatie, interacties, contra-indicaties bij tekenen

• Daarnaast Clinical rules NVZA

Werkwijze clinical rules

• Algoritme ingebouwd in EPIC • Interactiemeldingen over hetzelfde onderwerp vervolgens uitgezet

• Selectie patiënten op basis van medicatie, co-medicatie en labwaarden

• Waarschuwing aan artsen bij voorschrijven of als er nieuwe afwijkende labwaardes bekend worden (= zgn. BPA’s = best practice advisory)

• Samenvatting van alle patiënten in rapport; op dashboard apotheek te

vinden • Evaluatie toont aan dat adequaat gehandeld wordt door voorschrijvers

Clinical rules

• Clinical decision support • NVZA clinical rules

• Met follow-up acties

In testfase: • Vitamine D prophylaxe • Opiaat-laxans

In productie: • Nierfunctie • Maagbescherming • Kalium • Coumarines • Hyponatriëmie • Methotrexaat

In ontwikkeling: • TDM vancomycine/ aminoglycoside • Orale oncolytica

Afdelingsvoorraden en uitzetproces

• Aanvullen afdelingsvoorraden loopt buiten Epic • Verpleegkundige bestelt geneesmiddelen niet-vast assortiment via Epic

• Worden door apotheek op naam van de patiënt geleverd • Verandering uitzetproces

• Van afdelingsvoorraad naar patiëntenvoorraad • Van uitzetten op tijdstip naar geneesmiddel

Medicatie toediening

• Juiste patiënt (patiënt identificatie) • Polsband met barcode

• Juiste geneesmiddel, dosis, tijdstip

Barcode op geneesmiddelen

• Key-success factor voor closed loop medication administration • Op dit moment > 99 % barcodes op geneesmiddelen

1. Alle parenterale geneesmiddelen en niet-parenterale oplossing worden

geëtiketteerd met barcode voor toediening (EPIC VTGM-proces) 2. Inkoop geneesmiddelen met barcode op unit niveau indien mogelijk 3. Gebruik van afdelingsassortiment met barcode op de unit dose, en

patiëntverpakking met barcode op het doosje 4. Barcode-labeling (‘barcodestraat’) in apotheek bij ontvangst

geneesmiddelen van groothandel (alleen artikelcode)

Nieuwe ontwikkelingen

• Ondersteuning zorgverleners: • Koppeling LSP • Electronische verzending ontslagrecept • Gebruik in eigen beheer

• Bouw clinical rules cytostatica • Bouw antibiotic stewardship

• Ondersteuning patiënt: • Koppeling LSP • Electronische verzending ontslagrecept

• Geneesmiddelen in MijnRadboud • Gebruik in eigen beheer