Innovatief en geautomatiseerd denken binnen het medicatieproces

INNOVATIEF & GEAUTOMATISEERD denken bij

het MEDICATIEproces

Indeling Voorstelling

1. Voorstelling Seniorenzorg OCMW Roeselare

2. Van een klassieke formule tot semi-geautomatiseerde formule

3. Van semi-geautomatiseerde formule tot de multi-dose formule

4. Implementatie proces

1. Doelstellingen

2. Realisatie?

3. Valkuilen

5. Algemene opmerkingen/bedenkingen

OCMW Roeselare

Het OCMW Roeselare beschikt over een sterk en divers uitgebouwde residentiële seniorenzorg: vier woonzorgcentra, drie centra voor kortverblijf en een dagverzorgingscentrum.

Met anno 2012 ongeveer 450 residentiële woongelegenheden is het OCMW Roeselare de marktleider in de Roeselaarse regio.

Ondersteund door hoogstaande technologie en ICT-toepassingen krijgt het werken in een woonzorgcentrum een dynamisch én tot de verbeelding sprekend imago.

De directie Seniorenzorg stapt af van het klassiek rusthuismodel waarin verplegen centraal staat, door te kiezen voor een eigentijds zorgconcept en state-of-the-art zorgtechnologie.

OCMW Roeselare

e-mail: [email protected]

Wzc De ZilverbergWoonzorgcentrum De Zilverberg richt zich zowel naar fysiek zwaar zorgbehoevende senioren als ouderen met dementie. Er zijn 120 comfortabele kamers, voorzien van de modernste zorgtechnologie, aangevuld met 3 kamers voor kortverblijf. WZC De Zilverberg telt 8 kleine leefgroepen waar telkens 15 bewoners samenwonen. De bewoners leven in de kleine intieme leefgroep volgens het dagritme dat ze thuis gewoon waren. Het zoveel mogelijk benaderen van het familiale leven en het zich thuis-voelen staan centraal. Elke leefgroep heeft een zeer ruime en prachtig gelegen centrale woonkamer met keuken, waarachter zich de individuele kamers en badkamer bevinden. Hierdoor wordt de privacy ten volle gerespecteerd. WZC De Zilverberg wil op deze manier voor zijn bewoner een tweede thuis worden. ‘Bewonersgericht werken’ met respect voor de eigenheid van elke bewoner en ‘aan dacht voor de familie’ als partners in de zorgverlening, zijn belangrijk. Door een wijkgerichte benadering maken we een brug tussen residentiële woonzorg en thuiszorg.

OCMW Roeselare


Wzc De WaterdamHet woonzorgcentrum (WZC) De Waterdam is ontstaan uit een fusie van de 2 voormalige woonzorgcentra, Ter Dreve en Ten Hove. Het bevindt zich naast het Stedelijk Ziekenhuis en het centrale OCMW gebouw. WZC De Waterdam wordt momenteel volledig gerenoveerd.Tijdens de verbouwingswerken (tot 2014) verzekeren wij de begeleiding van zowel senioren met een laag verzorgingsprofiel als fysiek zwaar zorgbehoevende senioren. Momenteel vinden 146 bewoners er hun thuis, aangevuld met 2 kortverblijven.De Waterdam wil in de eerste plaats diensten aanbieden die sterk aanleunen bij de thuissituatie. Een verzorgings- en verpleegteam, aangevuld met logistieke medewerkers en paramedici, staan garant voor zorg op maat.

http://www.ocmw-roeselare.be/senioren-zorg/kortverblijf

OCMW Roeselare


Wzc Sint-Henricus

Het woonzorgcentrum Sint-Henricus is gelegen in het centrum van Rumbeke.Het zorgcentrum is opgesplitst in twee vleugels. De vleugel evenwijdig met de straatzijde, Noord genoemd, vormt met zijn drie niveaus één afdeling. De afdeling telt 50 kamers voor definitief opgenomen bewoners en vier kortverblijfkamers. Thuiswonende ouderen kunnen terecht op de kamers voor kortverblijf voor enkele dagen tot twee maanden.De tuinvleugel, bestaat op het gelijkvoers uit afdeling de Parel, een afdeling waar 14 ouderen met dementie verblijven en een afdeling op de eerste verdieping waar 22 fysisch zorgbehoevende ouderen wonen.

OCMW Roeselare


Wzc Ter BerkenWoonzorgcentrum Ter Berken richt zich naar ouderen met dementie en naar senioren die door psychische problemen niet langer zelfstandig thuis kunnen wonen. 90 senioren vinden er hun thuis. Elke bewoner beschikt over een éénpersoonskamer en per verdieping zijn er 2 ruime woonkamers voor telkens 15 bewoners.Het woongebeuren is er één van meeleven en meewonen. Zo creëren we een huiselijke sfeer en willen we meer doen dan verzorgen en verplegen. WZC Ter Berken is een open huis waar inspraak, communicatie en informatie heel belangrijk zijn. Niettegenstaande onze flexibiliteit om een zorg op maat te geven, bieden wij de bewoners toch dagelijkseen vaste structuur die vaak een houvast is in hun soms dwalende wereld. Om het alledaagse ritmete doorbreken, wordt er aan zinvolle tijdsbesteding gedaan zoals muziek, beweging, jeugdwerking, huishoudactiviteiten…

MEDICATIE proces in cijfers

MEDICATIE VERBRUIKGemiddeld 9.46/dg/bewoner

1.500.000 medicamenten op JAARBASIS

70% uit VASTE vorm 30% uit NIET-VASTE vorm

80% via GMDS 20% MANUEEL

870.000 medicamenten aangeleverd via GMDS

500.000 medicamenten

90.000

590.000 medicamenten manueel klaar te zetten

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem

Het medicatie distributie proces kende binnen onze WZCa een echte ( r ) evolutie.

Het proces verliep van een niet-geautomatiseerde klassieke formule via een semi geautomatiseerde klassieke formule( FASE 1) tot de op vandaag toegepaste geautomatiseerde multi-dose formule. ( FASE 2 )

De evolutie van de EERSTE fase verliep over enkele jarenenkele jaren, de TWEEDE fase verliep over 10 maanden10 maanden waarbij er zo’n 450 woongelegenheden overschakelden van de klassieke formule naar de geautomatiseerde multi-dose formule.

Een belangrijke factor is bovendien het gegeven dat het medicatieproces (FASE 1) gebeurde i.s.m. de apotheek van het Stedelijk Ziekenhuis.

Titel in lettertype ArialVan KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 1

HANDGESCHREVEN medicatie lijsten

Handgeschreven voorschrift

Handmatige stocktelling



MEDICATIELIJST UIT ELEKTRONISCH ZORGDOSSIER

Gedrukt voorschrift

Handmatig stockbeheer

STAP 1



MEDICATIELIJST UIT ELEKTRONISCH ZORGDOSSIER

Gedrukt voorschrift

Elektronisch stockbeheer

STAP 2


Welke voorschriften aan verlenging toe zijn, wordt automatisch bepaald vanuit het elektronisch zorgdossier.


FASE 1 : van klassiek tot semi geautomatiseerd: OVERZICHT

STAP 1 STAP 1

STAP 2 STAP 2


EVALUATIE FASE 1

+ Stockbeheer minder arbeidsintensief

+ Correcter stockbeheer

+ Correcter voorschriftenbeheer

- Te beperkte tijdswinst voor het proces rond medicatie

- Afhalen (acute) medicatie blijft een probleem

- Stockbeheer blijft volledig op de afdeling

- Foutenpercentage tijdens medicatieproces


We waren dus op zoek naar een PROCES dat ons :

1. Tijdswinst op de werkvloer

2. Verminderde foutenlast

3. Afname stockbeheer

kon opleveren.

Met bovendien :

4. Géén meerkost voor de bewoner

5. Medicatie op de werkvloer aangeleverd


1. Optimalisering bestaande proces

2. Gefractioneerde medicatie aanlevering

3. Aanlevering medicatie in multi-dose


DEFINITIE multi-dose :

« Multidose medicatie verdeling wordt gedefiniëerd als

het geautomatiseerd voorbereiden van de

geneesmiddelen per bewoner per innamemoment in

de apotheek. » Het gaat hier enkel om de chronische

medicatie in harde tabletten of capsules die worden

opgenomen in de multidose lijn.


MEDICATIE MODULE


ALLES start met een CORRECTE medicatieplanning.

CHRONISCHE MEDICATIE ACUTE MEDICATIE

Dagdagelijkse aanlevering, of gebruik maken van NOODtrousse.

Aanlevering via de robot.

Medicatie module van het elektronisch zorgdossier.


1

2 3

1. Frequentie HA bezoek

2. Frequentie aanlevering apotheek

3. Huidige stockwaarde medicament

4. De posologie

4


Deze bestellijst wordt elektronisch doorgestuurd, wat resulteert in een bestelbon.

De bestellijst is de bron voor MD als niet-MD medicatie.

Bij aanlevering van de bestelling, wordt dit bevestigd in het elektronisch zorgdossier zodat de computer de stock automatisch aanpast en terug de volgende bestelling kan aangeven.


Aanlevering multi-dosis :

• Per bewoner/toedieningsmoment

• Per afdeling/toedieningsmoment

en dit voor een bepaalde periode.

IMPLEMENTATIE traject

September 2010

Januari 2011

April 2011

Juni 2011

INTRODUCTIE


IMPLEMENTATIE PROCES

1. Implementatie van het elektronisch zorgdossier

Verschillende opleidingen ‘ OP MAAT ‘

Medicatie module heel uitvoerig bij stil staan

Terugkom-opleidingen voorzien



2. Opstart van het medicatieproces

Omschakeling van formularium

Stockbeheer medicatie

Werken met noodtrousse



3. De medicatie bestelprocedure

In een eerste fase in handen van één persoon

Overgang naar MD aanleveringen in fases



450 bewoners verspreidt over 4 WZCa werden in 10 maanden

geïmplementeerd.

Eén supervisor werd vervangen door een groep supervisors

met vertegenwoordiging vanuit elk WZC.

EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES

Werden de vooropgestelde doelen verwezenlijkt?

1. Reductie van de foutenlast

De foutmarge is sowieso verminderd :

• Controle dmv unieke canister ( chip ) per geneesmiddel

• Controle dmv optische 3D-scan van elk zakje

• Eindcontrole van elk zakje door apotheker


Effectieve foutenmarge in MD zakjes: 0.3%

Meeste fouten door fouten in procedure

* planningsfouten

* bestelfouten



2. Aanlevering medicatie op werkveld?

Alle bestelde medicatie, dit voor voor 16u indien elektronisch, tot

17u45 indien telefonisch/fax, wordt dezelfde dag aangeleverd

voor 20u.


Foutieve toepassingen van de bestelprocedure, kan er toe leiden dat medicamenten NIET aangeleverd worden op de werkvloer.



3. Afname stockbeheer

Door aan elektronisch stockbeheer te doen in ons elektronisch zorgdossier, wordt er door de computer bepaald WELKE medicatie WANNEER besteld moet worden.

De stock van de MD-medicatie bevindt zich NIET langer in huis, wat maakt dat het wegplaatsen van stockmedicatie zowel in tijd als ruimte héél wat verminderd is.



3. Afname stockbeheer64%

60,50%

50%57,40% 56%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

WZC Sint-Henricus

WZC TerBerken

Gem.WZCa


Foutieve toepassingen van de

bestelprocedure, kunnen ook tot

overstock leiden!

Géén aanwezigheid van stock op de

werkvloer, leidt soms ook tot extra

inspanningen.



4. GEEN meerkost voor de bewoner

De eerste cijfers van 2011 spreken van een daling met

14% tov 2010, ondanks de toename van 44

woongelegenheden.




Ontegensprekelijk is er sprake van tijdswinst :

- Minder medicatie klaarzetten

- Minder medicatie stockeren

- Aanlevering aan huis

- Aanwezigheid noodtrousse


De grootte van de tijdswinst is van verschillende factoren afhankelijk :

1. Correcte toepassing van de middelen

2. Aandeel medicatie aangeleverd in Multi-dose

0 10 20 30 40 50 60 70 80

Laagbouw C

Laagbouw B

Laagbouw A

Hoogbouw 3&4

Hoogbouw 1&2

Strauss

Vivaldi

Chopin

Avondrood

De Regenboog

De Horizon

De Bloesem

De Akker

De Kiem

De Monding

De Bron

De Parel

Zuid/De Passage

Noord




43 minuten/bewoner/weekbasis

17 minuten/bewoner/weekbasis


Soms GEEN gevoel van tijdswinst door

medewerker!

Het streven naar zoveel mogelijk

aanlevering in MD kan ten koste gaan

van tijdswinst !

Algemene RICHTLIJNEN

Soms GEEN gevoel van tijdswinst door

medewerker!

Het streven naar zoveel mogelijk

aanlevering in MD kan ten koste gaan van

tijdswinst !

1. MEDICATIE planning met zorg opstellen

2. Werken met formularia

3. Rol van de CRA – huisartsen

4. Functie van ‘supervisor ‘

5. Indien implementatie in meerdere WZCa coördinerend orgaan

EINDE presentatie

Jurgen VancoillieProjectmedewerker Seniorenzorg

Directie Seniorenzorg

[email protected] – m 0493 09 12 11

OCMW Roeselare – Gasthuisstraat 10 – 8800 ROESELARE

www.ocmw-roeselare.be

Innovatief en geautomatiseerd denken binnen het medicatieproces

Health & Medicine

Transcript of Innovatief en geautomatiseerd denken binnen het medicatieproces