Katja Wouters

OPLEIDING

VITALITY MANAGER

Programma Manager Duurzame Inzetbaarheid

DAF Trucks NV

AGENDA

1. Kennismaking

2. Beleid opstellen

3. Implementatie

4. Afsluiting

Programma management

Definiëren

Structuur

SWOT analyse

Ambitie bepalen

Plan van aanpak

Stakeholder management

PR en communicatie

2. Beleid opstellen

DEEL 1

KENNISMAKING

KENNISMAKING – WIE BEN IK

4

1979

1997

2007

2009

2010

2013

KENNISMAKING – DAF TRUCKS NV

PACCAR Parts

Distribution Center

Engine Test Center

Product Development

Eindhoven

Truck Assembly

Sheet Metal Factory

Engine Factory

6,820 Employees 260.000 m2

of Facilities 254 CF/XF Trucks - 280 Engines / Day

950,000 m2

KENNISMAKING - WAT WIL JE WETEN?

DEEL 2:

BELEID OPSTELLEN

BELEID OPSTELLEN

DEEL 2:

BELEID OPSTELLEN

Programma management

PROGRAMMA MANAGEMENT

Opstellen

beleid

Implemen-

tatie

• Definiëren

• Programma

structuur

• Stakeholder

management

• SWOT analyse

• Ambities bepalen

• Plan van aanpak

• PR campagne

• Initiatieven en

faciliteiten door

DAF om

medewerkers te

ondersteunen

• Initiatieven gericht

op ‘eigen regie’

Evalueren

& borgen

• Doe ik de goede

dingen?

• Gaat het volgens

plan?

Programma management

Project

management

Voor

bereiden

• Oriëntatie /

verkenning: wat is

het

• Waarom willen we

eraan werken

• In kaart brengen

huidige situatie

• Analyse

• Creëren

commitment

• Directie go

• Budget

PROGRAMMA MANAGEMENT

Project management

Leidinggeven aan een project

Gericht op behalen duidelijke doelen

Smalle scope, 1 project

Overzichtelijk traject, short-term

Beperkt aantal stakeholders

Tijdelijk. Een vaste start en einde

Benodigd: projectleider vaardigheden

(plannen, resultaatgericht, voortgang

bewaken)

Programma management

Leidinggeven aan een programma

Gericht op een vernieuwing of verandering

Bedrijfsstrategie, meerdere projecten

Complexe reis, long-term

Veel verschillende stakeholders

Langer tijdbestek

Benodigd: leiderschapsvaardigheden

(visie en beleid, organisatie in beweging

brengen, communiceren, stakeholders

managen, enthousiasmeren)

DEEL 2:

BELEID OPSTELLEN

Definiëren

DEFINIEREN – EIGEN DEFINITIE

Wat willen wij verstaan onder Vitaliteit / Duurzame Inzetbaarheid?

DEFINIEREN - PROGRAMMA NAAM

DEFINIEREN - BEELDMERK

DEEL 2:

BELEID OPSTELLEN

Structuur

PROGRAMMA STRUCTUUR

STRUCTUUR

In andere duo’s (10 min)

Brainstorm over de samenstelling en de rol van

één van volgende rollen:

Zijde a) de stuurgroep

Zijde b) de klankbordgroep

Zijde c) de projectteams

Presenter

zijde b

zijd

e c

zijd

e a

STRUCTUUR - STUURGROEP

ROL

• Opdrachtgever / champion

− Programma voortgang reviewen

− Impact beoordelen van voorgestelde initiatieven

− Besluiten nemen indien nodig of via board

− Veilig stellen benodigd budget

− Richting geven aan het programma: Veilig stellen dat het in lijn is met de strategische doelen

• Voortrekkersrol / ambassadeur

− Het programma ondersteunen door te acteren als een promoter en inspirator in het hele bedrijf.

Het creëren van ‘Sense of urgency’, ‘believers’ en beweging in het bedrijf.

• Thema regelmatig op de agenda zetten in eigen MT’s, board en in MT’s andere boardleden

• Introduceren initiatieven en aanzetten tot deelname initiatieven

• Deelnemen aan PR initiatieven zoals in artikelen, communicatie filmpjes, etc.

− Voorbeeldrol

STRUCTUUR – KLANKBORD GROEP

SAMENSTELLING

STRUCTUUR – KLANKBORD GROEP

ROL

Als lid van de klankbordgroep Duurzame Inzetbaarheid (DI)

ondersteun je het programma en programma voortgang door:

• Ambassadeur te zijn in je eigen divisie

− bijv. het onderwerp op de agenda van het MT te zetten

• Je aanwezigheid tijdens DI team overleggen (1x per 2 maanden)

− Advies en mening

− Sparring partner

− Keuze vervolg projecten

STRUCTUUR – KLANKBORD GROEP

INVULLING OVERLEGGEN

• Brainstorm ideeën hoe we DI Ludiek op de kaart gaan

zetten (met ananas als prijs voor meeste ideeën)

• Brainstorm rol van het DI team

• Brainstorm initiatieven

• Hoe kunnen we de communicatie rondom DI vergroten

• SWOT analyse

• Keuze vervolgprojecten

• Brainstorm SWOT van nieuw initiatief

• Meedenken invulling nieuw initiatief

STRUCTUUR – PROJECT TEAMS

ROL

• Realisatie van een projectresultaat

• Creëren van draagvlak voor het project

SAMENSTELLING

• Projectteamleden

− Bij elk initiatief/project de benodigde deskundigen met expertise

− Steeds andere medewerkers - olievlekwerking

− Enthousiaste energieke collega’s. Met wie wil je graag samenwerken.

• Projectleider

− Ben je dat zelf of iemand anders?

DEEL 2:

PROGRAMMA

MANAGEMENT

SWOT analyse

SWOT ANALYSE

Een hulpmiddel waarbij je sterkten, zwakten, kansen

en bedreigingen in kaart brengt

Doel:

• Wat is er al, wat gaat goed

• Wat werkt wel en niet in jouw organisatie

• Genereren voor ideeën voor verbetering

SWOT ANALYSE

Gekozen aanpak bij DAF

• Met klankbordgroep ‘DAF DI team’

• In 1 uur energieke sessie

• Resultaat: per peiler een SWOT

DAF Voorbeeld van de SWOT ‘werk’

DEEL 2:

PROGRAMMA

MANAGEMENT

Ambities bepalen

Missie Waarom bestaan we?

Visie Wat willen we? Wat zijn onze ambities?

If you don’t know where you are going, any road will lead you nowhere”

Henry Kissinger

AMBITIES BEPALEN

DEEL 2:

PROGRAMMA

MANAGEMENT

Plan van aanpak

PLAN VAN AANPAK

Bronnen van een lange initiatievenlijst:

• Brainstorm (wedstrijd meeste ideeën met DI team)

• SWOT analyse

PLAN VAN AANPAK

Eerst veel ideeën brainstormen, breng dan focus aan om concrete resultaten te realiseren

Creativiteit Focus

PLAN VAN AANPAK

Prioriteren van initiatieven: Alle ideeën zijn beoordeeld op belangrijkheid en haalbaarheid

via de Impact-Ease matrix

PLAN VAN AANPAK

Als voorbeeld, de DAF initiatievenlijst

PLAN VAN AANPAK

Dialoog

Restaurant Deeltijdpensioen

Health check

Ploegen

Ergonomie

De eerste 8 initiatieven in het DAF FIT FOR THE FUTURE programma

Fietsen

DSU

PLAN VAN AANPAK

A3 programma beschrijving

DEEL 2:

PROGRAMMA

MANAGEMENT

Stakeholder management

STAKEHOLDER MANAGEMENT

HOE KRIJG JE IEDEREEN MEE?

STAKEHOLDER MANAGEMENT

WAT IS EEN STAKEHOLDER

Een belanghebbende of betrokkenen van het programma.

Voor wie is het interessant, wie heeft er baat bij, wie heeft er

nadelen van, wie heeft de touwtjes in handen, wie heeft de

kennis, wie heeft de macht zaken te veranderen.

STAKEHOLDER MANAGEMENT

ONDERDELEN VAN STAKEHOLDER MANAGEMENT

1. Weet wie er invloed hebben op je initiatief/programma.

In kaart brengen van de verschillende stakeholders.

2. Weet ieders wensen en belangen

3. Weet hoe je met ieders belangen kunt of moet omgaan.

4. Houd de aandacht vast

Welke middelen zijn het beste om verwachtingen en

belangen in goede banen te leiden.

STAKEHOLDER MANAGEMENT

Brainstorm in andere duo’s (10 min)

Wie zijn jouw stakeholders

in jouw vitaliteit of duurzame inzetbaarheid programma

Stakeholder

identification

STAKEHOLDER MANAGEMENT

Stakeholder

identification

Sta

ke

ho

lder m

atrix

invlo

ed

/be

lan

g v

an

Me

nd

elo

w(1

99

1).

STAKEHOLDER MANAGEMENT

Stakeholder Gewenste inbreng Stakeholder verwachtingen

niveau's commitment

Medewerkers O x x ?

H&S medewerkers x O x x + -- Onbemind

HR lijn O O x x x + - Onbekend

MT's, lijn mgt O O x x + ? Deels onbekend/bekend/begrip

Vakbonden x x ± ± Bekend (awareness)

HR LT x O x x x x x x ++ + Begrip (understanding)

Program manager x x x x x x x x x x ++ ++ Voorstander (cooperation,engaged)

DI teamleden x x x x x x x x x ++ +++ Rolmodel , ini tiatiefnemer

HR directeur x x x x x x x x x ++ (commitment, compel led)

Sponsor x x x x x x x x x ++

H&S manager x x x x x x x x x x x ++

OR x x x x x x x x ++

Board x x x x x x ±

HR development x x x ±

Projectteam leden x x x x x x ++

INBRENG EN BELANGEN

mee

wet

en (

exp

erti

se)

mee

den

ken

mee

wer

ken

mee

bep

alen

amb

assa

deu

rsch

ap

bes

lisse

n

bei

nvl

oed

en

Hu

idig

co

mm

itm

ent

leve

l

Stat

us

up

dat

es

Vo

ldo

end

e vo

ort

gan

g

Juis

te p

roje

ctke

uze

/

go

ede

init

atie

ven

Imp

act

op

pro

ble

mat

iek

Hu

lp

Stakeholder

analysis

STAKEHOLDER MANAGEMENT

Houd de aandacht vast

Engagement/communicatieplan per stakeholder

• Hoe zorg ik dat de communicatie zo effectief mogelijk is

• Frequentie/intensiteit (eenmalig, periodiek, op afspraak, bij

bepaalde resultaten)

• Vorm van communicatie (brainstorm, workshop, vergadering,

email, call, nieuwsbrief, bezoek, gesprek)

• Doel (informeren, meewerken, sturen, acceptatie, beslissen)

Stakeholder

communication

STAKEHOLDER MANAGEMENT

Wijze van communiceren en betrekkenStakeholder Methode Frequentie contact

Medewerkers 1x per 2 mnd

H&S medewerkers 1x per 2 mnd

HR lijn 2x per jaar

MT's Indien nodig

Vakbonden Indien nodig

HR LT Indien nodig

Program manager nvt

DI teamleden 1x per 6 wk

HR directeur Indien nodig

Sponsor Indien nodig

H&S manager 1x per 2 wk

OR 2x per jaar

Board Indien nodig

HR development Indien nodig

Projectteam leden Project meetings

Update presentatie + samenwerken in DI team

Board meeting update (indien nodig)

Indien nodig

Project team overleggen, emailupdates

Via projecten&communicatie(daftruckwerk, flyers, etc)

nvt

Email updates + 6wk meetings

Meeting 1op1

Meeting 1op1

2 wekelijks overleg

TBD, Via projectdeelname

HR info sessies, HR officer meeting

TBD

Indien nodig presentatie

Indien nodig presentatie

ENGAGEMENT METHODE

Stakeholder

engagement

De kracht van ambassadeurs

• Vraag om hulp

Creëer een gemeenschappelijk belang zodat je stakeholders je ambassadeurs worden

en actief helpen om je doel te bereiken.

• Creëer een olievlek werking

Door bij elk project andere projectteamleden te kiezen krijg je meer ambassadeurs die

helpen.

STAKEHOLDER MANAGEMENT

DEEL 2:

PROGRAMMA

MANAGEMENT

PR en communicatie

PR EN COMMUNICATIE

PR en communicatie zijn sleutelwoorden om het thema op de agenda te zetten en te

houden. Het zijn succesfactoren binnen een programma en project.

PR

TIPS

• Maak slim gebruik van de periode voor en tijdens de start: we zijn gestart, we vinden

het belangrijk, wat houdt het in. Zorg in het begin voor initiatieven die snel zichtbaar zijn

• Ga voor een eigen campagne met logo

• Laten continue zien wat je doet (en vier successen)

• Zet het steeds opnieuw op de agenda

• Stem af op de doelgroep

• Eenvoudig taalgebruik

• Zorg voor continue aanhoudende aansprekende communicatie. Zoveel mogelijk

visueel. Beeld = superlijm voor het geheugen

• Gebruik een mix van communicatiemiddelen

PR

MANIEREN VAN COMMUNICEREN

• Intranet

• Nieuwsbrieven

• Teamgesprekken, werkoverleg

• Bijeenkomsten

• Folders

• Blogs

• Mails

• Brieven

• Dialoog

• Beachflags / spandoek

• Personeelsblad

• Fruitschalen met herinneringsblaadjes

PR CAMPAGNE BIJ DAF

DEEL 3:

IMPLEMENTATIE

IMPLEMENTATIE

Aan de slag: start met een SWOT bij elk initiatief!

• Creëert gezamenlijk beeld van scope project met

projectteamleden

• Je bereidt je degelijk voor op mogelijke uitdagingen

en risico’s in het project. Hiermee bepaal je

benodigde acties om moeilijkheden te overkomen

• Draagt dus bij aan project succes!

SWOT - PSV+ leefstijl programma

IMPLEMENTATIE

Aan de slag: in pilots!

Op kleine schaal uitproberen, oefenen en leren om

• Inzicht te krijgen in werking en impact

• Haalbaarheid onderzoeken

• Draagvlak creëren

• Fouten uit proces of systeem te halen.

Eerst nog wat bijschaven en dan pas invoeren

IMPLEMENTATIE

Aan de slag: PDCA

1. Plannen, maak een plan van aanpak en projectteam

2. Doen, JUST DO IT: Uitvoering, realisatie, actie, beweging

3. Evalueren

4. Acteren Borging en follow up, bijstellen

IMPLEMENTATIE – FACILITEITEN

Aanbod hulp Restaurant DeeltijdpensioenHealth check

DAF Support

Unit

FIT in ploegen Project stressErgonomie

IMPLEMENTATIE – EIGEN REGIE

Praatkaart Sessies

medewerkers

Training

Leidinggevenden

AmbassadeursFunctionerings

gesprekformulier

DEEL 4:

AFSLUITING

AFSLUITING

Terugblik

Wat wilden jullie weten?

SAMENGEVAT

Maatwerk: eigen definitie, eigen beeldmerk, eigen slogan, initiatieven die passen bij

eigen cultuur

Niet te lang blijven hangen in beleid. Praktisch insteken. Gewoon beginnen. En

werken in pilots.

Investeren in communicatie en PR van het thema. Door direct snel zichtbare

initiatieven te implementeren en deze successen te promoten, gaat het thema sneller

leven

Verschillende medewerkers betrekken. Olievlekwerking. En doe aan stakeholder

management.

AFSLUITING

DE P’S VOOR SUCCES

• Patience

• Persistence / Perseverance

• Persuasiveness

• Pragmatism

• Passion

AFSLUITING

Koester je ‘first followers’!