ICT MBO Utrecht 2016

10-3-2016 1

Skype voor bedrijven

Persoonlijk, ambitieus en ondernemend

Implementatie MBO Utrecht

10-3-2016 2

INTRODUCTIE• Invoering gedaan van Skype voor Bedrijven

(SfB)

• Overzicht van het project

– Wat ging goed

– Wat kan beter

• Tips

• Introductie SfB

10-3-2016 3

Wat / Wie is MBO Utrecht?

10-3-2016 4

• Kleinschalig MBO onderwijs in Utrecht

• 4500 studenten

• 380 FTE

• ICT afdeling 8 FTE

– Technisch beheer

– Functioneel beheer

Aanleiding

Persoonlijk, ambitieus en ondernemend

10-3-2016 5

• 2012 nieuwe opzet ICT nieuwe mensen,

klein deel bestaande mensen

• Netwerk, serverbeheer en werkplek images uitbesteed

• Telefonie verantwoordelijkheid van 2 afdelingen

– Facilitair

– ICT & IT leverancier

• Vanaf 2012 diverse projecten gedaan

Wat / Wie is MBO Utrecht?

MBO Utrecht

Tip #1 Leg geen verantwoordelijkheid bij 2 afdelingen tegelijk

10-3-2016 6

- Beleid ICT opstellen

- Defusie van Amarantis ICT

- Email voor studenten

- Invoering Office 365

- Een account voor alle diensten

- Follow me printing

- Digitale aansturing kluisjes

- Narrowcasting

- Management rapportage

- Quarantaine net

- Onderwijs Online

- Een punt waarvandaan we werken

- Eduroam

Wat / Wie is MBO Utrecht?

Projecten

10-3-2016 7

• Ziekmeldlijnen doen het niet

separate omgeving op eigen locatie

• Verassend rustig aan de telefoon

Hoofdnummer niet bereikbaar

Telefooncentrale defect, geen ondersteuning

Nieuwe lijn aangelegd

• Willekeur aan telefoonlijnen (PSTN / ISDN)

• Willekeur aan telefoonnummers (7 gebouwen)

Storingen telefonie

MBO Utrecht

Project

10-3-2016 8

• Inventarisatie wensen / eisen

– Rondje stakeholders

– Klankbordgroep

– Bijeenkomst met alle afdelingen

– Product demo’s

– Wat hebben we nu

• Keuze voor product

• Project uitvoeren

Project

Project

10-3-2016 9

– Bellen

– Chat

– Video bellen

– Contactgegevens opvragen

– Gegevens delen

– Aanwezigheid opvragen

– Vermindering van het

aantal vaste toestellen

Wensen

Project

10-3-2016 10

• Motivatie om te kiezen voor SfB

– past in huidige omgeving (O365)

– Saas dienst

– Kosten reductie

– Innovatief

– Flexibel inzetbaar

– Combinatie met vaste telefonie

– Vaste prijs / user

Motivatie

Project

10-3-2016 11

Verloop• Gestart voor de zomervakantie 2015

• Inventariseren lijnen

• Inventariseren wensen afdelingen– Groepsnummer

– Openingstijden

– Wie in de groep

– Wat als er niet wordt opgenomen

• Wensen MBO Utrecht– Structuur in telefoonnummers

– Flexibel en bereikbaar

– In eerste instantie alleen telefonie

Project

10-3-2016 12

Verloop • Opstellen document Functionele eisen– Welke nummerreeks ga je gebruiken

– Met welk nummer bel je naar buiten

– Hoe vaak laat je de telefoon over gaan

– Terugval naar centrale

– Groepsnummer (Wie / aanmelden / voicemailbox / boodschap

verdeling telefoontjes)

– Reserveer een nummer voor telefonisch vergaderen

Tip #2 Leg functionele eisen vast

Tip #3 Leidinggevenden hebben een ander beeld van de werkvloer

Project

10-3-2016 13

Verloop• Functionele eisen centraal nummer

– Openingstijden

– Wachtrij?

– Welke teksten voor de wachtrij?

– Hoe verdeling inkomende gesprekken

– Overloop

– Ziekmeldlijnen

Tip #4 Vergeet niet : Liften, pin automaten, frankeermachines

Tip #5 Faxen werken standaard niet met VOIP

Tip #6 Alarmlijnen

10-3-2016 14

Techniek

Afspraken Overleg met een IT architect

• Doorspreken van het project

• Welke stappen wanneer

Plan een datum livegang met een ruime marge

• Plan niet voordat het technisch werkt

Tip #7 leg afspraken met leveranciers vast (heel erg)

10-3-2016 15

Techniek

KeuzesWaar installeer je de server omgeving?

– On premise omgeving

– Hosted omgeving

– Sip trunc plaatsen

Ontsluiten VOIP naar je cliënts

- Vaste PC

- Laptop via wifi

- Thuis werkplek

- Smartphone

- Office 365 omgeving

Tip #8 Ontsluiting naar je cliënts redundant uitvoeren

10-3-2016 16

Techniek

Keuzes • Is mijn netwerk VOIP ready

• Hoe software op je cliënts – package ?

• Past het in je huidige omgeving?

• Heb je voldoende rechten binnen Outlook?

• Distributie telefoonnummers

Tip #9 Citrix omgeving > plugin

10-3-2016 17

Techniek

KeuzesWat ga je gebruiken om mee te bellen?

Headsets (persoonlijk)

Vaste telefoons (beperkt)

Vergaderruimte

Aandachtspunten voor een vaste werkplek:

Lync kijkt naar de status van de gebruiker

Outlook agenda

Gebruik van je PC

Screensaver = niet aanwezig

Tip #10 Neem een skype certified headset

Tip #11 Neem één soort vast toestel

10-3-2016 18

User adoptie

GebruikersInformeer gebruikers

– Intranet

– Leidinggevenden

– Narrowcasting

– Email

Wat gaat er voor jou veranderen?

Tip #12 Begin zo vroeg mogelijk en herhaal iedere week

Tip #13 Onderwijs is een groot gebruiker van telefonie. Niet vergeten

10-3-2016 19

User adoptie

Gebruikers Organiseer trainingen

– Via de leidinggevende (verplicht)

– Geef een ‘cadeautje’

• Headset

• Instructiekaart

10-3-2016 20

User adoptie

Gebruikers

10-3-2016 21

Live gang

SpannendAndere telecom provider?

Porteren van nummers

Binnen de SFB omgeving oude nummers laten doorschakelen

Plan een geschikt moment

– ‘s middags ?

Huur gymschoenen in voor ondersteuning

Extra ondersteuning voor de receptie medewerkers

Tip #14 Porteer alleen je eigen telefoon nummer ;-)

Tip #15 Porteer alle nummers uit de volledige reeks

10-3-2016 22

- Gebruikers verder trainen

Video bellen

Vergaderen

Bureaublad delen

Thuis werken

Hoe verder?

10-3-2016 23

VRAGEN ?

10-3-2016 24

10-3-2016 25

EINDE

Tip #1 Leg geen verantwoordelijkheid bij 2 afdelingen tegelijk

Tip #2 Leg functionele eisen vast

Tip #3 Leidinggevenden hebben een ander beeld van de werkvloer

Tip #4 Vergeet niet : Liften, pin automaten, frankeermachines

Tip #5 Faxen werken standaard niet met VOIP

Tip #6 Alarmlijnen

Tip #7 Ontsluiting naar je cliënts redundant uitvoeren

Tip #8 Citrix omgeving > plugin

Tip #9 leg afspraken met leveranciers vast (heel erg)

Tip #10 Neem een skype certified headset

Tip #11 Neem één soort vast toestel

Tip #12 Begin zo vroeg mogelijk en herhaal iedere week

Tip #13 Onderwijs is een groot gebruiker van telefonie. Niet vergeten

Tip #14 Porteer alleen je eigen telefoon nummer ;-)

Tip #15 Porteer alle nummers uit de volledige reeks