Post on 13-Oct-2020
Katja Wouters
OPLEIDING
VITALITY MANAGER
Programma Manager Duurzame Inzetbaarheid
DAF Trucks NV
AGENDA
1. Kennismaking
2. Beleid opstellen
3. Implementatie
4. Afsluiting
Programma management
Definiëren
Structuur
SWOT analyse
Ambitie bepalen
Plan van aanpak
Stakeholder management
PR en communicatie
2. Beleid opstellen
DEEL 1
KENNISMAKING
KENNISMAKING – WIE BEN IK
4
1979
1997
2007
2009
2010
2013
PACCAR Parts
Distribution Center
Engine Test Center
Product Development
Eindhoven
Truck Assembly
Sheet Metal Factory
Engine Factory
6,820 Employees 260.000 m2
of Facilities 254 CF/XF Trucks - 280 Engines / Day
950,000 m2
KENNISMAKING - WAT WIL JE WETEN?
DEEL 2:
BELEID OPSTELLEN
BELEID OPSTELLEN
DEEL 2:
BELEID OPSTELLEN
Programma management
PROGRAMMA MANAGEMENT
Opstellen
beleid
Implemen-
tatie
• Definiëren
• Programma
structuur
• Stakeholder
management
• SWOT analyse
• Ambities bepalen
• Plan van aanpak
• PR campagne
• Initiatieven en
faciliteiten door
DAF om
medewerkers te
ondersteunen
• Initiatieven gericht
op ‘eigen regie’
Evalueren
& borgen
• Doe ik de goede
dingen?
• Gaat het volgens
plan?
Programma management
Project
management
Voor
bereiden
• Oriëntatie /
verkenning: wat is
het
• Waarom willen we
eraan werken
• In kaart brengen
huidige situatie
• Analyse
• Creëren
commitment
• Directie go
• Budget
PROGRAMMA MANAGEMENT
Project management
Leidinggeven aan een project
Gericht op behalen duidelijke doelen
Smalle scope, 1 project
Overzichtelijk traject, short-term
Beperkt aantal stakeholders
Tijdelijk. Een vaste start en einde
Benodigd: projectleider vaardigheden
(plannen, resultaatgericht, voortgang
bewaken)
Programma management
Leidinggeven aan een programma
Gericht op een vernieuwing of verandering
Bedrijfsstrategie, meerdere projecten
Complexe reis, long-term
Veel verschillende stakeholders
Langer tijdbestek
Benodigd: leiderschapsvaardigheden
(visie en beleid, organisatie in beweging
brengen, communiceren, stakeholders
managen, enthousiasmeren)
DEEL 2:
BELEID OPSTELLEN
Definiëren
DEFINIEREN – EIGEN DEFINITIE
Wat willen wij verstaan onder Vitaliteit / Duurzame Inzetbaarheid?
DEFINIEREN - PROGRAMMA NAAM
DEFINIEREN - BEELDMERK
DEEL 2:
BELEID OPSTELLEN
Structuur
PROGRAMMA STRUCTUUR
STRUCTUUR
In andere duo’s (10 min)
Brainstorm over de samenstelling en de rol van
één van volgende rollen:
Zijde a) de stuurgroep
Zijde b) de klankbordgroep
Zijde c) de projectteams
Presenter
zijde b
zijd
e c
zijd
e a
STRUCTUUR - STUURGROEP
ROL
• Opdrachtgever / champion
− Programma voortgang reviewen
− Impact beoordelen van voorgestelde initiatieven
− Besluiten nemen indien nodig of via board
− Veilig stellen benodigd budget
− Richting geven aan het programma: Veilig stellen dat het in lijn is met de strategische doelen
• Voortrekkersrol / ambassadeur
− Het programma ondersteunen door te acteren als een promoter en inspirator in het hele bedrijf.
Het creëren van ‘Sense of urgency’, ‘believers’ en beweging in het bedrijf.
• Thema regelmatig op de agenda zetten in eigen MT’s, board en in MT’s andere boardleden
• Introduceren initiatieven en aanzetten tot deelname initiatieven
• Deelnemen aan PR initiatieven zoals in artikelen, communicatie filmpjes, etc.
− Voorbeeldrol
STRUCTUUR – KLANKBORD GROEP
SAMENSTELLING
STRUCTUUR – KLANKBORD GROEP
ROL
Als lid van de klankbordgroep Duurzame Inzetbaarheid (DI)
ondersteun je het programma en programma voortgang door:
• Ambassadeur te zijn in je eigen divisie
− bijv. het onderwerp op de agenda van het MT te zetten
• Je aanwezigheid tijdens DI team overleggen (1x per 2 maanden)
− Advies en mening
− Sparring partner
− Keuze vervolg projecten
STRUCTUUR – KLANKBORD GROEP
INVULLING OVERLEGGEN
• Brainstorm ideeën hoe we DI Ludiek op de kaart gaan
zetten (met ananas als prijs voor meeste ideeën)
• Brainstorm rol van het DI team
• Brainstorm initiatieven
• Hoe kunnen we de communicatie rondom DI vergroten
• SWOT analyse
• Keuze vervolgprojecten
• Brainstorm SWOT van nieuw initiatief
• Meedenken invulling nieuw initiatief
STRUCTUUR – PROJECT TEAMS
ROL
• Realisatie van een projectresultaat
• Creëren van draagvlak voor het project
SAMENSTELLING
• Projectteamleden
− Bij elk initiatief/project de benodigde deskundigen met expertise
− Steeds andere medewerkers - olievlekwerking
− Enthousiaste energieke collega’s. Met wie wil je graag samenwerken.
• Projectleider
− Ben je dat zelf of iemand anders?
DEEL 2:
PROGRAMMA
MANAGEMENT
SWOT analyse
SWOT ANALYSE
Een hulpmiddel waarbij je sterkten, zwakten, kansen
en bedreigingen in kaart brengt
Doel:
• Wat is er al, wat gaat goed
• Wat werkt wel en niet in jouw organisatie
• Genereren voor ideeën voor verbetering
SWOT ANALYSE
Gekozen aanpak bij DAF
• Met klankbordgroep ‘DAF DI team’
• In 1 uur energieke sessie
• Resultaat: per peiler een SWOT
DAF Voorbeeld van de SWOT ‘werk’
DEEL 2:
PROGRAMMA
MANAGEMENT
Ambities bepalen
Missie Waarom bestaan we?
Visie Wat willen we? Wat zijn onze ambities?
If you don’t know where you are going, any road will lead you nowhere”
Henry Kissinger
AMBITIES BEPALEN
DEEL 2:
PROGRAMMA
MANAGEMENT
Plan van aanpak
PLAN VAN AANPAK
Bronnen van een lange initiatievenlijst:
• Brainstorm (wedstrijd meeste ideeën met DI team)
• SWOT analyse
PLAN VAN AANPAK
Eerst veel ideeën brainstormen, breng dan focus aan om concrete resultaten te realiseren
Creativiteit Focus
PLAN VAN AANPAK
Prioriteren van initiatieven: Alle ideeën zijn beoordeeld op belangrijkheid en haalbaarheid
via de Impact-Ease matrix
PLAN VAN AANPAK
Als voorbeeld, de DAF initiatievenlijst
PLAN VAN AANPAK
Dialoog
Restaurant Deeltijdpensioen
Health check
Ploegen
Ergonomie
De eerste 8 initiatieven in het DAF FIT FOR THE FUTURE programma
Fietsen
DSU
PLAN VAN AANPAK
A3 programma beschrijving
DEEL 2:
PROGRAMMA
MANAGEMENT
Stakeholder management
STAKEHOLDER MANAGEMENT
HOE KRIJG JE IEDEREEN MEE?
STAKEHOLDER MANAGEMENT
WAT IS EEN STAKEHOLDER
Een belanghebbende of betrokkenen van het programma.
Voor wie is het interessant, wie heeft er baat bij, wie heeft er
nadelen van, wie heeft de touwtjes in handen, wie heeft de
kennis, wie heeft de macht zaken te veranderen.
STAKEHOLDER MANAGEMENT
ONDERDELEN VAN STAKEHOLDER MANAGEMENT
1. Weet wie er invloed hebben op je initiatief/programma.
In kaart brengen van de verschillende stakeholders.
2. Weet ieders wensen en belangen
3. Weet hoe je met ieders belangen kunt of moet omgaan.
4. Houd de aandacht vast
Welke middelen zijn het beste om verwachtingen en
belangen in goede banen te leiden.
STAKEHOLDER MANAGEMENT
Brainstorm in andere duo’s (10 min)
Wie zijn jouw stakeholders
in jouw vitaliteit of duurzame inzetbaarheid programma
Stakeholder
identification
STAKEHOLDER MANAGEMENT
Stakeholder
identification
Sta
ke
ho
lder m
atrix
invlo
ed
/be
lan
g v
an
Me
nd
elo
w(1
99
1).
STAKEHOLDER MANAGEMENT
Stakeholder Gewenste inbreng Stakeholder verwachtingen
niveau's commitment
Medewerkers O x x ?
H&S medewerkers x O x x + -- Onbemind
HR lijn O O x x x + - Onbekend
MT's, lijn mgt O O x x + ? Deels onbekend/bekend/begrip
Vakbonden x x ± ± Bekend (awareness)
HR LT x O x x x x x x ++ + Begrip (understanding)
Program manager x x x x x x x x x x ++ ++ Voorstander (cooperation,engaged)
DI teamleden x x x x x x x x x ++ +++ Rolmodel , ini tiatiefnemer
HR directeur x x x x x x x x x ++ (commitment, compel led)
Sponsor x x x x x x x x x ++
H&S manager x x x x x x x x x x x ++
OR x x x x x x x x ++
Board x x x x x x ±
HR development x x x ±
Projectteam leden x x x x x x ++
INBRENG EN BELANGEN
mee
wet
en (
exp
erti
se)
mee
den
ken
mee
wer
ken
mee
bep
alen
amb
assa
deu
rsch
ap
bes
lisse
n
bei
nvl
oed
en
Hu
idig
co
mm
itm
ent
leve
l
Stat
us
up
dat
es
Vo
ldo
end
e vo
ort
gan
g
Juis
te p
roje
ctke
uze
/
go
ede
init
atie
ven
Imp
act
op
pro
ble
mat
iek
Hu
lp
Stakeholder
analysis
STAKEHOLDER MANAGEMENT
Houd de aandacht vast
Engagement/communicatieplan per stakeholder
• Hoe zorg ik dat de communicatie zo effectief mogelijk is
• Frequentie/intensiteit (eenmalig, periodiek, op afspraak, bij
bepaalde resultaten)
• Vorm van communicatie (brainstorm, workshop, vergadering,
email, call, nieuwsbrief, bezoek, gesprek)
• Doel (informeren, meewerken, sturen, acceptatie, beslissen)
Stakeholder
communication
STAKEHOLDER MANAGEMENT
Wijze van communiceren en betrekkenStakeholder Methode Frequentie contact
Medewerkers 1x per 2 mnd
H&S medewerkers 1x per 2 mnd
HR lijn 2x per jaar
MT's Indien nodig
Vakbonden Indien nodig
HR LT Indien nodig
Program manager nvt
DI teamleden 1x per 6 wk
HR directeur Indien nodig
Sponsor Indien nodig
H&S manager 1x per 2 wk
OR 2x per jaar
Board Indien nodig
HR development Indien nodig
Projectteam leden Project meetings
Update presentatie + samenwerken in DI team
Board meeting update (indien nodig)
Indien nodig
Project team overleggen, emailupdates
Via projecten&communicatie(daftruckwerk, flyers, etc)
nvt
Email updates + 6wk meetings
Meeting 1op1
Meeting 1op1
2 wekelijks overleg
TBD, Via projectdeelname
HR info sessies, HR officer meeting
TBD
Indien nodig presentatie
Indien nodig presentatie
ENGAGEMENT METHODE
Stakeholder
engagement
De kracht van ambassadeurs
• Vraag om hulp
Creëer een gemeenschappelijk belang zodat je stakeholders je ambassadeurs worden
en actief helpen om je doel te bereiken.
• Creëer een olievlek werking
Door bij elk project andere projectteamleden te kiezen krijg je meer ambassadeurs die
helpen.
STAKEHOLDER MANAGEMENT
DEEL 2:
PROGRAMMA
MANAGEMENT
PR en communicatie
PR EN COMMUNICATIE
PR en communicatie zijn sleutelwoorden om het thema op de agenda te zetten en te
houden. Het zijn succesfactoren binnen een programma en project.
PR
TIPS
• Maak slim gebruik van de periode voor en tijdens de start: we zijn gestart, we vinden
het belangrijk, wat houdt het in. Zorg in het begin voor initiatieven die snel zichtbaar zijn
• Ga voor een eigen campagne met logo
• Laten continue zien wat je doet (en vier successen)
• Zet het steeds opnieuw op de agenda
• Stem af op de doelgroep
• Eenvoudig taalgebruik
• Zorg voor continue aanhoudende aansprekende communicatie. Zoveel mogelijk
visueel. Beeld = superlijm voor het geheugen
• Gebruik een mix van communicatiemiddelen
PR
MANIEREN VAN COMMUNICEREN
• Intranet
• Nieuwsbrieven
• Teamgesprekken, werkoverleg
• Bijeenkomsten
• Folders
• Blogs
• Mails
• Brieven
• Dialoog
• Beachflags / spandoek
• Personeelsblad
• Fruitschalen met herinneringsblaadjes
PR CAMPAGNE BIJ DAF
DEEL 3:
IMPLEMENTATIE
IMPLEMENTATIE
Aan de slag: start met een SWOT bij elk initiatief!
• Creëert gezamenlijk beeld van scope project met
projectteamleden
• Je bereidt je degelijk voor op mogelijke uitdagingen
en risico’s in het project. Hiermee bepaal je
benodigde acties om moeilijkheden te overkomen
• Draagt dus bij aan project succes!
SWOT - PSV+ leefstijl programma
IMPLEMENTATIE
Aan de slag: in pilots!
Op kleine schaal uitproberen, oefenen en leren om
• Inzicht te krijgen in werking en impact
• Haalbaarheid onderzoeken
• Draagvlak creëren
• Fouten uit proces of systeem te halen.
Eerst nog wat bijschaven en dan pas invoeren
IMPLEMENTATIE
Aan de slag: PDCA
1. Plannen, maak een plan van aanpak en projectteam
2. Doen, JUST DO IT: Uitvoering, realisatie, actie, beweging
3. Evalueren
4. Acteren Borging en follow up, bijstellen
IMPLEMENTATIE – FACILITEITEN
Aanbod hulp Restaurant DeeltijdpensioenHealth check
DAF Support
Unit
FIT in ploegen Project stressErgonomie
IMPLEMENTATIE – EIGEN REGIE
Praatkaart Sessies
medewerkers
Training
Leidinggevenden
AmbassadeursFunctionerings
gesprekformulier
DEEL 4:
AFSLUITING
AFSLUITING
Terugblik
Wat wilden jullie weten?
SAMENGEVAT
Maatwerk: eigen definitie, eigen beeldmerk, eigen slogan, initiatieven die passen bij
eigen cultuur
Niet te lang blijven hangen in beleid. Praktisch insteken. Gewoon beginnen. En
werken in pilots.
Investeren in communicatie en PR van het thema. Door direct snel zichtbare
initiatieven te implementeren en deze successen te promoten, gaat het thema sneller
leven
Verschillende medewerkers betrekken. Olievlekwerking. En doe aan stakeholder
management.
AFSLUITING
DE P’S VOOR SUCCES
• Patience
• Persistence / Perseverance
• Persuasiveness
• Pragmatism
• Passion