Post on 17-Feb-2017
ICT MBO Utrecht 2016
10-3-2016 1
Skype voor bedrijven
Persoonlijk, ambitieus en ondernemend
Implementatie MBO Utrecht
10-3-2016 2
INTRODUCTIE• Invoering gedaan van Skype voor Bedrijven
(SfB)
• Overzicht van het project
– Wat ging goed
– Wat kan beter
• Tips
• Introductie SfB
10-3-2016 3
Wat / Wie is MBO Utrecht?
10-3-2016 4
• Kleinschalig MBO onderwijs in Utrecht
• 4500 studenten
• 380 FTE
• ICT afdeling 8 FTE
– Technisch beheer
– Functioneel beheer
Aanleiding
Persoonlijk, ambitieus en ondernemend
10-3-2016 5
• 2012 nieuwe opzet ICT nieuwe mensen,
klein deel bestaande mensen
• Netwerk, serverbeheer en werkplek images uitbesteed
• Telefonie verantwoordelijkheid van 2 afdelingen
– Facilitair
– ICT & IT leverancier
• Vanaf 2012 diverse projecten gedaan
Wat / Wie is MBO Utrecht?
MBO Utrecht
Tip #1 Leg geen verantwoordelijkheid bij 2 afdelingen tegelijk
10-3-2016 6
- Beleid ICT opstellen
- Defusie van Amarantis ICT
- Email voor studenten
- Invoering Office 365
- Een account voor alle diensten
- Follow me printing
- Digitale aansturing kluisjes
- Narrowcasting
- Management rapportage
- Quarantaine net
- Onderwijs Online
- Een punt waarvandaan we werken
- Eduroam
Wat / Wie is MBO Utrecht?
Projecten
10-3-2016 7
• Ziekmeldlijnen doen het niet
separate omgeving op eigen locatie
• Verassend rustig aan de telefoon
Hoofdnummer niet bereikbaar
Telefooncentrale defect, geen ondersteuning
Nieuwe lijn aangelegd
• Willekeur aan telefoonlijnen (PSTN / ISDN)
• Willekeur aan telefoonnummers (7 gebouwen)
Storingen telefonie
MBO Utrecht
Project
10-3-2016 8
• Inventarisatie wensen / eisen
– Rondje stakeholders
– Klankbordgroep
– Bijeenkomst met alle afdelingen
– Product demo’s
– Wat hebben we nu
• Keuze voor product
• Project uitvoeren
Project
Project
10-3-2016 9
– Bellen
– Chat
– Video bellen
– Contactgegevens opvragen
– Gegevens delen
– Aanwezigheid opvragen
– Vermindering van het
aantal vaste toestellen
Wensen
Project
10-3-2016 10
• Motivatie om te kiezen voor SfB
– past in huidige omgeving (O365)
– Saas dienst
– Kosten reductie
– Innovatief
– Flexibel inzetbaar
– Combinatie met vaste telefonie
– Vaste prijs / user
Motivatie
Project
10-3-2016 11
Verloop• Gestart voor de zomervakantie 2015
• Inventariseren lijnen
• Inventariseren wensen afdelingen– Groepsnummer
– Openingstijden
– Wie in de groep
– Wat als er niet wordt opgenomen
• Wensen MBO Utrecht– Structuur in telefoonnummers
– Flexibel en bereikbaar
– In eerste instantie alleen telefonie
Project
10-3-2016 12
Verloop • Opstellen document Functionele eisen– Welke nummerreeks ga je gebruiken
– Met welk nummer bel je naar buiten
– Hoe vaak laat je de telefoon over gaan
– Terugval naar centrale
– Groepsnummer (Wie / aanmelden / voicemailbox / boodschap
verdeling telefoontjes)
– Reserveer een nummer voor telefonisch vergaderen
Tip #2 Leg functionele eisen vast
Tip #3 Leidinggevenden hebben een ander beeld van de werkvloer
Project
10-3-2016 13
Verloop• Functionele eisen centraal nummer
– Openingstijden
– Wachtrij?
– Welke teksten voor de wachtrij?
– Hoe verdeling inkomende gesprekken
– Overloop
– Ziekmeldlijnen
Tip #4 Vergeet niet : Liften, pin automaten, frankeermachines
Tip #5 Faxen werken standaard niet met VOIP
Tip #6 Alarmlijnen
10-3-2016 14
Techniek
Afspraken Overleg met een IT architect
• Doorspreken van het project
• Welke stappen wanneer
Plan een datum livegang met een ruime marge
• Plan niet voordat het technisch werkt
Tip #7 leg afspraken met leveranciers vast (heel erg)
10-3-2016 15
Techniek
KeuzesWaar installeer je de server omgeving?
– On premise omgeving
– Hosted omgeving
– Sip trunc plaatsen
Ontsluiten VOIP naar je cliënts
- Vaste PC
- Laptop via wifi
- Thuis werkplek
- Smartphone
- Office 365 omgeving
Tip #8 Ontsluiting naar je cliënts redundant uitvoeren
10-3-2016 16
Techniek
Keuzes • Is mijn netwerk VOIP ready
• Hoe software op je cliënts – package ?
• Past het in je huidige omgeving?
• Heb je voldoende rechten binnen Outlook?
• Distributie telefoonnummers
Tip #9 Citrix omgeving > plugin
10-3-2016 17
Techniek
KeuzesWat ga je gebruiken om mee te bellen?
Headsets (persoonlijk)
Vaste telefoons (beperkt)
Vergaderruimte
Aandachtspunten voor een vaste werkplek:
Lync kijkt naar de status van de gebruiker
Outlook agenda
Gebruik van je PC
Screensaver = niet aanwezig
Tip #10 Neem een skype certified headset
Tip #11 Neem één soort vast toestel
10-3-2016 18
User adoptie
GebruikersInformeer gebruikers
– Intranet
– Leidinggevenden
– Narrowcasting
Wat gaat er voor jou veranderen?
Tip #12 Begin zo vroeg mogelijk en herhaal iedere week
Tip #13 Onderwijs is een groot gebruiker van telefonie. Niet vergeten
10-3-2016 19
User adoptie
Gebruikers Organiseer trainingen
– Via de leidinggevende (verplicht)
– Geef een ‘cadeautje’
• Headset
• Instructiekaart
10-3-2016 20
User adoptie
Gebruikers
10-3-2016 21
Live gang
SpannendAndere telecom provider?
Porteren van nummers
Binnen de SFB omgeving oude nummers laten doorschakelen
Plan een geschikt moment
– ‘s middags ?
Huur gymschoenen in voor ondersteuning
Extra ondersteuning voor de receptie medewerkers
Tip #14 Porteer alleen je eigen telefoon nummer ;-)
Tip #15 Porteer alle nummers uit de volledige reeks
10-3-2016 22
- Gebruikers verder trainen
Video bellen
Vergaderen
Bureaublad delen
Thuis werken
Hoe verder?
10-3-2016 23
VRAGEN ?
10-3-2016 24
10-3-2016 25
EINDE
Tip #1 Leg geen verantwoordelijkheid bij 2 afdelingen tegelijk
Tip #2 Leg functionele eisen vast
Tip #3 Leidinggevenden hebben een ander beeld van de werkvloer
Tip #4 Vergeet niet : Liften, pin automaten, frankeermachines
Tip #5 Faxen werken standaard niet met VOIP
Tip #6 Alarmlijnen
Tip #7 Ontsluiting naar je cliënts redundant uitvoeren
Tip #8 Citrix omgeving > plugin
Tip #9 leg afspraken met leveranciers vast (heel erg)
Tip #10 Neem een skype certified headset
Tip #11 Neem één soort vast toestel
Tip #12 Begin zo vroeg mogelijk en herhaal iedere week
Tip #13 Onderwijs is een groot gebruiker van telefonie. Niet vergeten
Tip #14 Porteer alleen je eigen telefoon nummer ;-)
Tip #15 Porteer alle nummers uit de volledige reeks