Overzicht presentatie PRESTA-COACH

•1.Prestatie-management

•2.PRESTA systeem

•3.Methodiek PRESTA-COACH

•4.Case HURA

•5.SCAN en SCAN instrument

•6.Systeem SCANA

•7.Bepalen van KSF en PI’s

•8.Instrument KRISPI

•9.Systeem PRESTA

•10.Meten van PI’s en rapport BSC

•11.Coaching van de onderneming

Opzet

•Bedrijven helpen te sturen op factoren die bepalend zijn voor hun toekomstig succes

•Doelgroep: KMO en middengrote bedrijven

•Project van het LUC in samenwerking met Limburgse bedrijfsadviseurs

•Opstart deels gesubsidieerd (EFRO)

Prestatiemanagement

•Prestatiemanagement of resultaatgericht ondernemen of performance management

•Niet enkel analyse van cijfers van verleden (balansen en resultaten, ratio’s)

•Zoeken naar succesbepalende factoren van de onderneming en die aansturen

•Sturen via een Visuele Rapporteringstool

PRESTA systeem

•Kritische succesfactoren voor de toekomst

•Gekoppeld aan strategie van de onderneming

•Maandelijkse rapportering over de KSF en PI’s

•Business balanced scorecard (BSC)

•Meetpunten om bedrijf beter te sturen

•Begeleiding door een team van adviseurs

Methodiek van PRESTA-COACH

1. Het intake gesprek

2. Het scannen van de bedrijfsprocessen

3. Het bepalen van de kritische succesfactoren (KSF) en prestatie indicatoren (PI)

4. Het meten van de PI en het rapporteren via de Balance scorecard (BSC)

5. Het coachen van de onderneming

Case HURA

•Verhuurbedrijf van infrastructuur componenten

•4 vestigingen

•4 000 verschillende types machines, totaal 25 000 machines beschikbaar

•15 000 klanten

•Klanten huren gemiddeld 2 keer/jaar

•50 personeelsleden

Intake gesprek

•De onderneming heeft interesse voor prestatiemanagement

•De consultant informeert de bedrijfsleiding over de aanpak van PRESTA-COACH

SCAN van diverse aspecten van bedrijfsvoering

•Initiële analyse die resulteert in evaluatie rapport over:

•Het ondernemingsaanbod

•De juiste vertaling van beleid in de organisatie en in het productie/service proces

•De sterkten en zwakten, risico’s en opportuniteiten van de onderneming

SCAN van diverse aspecten van bedrijfsvoering

•SCAN bestaat uit 2 luiken:

•SCAN deel 1: de corporate management aspecten

•SCAN deel 2: de operationele aspecten

•Evaluatie is 2-voudig:

•Een waarde van A tot E over de relevantie of het belang van het aspect in functie van het resultaat van de onderneming

•Waardeoordeel van fase 1 tot 4 over de kwaliteit van het aspect

Het SCAN instrument

Het SCAN instrument

Invoer via SCANA

Fase per aspect

Gemiddelde fase per groep van aspecten

Fase per aspect

Aspecten corporate management:

Methodiek van PRESTA-COACH

•Het intake gesprek

•Het scannen

•Het bepalen van de kritische succesfactoren (KSF) en prestatie indicatoren (PI)

•Het meten van de PI en het rapporteren via de Balance scorecard (BSC)

•Het coachen van de onderneming

Bepalen van KSF en van PI

•Steunend op de resultaten van de SCAN en gebruik makend van het instrument KRISPI (een generiek lijst van KSF en PI’s) wordt een specifieke lijst van KSF en PI bepaald

•Er wordt een relatie gelegd tussen KSF/PI en de bedrijfsfuncties. Daartoe wordt een meetmodel (PI-meting) bepaald dat de PI-meting variabelen bevat

KRISPI:Generieke lijst KSF en PI’s

Specifieke lijst KSF en PI’s van HURA

Onderne-mingsgebied

KSF PI PI-meting PI-meting variabelen

Personeel 1.Opgeleid personeel Opgeleid personeel Gemiddeld aantal opleidingsdagen per personeelslid

1. Totaal aantal opleidingsdagen 2. Aantal personeelsleden

Procentueel aantal personeelsleden die opleiding hebben gevolgd

1. Aantal personeels-leden die opleiding volgden2.Aantal personeelsleden

2. Arbeidsklimaat Absenteïsme wegens ziekte

Procentueel aantal personeelsleden met ziekteverlet

1. Aantal personeels-leden met ziekteverlet2.aantal personeelsleden

Procurement en leverancier

3. Een beleid voor de aankoopfunctie

Beschikken over actuele prijzen van producten die regelmatig worden aangekocht

% artikelen waarvoor actuele prijzen beschikbaar zijn

1. Aantal artikelen waarvoor actuele prijzen beschikbaar zijn2. Totaal aantal artikelen die aangekocht worden

Klant en markt 4. Klantenrelatie gericht op klantenbehoud

Herhaalaankopen Gemiddeld aantal verkoopstransacties of aankopen per actieve klant

1. Aantal verkoopstransacties 2. Aantal klanten

Verloren klanten Ratio niet-actieve klanten tov het aantal klanten

1. Aantal niet actieve klanten 2. Het aantal klanten

5. Klantenwerving Nieuwe klanten Procentueel aantal nieuwe klanten

1. Aantal nieuwe klanten2. Aantal klanten

Ratio omzet nieuwe klanten tov totale omzet

1. Omzet nieuwe klanten2. Totale omzet

Specifieke lijst KSF en PI’s van HURA

Financiën 6. Rentabiliteit Relatie uitgaven onderhoud met omzet

Ratio onderhoudskost infrastructuur-componenten tov totale omzet

1. Onderhoudskost te verhuren infrastructuur-componenten2. Totale omzet

Ratio uitgaven voor vervanging onderdelen voor infrastructuur-componenten tov omzet gerealiseerd

1. Uitgaven vervangonderdelen2. Totale omzet

Relatie investeringen en omzet

Ratio afschrijvingen investeringen tov omzet

1. Afshrijvingen investeringen 2. Totale omzet

Proces en product

7. Procesuitvoe-ring en controle

Efficiency van het salesproces

Gemiddelde tijd salesactiviteit per klanttransactie

1. Aantal uren sales-activiteit2. Aantal klantentransacties

Aandeel interne transporttijd

Ratio interne transporttijd tov sales transactie tijd

Ratio interne transporttijd tov sales transactie tijd

8. Procesinnovatie Cyclustijd van salestransactie

Gemiddelde % cyclustijd per sales transactie

Gemiddelde % cyclustijd per sales transactie

Bepalen van KSF en PI:m.b.v. systeem PRESTA

•Het PRESTA systeem biedt de functies:

•De selectie van KSF/PI uit KRISPI

•Creatie van bijkomende eigen KSF/PI

•Automatisch genereren van specifieke data warehouse voor opslag gegevens over PI-meting variabelen

Systeem PRESTA, kiezen voor HURA

Selectie van KSF en PI’s uit generieke lijst KRISPI

Creatie van specifieke KSF en PI’s

Methodiek van PRESTA-COACH

•Het intake gesprek

•Het scannen

•Het bepalen van de kritische succesfactoren (KSF) en prestatie indicatoren (PI)

•Het meten van de PI en het rapporteren via de Balance scorecard (BSC)

•Het coachen van de onderneming

Het meten van de PI’s en het rapporteren via de BSC

•In het prestatiemanagement komt de nadruk te liggen op de maandelijkse opvolging van een set van PI’s, belangrijke business drivers in de BSC

•Meetwaarden voor de PI-meting-variabelen moeten maandelijks beschikbaar zijn.

•Aan de hand van historische cijfers en/of redelijke inschattingen zullen de normwaarden voor de PI-meting worden bepaald

Normwaarden en meetwaarden voor de PI’s

KSF PI PI-meting NORM-WAARDEmaand

PI-meting variabelen

METINGENhuidigemaand

1. Opgeleid personeel

Opgeleid personeel

Gemiddeld aantal opleidingsdagen per personeelslid

1 1. Totaal aantal opleidingsdagen2. Aantal personeelsleden

4050

Procentueel aantal personeelsleden die opleiding hebben gevolgd

20 % 1. Aantal personeelsleden met opleiding 2. Aantal personeelsleden

750

2. Arbeidsklimaat

Absenteïsme wegens ziekte

Procentueel aantal personeelsleden met ziekteverlet

5% 1. Aantal personeelsleden met ziekteverlet 2. Aantal personeelsleden

450

3. Een beleid voor de aan-koopfunctie

Beschikken over actuele prijzen van producten die regelmatig worden aangekocht

% artikelen waarvoor actuele prijzen beschikbaar zijn

70% 1. Aantal artikelen waarvoor actuele prijzen beschikbaar zijn2. Totaal aantal artikelen die aangkocht worden

4001000

4. Klantenrelatie gericht op klantenbehoud

Herhaalaan-kopen

Gemiddeld aantal verkoopstransacties of aankopen per klant

3 1.Aantal verkoopstransacties 2. Aantal klanten

3000015000

Verloren klanten

Ratio niet actieve klanten tov het aantal klanten

30% 1. Aantal niet actieve klanten 2. Het aantal klanten

750015000

Normwaarden en meetwaarden voor de PI’s

5. Klantenwerving Nieuwe klanten Procentueel aantaal nieuwe klanten

0.8 % 1. Aantal nieuwe klanten2. Aantal klanten

10015000

Ratio omzet nieuwe klanten tov totale omzet

2% 1. Omzet nieuwe klanten 2. Totale omzet

250065000

6. Rentabiliteit Relatie uitgaven onderhoud met omzet

Ratio onderhoudskost infrastructuur-componenten tov omzet gerealiseerd

28% 1. Onderhoudskost te verhuren infrastructuur-componenten2 Totale omzet

2100065000

Ratio uitgaven voor vervanging onderdelen voor infrastructuur-componenten tov totale omzet

15% 1. Uitgaven vervangonderdelen2. Totale omzet

1500065000

Relatie investeringen en omzet

Ratio afschrijvingen investeringen tov totale omzet

25% 1. Afshrijvingen investeringen 2. Totale omzet

2000065000

7. Procesuitvoe-ring en controle

Efficiency van het salesproces

Gemiddelde tijd salesactiviteit per klantentransactie

1.5 uur 1. Aantal uren salesactiviteit2. Aantal klantentrans-acties

60002500

Interne transporttijd

Ratio interne transporttijd tov sales transactie tijd

50 % Ratio interne transporttijd tov sales transactie tijd

75%

8.procesinno-vatie Verkorting cyclustijd van sales transactie

Gemiddelde % cyclustijd per sales transactie

70% Gemiddelde % cyclustijd per sales transactie

60%

Het meten van de PI’s: Gebruik van PRESTA

Invullen normwaarden in PRESTA

Het meten van de PI’s: de BSC

•De metingen worden gepresenteerd via een grafische rapportering en geëvalueerd ten opzichte van de vooropgestelde normen

•Alle details zijn per maand zichtbaar met een trendrapport over de afgelopen maanden

Het meten van de PI’s: BSC in het PRESTA systeem

Balanced score card: detail

De BSC: evolutie over de tijd

Methodiek van PRESTA-COACH

•Het intake gesprek

•Het scannen

•Het bepalen van de kritische succesfactoren (KSF) en prestatie indicatoren (PI)

•Het meten van de PI en het rapporteren via de Balance scorecard (BSC)

•Het coachen van de onderneming

Coaching van de onderneming

De consultant zal samen met een expertenteam van het LUC conclusies trekken uit de resultaten en formuleert een advies over hoe het bedrijf kan bijsturen en hoe verdere coaching (evt buiten project) kan gebeuren

Conclusie

Het belangrijkste resultaat van de PRESTA-COACH benadering is het opzetten van een meetsysteem om prestaties te kunnen meten en te vergelijken met de strategische doelstellingen van de onderneming, het creëren van een focus op het behalen van lange termijn-doelstellingen, het creëren van een intern communicatiemiddel en het beter kunnen beheersen van cruciale bedrijfsprocessen.

Meer informatie

•Limburgs Universitair Centrum

•http://presta.luc.ac.be/presta

•presta@luc.ac.be

•Jeanne Schreurs: 0475/497099

Marc Voets: 0495/514770