i-scan+i-s

can

+

→ Ondersteuning van

lokale besturen bij

samenwerking op het

vlak van e-government

Waarom i-scan+ ?

Meer dan 2 op 3 gemeenten en OCMW's werken samen rond ICT of hebben plannen om dit te doen.ICT-samenwerking is dus populair, maar neemt uiteenlopende vormen aan en heeft verschillende onderwerpen. In de ene gemeente beperkt de samenwerking zich tot een gedeelde netwerkverbinding, in de andere is er een informele afspraak tussen ICT-diensten om elkaar te ondersteunen als helpdesk, in nog een andere gemeente is er een formeel eengemaakte ICT-dienst met een eigen aankoopdienst.

Ook de manier waarop de samenwerking tot stand komt, kan sterk verschillen. Sommige besturen kiezen voor een sprong vooruit en werken een omvattend plan uit. Maar in de meeste gevallen verloopt het proces via kleine opeenvolgende stappen. Bovendien vraagt een succesvolle samenwerking ook een breed draagvlak, en dus veel aandacht voor de verandering die ze teweeg brengt in de beide besturen, zowel politiek als ambtelijk.

lokale besturen werken vooral samen rond iCt-infrastruCtuur en ondersteuning

infrastructuur

nee

nee

nee

ja

ja

ja

OndersteuningtOepassingen

160

110

10

60

38

132

i-sca

n+

OP

MA

AT V

OO

R U

aanBOd

inTEracTiEVE LEZinG

Wij zijn op zoek naar informatie over mogelijkheden van ICT-samenwerking en willen ons engageren om een eerste verkennend gesprek aan te gaan tussen beide besturen, zonder ons daarmee noodzakelijkerwijze verder te engageren in een mogelijke samenwerking.

Herkent u zich hierin? Dan is onze interactieve lezing geschikt voor u. We leggen de (verschillende) houdingen en visies over samenwerking in uw organisaties bloot en geven u inzicht in de mogelijkheden (en beperkingen) van samenwerking op het vlak van ICT.

onZE WErkWijZE

We gebruiken een aantal stellingen en checklists om een open dialoog over ICT-samenwerking te stimuleren. We brengen hierin de verschillende aspecten van de samenwerking aan bod: aanleiding voor en doel van de samenwerking, onderwerp van de samenwerking (ICT-infrastructuur, toepassingen, ondersteuning), formele omkadering, veranderingstraject,...

Voor WiE?

Een breed samengestelde groep van politiek en ambtelijk verantwoordelijken uit beide organisaties die betrokken zijn bij of geïnteresseerd zijn in het onderwerp (bv. leden van CBS en vast bureau, leden van het MAT, ICT-medewerkers,…). Max. 20 deelnemers.

DUUr

Ongeveer 3 uur.

kosTPrijs

750 euro excl. 21 % btw.

WaT VErWacHTEn WE

PrakTiscH Van U?

Gemeentebestuur en OCMW willen open en kritisch nadenken over de voor- en nadelen van een mogelijke samenwerking.

U zorgt voor een geschikt lokaal en een projector.

[ 1 ]

aanBOd

onDErsTEUninGsTrajEcT

Wij willen de ICT-samenwerking tussen onze besturen (verder) uitbouwen en engageren ons om mee te denken over de invulling van concrete samenwerking in onze gemeente/stad. We zoeken hierbij naar een goed actieplan op maat.

Herkent u zich hierin? Dan bieden wij u een ondersteuningstraject op maat van uw ambities en mogelijkheden om de samenwerking doelgericht (verder) uit te bouwen.

onZE WErkWijZE

Vertrekkend van de (gemeenschappelijke) ambities en vragen van beide organisaties tekenen we een aangepast ondersteuningstraject uit. Na een eerste verkenningsfase werken we een aangepaste workshop uit voor uw lokaal bestuur. Daarbij kunnen we bijvoorbeeld focussen op de ontwikkeling van een draagvlak voor eventuele samenwerking; werken aan een concreet stappenplan; of de bestaande samenwerking kritisch evalueren.

[ fase 1 ]analyse situatie ‘as is’ en intakegesprek

We brengen het ICT-beleid van beide organisaties in kaart door analyse van de relevante beleidsdocumenten om de startsituatie te bepalen. Daarnaast evalueren we kort de eventueel bestaande samenwerking. Het intakegesprek verduidelijkt de stand van zaken op het vlak van ICT-ontwikkeling en polst naar de algemene houding tegenover samenwerking.

[ fase 2 ]wOrkshOp

De workshop werken we uit op maat van uw bestuur. We bouwen voort op de lokale situatie en ambities, die we in de eerste fase in kaart brachten. Dit laat toe om in samenspraak met u de einddoelen aan te passen. Is de samenwerking nog vrij nieuw, dan kan de nadruk liggen op het zoeken naar een gedeelde visie en doelstellingen. In een andere gemeente zoeken we misschien naar een geschikte vorm van de samenwerking en de financiële afspraken.De focus in de workshopmodules kan dus verschillen: analyse van draagvlak, visieontwikkeling, gemeenschappelijke doelstellingen, analyse van en prioriteiten stellen over object(en) van de samenwerking, vorm van de samenwerking, afweging van optimale schaal,…

HET TrajEcT bEsTaaT UiT 3 fases.

[ 2 ]

[ fase 3 ]rappOrtage

Op basis van de voorgaande fases formuleren we conclusies en aanbevelingen op maat. Afhankelijk van de startsituatie kunnen die een concreet stappenplan bevatten. Bij de presentatie van de conclusies en aanbevelingen verwijzen we naar een aantal handige documenten en tools op vlak van juridische omkadering, informatieveiligheid enz.

Voor WiE?

Bij fase 1: ICT-medewerkers, betrokken diensthoofden, beide secretarissen en de projectverantwoordelijke(n). Indien gewenst kunnen hier ook bestuursleden aanwezig zijn. Max. 8 personen.Bij fase 2 en 3 is de groep breder samengesteld met bestuursleden, MAT, diensthoofden en eventueel betrokken medewerkers, allen zowel uit OCMW als gemeentebestuur.

DUUr

Intakegesprek -> 1.30 uur.Workshop -> 3 à 4 uur.Presentatie aanbevelingen -> 1 uur.

kosTPrijs

Vanaf 4.500 euro excl. 21 % btw. voor het basistraject.

WaT VErWacHTEn WE

PrakTiscH Van U?

Gemeentebestuur en OCMW willen open en kritisch nadenken over de voor- en nadelen van een mogelijke samenwerking.U zorgt voor een geschikt lokaal met projector op alle afgesproken data. U stelt een contactpersoon aan voor de planning van het traject (in samenspraak met het I-scanteam), de interne communicatie (in beide besturen) en het uitnodigen van de deelnemers.

WiE Zijn Wij?

In 2007 werd het I-scanproject gelanceerd. De i-scan bracht de ontwikkeling van e-government in lokale besturen in kaart en medewerkers van Hogeschool Gent (departement Handelswetenschappen en bestuurskunde) voerden de I-scan uit in 46 gemeenten en OCMW’s. Sinds 2013 ondersteunen we lokale besturen verder met de i-scan 2.0, die focust op informatiebeheer. In 2012 voerde Hogeschool Gent daarnaast een onderzoek uit naar de samenwerking tussen gemeentebesturen en OCMW’s op het vlak van ICT.

i-scan+ combineert deze rijke onderzoekservaring en een sterke verankering in bestuurskunde met onderzoekers die ruime ervaring hebben als gemeentelijk ambtenaar.

i-scan+ kadert in het I-scanproject dat gedragen is door een samenwerkingsverband tussen de Coördinatiecel Vlaams e-government (CORVE), VVSG, V-ICT-OR en UGent met de steun van de Vlaamse overheid (kabinet Bourgeois).

Medewerkers van de Universiteit Gent staan in voor de uitvoeringen en maken deel uit van de vakgroep Politieke Wetenschappen.

i-sca

n+

conTacT

Universiteit GentFaculteit Politieke en Sociale WetenschappenVakgroep Politieke Wetenschappen

i-scan teamCampus Mercator, Gebouw GHenleykaai 849000 Gent09 243 29 67iscan@ugent.bewww.iscan.be

on

tw

erp

©2

01

4 →

ww

w.c

lus

te

r-g

rap

hic

s.b

e